যে কাজ এবং ক্রিয়াকলাপগুলি আপনার কোম্পানিকে একটি লক্ষ্য অর্জনের কাছাকাছি নিয়ে যায় সেগুলিকে প্রক্রিয়া বলা হয়। আপনার প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করে, আপনি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রির প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করতে পারেন এবং এর ফলে মানুষের ত্রুটি হ্রাস করতে পারেন। ব্যবসার নির্বাহীদের যত্ন নেওয়ার অনেক দায়িত্ব রয়েছে। এটি কখনও কখনও মনে হয় যে দিনে সবকিছু কার্যকরভাবে সম্পন্ন করার জন্য পর্যাপ্ত সময় নেই, বিশেষ করে যখন অভ্যন্তরীণ পদ্ধতির মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার চেষ্টা করা, বহিরাগত শেয়ারহোল্ডারদের রিপোর্ট করা এবং গ্রাহকদের প্রত্যাশা পরিচালনা করা।
বিপিএ আকারে প্রযুক্তির সহায়তায় একটি ব্যবসার পরিচালনার সাথে থাকা কখনও শেষ না হওয়া করণীয় তালিকাটিকে আরও কিছুটা পরিচালনাযোগ্য করা যেতে পারে। অটোমেশন আপনার প্রশিক্ষণ, বিজ্ঞাপন, বিপণন, এবং সামাজিক মিডিয়া ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া উন্নত করে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন - একটি সম্পূর্ণ গাইড
সংস্থাগুলি তাদের প্রতিদিনের প্রক্রিয়াকরণে কর্মচারী নিয়োগ থেকে প্রদেয় পদ্ধতি পর্যন্ত প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে। এবং তাদের বিভিন্ন কাজের জন্য অটোমেশন সফ্টওয়্যার প্রয়োজন হবে। এটি কর্মীদের এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় নথি পাঠানোর প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে। আপনি যদি ডেভেলপারদের কাছে আপনার অটোমেশন সফ্টওয়্যার তৈরির আউটসোর্স করতে চান তবে নিশ্চিত করুন যে তারা আপনার এন্টারপ্রাইজের ভিতরে করা প্রয়োজন এমন অনেক কাজ জানেন। প্রক্রিয়াগুলির জন্য BPA নথি প্রবাহ ব্যবস্থাপনা এবং সংগ্রহের কাজগুলিকে বেঁধে দিতে পারে।
আপনার স্টক কন্ট্রোল প্রসেসগুলি বাস্তবায়ন করা উপলব্ধ সংস্থানগুলির জন্য ম্যানুয়ালি চেক করার তুলনায় কাস্টমাইজড অর্ডার পূরণের গতি বাড়িয়ে তুলবে।
BPA সাধারণত তিনটি প্রাথমিক উপাদান নিয়ে গঠিত, যা নিম্নরূপ:
- স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া
- তথ্য কেন্দ্রীভূত হয়, এবং বর্ধিত স্বচ্ছতা অর্জন করা হয়
- সামনাসামনি যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে একই সাথে যথাযথ পক্ষের সাথে ফার্ম জুড়ে তথ্য ভাগ করার সম্ভাবনা বাড়ায়
যদি স্বয়ংক্রিয় না হয়, প্রচুর পরিমাণে অবৈতনিক ইনভয়েস দাবি করা কঠিন হতে পারে। তাই, পরিশোধ না করা ইনভয়েস দাবি করা গুরুত্বপূর্ণ। চালান তৈরি এবং বাজেট প্রস্তুতির জন্যও এটি গুরুত্বপূর্ণ। আপনি আপনার প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার সাথে সাথে আপনার সংস্থা আরও উত্পাদনশীল এবং ব্যয়-কার্যকর হয়ে উঠবে। স্বয়ংক্রিয় হওয়া দরকার এমন সমস্ত কাজের একটি তালিকা তৈরি করুন। স্বয়ংক্রিয় করা সহজ করতে, কাজগুলিকে ছোট বিটে বিভক্ত করুন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনকে অবশ্যই ওয়ার্কফ্লো বজায় রাখার জন্য কাঠামোগত (সংগৃহীত এবং আইটেমাইজ করা তথ্য) এবং অসংগঠিত ডেটা উভয় থেকে তথ্য আঁকতে সক্ষম হতে হবে। আপনি ব্যবসার উদ্দেশ্য দ্বারা ডেটার উত্স এবং এটি যে উদ্দেশ্যগুলি পরিবেশন করে তা নির্দিষ্ট করতে পারেন৷ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করা হয়েছে যা অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ এবং বাজেট অনুমোদনের মাধ্যমে আইটেম সংগ্রহের জন্য বিস্তৃত।
আপনার প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য বিভিন্ন কারণ রয়েছে। কোডের একটি শব্দ না লিখে জটিল সার্ভার, ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ তৈরি করার ক্ষেত্রে, AppMaster.io হল পরবর্তী প্রজন্মের নো-কোড প্ল্যাটফর্ম৷ বিকাশের পদ্ধতিটি ভিজ্যুয়াল প্রোগ্রামিং সরঞ্জামগুলির সাথে একটি অনলাইন ইন্টারফেস ব্যবহার করবে। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য সঠিক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা প্রয়োজন।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের উদাহরণ
এখানে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন কীভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে তার কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে যাতে আপনি বিষয়টি আরও ভালভাবে বুঝতে পারেন।
1. নতুন কর্মচারী নিয়োগ
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের প্রথম উদাহরণ হল কর্মচারী নিয়োগ। যদিও এটি একটি সরল পদ্ধতি বলে মনে হবে, কর্মীদের নিয়োগ করার জন্য অনেকগুলি বিভিন্ন দায়িত্ব রয়েছে। প্রয়োজনীয় কয়েকটি ক্রিয়াকলাপের নাম দেওয়ার জন্য, আপনাকে কর্মচারী তথ্য ফর্ম পূরণ করতে হবে, ইনডাকশন মিটিং আয়োজন করতে হবে, প্রশিক্ষণ সেশনের আয়োজন করতে হবে, ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে হবে, প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংগ্রহ করতে হবে এবং পরামর্শদাতা নিয়োগ করতে হবে।
অটোমেশন ব্যতীত, সম্পূর্ণ পদ্ধতির অত্যন্ত বিশৃঙ্খল হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে, যা নিম্নলিখিত ফলাফলের দিকে নিয়ে যেতে পারে:
- ডকুমেন্টেশন যা শেষ হয় না
- কিছু জিনিস হারিয়ে
- কর্মীদের মধ্যে অসন্তোষ
- একটি নিম্ন স্তরের উত্পাদনশীলতা
যখন কর্মচারী নিয়োগের জন্য ব্যবহার করা হয়, তখন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন একটি কার্যকলাপ থেকে পরবর্তীতে ত্রুটিহীন রূপান্তর প্রদান করবে, প্রাসঙ্গিক কর্মীদের লুপে রাখবে এবং প্রক্রিয়াটির অবস্থার মধ্যে দৃশ্যমানতা প্রদান করবে।
2. ক্রয়ের জন্য গ্রাহকের আদেশ
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সহ প্রায় সমস্ত ব্যবসায়, ক্রয়ের আদেশের জন্য অনুরোধ জমা দেওয়া একটি চলমান কার্যকলাপ। অনুরোধকারী দলটি একটি ফর্ম পূরণ করে এবং তারপর এটি ক্রয়কারী দলের কাছে পাঠায়। তারপরে, অনুমোদনের দায়িত্বে থাকা কর্তৃপক্ষ অনুরোধটি দেখেন এবং প্রদত্ত তথ্যের গুণমান এবং উপলব্ধ তহবিলের উপর নির্ভর করে এটি অস্বীকার করবেন কিনা তা সিদ্ধান্ত নেন। তারপরে, এটি অনুরোধ করা গ্রুপে বিতরণ করা হয়। যদি অনুরোধটি গৃহীত হয়, একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করা হয় এবং এর অনুলিপি সরবরাহকারী এবং ইনভেন্টরি দলকে জানানো হয়।
অটোমেশনের অনুপস্থিতিতে, কেউ নিম্নলিখিত অসুবিধাগুলি অনুভব করতে পারে:
- ক্রয় আদেশের অনুমোদন রাখা হচ্ছে
- উৎপাদনশীলতা প্রভাবিত
- অসম্পূর্ণ বা অনুপস্থিত রেকর্ড
- PO মধ্যে ভুলত্রুটি
- মালামাল ডেলিভারি নেওয়ার সময় ভুল হয়েছে
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতা প্রচারে সহায়তা করতে পারে এবং সুনির্দিষ্ট ডেটা ক্যাপচার প্রদান করতে পারে যা মূল স্টেকহোল্ডাররা যখন এটি প্রয়োজনীয় তখন অ্যাক্সেস করতে পারে। এছাড়াও, এটি কার্যপ্রবাহের সাথে যুক্ত প্রতিটি যোগাযোগের ট্র্যাক রাখবে যাতে এটি কার্যকর করা সহজ এবং দ্রুত হয়৷
3. গ্রাহকদের কাছ থেকে প্রদেয়:
চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং অর্থপ্রদানের তদারকির জন্য চলমান চেক-ইন এবং প্রক্রিয়াটির পর্যবেক্ষণের চাহিদা রয়েছে। যাইহোক, বিপিএ স্ক্যানিং, স্বীকৃতি, সংগ্রহ, সংগঠন এবং প্রাসঙ্গিক আর্থিক কাগজপত্র পাঠানোর জন্য দ্রুত অর্থপ্রদান নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে। উপরন্তু, যেহেতু সবকিছু অননুমোদিত অ্যাক্সেস থেকে সুরক্ষিত একটি কেন্দ্রীভূত স্থানে রাখা হবে, তাই অ্যাকাউন্টগুলি বন্ধ করা অনেক সহজ হবে।
বিপিএ-তে পদক্ষেপ
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির অটোমেশন নিম্নলিখিত পাঁচটি ধাপে সম্পন্ন করা যেতে পারে:
1. ক্রিয়াকলাপগুলি নির্ধারণ করুন যা স্বয়ংক্রিয় হওয়া উচিত
আপনি অটোমেশনের জন্য প্রার্থী আপনার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে ক্রিয়াকলাপগুলিকে একক আউট করতে বিভিন্ন প্রক্রিয়া মানচিত্র ব্যবহার করতে পারেন। এই ভাবে, আপনি কার্যকলাপ স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন. ক্রিয়াকলাপগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা ভাল।
2. ব্যবসায়িক লক্ষ্য নির্ধারণ করুন
আপনি এখন কি সম্পন্ন করার আশা করেন? অটোমেশন ঠিক কিভাবে সহায়ক হবে? আপনি কিভাবে আপনার সাফল্যের স্তর মূল্যায়ন করার পরিকল্পনা করেন?
3. নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক টুল ব্যবহার করছেন
উপযুক্ত যন্ত্র নির্বাচন করতে, একজনকে প্রথমে যাচাই করতে হবে যে এটি নিম্নলিখিত মানদণ্ডগুলিকে সন্তুষ্ট করে:
ব্যবহার করা সহজ, বোঝা সহজ এবং অভিযোজনযোগ্যতা এবং মাপযোগ্যতা রয়েছে। বিদ্যমান টুল স্ট্যাকের সাথে একত্রিত হয়; একটি টুল কেনার আগে, যাচাই করুন যে এটি ইতিমধ্যেই ব্যবহৃত অন্যান্য সরঞ্জাম থেকে ডেটা বের করতে পারে এবং এটি আপনার সংস্থার ইতিমধ্যেই রক্ষণাবেক্ষণ করা ডেটার সাথে তরলভাবে কাজ করতে পারে।
4. ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন
কর্মীদের জন্য প্রশিক্ষণ এবং টিউটোরিয়ালগুলি সংগঠিত করা উচিত, বিশেষ করে সেই সমস্ত কর্মচারী যারা প্রতিদিন প্রযুক্তির সাথে কাজ করবে।
- এমন একটি সংস্কৃতি গড়ে তুলুন যা নতুন ধারণার সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে।
- আপনার দলের সাথে অংশগ্রহণ করুন.
- প্রশিক্ষণ সেশন আকারে চলমান শিক্ষার সুযোগ অফার
5. জিনিসের উপর নজর রাখুন এবং নোট নিন
এই সরঞ্জাম একই থাকার অনুমিত হয় না; বরং, তারা আপনার প্রতিষ্ঠান কিভাবে কাজ করে তার সাথে মানিয়ে নেয়। কেপিআই নিরীক্ষণ করতে এবং প্রয়োজন অনুসারে সামঞ্জস্য করতে তাদের ব্যবহার করুন।
অটোমেশনের জন্য এক সময়ে এক ধাপ
একটি সময়ে একটি ধাপ নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:
ধাপ 1: প্রথম ধাপ হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার কৌশলগত কারণ নির্ধারণ করা।
ধাপ 2: প্রাক-বিদ্যমান প্রক্রিয়াগুলির একটি সমালোচনামূলক মূল্যায়ন পরিচালনা করুন।
ধাপ 3: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের মাধ্যমে কোন সমস্যা ক্ষেত্রগুলি সহজ করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করুন।
ধাপ 4: শেষ ধাপে অটোমেশন বাস্তবায়ন অন্তর্ভুক্ত।
BPA এবং RPA এর মধ্যে পার্থক্য
আরপিএ-এর ফোকাস স্বতন্ত্র কার্যকলাপের উপর। তবুও, বিপিএ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার জন্য সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি দ্বারা প্রভাবিত আরও সামগ্রিক কৌশল অবলম্বন করে আপনি যেভাবে কাজ করেন তা পুনর্গঠনের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। এই বিশ্বাস এবং প্রযুক্তিগুলি থেকে যে সুবিধাগুলি অর্জিত হতে পারে তা ব্যবহার করে উত্পাদন বৃদ্ধি এবং নীচের লাইনে উন্নতি হতে পারে। যেহেতু RPA এবং BPM এর মধ্যে কোন সুস্পষ্ট দ্বন্দ্ব নেই, তাই দুটি পদ্ধতির মধ্যে যুদ্ধ তৈরি করার জন্য আপনার সংস্থার কোন প্রয়োজন নেই; বরং, উভয় কৌশলই কেবল বিকল্প অ্যাপ্লিকেশনের দাবি রাখে।
RPA একটি সম্পূরক প্রচেষ্টা হিসাবে কাজ করতে পারে যা একটি সংস্থার BPA সমাধান গ্রহণে যোগ করে। RPA-এর পক্ষে BPM কৌশল দ্বারা প্রভাবিত উন্নতি প্রদান করাও সম্ভব। সমাধানের সন্ধান করার সময়, RPA এবং BPM এর মধ্যে পার্থক্য করা কঠিন হতে পারে কারণ আগেরটি দ্রুত পরবর্তীটির একটি অবিচ্ছেদ্য উপাদানে পরিণত হয়েছে।
অটোমেশন প্রক্রিয়াকরণের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
অটোমেশনের এই প্রক্রিয়াটি বিভিন্ন কাজের কর্মপ্রবাহ বজায় রাখতে সাহায্য করে। নীচে কয়েকটি উদাহরণ উল্লেখ করা হয়েছে যা কাজগুলিকে সহজ করে তোলে এবং প্রক্রিয়াকরণে সহায়তা করে৷
রুটিন এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ: এগুলি হল ম্যানুয়াল পদ্ধতি যা স্বয়ংক্রিয় হতে পারে, মানুষের ভুলের সম্ভাবনা হ্রাস করে। এইচআরকেও এমন সেক্টরে স্থানান্তরিত করা হবে যেখানে আরও সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা প্রয়োজন। স্ট্যাটাস অটোমেশন সফ্টওয়্যার আপডেট, মনিটরিং, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট, এবং স্বয়ংক্রিয় প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের কাজ হল রোট এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ।
ম্যানুয়াল কাজগুলি যা বিপজ্জনক বা ক্ষতির কারণ হতে পারে: কোম্পানিগুলি ক্রমাগতভাবে কর্মীদের ক্ষতিকারক কাজগুলি করার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস বা বাদ দেওয়ার পদ্ধতি খুঁজছে। মানুষের আঘাতের ভয় ছাড়াই, স্বয়ংক্রিয় মেশিনগুলি ঝুঁকিপূর্ণ উচ্চতায় প্রক্রিয়াকরণ বা তেজস্ক্রিয় সাইট অ্যাক্সেস করার মতো কাজগুলি করার ঝুঁকি গ্রহণ করে।
সর্বশেষ ভাবনা
BPA এর জন্য, AppMaster একটি ভাল বিকল্প কারণ এটি গ্রাহকদের বিভিন্ন উপায়ে সহায়তা করে। আপনি অ্যাপমাস্টারের সাথে সম্পূর্ণ বৈশিষ্ট্যযুক্ত অটোমেশন সফ্টওয়্যার তৈরি করতে পারেন, একটি ব্যাকএন্ড, একটি ফ্রন্টএন্ড এবং শক্তিশালী নেটিভ মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন সহ সম্পূর্ণ। AppMaster আপনার অ্যাপ্লিকেশনের জন্য সোর্স কোড তৈরি করবে, এটি তৈরি করবে এবং তারপরে আপনি যে কোনো হোস্টিং কোম্পানি বা ব্যক্তিগত সার্ভারে এটি স্থাপন করবেন। প্রথম এবং সর্বাগ্রে, এটি কোম্পানির মধ্যে ব্যবহারের জন্য সফ্টওয়্যারের জন্য ব্যবহার করা হয়, যেমন প্রক্রিয়াকরণের জন্য অভ্যন্তরীণ সরঞ্জাম, গ্রাহক পরিষেবা, বিক্রয়, আইটি দল ইত্যাদি। উপরন্তু, অ্যাপমাস্টার গ্রাহক-মুখী সমাধানগুলি তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে অন্যান্য সরঞ্জামগুলি সমস্ত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে।
