Czynności i działania, które przybliżają firmę do osiągnięcia celu, nazywane są procesami. Poprzez automatyzację procesów można zmniejszyć wymóg ręcznego wprowadzania danych, a tym samym ograniczyć błędy ludzkie. Kierownicy firm mają wiele obowiązków, którymi muszą się zająć. Czasami wydaje się, że nie ma wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby wszystko zrobić skutecznie, zwłaszcza gdy próbuje utrzymać równowagę między wewnętrznymi procedurami, raportowanie do zewnętrznych akcjonariuszy i zarządzanie oczekiwaniami klientów.
Niekończąca się lista rzeczy do zrobienia, która towarzyszy zarządzaniu firmą, może być nieco łatwiejsza do opanowania z pomocą technologii w postaci BPA. Automatyzacja usprawnia procesy związane ze szkoleniami, reklamą, marketingiem i zarządzaniem mediami społecznościowymi.
Automatyzacja procesów biznesowych - kompletny przewodnik
Organizacje automatyzują procesy, począwszy od rekrutacji pracowników do procedur płatności w ich codziennym przetwarzaniu. I muszą wymagać oprogramowania do automatyzacji dla różnych zadań. Ogranicza to konieczność przesyłania przez pracowników dokumentów z jednego miejsca do drugiego. Jeśli chcesz zlecić tworzenie oprogramowania do automatyzacji programistom, upewnij się, że znają oni wiele zadań, które muszą być wykonane wewnątrz Twojego przedsiębiorstwa. BPA dla procesów może przyspieszyć zarządzanie przepływem dokumentów i zadaniami związanymi z zaopatrzeniem.
Wdrożenie procesów kontroli zapasów przyspieszyłoby realizację niestandardowych zamówień w porównaniu do ręcznego sprawdzania dostępnych zasobów.
BPA generalnie składa się z trzech podstawowych elementów, które są następujące:
- Automatyzacja procesów.
- Informacje są scentralizowane, a zwiększona przejrzystość jest osiągnięta
- Zmniejszenie konieczności kontaktu osobistego przy jednoczesnym zwiększeniu prawdopodobieństwa udostępnienia informacji odpowiednim stronom w całej firmie
Jeśli nie zostaną zautomatyzowane, dochodzenie dużych kwot niezapłaconych faktur może być trudne. Tak więc, ważne jest, aby dochodzić niezapłaconych faktur. Jest to również ważne dla generowania faktur i przygotowania budżetu. Twoja organizacja stanie się bardziej produktywna i efektywna kosztowo, gdy zautomatyzujesz swoje procesy. Zrób listę wszystkich zadań, które należy zautomatyzować. Aby ułatwić automatyzację, podziel zadania na mniejsze kawałki. Automatyzacja procesów biznesowych musi być w stanie czerpać informacje zarówno z danych ustrukturyzowanych (informacje, które zostały zebrane i wyszczególnione), jak i nieustrukturyzowanych, aby utrzymać przepływ pracy. Można określić pochodzenie danych i cele, którym służą, poprzez cele biznesu. Procesy biznesowe zostały wykorzystane, które obejmują zakup elementów poprzez przetwarzanie zamówień i zatwierdzanie budżetu.
Istnieją różne powody, dla których warto zautomatyzować swoje procesy. Jeśli chodzi o budowanie złożonych aplikacji serwerowych, internetowych i mobilnych bez pisania słowa kodu, AppMaster.io jest platformą nowej generacji bez kodu. Metoda rozwoju będzie wykorzystywać interfejs online z wizualnymi narzędziami programistycznymi. Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych jest wymagany dla każdej organizacji.
Przykłady automatyzacji procesów biznesowych
Oto kilka przykładów wykorzystania automatyzacji procesów biznesowych, abyś mógł lepiej zrozumieć ten temat.
1. Rekrutacja nowych pracowników
Pierwszym przykładem automatyzacji procesów biznesowych jest rekrutacja pracowników. Choć wydawałoby się, że jest to prosta procedura, zatrudnianie personelu wiąże się z wieloma różnymi obowiązkami. Aby wymienić tylko kilka z wymaganych działań, trzeba wypełnić formularze informacyjne dla pracowników, zorganizować spotkania wprowadzające, zorganizować sesje szkoleniowe, założyć konta bankowe, zebrać niezbędne dokumenty i wyznaczyć mentorów.
Bez automatyzacji, cała procedura może stać się wysoce niezorganizowana, co może prowadzić do następujących rezultatów:
- Dokumentacja, która nigdy się nie kończy
- Utrata niektórych rzeczy
- Niezadowolenie wśród pracowników
- Niski poziom produktywności
W przypadku wykorzystania do rekrutacji pracowników, automatyzacja procesów biznesowych zapewni bezbłędne przejścia z jednej czynności do następnej, utrzyma odpowiedni personel w pętli i zapewni widoczność stanu procesu.
2. Zamówienia klientów na zakup
W niemal wszystkich przedsiębiorstwach, w tym w ramach automatyzacji procesów biznesowych, składanie wniosków o zamówienia zakupu jest czynnością ciągłą. Zespół składający żądanie wypełnia formularz, a następnie wysyła go do zespołu dokonującego zakupu. Po tym czasie organ odpowiedzialny za zatwierdzenie przegląda wniosek i decyduje o jego odrzuceniu w zależności od jakości dostarczonych informacji i dostępnych środków. Po tym czasie jest on dostarczany do grupy, która go zażądała. Jeśli żądanie zostanie zaakceptowane, generowane jest zamówienie zakupu, a jego kopie przekazywane są do dostawcy i zespołu zapasów.
W przypadku braku automatyzacji mogą wystąpić następujące trudności:
- Wstrzymywanie zatwierdzenia zamówienia zakupu
- Wpływ na produktywność
- Nieuzupełnione lub brakujące zapisy
- Nieścisłości w PO
- Błędy popełnione podczas odbioru dostawy materiałów
Automatyzacja procesów biznesowych może pomóc w promowaniu odpowiedzialności i przejrzystości oraz zapewnić precyzyjne przechwytywanie danych, do których kluczowi interesariusze mają dostęp, gdy jest to niezbędne. Ponadto, będzie śledzić każdą komunikację wewnątrz przepływu pracy powiązanego z procesami, aby uczynić jego wykonanie prostszym i szybszym.
3. Zobowiązania od klientów:
Przetwarzanie faktur i nadzór nad płatnościami wymagają bieżącego sprawdzania i monitorowania procesu. BPA może jednak pomóc w skanowaniu, rozpoznawaniu, zbieraniu, organizowaniu i wysyłaniu odpowiednich dokumentów finansowych, aby zapewnić szybką płatność. Ponadto, ponieważ wszystko będzie znajdować się w scentralizowanej lokalizacji chronionej przed nieuprawnionym dostępem, znacznie łatwiej będzie rozwiązać konta.
Kroki w BPA
Automatyzacja procesów biznesowych może być zrealizowana w następujących pięciu krokach:
1. Określenie czynności, które powinny być zautomatyzowane
Możesz użyć różnych map procesów, aby wyróżnić działania wewnątrz organizacji, które są kandydatami do automatyzacji. W ten sposób można zautomatyzować daną czynność. Dobrze jest zautomatyzować czynności.
2. Określ cele biznesowe
Co masz nadzieję osiągnąć w tej chwili? Jak dokładnie automatyzacja byłaby pomocna? Jak planujesz ocenić poziom swojego sukcesu?
3. Upewnij się, że używasz właściwego narzędzia
Aby wybrać odpowiedni instrument, należy najpierw sprawdzić, czy spełnia on następujące kryteria:
Proste w użyciu, łatwe do zrozumienia, posiada zdolność adaptacji i skalowalność. Łączy się z istniejącym stosem narzędzi; przed zakupem narzędzia należy sprawdzić, czy może ono pobierać dane z innych narzędzi już używanych oraz czy może płynnie funkcjonować z danymi, które Twoja organizacja już utrzymuje.
4. Zarządzanie Zmiana
Szkolenia i samouczki powinny być organizowane dla personelu, szczególnie tych pracowników, którzy będą mieli do czynienia z technologią codziennie.
- Rozwijaj kulturę, która jest zdolna do adaptacji nowych pomysłów.
- Uczestnicz w nich wraz ze swoim zespołem.
- Oferuj możliwości ciągłej edukacji w formie szkoleń
5. Miej oko na wszystko i rób notatki
Te narzędzia nie powinny pozostawać niezmienne; raczej dostosowują się do tego, jak działa Twoja organizacja. Wykorzystaj je do monitorowania kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i dokonywania niezbędnych zmian.
Automatyzacja krok po kroku
Jeden krok na raz obejmuje następujące czynności:
Krok1: Pierwszym krokiem jest określenie strategicznych powodów automatyzacji procesów biznesowych.
Krok2: Przeprowadzenie krytycznej oceny istniejących wcześniej procedur.
Krok3: Określenie, które obszary problemowe mogą być złagodzone poprzez automatyzację procesów biznesowych.
Krok4: Ostatni krok obejmuje wdrożenie automatyzacji.
Różnica między BPA a RPA
RPA skupia się na pojedynczych czynnościach. Natomiast BPA skupia się na reorganizacji sposobu działania poprzez przyjęcie bardziej holistycznej strategii, na którą wpływ mają najbardziej efektywne metody zarządzania procesami biznesowymi. Wykorzystanie korzyści, jakie można uzyskać z tych przekonań i technologii, może prowadzić do zwiększenia produkcji i poprawy wyniku finansowego. Ponieważ nie ma oczywistej sprzeczności między RPA a BPM, nie ma potrzeby, aby Twoja organizacja wywoływała wojnę między tymi dwiema metodologiami; raczej obie techniki po prostu wymagają alternatywnych zastosowań.
RPA może funkcjonować jako wysiłek uzupełniający, który dodaje do przyjęcia przez organizację rozwiązań BPA. Możliwe jest również, że RPA zapewni ulepszenia pod wpływem strategii BPM. Podczas poszukiwania rozwiązań rozróżnienie między RPA a BPM może być trudne, ponieważ pierwsze z nich szybko stało się integralnym elementem drugiego.
Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji procesów
Proces automatyzacji pomaga w utrzymaniu przepływu pracy różnych zadań. Poniżej wymieniono kilka przykładów, które ułatwiają wykonywanie zadań i pomagają w przetwarzaniu.
Zadania rutynowe i powtarzalne: Są to procedury manualne, które można zautomatyzować, zmniejszając możliwość popełnienia błędu przez człowieka. HR zostanie również przesunięty do sektorów, które wymagają bardziej krytycznego myślenia. Aktualizacje oprogramowania do automatyzacji stanu, monitorowanie, zarządzanie zapasami i zautomatyzowane zarządzanie projektami to rutynowe i powtarzalne zadania.
Zadania ręczne, które są niebezpieczne lub mogą spowodować szkody: Firmy stale poszukują metod zmniejszania lub eliminowania potrzeby wykonywania przez pracowników szkodliwych zadań. Bez obawy o ludzkie obrażenia, zautomatyzowane maszyny akceptują ryzyko wykonywania zadań takich jak przetwarzanie na ryzykownych wysokościach lub dostęp do radioaktywnego miejsca.
Końcowe przemyślenia
Dla BPA, AppMaster jest dobrą opcją, ponieważ pomaga klientom na różne sposoby. Możesz zbudować w pełni funkcjonalne oprogramowanie do automatyzacji z AppMaster, kompletne z backendem, frontendem i potężnymi natywnymi aplikacjami mobilnymi. AppMaster wygeneruje kod źródłowy dla Twojej aplikacji, zbuduje go, a następnie wdroży go do dowolnej firmy hostingowej lub prywatnego serwera, który chcesz. Przede wszystkim służy do oprogramowania do użytku w firmie, takich jak wewnętrzne narzędzia do przetwarzania, obsługi klienta, sprzedaży, zespołów IT itp. Ponadto AppMaster może być używany do budowy rozwiązań skierowanych do klienta, ale inne narzędzia mogą być wymagane do spełnienia wszystkich wymagań.
