Os actos e actividades que levam a sua empresa mais perto de alcançar um objectivo são chamados processos. Ao automatizar os seus processos, pode reduzir a exigência de introdução manual de dados e, assim, reduzir o erro humano. Os executivos de empresas têm muitas responsabilidades a assumir. Por vezes parece que não há tempo suficiente no dia para fazer tudo de forma eficaz, particularmente quando se tenta manter um equilíbrio entre os procedimentos internos, informar os accionistas externos, e gerir as expectativas dos clientes.

A lista interminável que acompanha a gestão de um negócio pode tornar-se um pouco mais controlável com a ajuda da tecnologia sob a forma de BPA. A automatização melhora os seus processos de formação, publicidade, marketing e gestão dos meios de comunicação social.

Automação de Processos de Negócios - Um guia completo

As organizações automatizam processos que vão desde o recrutamento de empregados até aos procedimentos de contas a pagar no seu processamento quotidiano. E devem exigir software de automatização para diferentes tarefas. Isto reduz a necessidade de os empregados enviarem documentos de um local para outro. Se quiser externalizar a criação do seu software de automação para programadores, certifique-se de que eles conhecem os muitos trabalhos que precisam de ser feitos dentro da sua empresa. A BPA para os processos pode agilizar a gestão do fluxo de documentos e as tarefas de aquisição.

A implementação dos seus processos de controlo de stock aceleraria o cumprimento de encomendas personalizadas em comparação com a verificação manual dos recursos disponíveis.

Automation

A BPA compreende geralmente três componentes principais, que são os seguintes:

  • Automatizar processos
  • A informação é centralizada, e é alcançada uma maior transparência
  • Reduz a necessidade de contacto presencial, aumentando simultaneamente a probabilidade de a informação ser partilhada por toda a empresa com as partes apropriadas

Se não for automatizado, poderá ser difícil reclamar grandes quantidades de facturas por pagar. Por isso, é importante a reclamação de facturas por pagar. É também importante para a geração de facturas e preparação do orçamento. A sua organização tornar-se-á mais produtiva e rentável à medida que automatiza os seus processos. Faça uma lista de todas as tarefas que precisam de ser automatizadas. Para tornar mais fácil a automatização, divida as tarefas em partes menores. A automatização dos processos empresariais deve ser capaz de extrair informação tanto de dados estruturados (informação que foi recolhida e pormenorizada) como de dados não estruturados para que possa manter o fluxo de trabalho. É possível especificar a origem dos dados e as finalidades a que servem os objectivos do negócio. Foram utilizados processos empresariais que abrangem a aquisição de itens através do processamento de encomendas e aprovação de orçamento.

Há várias razões para automatizar os seus processos. Quando se trata de construir servidores complexos, web, e aplicações móveis sem escrever uma palavra de código, o AppMaster.io é a plataforma sem código de próxima geração. O método de desenvolvimento utilizará uma interface online com ferramentas de programação visual. A escolha do software de automatização de processos empresariais adequado é necessária para cada organização.

Exemplos de automatização de processos de negócio

Aqui estão alguns exemplos de como a automatização de processos empresariais pode ser utilizada para que possa compreender melhor o tópico.

1) Recrutamento de Novos Empregados

O primeiro exemplo de automatização de processos empresariais é o recrutamento de empregados. Embora pareça ser um procedimento simples, a contratação de pessoal implica muitas tarefas diferentes. Para citar apenas algumas das acções necessárias, será necessário preencher formulários de informação dos empregados, organizar reuniões de indução, organizar sessões de formação, criar contas bancárias, reunir documentos essenciais, e nomear mentores.

Sem automatização, todo o procedimento tem o potencial de se tornar altamente desorganizado, o que pode conduzir aos seguintes resultados:

  • Documentação que nunca termina
  • Perder-se em algumas coisas
  • Discordância entre os membros do pessoal
  • Um baixo nível de produtividade

Quando utilizado para recrutamento de funcionários, a automatização do processo empresarial proporcionará transições sem falhas de uma actividade para a seguinte, manterá o pessoal relevante no circuito e dará visibilidade ao estado do processo.

2. Encomendas dos clientes para compra

Em quase todas as empresas, incluindo a automação de processos empresariais, a apresentação de pedidos de ordens de compra é uma actividade contínua. A equipa que faz o pedido preenche um formulário e depois envia-o à equipa que faz a compra. Depois disso, a autoridade responsável pela aprovação analisa o pedido e decide se deve ou não negá-lo, dependendo da qualidade da informação fornecida e dos fundos disponíveis. Depois disso, o formulário é entregue ao grupo que o solicitou. Se o pedido for aceite, é gerada uma ordem de compra, e são comunicadas cópias da mesma ao fornecedor e à equipa de inventário.

Na ausência de automatização, poder-se-ão verificar as seguintes dificuldades:

  • A aprovação do pedido de compra é retida
  • Afetando a produtividade
  • Registos inacabados ou em falta
  • Inactidões no PO
  • Erros foram cometidos quando a entrega dos materiais estava a ser feita

A automatização dos processos empresariais pode ajudar a promover a responsabilização e a transparência e fornecer uma recolha de dados precisa a que os principais interessados podem ter acesso quando é essencial. Além disso, manterá um registo de cada comunicação dentro do fluxo de trabalho ligado aos processos para tornar a sua execução mais simples e mais rápida.

3. Contas a pagar dos clientes:

O processamento de facturas e a supervisão de pagamentos exigem verificações e monitorização contínuas do processo. No entanto, a BPA pode ajudar na digitalização, reconhecimento, recolha, organização e envio de documentos financeiros relevantes para assegurar o pagamento imediato. Além disso, como tudo será alojado num local centralizado protegido de acesso não autorizado, será muito mais simples encerrar contas.

Passos na BPA

A automatização dos processos empresariais pode ser realizada nas cinco etapas seguintes:

1. Determinar as actividades que devem ser automatizadas

Pode usar diferentes mapas de processo para destacar actividades dentro da sua organização que são candidatos à automatização. Desta forma, pode automatizar a actividade. É bom automatizar as actividades.

2. Determinar objectivos empresariais

O que espera conseguir neste momento? Como é que a automatização seria exactamente útil? Como planeia avaliar o seu nível de sucesso?

3. Certifique-se de que utiliza a ferramenta adequada

Para escolher o instrumento apropriado, é necessário primeiro verificar se este satisfaz os seguintes critérios:

Simples de utilizar, fácil de compreender, e possui adaptabilidade e escalabilidade. Combina com a pilha de ferramentas existente; antes de comprar uma ferramenta, verificar se ela pode extrair dados de outras ferramentas já em uso e se pode funcionar com fluidez com os dados que a sua organização já mantém.

4. Mudança de gestão

Deve ser organizada formação e tutoriais para o pessoal, particularmente para os funcionários que lidarão diariamente com a tecnologia.

  • Desenvolver uma cultura que seja adaptável a novas ideias.
  • Participar com a sua equipa.
  • Oferecer oportunidades de formação contínua sob a forma de sessões de formação

5. Manter um olho nas coisas e tomar notas

Estas ferramentas não devem permanecer as mesmas; pelo contrário, adaptam-se à forma como a sua organização funciona. Utilize-as para monitorizar os KPIs e fazer ajustamentos conforme necessário.

Um passo de cada vez para a automatização

Um passo de cada vez inclui o seguinte:

Passo1: O primeiro passo é determinar as razões estratégicas para a automatização dos processos empresariais.

Passo 2: Conduzir uma Avaliação Crítica dos Procedimentos Pré-Existentes.

Passo 3: Determinar as áreas problemáticas que podem ser aliviadas através da automatização dos processos empresariais.

Passo 4: O último passo compreende a implementação da automatização.

Diferença entre a BPA e a RPA

O foco da RPA está nas actividades individuais. Ainda assim, a BPA concentra-se na reorganização da forma de operar, adoptando uma estratégia mais holística, influenciada pelos métodos mais eficazes de gestão de processos empresariais. A utilização dos benefícios que podem ser obtidos a partir destas crenças e tecnologias pode levar a um aumento da produção e a uma melhoria dos resultados. Uma vez que não há contradição óbvia entre RPA e BPM, não há necessidade de a sua organização criar uma guerra entre as duas metodologias; pelo contrário, ambas as técnicas exigem simplesmente aplicações alternativas.

A RPA pode funcionar como um esforço suplementar que contribui para a adopção de soluções BPA por parte de uma organização. É também possível à RPA proporcionar melhorias influenciadas pela estratégia BPM. Na procura de soluções, pode ser difícil diferenciar entre RPA e BPM porque a primeira evoluiu rapidamente para uma componente integral da segunda.

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Melhores práticas para a automatização do processamento

Este processo de automatização ajuda a manter o fluxo de trabalho de diferentes tarefas. Alguns exemplos são mencionados abaixo que tornam as tarefas mais fáceis de realizar e ajudam no processamento.

Tarefas de rotina e repetitivas: Estes são procedimentos manuais que podem ser automatizados, reduzindo a possibilidade de erros humanos. Os RH serão também deslocados para sectores que necessitam de um pensamento mais crítico. Actualizações de software de automatização do estado, monitorização, gestão de inventário, e tarefas de gestão automatizada de projectos são tarefas de rotina e repetitivas.

Tarefas manuais que são perigosas ou que podem resultar em danos: As empresas estão constantemente à procura de métodos para diminuir ou eliminar a necessidade de os empregados realizarem tarefas prejudiciais. Sem medo de ferimentos humanos, as máquinas automáticas aceitam o risco de realizar tarefas como o processamento em alturas de risco ou o acesso a um local radioactivo.

Pensamentos finais

Para a BPA, a AppMaster é uma boa opção uma vez que assiste os clientes de várias maneiras. Pode construir software de automação completo com AppMaster, completo com um backend, um frontend, e poderosas aplicações móveis nativas. O AppMaster irá gerar o código fonte para a sua aplicação, construí-lo, e depois implementá-lo em qualquer empresa de alojamento ou servidor privado que desejar. Antes de mais, é utilizado para software para utilização dentro da empresa, tais como ferramentas internas de processamento, serviço ao cliente, vendas, equipas de TI, etc. Além disso, o AppMaster pode ser utilizado para construir soluções orientadas para o cliente, mas outras ferramentas podem ser necessárias para satisfazer todos os requisitos.