Tindakan dan aktivitas yang membawa perusahaan Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan disebut proses. Dengan mengotomatisasi proses Anda, Anda dapat mengurangi persyaratan untuk entri data manual dan dengan demikian mengurangi kesalahan manusia. Para eksekutif bisnis memiliki banyak tanggung jawab untuk diurus. Kadang-kadang terasa seolah-olah tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya secara efektif, terutama ketika mencoba menjaga keseimbangan antara prosedur internal, melapor kepada pemegang saham eksternal, dan mengelola harapan pelanggan.
Daftar tugas yang tidak ada habisnya yang menyertai pengelolaan suatu bisnis dapat dibuat sedikit lebih mudah dikelola dengan bantuan teknologi dalam bentuk BPA. Otomatisasi meningkatkan pelatihan, periklanan, pemasaran, dan proses manajemen media sosial Anda.
Otomatisasi Proses Bisnis - Panduan lengkap
Organisasi mengotomatiskan proses mulai dari perekrutan karyawan hingga prosedur hutang dalam pemrosesan sehari-hari mereka. Dan mereka harus memerlukan perangkat lunak otomatisasi untuk tugas yang berbeda. Hal ini mengurangi kebutuhan karyawan untuk mengirim dokumen dari satu tempat ke tempat lain. Jika Anda ingin mengalihdayakan pembuatan perangkat lunak otomatisasi Anda ke pengembang, pastikan mereka mengetahui banyak pekerjaan yang perlu dilakukan di dalam perusahaan Anda. BPA untuk proses dapat mempercepat manajemen aliran dokumen dan tugas pengadaan.
Menerapkan proses kontrol stok Anda akan mempercepat pemenuhan pesanan yang disesuaikan dibandingkan dengan memeriksa sumber daya yang tersedia secara manual.
BPA umumnya terdiri dari tiga komponen utama, yaitu sebagai berikut:
- Mengotomatiskan proses
- Informasi terpusat, dan peningkatan transparansi tercapai
- Mengurangi kebutuhan untuk kontak tatap muka sekaligus meningkatkan kemungkinan informasi dibagikan di seluruh perusahaan dengan pihak-pihak yang tepat
Jika tidak otomatis, mengklaim sejumlah besar faktur yang belum dibayar mungkin sulit. Jadi, penting untuk mengklaim faktur yang belum dibayar. Ini juga penting untuk pembuatan faktur dan persiapan anggaran. Organisasi Anda akan menjadi lebih produktif dan hemat biaya saat Anda mengotomatiskan proses Anda. Buat daftar semua tugas yang perlu diotomatisasi. Untuk membuatnya lebih mudah diotomatisasi, bagi tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Otomatisasi proses bisnis harus dapat menarik informasi dari data terstruktur (informasi yang telah dikumpulkan dan diperinci) dan tidak terstruktur untuk mempertahankan alur kerja. Anda dapat menentukan asal data dan tujuan yang dilayaninya dengan tujuan bisnis. Proses bisnis telah digunakan yang mencakup pengadaan barang melalui pemrosesan pesanan dan persetujuan anggaran.
Ada berbagai alasan untuk mengotomatisasi proses Anda. Ketika datang untuk membangun server, web, dan aplikasi seluler yang kompleks tanpa menulis kata kode, AppMaster.io adalah platform tanpa kode generasi berikutnya. Metode pengembangan akan menggunakan antarmuka online dengan alat pemrograman visual. Memilih perangkat lunak otomatisasi proses bisnis yang tepat diperlukan untuk setiap organisasi.
Contoh Otomatisasi Proses Bisnis
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana otomatisasi proses bisnis dapat digunakan sehingga Anda dapat lebih memahami topik tersebut.
1. Rekrutmen Karyawan Baru
Contoh pertama dari otomatisasi proses bisnis adalah perekrutan karyawan. Meskipun tampaknya prosedur langsung, mempekerjakan personel memerlukan banyak tugas yang berbeda. Untuk menyebutkan beberapa tindakan yang diperlukan, Anda perlu mengisi formulir informasi karyawan, mengatur pertemuan pengenalan, mengatur sesi pelatihan, menyiapkan rekening bank, mengumpulkan dokumen penting, dan menunjuk mentor.
Tanpa otomatisasi, seluruh prosedur berpotensi menjadi sangat tidak teratur, yang dapat menyebabkan hasil berikut:
- Dokumentasi yang tidak pernah berakhir
- Kehilangan beberapa hal
- Ketidakpuasan di antara anggota staf
- Tingkat produktivitas yang rendah
Ketika digunakan untuk perekrutan karyawan, otomatisasi proses bisnis akan memberikan transisi yang sempurna dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya, menjaga personel yang relevan dalam lingkaran dan memberikan visibilitas ke status proses.
2. Pesanan pelanggan untuk pembelian
Di hampir semua bisnis, termasuk otomatisasi proses bisnis, mengajukan permintaan pesanan pembelian adalah aktivitas yang berkelanjutan. Tim yang membuat permintaan melengkapi formulir dan kemudian mengirimkannya ke tim yang melakukan pembelian. Setelah itu, otoritas yang bertanggung jawab atas persetujuan memeriksa permintaan tersebut dan memutuskan apakah akan menolaknya atau tidak, tergantung pada kualitas informasi yang diberikan dan dana yang tersedia. Setelah itu, dikirimkan ke kelompok yang memintanya. Jika permintaan diterima, pesanan pembelian dibuat, dan salinannya dikomunikasikan kepada pemasok dan tim inventaris.
Dengan tidak adanya otomatisasi, seseorang dapat mengalami kesulitan berikut:
- Persetujuan pesanan pembelian ditahan
- Mempengaruhi produktivitas
- Catatan yang tidak lengkap atau hilang
- Ketidakakuratan dalam PO
- Kesalahan dilakukan saat pengiriman materi dilakukan
Otomatisasi proses bisnis dapat membantu mempromosikan akuntabilitas dan transparansi dan menyediakan pengambilan data yang tepat yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan utama saat diperlukan. Selain itu, ia akan melacak setiap komunikasi di dalam alur kerja yang terkait dengan proses untuk membuat eksekusinya lebih sederhana dan lebih cepat.
3. Hutang dari Pelanggan:
Pemrosesan faktur dan pengawasan pembayaran menuntut check-in dan pemantauan proses yang berkelanjutan. Namun, BPA dapat membantu dengan pemindaian, pengenalan, pengumpulan, pengaturan, dan pengiriman dokumen keuangan yang relevan untuk memastikan pembayaran yang cepat. Selain itu, karena semuanya akan disimpan di lokasi terpusat yang terlindung dari akses tidak sah, akan lebih mudah untuk menghentikan akun.
Langkah-langkah dalam BPA
Otomatisasi proses bisnis dapat dicapai dalam lima langkah berikut:
1. Tentukan Aktivitas Yang Harus Diotomatisasi
Anda dapat menggunakan peta proses yang berbeda untuk memilih aktivitas di dalam organisasi Anda yang merupakan kandidat untuk otomatisasi. Dengan cara ini, Anda dapat mengotomatiskan aktivitas. Adalah baik untuk mengotomatisasi kegiatan.
2. Tentukan Tujuan Bisnis
Apa yang ingin Anda capai saat ini? Bagaimana tepatnya otomatisasi akan membantu? Bagaimana Anda berencana untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan Anda?
3. Pastikan Anda Menggunakan Alat yang Tepat
Untuk memilih instrumen yang sesuai, seseorang harus terlebih dahulu memverifikasi bahwa instrumen tersebut memenuhi kriteria berikut:
Mudah digunakan, mudah dipahami, dan memiliki kemampuan beradaptasi dan skalabilitas. Menggabungkan dengan tumpukan alat yang ada; sebelum membeli alat, pastikan alat tersebut dapat mengekstrak data dari alat lain yang sudah digunakan dan dapat berfungsi dengan lancar dengan data yang telah dikelola organisasi Anda.
4. Perubahan Manajemen
Pelatihan dan tutorial harus diselenggarakan untuk personel, terutama karyawan yang akan berurusan dengan teknologi sehari-hari.
- Mengembangkan budaya yang dapat beradaptasi dengan ide-ide baru.
- Berpartisipasilah dengan tim Anda.
- Menawarkan kesempatan untuk pendidikan berkelanjutan dalam bentuk sesi pelatihan
5. Awasi Hal-hal dan Buat Catatan
Alat-alat ini tidak seharusnya tetap sama; melainkan, mereka beradaptasi dengan cara organisasi Anda beroperasi. Gunakan mereka untuk memantau KPI dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.
Satu Langkah Sekaligus untuk Otomatisasi
Satu demi satu langkah mencakup hal-hal berikut:
Langkah 1: Langkah pertama adalah menentukan alasan strategis untuk mengotomatisasi proses bisnis.
Langkah 2: Lakukan Evaluasi Kritis terhadap Prosedur yang Sudah Ada.
Langkah 3: Tentukan Area Masalah Yang Dapat Diredakan Melalui Otomatisasi Proses Bisnis.
Langkah 4: Langkah terakhir terdiri dari implementasi otomatisasi.
Perbedaan Antara BPA dan RPA
Fokus RPA adalah pada kegiatan individu. Namun, BPA berfokus pada reorganisasi cara Anda beroperasi dengan mengadopsi strategi yang lebih holistik yang dipengaruhi oleh metode yang paling efektif untuk manajemen proses bisnis. Memanfaatkan manfaat yang dapat diperoleh dari keyakinan dan teknologi ini dapat mengarah pada peningkatan produksi dan peningkatan laba. Karena tidak ada kontradiksi yang jelas antara RPA dan BPM, organisasi Anda tidak perlu menciptakan perang antara kedua metodologi tersebut; sebaliknya, kedua teknik hanya menuntut aplikasi alternatif.
RPA dapat berfungsi sebagai upaya tambahan yang menambah adopsi solusi BPA oleh organisasi. RPA juga memungkinkan untuk memberikan perbaikan yang dipengaruhi oleh strategi BPM. Ketika mencari solusi, mungkin sulit untuk membedakan antara RPA dan BPM karena yang pertama telah berkembang pesat menjadi komponen integral dari yang terakhir.
Praktik Terbaik untuk Otomatisasi Pemrosesan
Proses otomatisasi ini membantu menjaga alur kerja tugas yang berbeda. Beberapa contoh disebutkan di bawah ini yang membuat tugas lebih mudah dilakukan dan membantu dalam pemrosesan.
Tugas rutin dan berulang: Ini adalah prosedur manual yang mungkin otomatis, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. SDM juga akan digeser ke sektor-sektor yang membutuhkan pemikiran lebih kritis. Pembaruan perangkat lunak otomatisasi status, pemantauan, manajemen inventaris, dan tugas manajemen proyek otomatis adalah tugas yang hafal dan berulang.
Tugas manual yang berbahaya atau dapat mengakibatkan bahaya: Perusahaan terus-menerus mencari metode untuk mengurangi atau menghilangkan kebutuhan karyawan untuk melakukan tugas berbahaya. Tanpa rasa takut akan cedera manusia, mesin otomatis menerima risiko melakukan tugas-tugas seperti memproses pada ketinggian yang berisiko atau mengakses situs radioaktif.
Pikiran Akhir
Untuk BPA, AppMaster adalah pilihan yang baik karena membantu pelanggan dalam berbagai cara. Anda dapat membuat perangkat lunak otomatisasi berfitur lengkap dengan AppMaster, lengkap dengan backend, frontend, dan aplikasi seluler asli yang kuat. AppMaster akan menghasilkan kode sumber untuk aplikasi Anda, membangunnya, dan kemudian menyebarkannya ke perusahaan hosting atau server pribadi mana pun yang Anda inginkan. Pertama dan terpenting, ini digunakan untuk perangkat lunak untuk digunakan di dalam perusahaan, seperti alat internal untuk pemrosesan, layanan pelanggan, penjualan, tim TI, dll. Selain itu, AppMaster dapat digunakan untuk membangun solusi yang dihadapi pelanggan, tetapi alat lain mungkin harus memenuhi semua persyaratan.
