Les actes et les activités qui rapprochent votre entreprise de la réalisation d'un objectif sont appelés processus. En automatisant vos processus, vous pouvez réduire la nécessité d'une saisie manuelle des données et donc réduire les erreurs humaines. Les dirigeants d'entreprises ont beaucoup de responsabilités à assumer. Ils ont parfois l'impression qu'il n'y a pas assez de temps dans la journée pour tout faire efficacement, en particulier lorsqu'ils tentent de maintenir un équilibre entre les procédures internes, les rapports aux actionnaires externes et la gestion des attentes des clients.
La liste interminable de choses à faire qui accompagne la gestion d'une entreprise peut être rendue un peu plus gérable avec l'aide de la technologie sous la forme de BPA. L'automatisation améliore vos processus de formation, de publicité, de marketing et de gestion des médias sociaux.
Automatisation des processus d'entreprise - Un guide complet
Les organisations automatisent des processus allant du recrutement des employés aux procédures de paiement dans leur traitement quotidien. Et elles doivent avoir recours à des logiciels d'automatisation pour différentes tâches. Ainsi, les employés n'ont plus besoin d'envoyer des documents d'un endroit à l'autre. Si vous souhaitez confier la création de votre logiciel d'automatisation à des développeurs, assurez-vous qu'ils connaissent les nombreuses tâches qui doivent être effectuées au sein de votre entreprise. Le BPA pour les processus peut accélérer la gestion des flux de documents et les tâches d'approvisionnement.
La mise en œuvre de vos processus de contrôle des stocks accélérerait l'exécution des commandes personnalisées par rapport à la vérification manuelle des ressources disponibles.
Le BPA comprend généralement trois composantes principales, qui sont les suivantes :
- Automatiser les processus
- Les informations sont centralisées et la transparence est accrue
- Réduit la nécessité de contacts en face à face tout en augmentant la probabilité que l'information soit partagée au sein de l'entreprise avec les parties appropriées.
S'il n'est pas automatisé, le recouvrement de montants importants de factures impayées peut être difficile. Il est donc important de réclamer les factures impayées. C'est également important pour la génération de factures et la préparation du budget. Votre organisation deviendra plus productive et plus rentable à mesure que vous automatiserez vos processus. Dressez une liste de toutes les tâches qui doivent être automatisées. Pour faciliter l'automatisation, divisez les tâches en petits morceaux. L'automatisation des processus d'entreprise doit être capable de tirer des informations de données structurées (informations collectées et détaillées) et non structurées pour maintenir le flux de travail. Les objectifs de l'entreprise permettent de préciser l'origine des données et les buts qu'elles servent. Les processus de gestion utilisés vont de l'approvisionnement en articles au traitement des commandes et à l'approbation du budget.
Il existe plusieurs raisons d'automatiser vos processus. Lorsqu'il s'agit de créer des applications serveur, web et mobiles complexes sans écrire un seul mot de code, AppMaster.io est la plateforme no-code de nouvelle génération. La méthode de développement utilisera une interface en ligne avec des outils de programmation visuelle. Le choix du bon logiciel d'automatisation des processus métier est nécessaire pour chaque organisation.
Exemples d'automatisation des processus métier
Voici quelques exemples d'utilisation de l'automatisation des processus métier afin de vous permettre de mieux comprendre le sujet.
1. recrutement de nouveaux employés
Le premier exemple d'automatisation des processus métier est le recrutement d'employés. Bien qu'il s'agisse d'une procédure simple en apparence, l'emploi de personnel implique de nombreuses tâches différentes. Pour ne citer que quelques-unes des actions requises, vous devrez remplir des formulaires d'information sur les employés, organiser des réunions d'accueil, organiser des sessions de formation, ouvrir des comptes bancaires, rassembler les papiers essentiels et nommer des mentors.
Sans automatisation, l'ensemble de la procédure risque de devenir très désorganisée, ce qui peut entraîner les résultats suivants :
- Une documentation qui n'en finit pas
- Perte de certains éléments
- Un mécontentement parmi les membres du personnel
- Un faible niveau de productivité
Lorsqu'elle est utilisée pour le recrutement d'employés, l'automatisation des processus d'entreprise permet d'assurer des transitions sans faille d'une activité à l'autre, de tenir le personnel concerné au courant et de fournir une visibilité sur l'état du processus.
2. Commandes d'achat des clients
Dans presque toutes les entreprises, y compris dans l'automatisation des processus métier, la soumission de demandes de bons de commande est une activité permanente. L'équipe qui fait la demande remplit un formulaire, puis l'envoie à l'équipe qui effectue l'achat. Ensuite, l'autorité en charge de l'approbation examine la demande et décide de la refuser ou non en fonction de la qualité des informations fournies et des fonds disponibles. Après cela, elle est livrée au groupe qui l'a demandée. Si la demande est acceptée, un bon de commande est généré, et des copies de celui-ci sont communiquées au fournisseur et à l'équipe chargée des stocks.
En l'absence d'automatisation, on peut rencontrer les difficultés suivantes :
- L'approbation du bon de commande est retardée.
- Affectation de la productivité
- Enregistrements non complétés ou manquants
- Des inexactitudes dans le bon de commande
- Des erreurs commises lors de la prise de livraison des matériaux
L'automatisation des processus d'entreprise peut contribuer à promouvoir la responsabilité et la transparence et à fournir une saisie précise des données à laquelle les principales parties prenantes peuvent accéder lorsque c'est essentiel. En outre, elle permettra de garder une trace de chaque communication à l'intérieur du flux de travail lié aux processus afin de rendre son exécution plus simple et plus rapide.
3. Dettes des clients :
Le traitement des factures et la supervision des paiements exigent des vérifications et un suivi permanents du processus. Cependant, BPA peut aider à la numérisation, la reconnaissance, la collecte, l'organisation et l'envoi des documents financiers pertinents pour garantir un paiement rapide. En outre, comme tout sera hébergé dans un lieu centralisé protégé contre les accès non autorisés, il sera beaucoup plus simple de clôturer les comptes.
Les étapes du BPA
L'automatisation des processus d'affaires peut se faire en cinq étapes :
1. Déterminer les activités qui doivent être automatisées
Vous pouvez utiliser différentes cartes de processus pour identifier les activités de votre organisation qui sont candidates à l'automatisation. De cette façon, vous pouvez automatiser l'activité. Il est bon d'automatiser les activités.
2. Déterminer les objectifs de l'entreprise
Qu'espérez-vous accomplir en ce moment ? En quoi l'automatisation serait-elle utile ? Comment comptez-vous évaluer votre niveau de réussite ?
3. Assurez-vous que vous utilisez l'outil approprié
Pour choisir l'instrument approprié, il faut d'abord vérifier qu'il répond aux critères suivants :
Simple à utiliser, facile à comprendre, et possède une adaptabilité et une évolutivité. Se combine avec la pile d'outils existante ; avant d'acheter un outil, vérifiez qu'il peut extraire des données d'autres outils déjà utilisés et qu'il peut fonctionner de manière fluide avec les données que votre organisation conserve déjà.
4. Changement de gestion
Des formations et des tutoriels doivent être organisés pour le personnel, en particulier pour les employés qui seront confrontés quotidiennement à la technologie.
- Développez une culture qui s'adapte aux nouvelles idées.
- Participez avec votre équipe.
- Offrez des possibilités de formation continue sous la forme de sessions de formation.
5. Gardez un œil sur les choses et prenez des notes
Ces outils ne sont pas censés rester les mêmes ; ils doivent plutôt s'adapter au mode de fonctionnement de votre organisation. Utilisez-les pour surveiller les indicateurs clés de performance et faites les ajustements nécessaires.
Une étape à la fois pour l'automatisation
Une étape à la fois comprend les éléments suivants :
Étape 1 : La première étape consiste à déterminer les raisons stratégiques de l'automatisation des processus d'affaires.
Étape 2 : Effectuer une évaluation critique des procédures préexistantes.
Étape 3 : Déterminer les problèmes qui peuvent être résolus par l'automatisation des processus d'entreprise.
Étape 4 : La dernière étape comprend la mise en œuvre de l'automatisation.
Différence entre BPA et RPA
La RPA se concentre sur les activités individuelles. En revanche, le BPA se concentre sur la réorganisation de votre mode de fonctionnement en adoptant une stratégie plus globale influencée par les méthodes les plus efficaces de gestion des processus métier. L'utilisation des avantages qui peuvent être tirés de ces convictions et de ces technologies peut conduire à une augmentation de la production et à une amélioration des résultats. Puisqu'il n'y a pas de contradiction évidente entre RPA et BPM, il n'est pas nécessaire pour votre organisation de créer une guerre entre les deux méthodologies ; au contraire, les deux techniques demandent simplement des applications alternatives.
La RPA peut fonctionner comme un effort supplémentaire qui s'ajoute à l'adoption par une organisation de solutions de BPM. Il est également possible que la RPA apporte des améliorations influencées par la stratégie BPM. Lors de la recherche de solutions, il peut être difficile de faire la différence entre RPA et BPM, car le premier est rapidement devenu une composante à part entière du second.
Meilleure pratique pour l'automatisation du traitement
Ce processus d'automatisation permet de maintenir le flux de travail des différentes tâches. Voici quelques exemples qui facilitent l'exécution des tâches et contribuent au traitement.
Tâches routinières et répétitives : Il s'agit de procédures manuelles qui peuvent être automatisées, réduisant ainsi la possibilité d'erreurs humaines. Les RH seront également déplacées vers des secteurs qui nécessitent un esprit plus critique. Les mises à jour des logiciels d'automatisation, le suivi, la gestion des stocks et les tâches de gestion de projet automatisées sont des tâches routinières et répétitives.
Les tâches manuelles sont dangereuses ou peuvent entraîner des dommages : Les entreprises sont constamment à la recherche de méthodes pour diminuer ou éliminer la nécessité pour les employés d'effectuer des tâches dangereuses. Sans crainte de blessures humaines, les machines automatisées acceptent le risque d'effectuer des tâches telles que le traitement à des hauteurs risquées ou l'accès à un site radioactif.
Réflexions finales
Pour BPA, AppMaster est une bonne option car il aide les clients de diverses manières. Vous pouvez construire un logiciel d'automatisation complet avec AppMaster, avec un backend, un frontend, et de puissantes applications mobiles natives. AppMaster générera le code source de votre application, la construira, puis la déploiera sur n'importe quelle société d'hébergement ou serveur privé de votre choix. Il est avant tout utilisé pour des logiciels destinés à être utilisés au sein de l'entreprise, tels que des outils internes pour le traitement, le service clientèle, les ventes, les équipes informatiques, etc. En outre, AppMaster peut être utilisé pour construire des solutions destinées aux clients, mais d'autres outils peuvent être nécessaires pour répondre à toutes les exigences.
