Карты бизнес-процессов — это метод, разработанный для схематического проектирования процесса, чтобы каждый член команды достиг одной и той же идеи и выполнял процесс в точном соответствии с методом. Вы стремитесь убедить всех сотрудников обратить внимание на процесс с одинаковым подходом, даже если у всех разные характеры и точки зрения? Кроме того, как убедить всю группу выполнить процесс, используя именно эту технику?
В этой статье будут рассмотрены как начальные, так и сложные концепции картирования бизнес-процессов, такие как определение, цели, этапы, типы и преимущества. Мы рассмотрим основы и структуру картирования бизнес-процессов, а также нынешнее состояние процесса картирования. И мы обсудим шаги, обычно используемые при составлении карт процессов, и как составить карту. Наконец, мы обсудим, как картирование бизнес-процессов согласуется с процессами планирования и циклами картирования процессов.
Что такое картирование процесса?
Карта процесса иллюстрирует этапы рабочей процедуры с помощью различных подходов, таких как блок-схемы, диаграммы, диаграммы и т. д. Она связана со структурой, которая обеспечивает рефлексивный или верхний взгляд на процесс, выделяя применяемые практические действия и то, как они выполняются с самого начала. заканчивать. Он также раскрывает важную информацию о каждом действии, в том числе о том, кто, когда, где, как и почему. Чертежи или структура разъясняют каждый этап процесса, кто несет ответственность за его выполнение и требования, необходимые для его выполнения.
Разбивка каждой фазы бизнес-процесса может дать вам полное понимание того, как эти процессы работают. Вы можете распознать преимущества и недостатки каждого этапа процесса, определить возможные замедления и определить, кто вовлечен в процесс, оценив каждый этап. Работа над улучшением существующих систем становится чрезвычайно легкой, когда вы полностью их понимаете, что способствует эффективности.
Картирование бизнес-процессов может помочь в организационном планировании и администрировании, отображая процессы во всех различных отделах. Этот метод представляет собой последовательность функций или событий, кульминацией которых является получение конечного продукта. Такие бизнес-процессы можно найти в каждой организации и подразумевают сотрудничество людей, отделов, приложений и информации по всей организации.
Конечной целью картирования процессов является предоставление подробной информации о процессах, которые помогают организации, и о том, как они поддерживают ее в достижении ее бизнес-целей. Это позволяет им вести свой бизнес более эффективно, продуктивно и гибко. Наконец, компания, которая понимает свое управление, может применять подходы, чтобы упростить свои процессы, сократить расходы, сэкономить время и получить многочисленные преимущества.
Какова цель картирования бизнес-процессов?
Директорам может понадобиться картирование процессов, чтобы лучше понять все организационные функции и то, как они могут влиять на бизнес-цели и другие аспекты, такие как соответствие. Картирование процессов может помочь компаниям стать более успешными, удобными и гибкими, предоставляя четкое и всестороннее представление обо всех структурах и потенциальных проблемах. Карты процессов позволяют экспертам понять, как повысить эффективность своих организаций, продумывая их структуры.
При отображении процесса вы должны наметить его так, чтобы все его поняли. Масштаб картирования бизнес-процессов будет включать главные инициативы, источники, такие как компоненты или рабочую силу, и связи между ними. Карта процесса может охватывать несколько организаций и групп и включать внешних заинтересованных лиц. Все зависит от процесса.
Каковы шаги к эффективному картированию процессов?
Существенный и долгосрочный прогресс возможен благодаря эффективному картированию процессов, которому можно обучить всех сотрудников и обеспечить практическую поддержку во всей организации. Перед запуском нового проекта выполните приведенные ниже шаги для продуктивного картирования процессов.
1. Определите цели улучшения проекта
Достижение конструктивных целей имеет решающее значение для завершения практического проекта. Они могут варьироваться от повышения эффективности до дополнительной прибыли и соблюдения нормативных требований. Признание того, что вы намереваетесь получить, имеет важное значение для разработки инициативы, которая будет соответствовать вашим целям.
2. Создайте дорожную карту проекта
Второй этап картирования процесса требует от вас разработки плана проекта. Этот план должен содержать определение технического персонала, действия, временные рамки и закупки, которые служат дорожной картой для практического завершения.
3. Определите, какой процесс вы хотите отобразить
Настоятельно рекомендуется наметить все бизнес-процессы. Однако сначала необходимо выбрать процесс, чтобы начать построение диаграммы. Мы советуем вам выбрать наиболее важные процессы для вашей корпорации. Это позволяет следить за тем, насколько гладко проходит процесс. Вы можете выбрать процесс, используя один из 3 методов:
- Метод реакции
Когда процесс дает сбой или работает неэффективно из-за ограничения, сопоставление используется для распознавания и решения проблемы.
- Стратегический подход
После того как вы измените общий план своей компании, вы выберете новый процесс, который может иметь важное значение для достижения целей вашей корпорации. Используя эту технику, вы наметите новый процесс.
- Клиентоориентированный
Вы можете предоставить своим клиентам что-то улучшенное, если наметите процесс для повышения удовлетворенности клиентов и решения любых проблем с удовлетворенностью пользователей в вашей компании.
4. Выберите бизнес-систему или цепочку поставок для исследования
Чтобы измерить согласованность и интеграцию, все процессы в рамках одной бизнес-системы или цепочки поставок необходимо исследовать как отдельный проект. В отдельно взятом процессе взаимодействие следствия и причины необычно.
5. Соберите команду проекта
Хотя вы можете считать, что знаете о своей компании все, очень важно прислушиваться к предложениям работников вашего загона, связанных с конкретными процессами. Информация ваших сотрудников полезна, главным образом потому, что у них могут быть хорошие предложения по улучшению процессов.
Никому не нравится переделывать. План действий по картированию технологических процессов может вызвать у нескольких наземных рабочих чувство небезопасности, поскольку это может привести к тому, что кто-то уволится с работы. Тем не менее, вовлечение ваших наземных работников в новую инициативу по картированию процессов позволяет им изложить свою точку зрения и объяснить свои опасения.
Вы можете попытаться убедить своих работников в преимуществах смен, используя системы управления сменами. Если возможно, наймите топ-менеджера в свою команду. После этого вам не нужно будет спрашивать разрешения у начальства на каждую мелкую корректировку.
6. Соберите информацию
После того, как вы определили свои цели и процессы, которым вы хотели бы следовать, следующим шагом будет сбор необходимых данных. Каждый шаг процесса должен быть признан и задокументирован, включая то, кто из сотрудников что делает, когда они выполняют свою часть работы и как они ее выполняют. Чем больше данных вы получите, тем более комплексными могут быть процессы. Больше информации всегда было предпочтительнее, чем меньше деталей в начале. Если какая-то информация не имеет смысла, вы все равно можете извлечь ее позже.
7. Прислушивайтесь к разным точкам зрения
Для сбора данных необходимо поговорить с соответствующими лицами и спросить их об их знаниях обо всем процессе. Используйте соответствующие данные, которые они предоставляют, для выявления проблем и способов улучшения процессов.
Сотрудники будут постоянно иметь свои идеи о том, как что-то должно быть сделано. Вы должны обращать внимание на то, что они предлагают, поскольку выслушивание другого мнения поможет вам эффективно понять систему.
8. Изучите связность и выравнивание
Одной из важнейших частей картирования процессов является организация бизнес-системы. Эта система включает в себя объединение всех соответствующих заинтересованных сторон для оценки их отношений с клиентами. В результате Соответствующие заинтересованные стороны должны определить и закрыть разрыв во взаимосвязи между методами в рамках бизнес-структуры.
9. Определите ценность клиента
Ваша команда должна оценить знания владельца процесса о клиенте основного процесса и, как только они окажутся правильными, определить требования к выходным характеристикам, которые удовлетворяют потребности клиента.
10. Проведите анализ процесса
Анализ процесса уведомляет команду о возможных улучшениях технологического потенциала. Управление стоимостью, проверка ответственности, анализ фактов, оценка времени цикла, изучение активов и анализ эффективности процессов — все это примеры этого.
11. Составьте базовую карту бизнес-процессов
После того, как вы собрали все необходимые данные, следующим шагом будет разработка базовой блок-схемы бизнес-процесса. Эта точка показывает, как сейчас работают процессы. Он выделит любые проблемы или ошибки, чтобы вы могли решить, какой прогресс начать делать. Позвольте базовой диаграмме бизнес-процесса служить доказательством того, что нужно улучшить и изменить. Если вы решите создать другую блок-схему, сравните ее со старой, чтобы увидеть, была ли она улучшена.
Мы предлагаем вам создать диаграмму с помощью инструмента сопоставления бизнес-процессов, поскольку сопоставление помогает сделать процессы компоновки более эффективными, универсальными и последовательными. Программное обеспечение включает в себя все оборудование, необходимое для оценки результатов.
12. Оценить и определить области для улучшения
Как только ваша карта процесса будет завершена, никогда не думайте, что работа сделана. Вы должны продолжать учиться на графике и, при необходимости, вносить коррективы. Основываясь на предыдущих оценках, вы, возможно, обнаружили несколько потоков внутри процедуры. Однако диаграмма позволяет обнаружить дополнительные потоки.
Чтобы оптимизировать процессы, вы затем будете выполнять улучшения процессов и реконфигурацию бизнес-процессов по мере продвижения. Как только вы поймете, как он работает, вы сможете применять самые современные процессы в более низком масштабе. Если новые процессы превосходят старые, внедрите их в свою организацию.
13. Изучите и подтвердите карту процесса
Еще раз просмотрите окончательное отображение процесса. Осмотрите каждый компонент и фазу для лучшего потока и взгляните на способ оценки карты процесса. Подтвердите любые заметные сбои, сокращения, ограничения, нечеткие функции и многое другое, чтобы ими можно было управлять и исправлять.
Вы также должны ознакомиться с последней процедурой с затронутым персоналом, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с недавно задокументированной процедурой. Например, просмотрите новые процессы вместе с рекрутером и отделом кадров, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с новыми процессами. Стремитесь устранить любые ограничивающие факторы и убедитесь, что это отображение процесса идентично предыдущему.
Типы отображения бизнес-процессов
Вы можете определить процессы и нормы с помощью отображения бизнес-процессов. Вы можете улучшить свои знания о том, как работает каждый компонент компании, просмотрев процессы, лучше представленные в виде диаграмм и графиков. Но первое, что вы должны понимать при создании карт процесса, — это его цель.
Блок-схема предназначена для того, чтобы помочь вам создать схему, отвечающую вашим конкретным требованиям. Давайте начнем и рассмотрим различные диаграммы и блок-схемы, используемые для построения полной карты бизнес-процессов.
- Фундаментальная блок-схема нисходящего процесса
Это один из наиболее часто используемых типов и самое простое сопоставление процессов. У него есть потенциал для разработки и записи процессов, решения проблем и программ измерения, а также для помощи членам команды во взаимодействии. Разработчики программного обеспечения часто используют карты процессов для планирования новых инициатив. Блок-схемы процесса сверху вниз невероятно полезны, когда последний проект включает исторический временной ряд шагов, которые имеют решающее значение для идентификации.
Карты процессов имеют потенциал для оценки того, что и где кажутся значимыми структурами взаимодействия, которые имеют решающее значение для общего подхода. Этот тип также может показать, как может выглядеть процесс без бесполезных этапов.
- Подробная блок-схема
Эта блок-схема изображает экстравагантную версию карты процесса. Этот тип отображения процессов предполагает, что эта уникальная форма диаграммы включает в себя всю информацию о каждом второстепенном процессе. Комплексное отображение процесса является функциональным, когда крайне важно включить каждую информацию (входы и выходы), связанную с этапом процесса. Его также можно использовать для определения выбора стратегического процесса.
- Блок-схема для SIPOC-R
SIPOC — это термин, обозначающий поставщика, входы, процессы, выходы и клиента. Это простой тип отображения процесса. Он уничтожает более 99% данных и концентрируется исключительно на потребностях общего отображения процессов и работы персонала. Эта блок-схема может быть использована для определения наиболее важных компонентов отображения процесса перед разработкой комплексной схемы. Это также полезно для ограничения объема сложных процедур.
- Блок-схема высокого уровня
Это еще один популярный тип отображения процесса, также известный как высшая диаграмма или диаграмма цепочки поставок, и он отображает детали процесса внутренних действий. Этот тип карты процесса часто применяется для описания и проектирования бизнес-операций. Он также может определять наиболее важные аспекты процедуры. Тем не менее, он не углубляется в детали переделки, принятые решения, взятые на себя обязанности и так далее.
- Блок-схема дорожек
Этот тип картирования процессов и его современники невероятно похожи. Основное различие между ними заключается в том, что в блок-схеме дорожки каждый шаг разделен между отдельными людьми или группами, которые за него отвечают. Это приводит к тому, что блок-схема дорожек становится довольно подходящей системой для процессов, которым требуется этот тип сопоставления процессов. Этот процесс сопоставления показывает, где каждый человек должен начинать свою работу, устраняя вероятность неопределенности в отношении того, кто за что в основном отвечает.
- Блок-схема потока создания ценности
Картирование процесса потока создания ценности показывает последовательность данных и компонентов, необходимых для предоставления потребительских товаров. Это сопоставление процессов помогает анализировать данные, записывать показатели, разрабатывать идеи и определять точки интереса для предстоящей работы.
- Диаграмма потока данных
Этот тип сопоставления процессов помогает перемещать данные из одного места в другое. Это способ организации материала, который был собран в его первоначальном виде. Они подтверждают процедуры, демонстрируя, как они связаны с использованием наборов данных и как они подключаются к внешнему миру и потребителям. Это сопоставление процессов можно применять в качестве компонента документации для мониторинга оцененных процессов.
- Схема процесса
Это один из наиболее распространенных типов карт процессов, потому что они точно соответствуют тому, что создатели карт процессов начали использовать почти 100 лет назад. Они применяются для освещения существенных корреляций, обсуждаемых важными элементами, обнаруженными в производственном здании.
Такие типы карт процессов можно создавать вручную или с помощью программного обеспечения, такого как Microsoft Office. Единственным недостатком этого подхода является отсутствие универсальности или гибкости. Но знание и ясность также привлекательны.
Преимущества картирования бизнес-процессов
Картирование бизнес-процессов помогает изменить бизнес многими способами, и если вы не картографируете процессы, вы серьезно ошибаетесь. Ниже приведены несколько примеров того, как процессы картирования помогают предприятиям.
Удовлетворенность и вовлеченность работников
Рабочие – это самый важный актив, который может быть у любого бизнеса. Тем не менее, многие предприятия не уделяют должного внимания навыкам, пониманию и самоотверженности своих работников для решения сложных вопросов, необходимых для успешного ведения бизнеса. Самый эффективный способ повысить вовлеченность сотрудников — вовлечь их в процесс, который они выполняют. С картированием процессов любой бизнес может добиться удовлетворенности и вовлеченности своих сотрудников.
Легко распознавать неясные проблемы
С помощью картирования процессов вы можете быстро распознать процесс, который требует много времени и денег для вашего бизнеса. Препятствия могут занять часы и потерю денег в бизнесе; поэтому такие неприятности в чашечках проще купировать, если полностью понимать их роль в процессе. Процесс сопоставления помогает процессам проходить более гладко в целом.
Удовлетворенность клиентов
После тщательного изучения клиентских запросов компания может разработать строгие и выполнимые бизнес-операции, такие как картирование процессов. Эти процедуры удовлетворят требования клиента и обеспечат устойчивое преимущество. Потребителям комфортно только в том случае, если последовательность отображения бизнес-процессов соответствует их требованиям.
Управление рисками, которое работает
Любой процесс может показаться выполнимым на первый взгляд, но оценка его эффективности затруднительна без комплексного представления о каждой фазе этого процесса. Недостатки могут возникнуть в любой момент, но процесс бизнес-картирования проще распознает возможные опасности и проблемы.
Помогает в измерении прогресса
Картирование процессов помогает в мониторинге модификаций и улучшений, созданных для процесса. Учет и знание конкретных этапов процедуры достаточно просты, что приводит к более выдающимся достижениям и способности оценивать эффективность процесса картирования и контролировать производительность.
Упрощение малоценных операций
Картирование бизнес-процессов позволяет упростить малоценные процедуры и заменить их методами, которые значительно повысят успех вашего бизнеса. Это гарантирует хорошую эффективность без снижения качества.
Сокращает количество ненужных процедур
Картирование бизнес-процессов раскрывает всю информацию о каждой процедуре путем тщательного изучения каждой из них. Как только вы перенастроите весь процесс сопоставления, количество ненужных повторяющихся процедур сократится.
Каковы четыре шага к эффективному картированию процессов?
Ниже приведены четыре шага, ведущие к эффективному отображению процессов.
- Определите цели улучшения проекта, которых вы хотите достичь
- Разработайте дорожную карту вашего проекта
- Определите, какой процесс вы хотите отобразить.
- Соберите профессиональную команду
Каковы семь шагов бизнес-процесса?
Ниже приведены семь шагов картирования бизнес-процессов.
- Определите свои цели
- Определите дорожную карту вашего проекта
- Выберите процесс, который вы хотите отобразить
- Создайте сплоченную и профессиональную команду
- Слушайте разные точки зрения
- Изучите возможности подключения и выравнивания
- Оценить и определить области для улучшения
Каковы пять шагов процесса управления бизнес-процессами?
Управление бизнес-процессами — это практика, в которой используются различные методы для разработки, выполнения, контроля и оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы — это поведение пользователей, фреймворков, данных и прочего, координируемое для получения бизнес-результатов с помощью маркетинговой стратегии.
Вот пять шагов в управлении бизнес-процессами.
- Дизайн
Этот шаг бизнес-процесса влечет за собой понимание деловой практики.
- Модель
Он распознает, определяет и отображает новые стратегии, помогающие текущей деловой практике.
- Выполнять
Этот шаг включает в себя выполнение бизнес-процесса, сначала проверяя его с несколькими пользователями и делая его доступным для всех.
- Монитор
Он предназначен для концентрации внимания как на макро-, так и на микропредикторах.
- Оптимизировать
Для упрощения и повышения эффективности картирования процессов и улучшения конфигурации отдельных бизнес-систем с помощью согласованного плана.
Резюме
Картирование бизнес-процессов — отличный метод организации, обработки и усовершенствования ваших бизнес-программ. С помощью метода отображения процесса вы можете чинить сломанные элементы, заполняя критические пробелы. Самый эффективный и простой способ добиться этого — использовать соответствующие инструменты и программы.
Итак, найдите и используйте оптимальные инструменты и приложения обработки карт для вашей организации уже сегодня, которые отвечают всем вашим конкретным требованиям и спецификациям. А если перед вами стоит задача разработки внутреннего веб-приложения или мобильного приложения для оптимизации вашего бизнеса, рассмотрите такой подход, как визуальное программирование . Этот подход намного быстрее, эффективнее и дешевле, чем классическая разработка программного обеспечения. Платформа без кода AppMaster — отличный пример инструмента визуального кодирования .
