Mapy procesów biznesowych to technika opracowana w celu zaprojektowania procesu w sposób schematyczny, tak aby każdy członek zespołu osiągnął ten sam pomysł i wykonał proces w dokładny sposób. Czy chcesz przekonać wszystkich pracowników do zauważenia procesu z tym samym podejściem, mimo że wszyscy mają różne natury i punkty widzenia? A także, jak przekonać całą grupę do wykonania procesu z zastosowaniem dokładnej techniki?
W tym artykule omówimy zarówno początkujące, jak i zaawansowane koncepcje dotyczące mapowania procesów biznesowych, takie jak definicja, cele, kroki, rodzaje i zalety. Przeanalizujemy podstawy i strukturę mapowania procesów biznesowych oraz obecny stan procesu mapowania. Omówimy też kroki ogólnie stosowane w mapowaniu procesów oraz sposób tworzenia mapy. Na koniec omówimy, jak mapowanie procesów biznesowych jest zgodne z procesami planowania i cyklami mapowania procesów.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapa procesu ilustruje etapy procedury pracy poprzez różne podejścia, takie jak diagramy przepływu, wykresy, diagramy itp. Jest to związane z ramami, które zapewniają refleksyjne lub górne spojrzenie na proces poprzez podkreślenie zastosowanych działań praktycznych i sposobu ich wykonania od początku do końca. Odkrywa również kluczowe informacje o każdym działaniu, w tym kto, kiedy, gdzie, jak i dlaczego. Plany lub ramy wyjaśniają każdy etap procesu, kto jest odpowiedzialny za jego przeprowadzenie oraz wymagania wymagane do jego przeprowadzenia.
Rozbicie każdej fazy procesu biznesowego może zapewnić Ci dokładne zrozumienie, jak działają procesy. Możesz rozpoznać zalety i wady każdego etapu procesu, zidentyfikować możliwe spowolnienia i określić, kto jest zaangażowany w proces poprzez ocenę każdego etapu. Praca nad udoskonaleniem obecnych systemów staje się niezwykle łatwa po ich całkowitym zrozumieniu, co wspomaga efektywność.
Mapowanie procesów biznesowych może pomóc w planowaniu organizacyjnym i administracji poprzez przedstawienie procesów we wszystkich różnych działach. Technika ta jest sekwencją funkcji lub okazji, które kończą się dostarczeniem produktu końcowego. Takie procesy biznesowe można znaleźć w każdej organizacji i implikują współpracę ludzi, depts, aplikacji i informacji w całej organizacji.
Ostatecznym celem mapowania procesów jest dostarczenie dogłębnych informacji na temat procesów, które wspomagają organizację i jak wspierają ją w osiąganiu jej celów biznesowych. Umożliwia to prowadzenie działalności w sposób bardziej efektywny, produktywny i elastyczny. Wreszcie, firma, która rozumie swoje zarządzanie, może zastosować podejścia ułatwiające jej procesy, obniżyć koszty, zaoszczędzić czas i uzyskać liczne korzyści.
Jaki jest dokładnie cel mapowania procesów biznesowych?
Dyrektorzy mogą potrzebować mapowania procesów, aby uzyskać lepsze zrozumienie wszystkich funkcji organizacyjnych i tego, jak mogą one wpływać na cele biznesowe i inne aspekty, takie jak zgodność. Mapowanie procesów może pomóc firmom odnieść większy sukces, wygodę i elastyczność poprzez dostarczenie jasnego i dogłębnego obrazu wszystkich ram i potencjalnych problemów. Mapy procesów umożliwiają ekspertom rozpoznanie, jak poprawić wydajność organizacji poprzez myślenie w ich ramach.
Podczas mapowania procesu, należy go wykresu tak, że każdy rozumie go. Zakres mapowania procesów biznesowych będzie obejmował główne inicjatywy, źródła takie jak komponenty lub praca oraz połączenia między nimi. Mapa procesu może obejmować wiele organizacji i zespołów oraz angażować zewnętrznych interesariuszy. Wszystko jest zależne od procesu.
Jakie są kroki do skutecznego mapowania procesów?
Znaczny i długotrwały postęp jest możliwy dzięki skutecznemu mapowaniu procesów, którego można nauczyć wszystkich pracowników i które zapewnia praktyczne wsparcie w całej organizacji. Przed rozpoczęciem nowego projektu należy wykonać podane poniżej kroki do produktywnego mapowania procesów.
1. Zdefiniuj cele doskonalenia projektu
Osiągnięcie konstruktywnych celów jest krytyczne dla zakończenia praktycznego projektu. Mogą one być różne - od wzrostu wydajności, przez dodatkowe zyski, po zgodność z przepisami. Rozpoznanie, co zamierzasz uzyskać, jest niezbędne do opracowania inicjatywy, która spełni Twoje cele.
2. Stwórz mapę drogową projektu
Drugi krok mapowania procesów wymaga od Ciebie opracowania planu projektu. Plan ten powinien zawierać identyfikację personelu technicznego, działania, ramy czasowe i zamówienia, które funkcjonują jako mapa drogowa dla praktycznego zakończenia.
3. Określ, który proces chcesz zmapować
Sugerowane jest mapowanie wszystkich procesów biznesowych. Jednak najpierw należy wybrać proces, od którego rozpoczniemy tworzenie mapy. Radzimy, abyś wybrał najbardziej krytyczne procesy dla Twojej korporacji. Dzięki temu będziesz mógł monitorować, jak płynnie przebiega dany proces. Możesz wybrać proces stosując jedną z 3 technik:
- Metoda reakcji
Kiedy proces nie działa lub działa słabo z powodu ograniczeń, mapowanie jest wykorzystywane do rozpoznania i rozwiązania problemu.
- Podejście strategiczne
Po zmianie ogólnego planu firmy, wybierzesz nowy proces, który może być niezbędny do osiągnięcia celów korporacji. Używając tej techniki, nakreślisz nowy proces.
- W oparciu o klienta
Możesz zapewnić swoim klientom cokolwiek ulepszonego, jeśli nakreślisz proces zwiększania zadowolenia klientów i rozwiązywania wszelkich problemów ze szczęściem użytkowników w Twojej firmie.
4. Wybierz system biznesowy lub łańcuch dostaw do zbadania
Aby zmierzyć spójność i integrację, wszystkie procesy w ramach tego samego systemu biznesowego lub łańcucha dostaw muszą być zbadane jako konkretny projekt. W pojedynczym procesie interakcje skutku i przyczyny są nietypowe.
5. Zbierz zespół projektowy
Chociaż możesz wierzyć, że wiesz wszystko o swojej firmie, kluczowe znaczenie ma skorzystanie z sugestii pracowników padołu zaangażowanych w konkretne procesy. Informacje od Twoich pracowników są poręczne, głównie dlatego, że mogą oni mieć dobre sugestie dotyczące usprawnienia procesów.
Nikt nie lubi przechodzić przez zmiany. Plan działania dotyczący mapowania technologii procesu może sprawić, że kilku pracowników naziemnych poczuje się niepewnie, ponieważ może to spowodować, że ktoś straci pracę. Jednak zaangażowanie pracowników w inicjatywę mapowania nowych procesów pozwala im przedstawić swój punkt widzenia i wyjaśnić obawy.
Możesz spróbować przekonać pracowników o zaletach zmiany za pomocą systemów zarządzania zmianą. Jeśli to możliwe, zwerbuj do swojej załogi także jednego z najlepszych pracowników wykonawczych. Po tym, nie będziesz musiał szukać zgody od przełożonych dla każdego drobnego dostosowania.
6. Zbieraj informacje
Kiedy już określisz swoje cele i procesy, które chciałbyś realizować, kolejnym krokiem jest zebranie niezbędnych danych. Każdy etap procesu powinien być rozpoznany i udokumentowany, łącznie z tym, którzy pracownicy co robią, kiedy wykonują swoją część pracy i jak ją realizują. Im więcej danych uzyskasz, tym bardziej kompleksowe mogą być procesy. Na początku zawsze preferowano więcej informacji niż mniej szczegółów. Jeśli część informacji jest bez znaczenia, można je później wydobyć.
7. Wysłuchaj różnych punktów widzenia
Gromadzenie danych wymaga rozmowy z odpowiednimi osobami i zapytania ich o wiedzę na temat całego procesu. Wykorzystaj dostarczone przez nich istotne dane, aby zidentyfikować problemy i sposoby poprawy procesów.
Pracownicy będą stale posiadać swoje pomysły na to, jak rzeczy muszą być zrobione. Powinieneś zwrócić uwagę na to, co mają do zaproponowania, ponieważ słuchanie odmiennych opinii pomoże Ci w zrozumieniu systemu skutecznie.
8. Zbadaj łączność i dopasowanie
Wśród krytycznych części mapowania procesów, jednym z nich jest układ systemu biznesowego. System ten obejmuje wszystkich Istotnych Interesariuszy, którzy tworzą zespół, aby ocenić swoje relacje z klientami. W rezultacie, Istotni Interesariusze muszą zidentyfikować i zamknąć lukę w połączeniach między metodami w ramach struktury biznesowej.
9. Określenie wartości dla klienta
Twój zespół musi ocenić wiedzę Właściciela Procesu na temat głównego klienta procesu i, po udowodnieniu poprawności, zidentyfikować wymagania dotyczące wydajności wyjściowej, które spełniają potrzeby klienta.
10. Przeprowadzić analizę procesu
Analiza procesu powiadamia zespół o możliwych technologicznych potencjalnych usprawnieniach. Zarządzanie wartością, badanie odpowiedzialności, analiza faktów, szacowanie czasu cyklu, badanie aktywów i analiza efektywności procesu są jej przykładami.
11. Wykonaj bazową mapę procesów biznesowych
Po zebraniu wszystkich niezbędnych danych, kolejnym krokiem jest opracowanie bazowej mapy przepływu procesów biznesowych. Ten punkt wskazuje, jak obecnie działają procesy. Podkreśli on wszelkie problemy i usterki, dzięki czemu będziesz mógł zdecydować, jakie postępy należy zacząć robić. Pozwól, aby bazowy wykres procesów biznesowych pełnił rolę dowodu na to, co należy poprawić i zmienić. Jeśli zdecydujesz się stworzyć kolejny wykres przepływu, skontrastuj go ze starym, aby zobaczyć, czy został ulepszony.
Proponujemy wygenerować swój wykres za pomocą narzędzia do mapowania procesów biznesowych, ponieważ mapowanie pomaga uczynić procesy układu bardziej wydajne, wszechstronne i spójne. Oprogramowanie zawiera wszystkie urządzenia, które będą potrzebne do oceny wyniku.
12. Oceń i zidentyfikuj obszary do poprawy
Kiedy Twoja mapa procesu jest już gotowa, nigdy nie myśl, że praca jest skończona. Musisz ciągle uczyć się z wykresu i, jeśli to konieczne, wprowadzać poprawki. Na podstawie wcześniejszych ocen mogłeś znaleźć kilka strumieni wewnątrz procedury. Jednak wykres pozwala na zlokalizowanie dodatkowych przepływów.
Aby zoptymalizować procesy, następnie wykonałbyś ulepszenia procesów i rekonfigurację procesów biznesowych w miarę postępów. Gdy zrozumiesz, jak działa, możesz zastosować najbardziej aktualne procesy na niższą skalę. Jeśli nowe procesy przewyższają stare, włącz je do całej organizacji.
13. Zbadaj i potwierdź mapę procesu
Jeszcze raz przejrzyj ostateczną mapę procesu. Sprawdź każdy element i fazę pod kątem lepszego przepływu. Potwierdź wszelkie zauważalne zakłócenia, cięcia, ograniczenia, niejasne funkcje i inne, aby można było nimi zarządzać i naprawiać.
Powinieneś również przejrzeć najnowszą procedurę z dotkniętymi pracownikami, aby upewnić się, że wszyscy są na platformie z ostatnio udokumentowaną procedurą. Na przykład, przegląd nowych procesów z rekruterem i zasobów ludzkich, aby upewnić się, że wszyscy są na platformie z nowo sformułowanych procesów. Dąż do wyeliminowania wszelkich czynników ograniczających i potwierdź, że to mapowanie procesów jest identyczne z poprzednim.
Rodzaje mapowania procesów biznesowych
Możesz zdefiniować procesy i normy poprzez mapowanie procesów biznesowych. Możesz poprawić swoją wiedzę o tym, jak działa każdy element firmy, oglądając procesy lepiej przedstawione na wykresach i grafach. Ale pierwszym punktem, który musisz zrozumieć podczas tworzenia map procesów jest ich intencja.
Celem diagramu przepływu jest pomoc w wygenerowaniu takiego, który spełnia Twoje specyficzne wymagania. Zacznijmy i spójrzmy na różne diagramy i wykresy przepływu zatrudnionych do budowania kompletnych map procesów biznesowych.
- Podstawowy schemat przepływu procesów z góry na dół
Jest to jeden z najczęściej używanych typów i najłatwiejszych w mapowaniu procesów. Ma potencjał do projektowania i rejestrowania procesów, rozwiązywania problemów i programów pomiarowych oraz wspomagania członków zespołu w interakcji. Twórcy oprogramowania często używają map procesów do planowania nowych inicjatyw. Odgórne diagramy przepływu procesów są niezwykle korzystne, gdy najnowszy projekt zawiera historyczne serie czasowe kroków, które są kluczowe dla identyfikacji.
Mapy procesów mają potencjał, aby ocenić, co i gdzie wydają się być znaczące struktury interakcji, które są krytyczne dla ogólnego podejścia. Ten typ może również pokazać, jak proces może wyglądać bez bezużytecznych etapów.
- Kompleksowy diagram przepływu
Ten diagram przepływu przedstawia ekstrawaganckie wydanie mapowania procesu. Ten typ mapowania procesów zakłada, że ta wyjątkowa forma diagramu zawiera wszystkie informacje każdego bardziej pomniejszego procesu. Kompleksowe mapowanie procesów jest funkcjonalne, gdy kluczowe jest uwzględnienie każdej informacji (wejść i wyjść) związanej z danym etapem procesu. Może być również wykorzystany do określenia strategicznych wyborów procesowych.
- Diagram przepływu dla SIPOC-R
SIPOC to termin oznaczający dostawcę, wejścia, procesy, wyjścia i klienta. Jest to prosty rodzaj mapowania procesów. Eliminuje on ponad 99% danych i koncentruje się wyłącznie na potrzebach ogólnego odwzorowania procesu i pracującego personelu. Ten schemat przepływu może być stosowany do zdefiniowania najbardziej krytycznych elementów mapowania procesu przed opracowaniem kompleksowego schematu. Jest to również pomocne w ograniczaniu zakresu złożonych procedur.
- Przepływ wysokopoziomowy
Jest to kolejny ulubiony typ mapowania procesu, znany również jako najwyższy lub schemat łańcucha dostaw, i przedstawia szczegóły procesu dotyczące działań wewnętrznych. Ten typ mapy procesu jest często stosowany do opisu i projektowania operacji biznesowych. Ma również potencjał, aby określić najbardziej kluczowe aspekty procedury. Niemniej jednak, nie zagłębia się on w szczegóły dotyczące wątków pracy, podejmowanych decyzji, zaangażowanej odpowiedzialności, itd.
- Schematy przepływowe (Swimlanes flowchart)
Ten typ mapowania procesu i jego odpowiedniki są bardzo podobne. Główną różnicą pomiędzy nimi jest to, że w swimlane flowchart, każdy krok jest podzielony pomiędzy różne osoby lub grupy, które są za niego odpowiedzialne. To powoduje, że swimlane flowchart jest całkiem poprawnym systemem dla procesów, które potrzebują tego typu mapowania procesów. Ten proces mapowania pokazuje, gdzie każda osoba powinna rozpocząć swoją pracę, usuwając prawdopodobieństwo niepewności co do tego, kto jest głównie odpowiedzialny za co.
- Diagram przepływu strumienia wartości
Mapowanie procesu strumienia wartości pokazuje sekwencję danych i komponentów potrzebnych do dostarczenia dóbr klienta. Takie mapowanie procesu pomaga analizować dane, rejestrować metryki, rozwijać spostrzeżenia i rozpoznawać punkty zainteresowania dla nadchodzących prac.
- Diagram przepływu danych
Ten rodzaj mapowania procesów pomaga przenieść dane z jednego miejsca do drugiego. Jest to sposób organizowania materiału, który został zebrany w oryginalnej formie. Potwierdzają procedury, pokazując, jak są one połączone za pomocą zbiorów danych i jak łączą się z zewnętrznym światem i konsumentami. Takie mapowanie procesów może być stosowane jako element dokumentacji do monitorowania ocenianych procesów.
- Diagram przepływu procesu
Jest to jeden z najczęstszych typów mapowania procesów, ponieważ mocno odpowiadają temu, co twórcy map procesów zainicjowali prawie 100 lat temu. Są one stosowane do oświetlania istotnych korelacji omawianych przez znaczące elementy znajdujące się w budynku produkcyjnym.
Tego typu mapy procesów mogą być wykonane ręcznie lub za pomocą oprogramowania, takiego jak Microsoft Office. Jedyną wadą tego podejścia jest brak wszechstronności czy zwinności. Jednak wiedza i przejrzystość również przemawiają.
Zalety mapowania procesów biznesowych
Mapowanie procesów biznesowych pomaga przekształcić firmy w wielu metodach, a jeśli nie mapujesz procesów, masz poważne braki. Poniżej znajduje się kilka przykładów tego, jak mapowanie procesów pomaga firmom.
Satysfakcja i zaangażowanie pracowników
Pracownicy są najbardziej krytycznym zasobem, jaki może posiadać każda firma. Jednak wiele firm nie skupia się na umiejętnościach swoich pracowników, ich zrozumieniu i zaangażowaniu w rozwiązywanie złożonych problemów, aby prowadzić dobry biznes. Najskuteczniejszym sposobem na zwiększenie zaangażowania pracowników jest zaangażowanie ich w procesy, które wykonują. Dzięki mapowaniu procesów, każda firma może osiągnąć satysfakcję i zaangażowanie swoich pracowników.
Łatwo rozpoznać niepewne problemy
Dzięki mapowaniu procesów, możesz szybko rozpoznać proces, który pochłania wiele czasu i pieniędzy dla Twojej firmy. Przeszkody mogą zająć godziny i utratę pieniędzy w biznesie; dlatego prościej jest zatrzymać takie kłopoty w kalejdoskopie, jeśli w pełni zrozumiesz ich rolę w procesie. Proces mapowania pomaga procesom iść bardziej płynnie ogólnie.
Zadowolenie klienta
Po dokładnym zbadaniu żądań klientów, firma może skonstruować rygorystyczne i wykonalne operacje biznesowe, takie jak mapowanie procesów. Procedury te spełnią wymagania klienta i zapewnią mu trwałą przewagę. Konsumenci są zadowoleni tylko wtedy, gdy sekwencja mapowania procesów biznesowych pasuje do ich wymagań.
Zarządzanie ryzykiem, które działa
Każdy proces może wydawać się wykonalny na pierwszy rzut oka, ale ocena jego efektywności jest trudna bez kompleksowego spojrzenia na każdą fazę tego procesu. Wady mogą pojawić się w każdej chwili, ale proces mapowania biznesowego łatwiej rozpoznaje możliwe zagrożenia i problemy.
Pomoc w mierzeniu postępu
Mapowanie procesów pomaga w monitorowaniu modyfikacji i ulepszeń wprowadzanych do procesu. Rozliczenie i poznanie poszczególnych faz procedury jest dość proste, co skutkuje bardziej niezwykłym postępem oraz możliwością oceny efektywności procesu mapowania i monitorowania wydajności.
Uproszczenie operacji o niskiej wartości
Mapowanie procesów biznesowych pozwala uprościć procedury o niskiej wartości i zastąpić je metodami, które znacznie zwiększą sukces firmy. Gwarantuje to dobrą skuteczność bez obniżania jakości.
Redukuje liczbę niepotrzebnych procedur
Mapowanie procesów biznesowych eksponuje każdą informację o każdej procedurze, badając każdą z nich obszernie. Po rekonfiguracji całego procesu mapowania, niepotrzebne powtarzające się procedury są zredukowane.
Jakie są cztery kroki do skutecznego mapowania procesów?
Poniżej przedstawiamy cztery kroki prowadzące do skutecznego mapowania procesów.
- Zdefiniuj cele usprawnienia projektu, które chcesz osiągnąć
- Opracuj mapę drogową projektu
- Określ, który proces chcesz zmapować.
- Zbierz profesjonalny zespół
Jakie jest siedem kroków procesu biznesowego?
Poniżej przedstawiamy siedem kroków mapowania procesu biznesowego.
- Zdefiniuj swoje cele
- Zdefiniuj mapę drogową projektu
- Wybierz proces, który chcesz zmapować
- Zbuduj solidny i profesjonalny zespół
- Wysłuchaj różnych punktów widzenia
- Zbadaj łączność i dopasowanie
- Oceń i zidentyfikuj obszary do poprawy
Jakie jest pięć kroków w procesie zarządzania procesami biznesowymi?
Zarządzanie procesami biznesowymi to praktyka, która wykorzystuje różne techniki do opracowywania, wykonywania, nadzorowania i optymalizacji procesów biznesowych. Procesy biznesowe to zachowania użytkowników, ramy, dane i rzeczy skoordynowane w celu generowania wyników biznesowych z pomocą strategii marketingowej.
Oto pięć kroków w zarządzaniu procesami biznesowymi.
- Projektowanie
Ten etap procesu biznesowego obejmuje zrozumienie praktyk biznesowych.
- Model
Rozpoznaje, określa i wyświetla nowe strategie, aby pomóc obecnym praktykom biznesowym.
- Wykonaj
Ten krok obejmuje wykonanie procesu biznesowego poprzez sprawdzenie go najpierw z kilkoma użytkownikami, a następnie udostępnienie go wszystkim.
- Monitoruj
Służy do koncentrowania się na predyktorach zarówno makro jak i mikro.
- Optymalizuj
Uproszczenie i zwiększenie efektywności mapowania procesów oraz zwiększenie konfiguracji poszczególnych systemów biznesowych za pomocą spójnego planu.
Podsumowanie
Mapowanie procesów biznesowych jest doskonałą metodą porządkowania, obsługi i ulepszania programów biznesowych. Dzięki technice mapowania procesów można naprawić uszkodzone elementy, jednocześnie uzupełniając krytyczne luki. Najbardziej efektywną i prostą metodą osiągnięcia tego celu jest zastosowanie odpowiednich narzędzi i programów.
Tak więc, odkryj i wykorzystaj optymalne narzędzia i aplikacje do mapowania procesów dla Twojej organizacji już dziś, takie, które spełniają wszystkie Twoje szczególne wymagania i specyfikacje. A jeśli stoisz przed zadaniem opracowania wewnętrznej aplikacji internetowej lub mobilnej w celu optymalizacji swojej działalności, rozważ podejście takie jak programowanie wizualne. To podejście jest znacznie szybsze, bardziej wydajne i tańsze niż klasyczne tworzenie oprogramowania. Platforma no-code AppMaster jest świetnym przykładem narzędzia do kodowania wizualnego.
