Os mapas de processos de negócios são uma técnica desenvolvida para projetar um processo diagramaticamente para que todos os membros da equipe atinjam a mesma ideia e executem o processo no método exato. Você está procurando persuadir todos em sua equipe a observar um processo com a mesma abordagem, mesmo que todos tenham naturezas e pontos de vista diversos? Além disso, como você convence todo o seu grupo a executar um processo empregando a técnica exata?
Este artigo abordará conceitos iniciantes e sofisticados sobre mapeamento de processos de negócios, como definição, objetivos, etapas, tipos e vantagens. Examinaremos os fundamentos e a estrutura do mapeamento de processos de negócios e a condição atual do processo de mapeamento. E discutiremos as etapas geralmente usadas no mapeamento de processos e como fazer um mapa. Por fim, discutiremos como o mapeamento de processos de negócios está em conformidade com os processos de planejamento e os ciclos de mapeamento de processos.
O que é mapeamento de processos?
Um mapa de processo ilustra as etapas de um procedimento de trabalho por meio de várias abordagens, como fluxogramas, gráficos, diagramas, etc. Está relacionado a uma estrutura que fornece uma visão reflexiva ou superior de um processo, destacando as atividades práticas aplicadas e como elas funcionam desde o início terminar. Ele também revela informações cruciais sobre todas as atividades, incluindo quem, quando, onde, como e por quê. Os projetos ou uma estrutura esclarecem cada etapa do processo, quem é responsável por realizá-lo e os requisitos necessários para que ele ocorra.
Decompor cada fase de um processo de negócios pode fornecer uma compreensão completa de como os processos funcionam. Você pode reconhecer as vantagens e desvantagens de cada etapa do processo, identificar possíveis lentidão e determinar quem está envolvido no processo avaliando cada etapa. Trabalhar para melhorar os sistemas atuais torna-se extremamente fácil quando você os entende completamente, o que ajuda na eficiência.
O mapeamento de processos de negócios pode auxiliar no planejamento e administração organizacional, apresentando processos em todos os diferentes departamentos. Essa técnica é uma sequência de funções ou ocasiões que culminam na entrega de um produto final. Esses processos de negócios podem ser encontrados em todas as organizações e envolvem a cooperação de pessoas, departamentos, aplicativos e informações em toda a organização.
O objetivo final do mapeamento de processos é fornecer informações detalhadas sobre os processos que auxiliam a organização e como eles a apoiam para atingir seus objetivos de negócios. Permite-lhes gerir os seus negócios de forma mais eficaz, produtiva e flexível. Por fim, uma empresa que entende sua gestão pode aplicar abordagens para facilitar seus processos, cortar custos, economizar tempo e obter inúmeras vantagens.
Qual é exatamente o objetivo do mapeamento de processos de negócios?
Os diretores podem precisar de mapeamento de processos para obter uma melhor compreensão de todas as funções organizacionais e como elas podem influenciar os objetivos de negócios e outros aspectos, como conformidade. O mapeamento de processos pode ajudar as empresas a se tornarem mais bem-sucedidas, convenientes e flexíveis, fornecendo uma visão clara e profunda de todas as estruturas e possíveis problemas. Os mapas de processo capacitam os especialistas a reconhecer como melhorar a eficiência de suas organizações pensando em suas estruturas.
Ao mapear um processo, você deve mapeá-lo para que todos o entendam. O escopo do mapeamento de processos de negócios incluirá as principais iniciativas, fontes como componentes ou mão de obra e as conexões entre eles. Um mapa de processo pode abranger várias organizações e equipes e envolver partes interessadas externas. Tudo depende do processo.
Quais são as etapas para um mapeamento de processos eficaz?
Progresso substancial e de longo prazo é concebível por meio de mapeamento de processos eficiente, que pode ser ensinado a todos os membros da equipe e fornece suporte prático em toda a organização. Antes de lançar um novo projeto, siga os passos indicados para o mapeamento de processos produtivos descritos abaixo.
1. Defina os objetivos de melhoria do projeto
Alcançar objetivos construtivos é fundamental para concluir um projeto prático. Eles podem variar de ganhos de eficiência a lucros adicionais e conformidade regulatória. Reconhecer o que você pretende obter é essencial para desenvolver uma iniciativa que atenda aos seus objetivos.
2. Crie o roteiro do projeto
A segunda etapa do mapeamento de processos exige que você desenvolva o plano do projeto. Este plano deve conter a identificação da equipe técnica, ações, prazos e aquisições, que funcionam como um roteiro para a conclusão prática.
3. Determine qual processo você gostaria de mapear
É altamente recomendável mapear todos os processos de negócios. No entanto, você deve primeiro selecionar um processo para iniciar o gráfico. Aconselhamos que você selecione os processos mais críticos para sua corporação. Isso permite que você monitore a fluidez do processo. Você pode escolher o processo usando uma das 3 técnicas:
- Método de reação
Quando um processo falha ou apresenta baixo desempenho devido à restrição, o mapeamento é usado para reconhecer e resolver o problema.
- Abordagem estratégica
Depois de alterar o plano geral de sua empresa, você escolherá um novo processo que pode ser essencial para alcançar os objetivos de sua corporação. Usando esta técnica, você traçará o novo processo.
- Baseado no cliente
Você pode fornecer a seus clientes algo melhor se mapear um processo para aumentar a satisfação do cliente e resolver quaisquer problemas com a felicidade do usuário em sua empresa.
4. Escolha um sistema de negócios ou cadeia de suprimentos para investigar
Para medir consistência e integração, todos os processos dentro do mesmo sistema de negócios ou cadeia de suprimentos devem ser explorados como um projeto específico. Em um único processo, as interações efeito e causa são incomuns.
5. Reúna a equipe do projeto
Embora você possa acreditar que sabe tudo sobre sua empresa, é fundamental aceitar as sugestões de seus trabalhadores de paddock envolvidos com os processos específicos. As informações de sua equipe são úteis, principalmente porque podem ter boas sugestões para melhorar os processos.
Ninguém gosta de passar por alterações. Um plano de ação de mapeamento de tecnologia de processo pode fazer com que alguns trabalhadores de terra se sintam inseguros, pois pode resultar na demissão de alguém. No entanto, envolver seus trabalhadores de terra na nova iniciativa de mapeamento de processos permite que eles lancem seus pontos de vista e expliquem seus medos.
Você pode tentar convencer seus funcionários das vantagens dos turnos usando sistemas de gerenciamento de turnos. Se possível, recrute também um alto executivo para sua equipe. Depois disso, você não precisará pedir permissão aos supervisores para cada pequeno ajuste.
6. Reúna informações
Depois de determinar seus objetivos e os processos que gostaria de seguir, o próximo passo é reunir os dados necessários. Cada etapa do processo deve ser reconhecida e documentada, incluindo quais membros da equipe fazem o quê, quando realizam sua parte do trabalho e como a realizam. Quanto mais dados você conseguir, mais abrangentes serão os processos. Mais informação sempre foi preferível a menos detalhes no início. Se algumas das informações não tiverem sentido, você ainda poderá extraí-las mais tarde.
7. Ouça diferentes pontos de vista
Acumular dados implica falar com indivíduos pertinentes e perguntar-lhes sobre seu conhecimento de todo o processo. Use os dados relevantes que eles fornecem para identificar problemas e formas de melhorar os processos.
Os funcionários terão constantemente suas idéias sobre como as coisas precisam ser feitas. Você deve prestar atenção ao que eles têm a sugerir, pois ouvir uma opinião diferente ajudará você a compreender o sistema de maneira eficaz.
8. Examine a conectividade e o alinhamento
Entre as partes críticas do mapeamento de processos, uma é o arranjo do Sistema de Negócios. Este sistema envolve todos os Stakeholders relevantes se unindo para avaliar seus relacionamentos com os clientes. Como resultado, os Stakeholders Relevantes devem identificar e fechar a lacuna de interconexão entre os métodos dentro da estrutura de negócios.
9. Determine o valor do cliente
Sua equipe deve avaliar o conhecimento do Proprietário do Processo sobre o cliente do processo primário e, uma vez comprovado, identificar os requisitos de desempenho de saída que atendem às necessidades do cliente.
10. Realizar uma análise do processo
A análise de processos notifica a equipe sobre possíveis melhorias tecnológicas. Gerenciamento de valor, exame de responsabilidade, análise de fatos, estimativa de tempo de ciclo, estudo de ativos e análise de eficácia do processo são exemplos disso.
11. Execute o mapa de processos de negócios de linha de base
Depois de reunir todos os dados necessários, a próxima etapa é desenvolver o fluxograma do processo de negócios de linha de base. Este ponto indica como os processos estão operando agora. Ele destacará quaisquer problemas ou falhas para que você possa decidir qual progresso começar a fazer. Permita que o gráfico de processo de negócios da linha de base funcione como prova sobre o que precisa ser melhorado e alterado. Se você decidir criar outro fluxograma, compare-o com o antigo para ver se ele foi melhorado.
Sugerimos que você gere seu gráfico usando a ferramenta de mapeamento de processos de negócios, pois o mapeamento ajuda a tornar os processos de layout mais eficientes, versáteis e coerentes. O software inclui todo o equipamento necessário para avaliar o resultado.
12. Avaliar e identificar áreas de melhoria
Uma vez que seu mapa de processo esteja completo, nunca pense que o trabalho está feito. Você deve continuar aprendendo com o gráfico e, se necessário, fazer ajustes. Com base em avaliações anteriores, você pode ter encontrado alguns fluxos dentro do procedimento. No entanto, o gráfico permite localizar fluxos adicionais.
Para otimizar os processos, você deve realizar melhorias de processo e reconfiguração de processos de negócios à medida que avança. Depois de entender como ele funciona, você pode aplicar os processos mais atuais em uma escala menor. Se os novos processos superarem os antigos, incorpore-os em toda a sua organização.
13. Examine e confirme o mapa do processo
Revise o mapeamento do processo final mais uma vez. Inspecione cada componente e fase para um melhor fluxo e vislumbre uma maneira de avaliar o mapeamento do processo. Confirme quaisquer interrupções, cortes, limitações, funções vagas e muito mais perceptíveis para que possam ser gerenciados e corrigidos.
Você também deve revisar o procedimento mais recente com a equipe afetada para garantir que todos estejam na plataforma com o procedimento documentado recentemente. Por exemplo, revise os novos processos com o recrutador e os recursos humanos para garantir que todos estejam na plataforma com os processos recém-formulados. Procure erradicar quaisquer fatores limitantes e confirme que este mapeamento de processo é idêntico ao anterior.
Tipos de mapeamento de processos de negócios
Você pode definir os processos e normas por meio do mapeamento de processos de negócios. Você pode melhorar seu conhecimento de como cada componente da empresa opera visualizando os processos melhor representados por tabelas e gráficos. Mas o primeiro ponto que você deve entender ao criar os mapas de processo é sua intenção.
O objetivo do fluxograma é ajudá-lo a gerar um que atenda às suas necessidades específicas. Vamos começar e examinar os vários diagramas e fluxogramas empregados para construir um mapeamento completo de processos de negócios.
- O fluxograma de processo de cima para baixo fundamental
Este é um dos tipos mais usados e o mapeamento de processos mais fácil. Ele tem o potencial de projetar e registrar processos, resolver problemas e programas de medição e auxiliar os membros da equipe na interação. Desenvolvedores de software frequentemente usam mapas de processos para planejar novas iniciativas. Os fluxogramas de processo de cima para baixo são incrivelmente benéficos quando o projeto mais recente inclui uma série histórica de etapas que são cruciais para a identificação.
Os mapas de processo têm o potencial de avaliar o que e onde as estruturas de interação significativas parecem estar, que são críticas para a abordagem geral. Esse tipo também pode mostrar como o processo pode ficar sem as etapas inúteis.
- Um fluxograma completo
Este diagrama de fluxo descreve uma edição extravagante de um mapeamento de processo. Esse tipo de mapeamento de processo pressupõe que essa forma exclusiva do diagrama inclui todas as informações de todos os processos menores. Um mapeamento de processo abrangente é funcional quando é crucial incluir cada informação (entradas e saídas) associada a uma etapa do processo. Também pode ser empregado para definir escolhas de processos estratégicos.
- Fluxograma para SIPOC-R
SIPOC é um termo que significa fornecedor, entradas, processos, saídas e cliente. Este é um tipo simples de mapeamento de processo. Elimina mais de 99% dos dados e concentra-se exclusivamente nas necessidades de um mapeamento geral do processo e do pessoal que trabalha. Este fluxograma pode ser empregado para definir os componentes mais críticos de um mapeamento de processo antes de desenvolver um gráfico abrangente. Também é útil para limitar a extensão de procedimentos complexos.
- Fluxograma de alto nível
Este é outro tipo favorito de mapeamento de processos, também conhecido como diagrama superior ou de cadeia de suprimentos, e descreve os detalhes do processo de ações internas. Esse tipo de mapa de processo é frequentemente aplicado para descrever e projetar operações de negócios. Ele também tem o potencial de determinar os aspectos mais cruciais de um procedimento. No entanto, não se aprofunda nas vertentes de retrabalho, decisões tomadas, responsabilidades engajadas etc.
- Fluxograma de raias
Esse tipo de mapeamento de processos e o de seus contemporâneos são incrivelmente semelhantes. A principal distinção entre eles é que no fluxograma da raia, cada etapa é dividida entre pessoas ou grupos distintos que estão responsáveis por ela. Isso faz com que o fluxograma de raia seja um sistema bastante adequado para processos que precisam desse tipo de mapeamento de processo. Esse processo de mapeamento mostra onde cada pessoa deve começar seu trabalho, eliminando a probabilidade de incerteza sobre quem é o principal responsável pelo quê.
- Fluxograma de fluxo de valor
Um mapeamento de processo de fluxo de valor mostra a sequência de dados e componentes necessários para fornecer bens ao cliente. Esse mapeamento de processos ajuda a analisar dados, registrar métricas, desenvolver insights e reconhecer pontos de interesse para trabalhos futuros.
- Diagrama de fluxo de dados
Esse tipo de mapeamento de processo ajuda a mover dados de um lugar para outro. É a maneira de organizar o material que foi reunido em sua forma original. Eles confirmam os procedimentos demonstrando como estão conectados usando conjuntos de dados e como se conectam ao mundo externo e aos consumidores. Esse mapeamento de processos pode ser aplicado como um componente de documentação para monitorar os processos avaliados.
- Fluxograma do processo
Este é um dos tipos mais comuns de mapeamento de processos porque eles combinam firmemente com o que os criadores de mapas de processos iniciaram há quase 100 anos. Eles são aplicados para iluminar as correlações essenciais discutidas por elementos significativos encontrados em um edifício de fabricação.
Esses tipos de mapas de processos podem ser feitos manualmente ou com softwares como o Microsoft Office. A única desvantagem dessa abordagem é a ausência de versatilidade ou agilidade. Mas o conhecimento e a clareza também são atraentes.
Vantagens do mapeamento de processos de negócios
O mapeamento de processos de negócios ajuda a remodelar os negócios em muitos métodos e, se você não estiver mapeando processos, estará seriamente em falta. Abaixo estão alguns exemplos de como os processos de mapeamento ajudam as empresas.
Satisfação e engajamento dos trabalhadores
Os trabalhadores são o ativo mais importante que qualquer empresa pode ter. No entanto, muitas empresas não se concentram nas habilidades, compreensão e dedicação de seus funcionários para lidar com questões complexas para administrar um bom negócio. A maneira mais eficaz de aumentar o envolvimento dos funcionários é envolvê-los no processo que realizam. Com o mapeamento de processos, qualquer negócio pode alcançar a satisfação e o engajamento de seus colaboradores.
Reconhecer problemas incertos facilmente
Com o mapeamento de processos, você pode reconhecer rapidamente um processo que consome muito tempo e dinheiro para o seu negócio. Os obstáculos podem levar horas e perda de dinheiro no negócio; portanto, é mais simples interromper esses problemas no cálice se você entender completamente seu papel no processo. O processo de mapeamento ajuda os processos a serem mais tranquilos em geral.
Satisfação do cliente
Após um exame minucioso das solicitações do cliente, uma empresa pode construir operações de negócios rigorosas e viáveis, como mapeamento de processos. Esses procedimentos atenderão às demandas do cliente e proporcionarão uma vantagem sustentável. Os consumidores só ficam à vontade se uma sequência de mapeamento de processos de negócios corresponder aos seus requisitos.
Gestão de risco que funciona
Qualquer processo pode parecer viável à primeira vista, mas avaliar sua eficácia é um desafio sem uma visão abrangente de todas as fases desse processo. Desvantagens podem ocorrer a qualquer momento, mas um processo de mapeamento de negócios reconhece os possíveis perigos e problemas de forma mais simples.
Ajuda a medir o progresso
O mapeamento de processos ajuda no monitoramento de modificações e aprimoramentos criados no processo. Contabilizar e conhecer as fases específicas de um procedimento é razoavelmente simples, resultando em avanços mais extraordinários e na capacidade de avaliar a eficácia do processo de mapeamento e monitorar o desempenho.
Simplifique as operações de baixo valor
O mapeamento de processos de negócios permite simplificar procedimentos de baixo valor e substituí-los por métodos que aumentarão consideravelmente o sucesso de seus negócios. Isso garante uma boa eficácia sem reduzir a qualidade.
Reduz o número de procedimentos desnecessários
O mapeamento de processos de negócios expõe todas as informações de cada procedimento examinando cada um deles extensivamente. Depois de reconfigurar todo o processo de mapeamento, os procedimentos repetitivos desnecessários são reduzidos.
Quais são as quatro etapas para um mapeamento de processos eficaz?
Abaixo estão as quatro etapas que levam a um mapeamento de processos eficaz.
- Defina os objetivos de melhoria do projeto que você deseja alcançar
- Desenvolva o roteiro do seu projeto
- Determine qual processo você gostaria de mapear.
- Monte uma equipe profissional
Quais são as sete etapas do processo de negócios?
Abaixo estão sete etapas do mapeamento de processos de negócios.
- Defina seus objetivos
- Defina o roteiro do seu projeto
- Escolha o processo que deseja mapear
- Construir uma equipa sólida e profissional
- Ouça diferentes pontos de vista
- Examine a conectividade e o alinhamento
- Avaliar e identificar áreas de melhoria
Quais são as cinco etapas no processo de gerenciamento de processos de negócios?
O gerenciamento de processos de negócios é uma prática que emprega uma variedade de técnicas para desenvolver, executar, supervisionar e otimizar processos de negócios. Os processos de negócios são o comportamento de usuários, frameworks, dados e coisas coordenadas para gerar resultados de negócios com o auxílio de uma estratégia de marketing.
Aqui estão as cinco etapas no gerenciamento de processos de negócios.
- Projeto
Esta etapa do processo de negócios envolve a compreensão das práticas de negócios.
- Modelo
Ele reconhece, determina e exibe novas estratégias para ajudar as práticas comerciais atuais.
- Executar
Esta etapa envolve a execução de um processo de negócios, primeiro verificando-o com alguns usuários e disponibilizando-o para todos.
- Monitor
É para se concentrar em preditores macro e micro.
- Otimizar
Para simplificar e aprimorar a eficácia do mapeamento de processos e aumentar a configuração do sistema de negócios individual com um plano coerente.
Resumo
O mapeamento de processos de negócios é um método excelente para organizar, manipular e aprimorar seus programas de negócios. Com a técnica de mapeamento de processos, você pode reparar itens quebrados enquanto preenche lacunas críticas. O método mais eficiente e direto para conseguir isso é empregar as ferramentas e programas apropriados.
Portanto, descubra e utilize as ferramentas e aplicativos de mapeamento de processamento ideais para sua organização hoje, que atendam a todos os seus fundamentos e especificações específicos. E se você se depara com a tarefa de desenvolver um aplicativo web ou móvel interno para otimizar seus negócios, considere uma abordagem como programação visual . Essa abordagem é muito mais rápida, eficiente e barata do que o desenvolvimento de software clássico. A plataforma sem código AppMaster é um ótimo exemplo de ferramenta de codificação visual .
