Peta proses bisnis adalah teknik yang dikembangkan untuk merancang proses secara diagram sehingga setiap anggota tim mencapai ide yang sama dan menjalankan proses dengan metode yang tepat. Apakah Anda ingin membujuk semua orang di staf Anda untuk memperhatikan proses dengan pendekatan yang sama meskipun mereka semua memiliki sifat dan sudut pandang yang berbeda? Juga, bagaimana Anda meyakinkan seluruh kelompok Anda untuk menjalankan proses menggunakan teknik yang tepat?
Artikel ini akan membahas konsep pemula dan canggih tentang pemetaan proses bisnis, seperti definisi, tujuan, langkah, jenis, dan keuntungan. Kami akan mengkaji dasar-dasar dan struktur pemetaan proses bisnis dan kondisi proses pemetaan saat ini. Dan kita akan membahas langkah-langkah yang umumnya digunakan dalam proses pemetaan dan cara membuat peta. Pada akhirnya, kita akan membahas bagaimana pemetaan proses bisnis sesuai dengan proses perencanaan dan siklus pemetaan proses.
Apa itu pemetaan proses?
Peta proses menggambarkan tahapan prosedur kerja melalui berbagai pendekatan seperti diagram alur, bagan, diagram, dll. Ini terkait dengan kerangka kerja yang memberikan pandangan refleksif atau atas suatu proses dengan menyoroti kegiatan praktik yang diterapkan dan bagaimana kinerjanya dari awal menyelesaikan. Ini juga mengungkap informasi penting tentang setiap aktivitas, termasuk siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan mengapa. Cetak biru atau kerangka kerja memperjelas setiap tahap dalam proses, siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan persyaratan yang diperlukan untuk itu terjadi.
Merinci setiap fase proses bisnis dapat memberi Anda pemahaman menyeluruh tentang cara kerja proses. Anda dapat mengenali keuntungan dan kerugian dari setiap tahap proses, mengidentifikasi kemungkinan perlambatan, dan menentukan siapa yang terlibat dalam proses dengan mengevaluasi setiap tahap. Bekerja untuk meningkatkan sistem saat ini menjadi sangat mudah setelah Anda benar-benar memahaminya, yang membantu efisiensi.
Pemetaan proses bisnis dapat membantu perencanaan dan administrasi organisasi dengan menampilkan proses di semua departemen yang berbeda. Teknik ini merupakan urutan fungsi atau kejadian yang berujung pada penyampaian produk akhir. Proses bisnis semacam itu dapat ditemukan di setiap organisasi dan melibatkan kerja sama orang, departemen, aplikasi, dan informasi di seluruh organisasi.
Tujuan utama pemetaan proses adalah untuk memberikan informasi mendalam tentang proses yang membantu organisasi dan bagaimana mereka mendukungnya dalam mencapai tujuan bisnisnya. Hal ini memungkinkan mereka untuk menjalankan bisnis mereka lebih efektif, produktif, dan fleksibel. Akhirnya, perusahaan yang memahami manajemennya dapat menerapkan pendekatan untuk memudahkan prosesnya, memotong biaya, menghemat waktu, dan memperoleh banyak keuntungan.
Apa sebenarnya tujuan dari pemetaan proses bisnis?
Direksi mungkin memerlukan pemetaan proses untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang semua fungsi organisasi dan bagaimana mereka dapat memengaruhi tujuan bisnis dan aspek lain seperti kesesuaian. Pemetaan proses dapat membantu bisnis menjadi lebih sukses, nyaman, dan fleksibel dengan memberikan pandangan yang jelas dan mendalam tentang semua kerangka kerja dan potensi masalah. Peta proses memberdayakan para ahli untuk mengenali cara meningkatkan efisiensi organisasi mereka dengan memikirkan kerangka kerja mereka.
Saat memetakan suatu proses, Anda harus memetakannya sehingga semua orang memahaminya. Ruang lingkup pemetaan proses bisnis akan mencakup inisiatif teratas, sumber seperti komponen atau tenaga kerja, dan hubungan di antara mereka. Sebuah peta proses dapat menjangkau beberapa organisasi dan tim dan melibatkan pemangku kepentingan eksternal. Semua tergantung proses.
Apa langkah-langkah untuk pemetaan proses yang efektif?
Kemajuan substansial dan jangka panjang dapat dibayangkan melalui pemetaan proses yang efisien, yang dapat diajarkan kepada semua anggota staf dan memberikan dukungan praktis di seluruh organisasi. Sebelum meluncurkan proyek baru, ikuti langkah-langkah yang diberikan untuk pemetaan proses produktif yang diuraikan di bawah ini.
1. Tentukan tujuan peningkatan proyek
Mencapai tujuan konstruktif sangat penting untuk menyelesaikan proyek praktis. Mereka dapat bervariasi dari keuntungan efisiensi hingga keuntungan tambahan hingga kepatuhan terhadap peraturan. Mengenali apa yang ingin Anda peroleh adalah penting untuk mengembangkan inisiatif yang akan memenuhi tujuan Anda.
2. Buat peta jalan proyek
Langkah kedua pemetaan proses menuntut Anda mengembangkan rencana proyek. Rencana ini harus berisi identifikasi staf teknis, tindakan, kerangka waktu, dan pengadaan, yang berfungsi sebagai peta jalan untuk penyelesaian praktis.
3. Tentukan proses mana yang ingin Anda petakan
Sangat disarankan untuk memetakan semua proses bisnis. Namun, Anda harus terlebih dahulu memilih proses untuk memulai pembuatan bagan. Kami menyarankan Anda memilih proses yang paling penting untuk perusahaan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memantau seberapa lancar proses berlangsung. Anda dapat memilih prosesnya dengan menggunakan salah satu dari 3 teknik:
- Metode reaksi
Ketika suatu proses gagal atau berkinerja buruk karena pembatasan, pemetaan digunakan untuk mengenali dan menyelesaikan masalah.
- Pendekatan strategis
Setelah Anda mengubah keseluruhan rencana perusahaan, Anda akan memilih proses baru yang mungkin penting dalam mencapai tujuan perusahaan Anda. Dengan menggunakan teknik ini, Anda akan memetakan proses baru.
- Berbasis pelanggan
Anda dapat memberi klien Anda apa pun yang ditingkatkan jika Anda memetakan proses untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengatasi masalah apa pun dengan kebahagiaan pengguna di perusahaan Anda.
4. Pilih sistem bisnis atau rantai pasokan untuk diselidiki
Untuk mengukur konsistensi dan integrasi, semua proses dalam sistem bisnis atau rantai pasokan yang sama harus dieksplorasi sebagai proyek tertentu. Dalam satu proses, interaksi akibat dan sebab tidak biasa.
5. Kumpulkan tim proyek
Meskipun Anda mungkin yakin bahwa Anda mengetahui semua tentang perusahaan Anda, sangat penting untuk menerima saran dari pekerja paddock Anda yang terlibat dalam proses tertentu. Informasi staf Anda berguna, terutama karena mereka mungkin memiliki saran bagus untuk meningkatkan proses.
Tidak ada yang menikmati melalui perubahan. Rencana aksi pemetaan teknologi proses dapat membuat beberapa pekerja lapangan merasa tidak aman karena dapat mengakibatkan seseorang kehilangan pekerjaan mereka. Namun, melibatkan pekerja lapangan Anda dalam inisiatif pemetaan proses baru memungkinkan mereka untuk meluncurkan sudut pandang mereka dan menjelaskan ketakutan mereka.
Anda dapat mencoba meyakinkan pekerja Anda tentang keuntungan shift menggunakan sistem manajemen shift. Jika memungkinkan, rekrut seorang eksekutif puncak untuk kru Anda juga. Setelah itu, Anda tidak perlu meminta izin dari supervisor untuk setiap penyesuaian kecil.
6. Mengumpulkan informasi
Setelah Anda menentukan tujuan dan proses yang ingin Anda ikuti, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data yang diperlukan. Setiap langkah proses harus dikenali dan didokumentasikan, termasuk anggota staf mana yang melakukan apa, kapan mereka melakukan bagian pekerjaan mereka, dan bagaimana mereka menyelesaikannya. Semakin banyak data yang Anda capai, semakin komprehensif prosesnya. Info lebih lanjut selalu lebih baik daripada detail yang lebih sedikit di awal. Jika beberapa info tidak ada artinya, Anda masih dapat mengekstraknya nanti.
7. Dengarkan sudut pandang yang berbeda
Mengumpulkan data memerlukan berbicara dengan individu yang bersangkutan dan bertanya kepada mereka tentang pengetahuan mereka tentang seluruh proses. Gunakan data relevan yang mereka berikan untuk mengidentifikasi masalah dan cara meningkatkan proses.
Karyawan akan terus-menerus memiliki ide-ide mereka tentang bagaimana hal-hal perlu dilakukan. Anda harus memperhatikan apa yang mereka sarankan karena mendengarkan pendapat yang berbeda akan membantu Anda memahami sistem secara efektif.
8. Periksa konektivitas dan keselarasan
Di antara bagian-bagian penting dari pemetaan proses, salah satunya adalah pengaturan Sistem Bisnis. Sistem ini melibatkan semua Pemangku Kepentingan terkait yang bekerja sama untuk menilai hubungan klien mereka. Akibatnya, Pemangku Kepentingan Terkait harus mengidentifikasi dan menutup kesenjangan interkoneksi antara metode dalam struktur bisnis.
9. Tentukan nilai pelanggan
Tim Anda harus mengevaluasi pengetahuan Pemilik Proses tentang klien proses utama dan, setelah terbukti benar, mengidentifikasi persyaratan kinerja keluaran yang memenuhi kebutuhan pelanggan.
10. Lakukan analisis proses
Analisis proses memberi tahu tim tentang kemungkinan peningkatan potensi teknologi. Manajemen nilai, pemeriksaan kewajiban, analisis fakta, estimasi waktu siklus, studi aset, dan analisis efektivitas proses adalah contoh dari semua ini.
11. Lakukan peta proses bisnis dasar
Setelah Anda mengumpulkan semua data yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah mengembangkan diagram alur proses bisnis dasar. Titik ini menunjukkan bagaimana proses sekarang beroperasi. Ini akan menyoroti masalah atau kesalahan apa pun sehingga Anda dapat memutuskan kemajuan mana yang harus mulai dibuat. Biarkan bagan proses bisnis dasar berfungsi sebagai bukti tentang apa pun yang perlu ditingkatkan dan diubah. Jika Anda memutuskan untuk membuat diagram alur lain, kontraskan dengan yang lama untuk melihat apakah sudah diperbaiki.
Kami menyarankan Anda membuat bagan Anda menggunakan alat pemetaan proses bisnis karena pemetaan membantu membuat proses tata letak lebih efisien, serbaguna, dan koheren. Perangkat lunak ini mencakup semua peralatan yang Anda perlukan untuk menilai hasilnya.
12. Menilai dan mengidentifikasi area untuk perbaikan
Setelah peta proses Anda selesai, jangan pernah berpikir pekerjaan sudah selesai. Anda harus terus belajar dari grafik dan, jika diperlukan, membuat penyesuaian. Berdasarkan penilaian sebelumnya, Anda mungkin telah menemukan beberapa aliran di dalam prosedur. Namun, bagan memungkinkan Anda untuk menemukan aliran tambahan.
Untuk mengoptimalkan proses, Anda kemudian akan melakukan peningkatan proses dan konfigurasi ulang proses bisnis saat Anda maju. Setelah Anda memahami bagaimana kinerjanya, Anda dapat menerapkan proses terbaru pada skala yang lebih rendah. Jika proses baru mengungguli yang lama, gabungkan mereka di seluruh organisasi Anda.
13. Periksa dan konfirmasi peta proses
Tinjau pemetaan proses akhir sekali lagi. Periksa setiap komponen dan fase untuk aliran yang lebih baik, dan lihat sekilas cara untuk menilai pemetaan proses. Konfirmasikan setiap gangguan yang terlihat, pengurangan, batasan, fungsi yang tidak jelas, dan lainnya agar dapat dikelola dan diperbaiki.
Anda juga harus meninjau prosedur terbaru dengan staf yang terkena dampak untuk memastikan bahwa setiap orang berada di platform dengan prosedur yang baru-baru ini didokumentasikan. Misalnya, tinjau proses baru dengan perekrut dan Sumber daya manusia untuk memastikan semua orang berada di platform dengan proses yang baru dirumuskan. Berusaha untuk menghilangkan faktor pembatas dan memastikan bahwa pemetaan proses ini identik dengan yang sebelumnya.
Jenis pemetaan proses bisnis
Anda dapat menentukan proses dan norma melalui pemetaan proses bisnis. Anda dapat meningkatkan pengetahuan Anda tentang bagaimana setiap komponen perusahaan beroperasi dengan melihat proses yang lebih baik diwakili oleh bagan dan grafik. Tetapi poin pertama yang harus Anda pahami saat membuat peta proses adalah maksudnya.
Tujuan flowchart adalah untuk membantu Anda dalam menghasilkan satu yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Mari kita mulai dan melihat berbagai diagram dan diagram alur yang digunakan untuk membangun pemetaan proses bisnis yang lengkap.
- Bagan alur proses top-down yang mendasar
Ini adalah salah satu jenis yang paling umum digunakan dan pemetaan proses termudah. Ini memiliki potensi untuk merancang dan merekam proses, menyelesaikan masalah dan program pengukuran, dan membantu anggota tim dalam berinteraksi. Pengembang perangkat lunak sering menggunakan peta proses untuk merencanakan inisiatif baru. Bagan alur proses top-down sangat bermanfaat ketika proyek terbaru menyertakan rangkaian waktu historis dari langkah-langkah yang penting untuk mengidentifikasi.
Peta proses memiliki potensi untuk menilai apa dan di mana struktur interaksi yang bermakna tampaknya, yang sangat penting untuk pendekatan keseluruhan. Tipe ini juga dapat menunjukkan bagaimana proses mungkin terlihat tanpa tahapan yang tidak berguna.
- Sebuah diagram alur yang komprehensif
Diagram alir ini menggambarkan edisi yang luar biasa dari pemetaan proses. Jenis pemetaan proses ini mengasumsikan bahwa bentuk diagram yang unik ini mencakup semua informasi dari setiap proses yang lebih kecil. Pemetaan proses yang komprehensif berfungsi ketika sangat penting untuk memasukkan setiap informasi (input dan output) yang terkait dengan langkah proses. Hal ini juga dapat digunakan untuk menentukan pilihan proses strategis.
- Diagram alir untuk SIPOC-R
SIPOC adalah istilah yang berarti pemasok, input, proses, output, dan klien. Ini adalah tipe sederhana dari pemetaan proses. Ini menghapus lebih dari 99% data dan hanya berkonsentrasi pada kebutuhan pemetaan proses secara keseluruhan dan personel yang bekerja. Bagan alir ini dapat digunakan untuk menentukan komponen yang paling penting dari pemetaan proses sebelum mengembangkan bagan yang komprehensif. Hal ini juga membantu dalam membatasi luasnya prosedur yang kompleks.
- Bagan alur tingkat tinggi
Ini adalah jenis pemetaan proses favorit lainnya, juga dikenal sebagai diagram rantai pasokan atau tertinggi, dan menggambarkan detail proses tindakan internal. Jenis peta proses ini sering diterapkan untuk menggambarkan dan merancang operasi bisnis. Ini juga memiliki potensi untuk menentukan aspek yang paling penting dari suatu prosedur. Namun demikian, itu tidak membahas lebih dalam mengenai untaian pekerjaan ulang, keputusan yang dibuat, tanggung jawab yang terlibat, dan sebagainya.
- Bagan alur renang
Jenis pemetaan proses ini dan yang sezamannya sangat mirip. Perbedaan utama di antara mereka adalah bahwa dalam diagram alur swimlane, setiap langkah dibagi di antara orang atau kelompok yang berbeda yang bertanggung jawab. Hal ini menyebabkan diagram alur swimlane menjadi sistem yang cukup tepat untuk proses yang membutuhkan pemetaan proses jenis ini. Proses pemetaan ini menampilkan di mana setiap orang harus memulai pekerjaan mereka, menghilangkan kemungkinan ketidakpastian mengenai siapa yang paling bertanggung jawab untuk apa.
- Bagan aliran aliran nilai
Pemetaan proses aliran nilai menunjukkan urutan data dan komponen yang diperlukan untuk menyediakan barang pelanggan. Pemetaan proses ini membantu menganalisis data, merekam metrik, mengembangkan wawasan, dan mengenali tempat menarik untuk pekerjaan mendatang.
- Diagram aliran data
Jenis pemetaan proses ini membantu memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain. Ini adalah cara mengatur materi yang telah dikumpulkan dalam bentuk aslinya. Mereka mengkonfirmasi prosedur dengan menunjukkan bagaimana mereka terhubung menggunakan kumpulan data dan bagaimana mereka terhubung ke dunia luar dan konsumen. Pemetaan proses ini dapat diterapkan sebagai komponen dokumentasi untuk memantau proses yang dievaluasi.
- Bagan alur proses
Ini adalah salah satu jenis pemetaan proses yang paling umum karena sangat cocok dengan proses yang dimulai oleh pembuat peta hampir 100 tahun yang lalu. Mereka diterapkan untuk menerangi korelasi penting yang dibahas oleh elemen penting yang ditemukan di gedung manufaktur.
Jenis peta proses tersebut dapat dibuat secara manual atau dengan perangkat lunak seperti Microsoft Office. Satu-satunya kelemahan dari pendekatan ini adalah tidak adanya fleksibilitas atau kelincahan. Tetapi pengetahuan dan kejelasan juga menarik.
Keuntungan dari pemetaan proses bisnis
Pemetaan proses bisnis membantu membentuk kembali bisnis dalam banyak metode, dan jika Anda tidak memetakan proses, Anda sangat kekurangan. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana proses pemetaan membantu bisnis.
Kepuasan dan keterlibatan pekerja
Pekerja adalah aset paling penting yang dapat dimiliki bisnis mana pun. Namun, banyak bisnis gagal untuk fokus pada keterampilan, pemahaman, dan dedikasi pekerja mereka untuk mengatasi masalah kompleks untuk menjalankan bisnis yang baik. Cara paling efektif untuk meningkatkan keterlibatan karyawan adalah dengan melibatkan mereka dalam proses yang mereka lakukan. Dengan pemetaan proses, bisnis apa pun dapat mencapai kepuasan dan keterlibatan karyawannya.
Kenali masalah yang tidak pasti dengan mudah
Dengan pemetaan proses, Anda dapat dengan cepat mengenali proses yang menghabiskan banyak waktu dan uang untuk bisnis Anda. Rintangan mungkin memakan waktu berjam-jam dan kehilangan uang dalam bisnis; oleh karena itu, lebih mudah untuk menghentikan masalah seperti itu di kelopak jika Anda sepenuhnya memahami peran mereka dalam proses tersebut. Proses pemetaan membantu proses berjalan lebih lancar secara keseluruhan.
kepuasan pelanggan
Setelah pemeriksaan menyeluruh atas permintaan klien, bisnis dapat membangun operasi bisnis yang ketat dan layak seperti pemetaan proses. Prosedur ini akan memenuhi tuntutan klien dan memberikan keuntungan yang berkelanjutan. Konsumen hanya nyaman jika urutan pemetaan proses bisnis sesuai dengan kebutuhan mereka.
Manajemen risiko yang berhasil
Setiap proses mungkin tampak layak pada pandangan pertama, tetapi menilai efektivitasnya menantang tanpa pandangan yang komprehensif dari setiap fase proses ini. Kelemahan dapat terjadi kapan saja, tetapi proses pemetaan bisnis mengenali kemungkinan bahaya dan masalah dengan lebih sederhana.
Membantu dalam mengukur kemajuan
Pemetaan proses membantu dalam pemantauan modifikasi dan peningkatan yang dibuat untuk proses. Akuntansi dan mengetahui fase spesifik dari suatu prosedur cukup mudah, menghasilkan kemajuan yang lebih luar biasa dan kemampuan untuk menilai efektivitas proses pemetaan dan memantau kinerja.
Sederhanakan operasi bernilai rendah
Pemetaan proses bisnis memungkinkan Anda menyederhanakan prosedur bernilai rendah dan menggantinya dengan metode yang akan sangat meningkatkan kesuksesan bisnis Anda. Ini menjamin efektivitas yang baik tanpa mengurangi kualitas.
Mengurangi jumlah prosedur yang tidak dibutuhkan
Pemetaan proses bisnis memaparkan setiap info dari setiap prosedur dengan memeriksa masing-masing secara ekstensif. Setelah Anda mengonfigurasi ulang seluruh proses pemetaan, prosedur berulang yang tidak diperlukan akan berkurang.
Apa empat langkah untuk pemetaan proses yang efektif?
Berikut adalah empat langkah menuju pemetaan proses yang efektif.
- Tentukan tujuan peningkatan proyek yang ingin Anda capai
- Kembangkan peta jalan proyek Anda
- Tentukan proses mana yang ingin Anda petakan.
- Merakit tim profesional
Apa saja tujuh langkah proses bisnis?
Berikut adalah tujuh langkah pemetaan proses bisnis.
- Tentukan tujuan Anda
- Tentukan peta jalan proyek Anda
- Pilih proses yang ingin Anda petakan
- Bangun tim yang solid dan profesional
- Dengarkan sudut pandang yang berbeda
- Periksa konektivitas dan keselarasan
- Menilai dan mengidentifikasi area untuk perbaikan
Apa lima langkah dalam proses manajemen proses bisnis?
Manajemen proses bisnis adalah praktik yang menggunakan berbagai teknik untuk mengembangkan, melakukan, mengawasi, dan mengoptimalkan proses bisnis. Proses bisnis adalah perilaku pengguna, kerangka kerja, data, dan hal-hal yang dikoordinasikan untuk menghasilkan hasil bisnis dengan bantuan strategi pemasaran.
Berikut adalah lima langkah dalam manajemen proses bisnis.
- Rancangan
Langkah proses bisnis ini memerlukan pemahaman tentang praktik bisnis.
- Model
Ini mengenali, menentukan, dan menampilkan strategi baru untuk membantu praktik bisnis saat ini.
- Menjalankan
Langkah ini melibatkan pelaksanaan proses bisnis dengan terlebih dahulu memeriksanya dengan beberapa pengguna dan membuatnya tersedia untuk semua orang.
- Memantau
Ini untuk berkonsentrasi pada prediktor makro dan mikro.
- Optimalkan
Untuk menyederhanakan dan meningkatkan efektivitas pemetaan proses dan meningkatkan konfigurasi sistem bisnis individu dengan rencana yang koheren.
Ringkasan
Pemetaan proses bisnis adalah metode yang sangat baik untuk mengatur, menangani, dan meningkatkan program bisnis Anda. Dengan teknik pemetaan proses, Anda dapat memperbaiki item yang rusak saat mengisi celah kritis. Metode yang paling efisien dan langsung untuk mencapai hal ini adalah dengan menggunakan alat dan program yang sesuai.
Jadi, temukan dan manfaatkan alat dan aplikasi pemetaan pemrosesan yang optimal untuk organisasi Anda hari ini, yang memenuhi semua kebutuhan dan spesifikasi khusus Anda. Dan jika Anda dihadapkan dengan tugas mengembangkan web internal atau aplikasi seluler untuk mengoptimalkan bisnis Anda, pertimbangkan pendekatan seperti pemrograman visual . Pendekatan ini jauh lebih cepat, lebih efisien, dan lebih murah daripada pengembangan perangkat lunak klasik. Platform tanpa kode AppMaster adalah contoh yang bagus dari alat pengkodean visual .
