Los mapas de procesos de negocios son una técnica desarrollada para diseñar un proceso en forma de diagrama para que cada miembro del equipo logre la misma idea y ejecute el proceso con el método exacto. ¿Está buscando persuadir a todos en su personal para que noten un proceso con el mismo enfoque a pesar de que todos tienen diversas naturalezas y puntos de vista? Además, ¿cómo convence a todo su grupo para ejecutar un proceso empleando la técnica exacta?
Este artículo cubrirá conceptos tanto para principiantes como sofisticados sobre el mapeo de procesos comerciales, como definición, objetivos, pasos, tipos y ventajas. Examinaremos los fundamentos y la estructura del mapeo de procesos comerciales y la condición actual del proceso de mapeo. Y discutiremos los pasos generalmente utilizados en el mapeo de procesos y cómo hacer un mapa. En última instancia, discutiremos cómo el mapeo de procesos de negocios se ajusta a los procesos de planificación y los ciclos del mapeo de procesos.
¿Qué es el mapeo de procesos?
Un mapa de proceso ilustra las etapas de un procedimiento de trabajo a través de varios enfoques, como diagramas de flujo, diagramas, diagramas, etc. Está relacionado con un marco que brinda una mirada reflexiva o superior de un proceso al resaltar las actividades prácticas aplicadas y cómo se desempeñan desde el principio. para terminar. También descubre información crucial sobre cada actividad, incluido quién, cuándo, dónde, cómo y por qué. Los planos o un marco aclaran cada etapa del proceso, quién es responsable de llevarlo a cabo y los requisitos necesarios para que se lleve a cabo.
Desglosar cada fase de un proceso comercial puede brindarle una comprensión completa de cómo funcionan los procesos. Puede reconocer las ventajas y desventajas de cada etapa del proceso, identificar posibles ralentizaciones y determinar quién está involucrado en el proceso mediante la evaluación de cada etapa. Trabajar para mejorar los sistemas actuales se vuelve extremadamente fácil una vez que los comprende por completo, lo que ayuda a la eficiencia.
El mapeo de procesos comerciales puede ayudar a la planificación y administración de la organización al presentar procesos en todos los diferentes departamentos. Esta técnica es una secuencia de funciones u ocasiones que culminan en la entrega de un producto final. Dichos procesos comerciales se pueden encontrar en todas las organizaciones e implican la cooperación de personas, departamentos, aplicaciones e información en toda la organización.
El objetivo final del mapeo de procesos es brindar información detallada sobre los procesos que ayudan a la organización y cómo la respaldan para lograr sus objetivos comerciales. Les permite administrar sus negocios de manera más eficaz, productiva y flexible. Finalmente, una empresa que entiende su gestión puede aplicar enfoques para facilitar sus procesos, reducir costos, ahorrar tiempo y obtener numerosas ventajas.
¿Cuál es exactamente el objetivo del mapeo de procesos de negocio?
Los directores pueden necesitar un mapeo de procesos para obtener una mejor comprensión de todas las funciones organizacionales y cómo pueden influir en los objetivos comerciales y otros aspectos, como la conformidad. El mapeo de procesos puede ayudar a las empresas a ser más exitosas, convenientes y flexibles al brindar una visión clara y detallada de todos los marcos y problemas potenciales. Los mapas de procesos permiten a los expertos reconocer cómo mejorar la eficiencia de sus organizaciones pensando en sus marcos.
Al mapear un proceso, debe trazarlo para que todos lo entiendan. El alcance del mapeo de procesos comerciales incluirá iniciativas principales, fuentes como componentes o mano de obra, y las conexiones entre ellos. Un mapa de procesos puede abarcar múltiples organizaciones y equipos e involucrar a partes interesadas externas. Todo depende del proceso.
¿Cuáles son los pasos para un mapeo efectivo de procesos?
Es concebible un progreso sustancial y a largo plazo a través de un mapeo de procesos eficiente, que se puede enseñar a todos los miembros del personal y brinda apoyo práctico en toda la organización. Antes de lanzar un nuevo proyecto, siga los pasos dados para el mapeo de procesos productivos que se describen a continuación.
1. Definir los objetivos de mejora del proyecto
Lograr objetivos constructivos es fundamental para completar un proyecto práctico. Pueden variar desde ganancias de eficiencia hasta ganancias adicionales y cumplimiento normativo. Reconocer lo que pretendes obtener es fundamental para desarrollar una iniciativa que cumpla tus objetivos.
2. Crea la hoja de ruta del proyecto
El segundo paso del mapeo de procesos exige que desarrolle el plan del proyecto. Este plan debe contener la identificación del personal técnico, las acciones, el cronograma y las adquisiciones, que funcionan como una hoja de ruta para la realización práctica.
3. Determine qué proceso desea mapear
Es muy recomendable trazar un mapa de todos los procesos de negocio. Sin embargo, primero debe seleccionar un proceso para comenzar a graficar. Le recomendamos que seleccione los procesos más críticos para su corporación. Esto le permite monitorear qué tan bien avanza el proceso. Puede elegir el proceso utilizando una de 3 técnicas:
- Método de reacción
Cuando un proceso falla o tiene un rendimiento inferior debido a una restricción, se usa el mapeo para reconocer y resolver el problema.
- Acercamiento estratégico
Una vez que cambie el plan general de su empresa, elegirá un nuevo proceso que puede ser esencial para lograr los objetivos de su corporación. Usando esta técnica, trazará el nuevo proceso.
- basado en el cliente
Puede proporcionar a sus clientes cualquier cosa mejorada si traza un proceso para mejorar la satisfacción del cliente y abordar cualquier problema con la felicidad del usuario en su empresa.
4. Elija un sistema comercial o cadena de suministro para investigar
Para medir la consistencia y la integración, todos los procesos dentro del mismo sistema comercial o cadena de suministro deben explorarse como un proyecto específico. En un solo proceso, las interacciones de efecto y causa son inusuales.
5. Reúna al equipo del proyecto
Si bien puede creer que sabe todo acerca de su empresa, es fundamental tomar en cuenta las sugerencias de los trabajadores de su paddock involucrados en los procesos específicos. La información de su personal es útil, principalmente porque pueden tener buenas sugerencias para mejorar los procesos.
A nadie le gusta pasar por una alteración. Un plan de acción de mapeo de tecnología de procesos puede hacer que algunos trabajadores de tierra se sientan inseguros, ya que podría resultar en que alguien pierda su empleo. Sin embargo, involucrar a sus trabajadores de campo en la nueva iniciativa de mapeo de procesos les permite lanzar sus puntos de vista y explicar sus temores.
Puede intentar convencer a sus trabajadores de las ventajas de los turnos utilizando sistemas de gestión de turnos. Si es posible, contrate también a un alto ejecutivo para su equipo. Después de lo cual, no tendrá que buscar el permiso de los supervisores para cada pequeño ajuste.
6. Reúne información
Una vez que haya determinado sus objetivos y los procesos que le gustaría seguir, el siguiente paso es recopilar los datos necesarios. Cada paso del proceso debe reconocerse y documentarse, incluido qué miembros del personal hacen qué, cuándo realizan su parte del trabajo y cómo lo logran. Cuantos más datos obtenga, más completos pueden ser los procesos. Más información siempre ha sido preferible a menos detalles al principio. Si parte de la información no tiene sentido, aún puede extraerla más tarde.
7. Escucha diferentes puntos de vista
La acumulación de datos implica hablar con las personas pertinentes y preguntarles sobre su conocimiento de todo el proceso. Utilice los datos relevantes que proporcionan para identificar problemas y formas de mejorar los procesos.
Los empleados tendrán constantemente sus ideas sobre cómo deben hacerse las cosas. Debe prestar atención a lo que tienen que sugerir, ya que escuchar una opinión diferente lo ayudará a comprender el sistema de manera efectiva.
8. Examinar la conectividad y la alineación
Entre las partes críticas del mapeo de procesos, una es la disposición del sistema empresarial. Este sistema involucra a todas las partes interesadas relevantes que se unen para evaluar las relaciones con sus clientes. Como resultado, las Partes Interesadas Relevantes deben identificar y cerrar la brecha de interconexión entre los métodos dentro de la estructura empresarial.
9. Determinar el valor del cliente
Su equipo debe evaluar el conocimiento del propietario del proceso sobre el proceso principal del cliente y, una vez que se compruebe que es correcto, identificar los requisitos de rendimiento de salida que satisfagan las necesidades del cliente.
10. Llevar a cabo un análisis de proceso
El análisis de procesos notifica al equipo sobre posibles mejoras tecnológicas potenciales. La gestión del valor, el examen de responsabilidades, el análisis de hechos, la estimación del tiempo de ciclo, el estudio de activos y el análisis de efectividad de procesos son ejemplos de esto.
11. Realice un mapa de procesos comerciales de referencia
Una vez que haya recopilado todos los datos necesarios, el siguiente paso es desarrollar el diagrama de flujo del proceso comercial de referencia. Este punto indica cómo están operando los procesos ahora. Resaltará cualquier problema o falla para que pueda decidir qué progreso comenzar a hacer. Permita que el gráfico de procesos comerciales de referencia funcione como prueba de lo que sea necesario mejorar y cambiar. Si decide crear otro diagrama de flujo, compárelo con el anterior para ver si se ha mejorado.
Le sugerimos que genere su gráfico utilizando la herramienta de mapeo de procesos comerciales, ya que el mapeo ayuda a que los procesos de diseño sean más eficientes, versátiles y coherentes. El software incluye todo el equipo que necesitará para evaluar el resultado.
12. Evaluar e identificar áreas de mejora
Una vez que su mapa de procesos esté completo, nunca piense que el trabajo está hecho. Debe seguir aprendiendo del gráfico y, si es necesario, hacer ajustes. Según evaluaciones anteriores, es posible que haya encontrado algunos flujos dentro del procedimiento. Sin embargo, el gráfico le permite localizar flujos adicionales.
Para optimizar los procesos, debe realizar mejoras en los procesos y reconfigurar los procesos comerciales a medida que avanza. Una vez que comprenda cómo funciona, puede aplicar los procesos más actuales en una escala menor. Si los nuevos procesos superan a los antiguos, incorpórelos en toda su organización.
13. Examinar y confirmar el mapa de procesos
Revise el mapeo del proceso final una vez más. Inspeccione cada componente y fase para un mejor flujo, y eche un vistazo a una forma de evaluar el mapeo del proceso. Confirme las interrupciones, los recortes, las limitaciones, las funciones imprecisas y más notables para que puedan administrarse y corregirse.
También debe revisar el procedimiento más reciente con el personal afectado para asegurarse de que todos estén en la plataforma con el procedimiento documentado recientemente. Por ejemplo, revise los nuevos procesos con el reclutador y los recursos humanos para asegurarse de que todos estén en la plataforma con los procesos recién formulados. Busque erradicar cualquier factor limitante y confirme que este mapeo de procesos es idéntico al anterior.
Tipos de mapeo de procesos comerciales
Puede definir los procesos y las normas a través del mapeo de procesos comerciales. Puede mejorar su conocimiento de cómo funciona cada componente de la empresa al ver los procesos mejor representados por tablas y gráficos. Pero el primer punto que debe comprender al crear los mapas de procesos es su intención.
El objetivo del diagrama de flujo es ayudarlo a generar uno que cumpla con sus requisitos específicos. Comencemos y veamos los diversos diagramas y diagramas de flujo empleados para crear un mapeo completo de procesos comerciales.
- El diagrama de flujo fundamental del proceso de arriba hacia abajo
Este es uno de los tipos más utilizados y el mapeo de procesos más fácil. Tiene el potencial de diseñar y registrar procesos, resolver problemas y programas de medición, y ayudar a los miembros del equipo a interactuar. Los desarrolladores de software suelen utilizar mapas de procesos para planificar nuevas iniciativas. Los diagramas de flujo de proceso de arriba hacia abajo son increíblemente beneficiosos cuando el último proyecto incluye una serie histórica de pasos que son cruciales para la identificación.
Los mapas de procesos tienen el potencial de evaluar qué y dónde parecen estar las estructuras de interacción significativas, que son fundamentales para el enfoque general. Este tipo también puede mostrar cómo se vería el proceso sin las etapas inútiles.
- Un diagrama de flujo completo
Este diagrama de flujo representa una edición extravagante de un mapeo de procesos. Este tipo de mapeo de procesos asume que esta forma única del diagrama incluye toda la información de cada proceso menor. Un mapeo integral de procesos es funcional cuando es crucial incluir cada información (entradas y salidas) asociada con un paso del proceso. También se puede emplear para definir opciones de procesos estratégicos.
- Diagrama de flujo para SIPOC-R
SIPOC es un término que significa proveedor, insumos, procesos, productos y cliente. Este es un tipo simple de mapeo de procesos. Elimina más del 99% de los datos y se concentra únicamente en las necesidades de un mapeo general del proceso y el trabajo del personal. Este diagrama de flujo se puede emplear para definir los componentes más críticos de un mapeo de procesos antes de desarrollar un diagrama completo. También es útil para limitar el alcance de los procedimientos complejos.
- Diagrama de flujo de alto nivel
Este es otro tipo favorito de mapeo de procesos, también conocido como diagrama superior o de cadena de suministro, y describe los detalles de las acciones internas del proceso. Este tipo de mapa de procesos se aplica con frecuencia para describir y diseñar operaciones comerciales. También tiene el potencial de determinar los aspectos más cruciales de un procedimiento. Sin embargo, no profundiza en las líneas de reelaboración, las decisiones tomadas, las responsabilidades comprometidas, etc.
- Diagrama de flujo de carriles
Este tipo de mapeo de procesos y el de sus contemporáneos son increíblemente similares. La principal distinción entre ellos es que en el diagrama de flujo de carriles, cada paso se divide entre distintas personas o grupos que están a cargo de él. Esto hace que el diagrama de flujo de carriles sea un sistema bastante adecuado para los procesos que necesitan este tipo de mapeo de procesos. Este proceso de mapeo muestra dónde cada persona debe comenzar su trabajo, eliminando la probabilidad de incertidumbre con respecto a quién es principalmente responsable de qué.
- Diagrama de flujo de flujo de valor
Un mapeo de procesos de flujo de valor muestra la secuencia de datos y componentes necesarios para proporcionar bienes a los clientes. Este mapeo de procesos ayuda a analizar datos, registrar métricas, desarrollar conocimientos y reconocer puntos de interés para el próximo trabajo.
- Diagrama de flujo de datos
Este tipo de mapeo de procesos ayuda a mover datos de un lugar a otro. Es la forma de organizar el material que ha sido reunido en su forma original. Confirman los procedimientos al demostrar cómo están conectados mediante conjuntos de datos y cómo se conectan con el mundo exterior y los consumidores. Este mapeo de procesos se puede aplicar como un componente de documentación para monitorear los procesos evaluados.
- Diagrama de flujo del proceso
Este es uno de los tipos más comunes de mapeo de procesos porque coincide firmemente con lo que los creadores de mapas de procesos iniciaron hace casi 100 años. Se aplican para iluminar las correlaciones esenciales discutidas por los elementos significativos que se encuentran en un edificio de fabricación.
Estos tipos de mapas de procesos se pueden hacer manualmente o con software como Microsoft Office. La única desventaja de este enfoque es su ausencia de versatilidad o agilidad. Pero el conocimiento y la claridad también son atractivos.
Ventajas del mapeo de procesos de negocio
El mapeo de procesos de negocios ayuda a remodelar los negocios en muchos métodos, y si no está mapeando procesos, le falta mucho. A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo los procesos de mapeo ayudan a las empresas.
Satisfacción y compromiso de los trabajadores
Los trabajadores son el activo más crítico que cualquier empresa puede tener. Sin embargo, numerosas empresas no se centran en las habilidades, la comprensión y la dedicación de sus trabajadores para abordar problemas complejos para administrar un buen negocio. La forma más efectiva de mejorar el compromiso de los empleados es implicarlos en el proceso que realizan. Con el mapeo de procesos, cualquier empresa puede lograr la satisfacción y el compromiso de sus empleados.
Reconocer problemas inciertos fácilmente
Con el mapeo de procesos, puede reconocer rápidamente un proceso que consume mucho tiempo y dinero para su empresa. Los obstáculos pueden tomar horas y pérdida de dinero en el negocio; por lo tanto, es más sencillo detener tales problemas en el cáliz si comprende completamente su papel en el proceso. El proceso de mapeo ayuda a que los procesos sean más fluidos en general.
satisfacción del cliente
Luego de un examen exhaustivo de las solicitudes de los clientes, una empresa puede construir operaciones comerciales rigurosas y factibles, como el mapeo de procesos. Estos procedimientos cumplirán con las demandas del cliente y proporcionarán una ventaja sostenible. Los consumidores solo se sienten cómodos si una secuencia de mapeo de procesos comerciales coincide con sus requisitos.
Gestión de riesgos que funciona
Cualquier proceso puede parecer factible a primera vista, pero evaluar su efectividad es un desafío sin una visión integral de cada fase de este proceso. Los inconvenientes pueden ocurrir en cualquier momento, pero un proceso de mapeo comercial reconoce los posibles peligros y problemas de manera más simple.
Ayudas para medir el progreso
El mapeo de procesos ayuda en el seguimiento de las modificaciones y mejoras realizadas en el proceso. Contabilizar y conocer las fases específicas de un procedimiento es razonablemente sencillo, lo que da como resultado avances más extraordinarios y la capacidad de evaluar la efectividad del proceso de mapeo y monitorear el desempeño.
Simplifique las operaciones de bajo valor
El mapeo de procesos comerciales le permite simplificar los procedimientos de bajo valor y reemplazarlos con métodos que mejorarán considerablemente el éxito de su negocio. Esto garantiza una buena eficacia sin reducir la calidad.
Reduce el número de procedimientos innecesarios
El mapeo de procesos comerciales expone cada información de cada procedimiento al examinar cada uno exhaustivamente. Una vez que reconfigura todo el proceso de mapeo, se reducen los procedimientos repetitivos innecesarios.
¿Cuáles son los cuatro pasos para un mapeo efectivo de procesos?
A continuación se muestran los cuatro pasos que conducen a un mapeo de procesos efectivo.
- Defina los objetivos de mejora del proyecto que desea alcanzar
- Desarrolle la hoja de ruta de su proyecto
- Determine qué proceso desea mapear.
- Formar un equipo profesional
¿Cuáles son los siete pasos del proceso de negocio?
A continuación se presentan siete pasos del mapeo de procesos de negocios.
- Defina sus metas
- Defina la hoja de ruta de su proyecto
- Elige el proceso que te gusta mapear
- Formar un equipo sólido y profesional.
- Escucha diferentes puntos de vista.
- Examinar la conectividad y la alineación
- Evaluar e identificar áreas de mejora
¿Cuáles son los cinco pasos en el proceso de gestión de procesos de negocio?
La gestión de procesos de negocios es una práctica que emplea una variedad de técnicas para desarrollar, realizar, supervisar y optimizar los procesos de negocios. Los procesos comerciales son el comportamiento de los usuarios, marcos, datos y demás coordinados para generar resultados comerciales con la ayuda de una estrategia de marketing.
Estos son los cinco pasos en la gestión de procesos de negocio.
- Diseño
Este paso del proceso comercial implica comprender las prácticas comerciales.
- Modelo
Reconoce, determina y muestra nuevas estrategias para ayudar a las prácticas comerciales actuales.
- Ejecutar
Este paso consiste en ejecutar un proceso de negocio comprobándolo primero con unos pocos usuarios y poniéndolo a disposición de todos.
- Monitor
Es para concentrarse tanto en predictores macro como micro.
- Optimizar
Para simplificar y mejorar la efectividad del mapeo de procesos e impulsar la configuración de sistemas comerciales individuales con un plan coherente.
Resumen
El mapeo de procesos comerciales es un método excelente para organizar, manejar y mejorar sus programas comerciales. Con la técnica de mapeo de procesos, puede reparar elementos rotos mientras rellena los espacios críticos. El método más eficiente y sencillo para lograr esto es emplear las herramientas y los programas apropiados.
Por lo tanto, descubra y utilice las herramientas y aplicaciones de mapeo de procesamiento óptimas para su organización hoy, una que cumpla con todos sus requisitos y especificaciones particulares. Y si te enfrentas a la tarea de desarrollar una aplicación web o móvil interna para optimizar tu negocio, considera un enfoque como la programación visual . Este enfoque es mucho más rápido, eficiente y económico que el desarrollo de software clásico. La plataforma sin código AppMaster es un gran ejemplo de una herramienta de codificación visual .
