ビジネスプロセスマッピングの完全ガイド: 定義と手順

9月 27, 2022 12 ミン

内容

ビジネスプロセスマップは、すべてのチームメンバーが同じアイデアを実現し、正確な方法でプロセスを実行できるように、プロセスを図式的に設計するために開発された手法です。スタッフ全員が、さまざまな性質や視点を持っていても、同じアプローチでプロセスに気付くよう説得しようとしていますか?また、正確な手法を使用してプロセスを実行するようにグループ全体を説得するにはどうすればよいでしょうか?

この記事では、定義、目標、ステップ、タイプ、利点など、ビジネスプロセスマッピングに関する初歩的な概念と高度な概念の両方について説明します。ビジネスプロセスマッピングの基礎と構造、マッピングプロセスの現状について考察します。また、プロセスマッピングで一般的に使用される手順と、マップの作成方法について説明します。最後に、ビジネスプロセスマッピングが計画プロセスとプロセスマッピングのサイクルにどのように適合するかについて説明します。

プロセスマッピングとは

プロセスマップは、フローチャート、チャート、ダイアグラムなどのさまざまなアプローチを通じて作業手順の段階を示します。これは、適用される実践活動とそれらが最初からどのように実行されるかを強調することによって、プロセスの再帰的または上位の外観を提供するフレームワークに関連しています。終わる。また、誰が、いつ、どこで、どのように、なぜなど、すべての活動に関する重要な情報を明らかにします。青写真またはフレームワークは、プロセスの各段階、それを実行する責任者、およびそれを実行するために必要な要件を明確にします。

ビジネスプロセスのすべてのフェーズを分類することで、プロセスがどのように機能するかを完全に理解することができます。プロセスの各段階の長所と短所を認識し、スローダウンの可能性を特定し、各段階を評価することでプロセスに誰が関与しているかを判断できます。現在のシステムを完全に理解すれば、現在のシステムを改善する作業は非常に簡単になり、効率が向上します。

ビジネスプロセスマッピングは、さまざまな部門全体のプロセスを特徴とすることで、組織の計画と管理を支援します。この技術は、最終製品の納品に至る一連の機能または機会です。このようなビジネスプロセスはすべての組織に見られ、組織全体の人、部門、アプリ、および情報の協力に関係しています。

プロセスマッピングの最終的な目的は、組織を支援するプロセスと、それらがビジネス目標の達成をどのようにサポートするかについての詳細な情報を提供することです。これにより、ビジネスをより効果的、生産的、柔軟に運営できるようになります。最後に、経営陣を理解している企業は、アプローチを適用してプロセスを簡素化し、コストを削減し、時間を節約し、多くの利点を得ることができます。

ビジネスプロセスマッピングの正確な目的は何ですか?

取締役は、すべての組織機能と、それらがビジネス目標や適合などの他の側面にどのように影響するかをよりよく理解するために、プロセスマッピングを必要とする場合があります。プロセスマッピングは、すべてのフレームワークと潜在的な問題の明確で詳細なビューを提供することで、ビジネスをより成功させ、便利で柔軟にするのに役立ちます。プロセスマップは、専門家がフレームワークを検討することによって組織の効率を改善する方法を認識できるようにします。

プロセスをマッピングするときは、全員が理解できるようにグラフ化する必要があります。ビジネスプロセスマッピングの範囲には、最上位のイニシアチブ、コンポーネントや労力などのソース、およびそれらの間の接続が含まれます。プロセスマップは、複数の組織やチームにまたがり、外部の利害関係者を巻き込むことができます。すべてはプロセスに依存しています。

効果的なプロセスマッピングの手順は?

実質的かつ長期的な進歩は、効率的なプロセスマッピングを通じて考えられます。これは、すべてのスタッフメンバーに教えることができ、組織全体で実践的なサポートを提供します。新しいプロジェクトを開始する前に、以下に概説する生産的なプロセスマッピングの所定の手順に従います。

1. プロジェクトの改善目標を定義する
建設的な目標を達成することは、実用的なプロジェクトを完了するために重要です。それらは、効率の向上から追加の利益、規制の遵守までさまざまです。取得しようとしているものを認識することは、目的を満たすイニシアチブを開発するために不可欠です。

2. プロジェクトのロードマップを作成する
プロセスマッピングの 2 番目のステップでは、プロジェクト計画を作成する必要があります。この計画には、実際に完了するためのロードマップとして機能する、技術スタッフの識別、行動、時間枠、および調達が含まれている必要があります。

3. マッピングするプロセスを決定する
すべてのビジネスプロセスを計画することを強くお勧めします。ただし、チャート作成を開始するには、最初にプロセスを選択する必要があります。企業にとって最も重要なプロセスを選択することをお勧めします。これにより、プロセスがどの程度スムーズに進行しているかを監視できます。次の 3 つの手法のいずれかを使用して、プロセスを選択できます。

反応方法

制限のためにプロセスが失敗したりパフォーマンスが低下したりすると、マッピングを使用して問題を認識して解決します。

戦略的アプローチ

会社の全体的な計画を変更すると、会社の目的を達成するために不可欠な新しいプロセスを選択することになります。この手法を使用して、新しいプロセスを図解します。

顧客ベース

顧客満足度を高め、社内のユーザー満足度の問題に取り組むプロセスを計画すれば、クライアントに改善されたものを提供できます。

4. 調査するビジネスシステムまたはサプライチェーンを選択する
一貫性と統合を測定するには、同じビジネスシステムまたはサプライチェーン内のすべてのプロセスを特定のプロジェクトとして検討する必要があります。単一のプロセスでは、結果と原因の相互作用は異常です。

5. プロジェクトチームを編成する
自分の会社についてすべて知っていると思っているかもしれませんが、特定のプロセスに関与しているパドックの労働者の提案を取り入れることが重要です。スタッフの情報は、主にプロセスを改善するための良い提案を持っている可能性があるため、便利です。

Business Process Mapping

変化を楽しんでいる人はいません。プロセステクノロジーマッピングのアクションプランは、一部の地上作業員を不安にさせる可能性があります。しかし、地上作業員を新しいプロセスマッピングイニシアチブに参加させることで、彼らは自分たちの視点を立ち上げ、不安を説明することができます。

シフト管理システムを使用して、従業員にシフトの利点を納得させることができます。可能であれば、最高幹部を乗組員にも採用してください。その後、わずかな調整ごとに監督者の許可を求める必要はありません。

6. 情報を集める
目標と実行するプロセスを決定したら、次のステップは必要なデータを収集することです。プロセスの各ステップは、どのスタッフメンバーが何をするか、いつ仕事の一部を実行するか、どのようにそれを達成するかを含めて、認識し、文書化する必要があります。取得するデータが多いほど、プロセスをより包括的にすることができます。最初は詳細が少ないよりも、常により多くの情報が好まれてきました。情報の一部が意味をなさない場合でも、後で抽出できます。

7. さまざまな意見に耳を傾ける
データを蓄積するには、関係者と話し、プロセス全体の知識について尋ねる必要があります。彼らが提供する関連データを使用して、問題とプロセスを改善する方法を特定します。

従業員は、物事をどのように行う必要があるかについて常にアイデアを持っています。異なる意見に耳を傾けることは、システムを効果的に理解するのに役立つため、彼らの提案に注意を払う必要があります。

8. 接続性と配置を調べる
プロセスマッピングの重要な部分の 1 つは、ビジネスシステムの配置です。このシステムには、関連するすべての利害関係者がチームを組んでクライアントとの関係を評価することが含まれます。その結果、関連する利害関係者は、ビジネス構造内の方法間の相互接続のギャップを特定して閉じる必要があります。

9. 顧客価値の決定
チームは、主要なプロセスクライアントに関するプロセスオーナーの知識を評価し、正しいことが証明されたら、顧客のニーズを満たすアウトプットパフォーマンス要件を特定する必要があります。

10. プロセス分析を実施する
プロセス分析は、可能な技術的潜在的改善についてチームに通知します。価値管理、負債の調査、事実の分析、サイクル時間の見積もり、資産調査、およびプロセスの有効性分析はすべて、このサンプルです。

11. ベースラインビジネスプロセスマップの実行
必要なデータをすべて収集したら、次のステップはベースラインのビジネスプロセスフローチャートを作成することです。この点は、プロセスが現在どのように動作しているかを示しています。問題や障害が強調表示されるため、どの進歩を開始するかを決定できます。ベースラインビジネスプロセスチャートを、改善および変更が必要なすべての証拠として実行できるようにします。別のフローチャートを作成する場合は、古いフローチャートと対比して、改善されているかどうかを確認してください。

ビジネスプロセスマッピングツールを使用してチャートを生成することをお勧めします。これは、マッピングがレイアウトプロセスの効率性、汎用性、一貫性を高めるのに役立つからです。このソフトウェアには、結果を評価するために必要なすべての機器が含まれています。

12. 改善すべき領域を評価して特定する
プロセスマップが完成したら、仕事が終わったとは思わないでください。チャートから学び続け、必要に応じて調整を行う必要があります。以前の評価に基づいて、手順内にいくつかのストリームが見つかった可能性があります。ただし、チャートを使用すると、追加のフローを見つけることができます。

プロセスを最適化するには、プロセスの改善とビジネスプロセスの再構成を進めていきます。それがどのように機能するかを理解したら、最新のプロセスをより低いスケールで適用できます。新しいプロセスが古いプロセスより優れている場合は、それらを組織全体に組み込みます。

13. 工程図の検討・確認
最終的なプロセスマッピングをもう一度確認します。より良いフローのために各コンポーネントとフェーズを検査し、プロセスマッピングを評価する方法を垣間見ることができます。目立った中断、削減、制限、あいまいな機能などを確認して、管理および修正できるようにします。

また、影響を受けるスタッフと一緒に最新の手順を確認して、最近文書化された手順で全員がプラットフォームにいることを確認する必要があります。たとえば、採用担当者および人事部門と一緒に新しいプロセスを見直して、全員が新しく策定されたプロセスを使用してプラットフォームに参加していることを確認します。制限要因を根絶し、このプロセスマッピングが以前のものと同一であることを確認します。

ビジネスプロセスマッピングの種類

ビジネスプロセスマッピングを通じて、プロセスと規範を定義できます。チャートやグラフでより適切に表現されたプロセスを表示することで、会社のすべてのコンポーネントがどのように機能するかについての知識を深めることができます。しかし、プロセスマップを作成する際に理解しなければならない最初のポイントは、その意図です。

フローチャートの目的は、特定の要件を満たすフローチャートの生成を支援することです。始めに、完全なビジネスプロセスマッピングを作成するために使用されるさまざまな図とフローチャートを見てみましょう。

基本的なトップダウンプロセスフローチャート

これは、最も一般的に使用されるタイプの 1 つであり、最も簡単なプロセスマッピングです。プロセスを設計および記録し、問題と測定プログラムを解決し、チームメンバーの対話を支援する可能性があります。ソフトウェア開発者は、新しいイニシアチブを計画するためにプロセスマップを頻繁に使用します。トップダウンプロセスフローチャートは、最新のプロジェクトに特定に不可欠な時系列のステップが含まれている場合に非常に役立ちます。

プロセスマップには、意味のある相互作用構造がどこにあるのかを評価する可能性があります。これは、全体的なアプローチにとって重要です。このタイプは、無駄な段階を省いてプロセスがどのように見えるかを示すこともできます。

包括的なフローチャート

このフローダイアグラムは、プロセスマッピングの贅沢な版を示しています。このタイプのプロセスマッピングは、この独自の形式のダイアグラムに、より小さなプロセスのすべての情報が含まれていることを前提としています。包括的なプロセスマッピングは、プロセスステップに関連する各情報 (入力と出力) を含めることが重要な場合に機能します。また、戦略的なプロセスの選択を定義するために使用することもできます。

SIPOC-Rのフローチャート

SIPOC は、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、およびクライアントを表す用語です。これは単純なタイプのプロセスマッピングです。データの 99% 以上を消去し、全体的なプロセスマッピングと作業担当者の必要性のみに集中します。このフローチャートは、包括的なチャートを作成する前に、プロセスマッピングの最も重要なコンポーネントを定義するために使用できます。また、複雑な手順の範囲を制限するのにも役立ちます。

高レベルのフローチャート

これは、最上位またはサプライチェーンダイアグラムとしても知られるプロセスマッピングのもう 1 つのお気に入りのタイプであり、内部アクションのプロセスの詳細を示します。このタイプのプロセスマップは、ビジネスオペレーションの記述と設計によく適用されます。また、手順の最も重要な側面を決定する可能性もあります。それにもかかわらず、再作業のストランド、下された決定、従事する責任などに関しては、これ以上深く掘り下げません。

スイムレーンのフローチャート

このタイプのプロセスマッピングとその同時代のプロセスマッピングは、信じられないほど似ています。それらの主な違いは、スイムレーンのフローチャートでは、各ステップが、それを担当する個別の人またはグループに分割されていることです。これにより、スイムレーンフローチャートは、このタイプのプロセスマッピングを必要とするプロセスに適したシステムになります。このマッピングプロセスは、各人がどこで仕事を開始すべきかを表示し、主に誰が何に対して責任を負うかについての不確実性を排除します。

バリューストリームのフローチャート

バリューストリームプロセスマッピングは、顧客に商品を提供するために必要な一連のデータとコンポーネントを示します。このプロセスマッピングは、データの分析、メトリクスの記録、洞察の開発、および今後の作業の関心点の認識に役立ちます。

データフロー図

このタイプのプロセスマッピングは、データをある場所から別の場所に移動するのに役立ちます。集めた素材をそのままの形で整理する方法です。彼らは、データセットを使用してどのように接続されているか、および外部の地球や消費者にどのように接続されているかを示すことにより、手順を確認します。このプロセスマッピングは、評価されたプロセスを監視するためのドキュメントコンポーネントとして適用できます。

工程流れ図

これは、100 年近く前に作成者が開始したプロセスマップと完全に一致するため、最も一般的なプロセスマップの 1 つです。それらは、製造建物に見られる重要な要素によって議論される本質的な相関関係を明らかにするために適用されます。

このようなタイプのプロセスマップは、手動で、または Microsoft Office などのソフトウェアで作成できます。このアプローチの唯一の欠点は、汎用性や俊敏性がないことです。しかし、知識と明快さも同様に魅力的です。

ビジネスプロセスマッピングの利点

ビジネスプロセスマッピングは、多くの方法でビジネスを再形成するのに役立ちます。プロセスをマッピングしていない場合は、深刻な不足があります。以下は、マッピングプロセスがビジネスにどのように役立つかの例です。

従業員の満足度とエンゲージメント
従業員は、あらゆるビジネスにとって最も重要な資産です。しかし、多くの企業は、従業員のスキル、理解、および複雑な問題に取り組むための献身に焦点を当てて、良いビジネスを運営することに失敗しています。従業員の関与を高める最も効果的な方法は、従業員が実行するプロセスに従業員を関与させることです。プロセスマッピングを使用すると、どの企業も従業員の満足度とエンゲージメントを達成できます。

不確実なトラブルを容易に認識
プロセスマッピングを使用すると、ビジネスで多くの時間とお金を消費するプロセスをすばやく認識できます。ハードルはビジネスで何時間もかかり、お金を失うかもしれません。したがって、プロセスにおけるそれらの役割を完全に理解していれば、がくでのそのようなトラブルを止める方が簡単です.マッピングプロセスは、プロセス全体がよりスムーズに進むのに役立ちます。

顧客の満足
クライアントの要求を徹底的に調査した後、ビジネスはプロセスマッピングのような厳格で実行可能なビジネスオペレーションを構築できます。これらの手順は、クライアントの要求を満たし、持続可能な利点を提供します。一連のビジネスプロセスマッピングが要件と一致する場合にのみ、消費者は安心します。

機能するリスク管理

Business Process Map

どのプロセスも一見すると実行可能に見えるかもしれませんが、その有効性を評価することは、このプロセスのすべての段階を包括的に見ないと困難です。欠点はいつでも発生する可能性がありますが、ビジネスマッピングプロセスでは、起こりうる危険と問題をより簡単に認識できます。

進捗状況の測定に役立ちます
プロセスマッピングは、プロセスに対して作成された変更と拡張の監視に役立ちます。手順の特定の段階を計算して知ることは、かなり簡単であり、その結果、より驚くべき進歩と、マッピングプロセスの有効性を評価し、パフォーマンスを監視する能力が得られます。

価値の低い運用を簡素化
ビジネスプロセスマッピングを使用すると、価値の低い手順を簡素化し、ビジネスの成功を大幅に高める方法に置き換えることができます。これにより、品質を低下させることなく、優れた効果が保証されます。

不要な手続きが減る
ビジネスプロセスマッピングは、各手順を詳細に調べることで、各手順のすべての情報を公開します。マッピングプロセス全体を再構成すると、不要な反復手順が削減されます。

効果的なプロセスマッピングの 4 つのステップは何ですか?

以下は、効果的なプロセスマッピングにつながる 4 つのステップです。

達成したいプロジェクトの改善目標を定義する
プロジェクトのロードマップを作成する
マッピングするプロセスを決定します。
プロのチームを編成

ビジネスプロセスの 7 つのステップは何ですか?

以下は、ビジネスプロセスマッピングの 7 つの手順です。

目標を定義する
プロジェクトのロードマップを定義する
マッピングしたいプロセスを選択してください
堅実でプロフェッショナルなチームを構築する
さまざまな意見に耳を傾ける
接続性と配置を調べる
改善が必要な領域を評価して特定する

ビジネスプロセス管理プロセスの 5 つのステップは何ですか?

ビジネスプロセス管理は、ビジネスプロセスを開発、実行、監督、および最適化するためにさまざまな手法を採用するプラクティスです。ビジネスプロセスとは、マーケティング戦略の助けを借りてビジネスの成果を生み出すために調整された、ユーザー、フレームワーク、データなどの行動です。

ビジネスプロセス管理の 5 つのステップを次に示します。

デザイン

ビジネスプロセスのこのステップでは、ビジネスプラクティスを理解する必要があります。

モデル

現在のビジネス慣行を支援する新しい戦略を認識、決定、および表示します。

実行する

このステップでは、最初に少数のユーザーでビジネスプロセスをチェックし、全員が利用できるようにすることで、ビジネスプロセスを実行します。

モニター

これは、マクロ予測因子とミクロ予測因子の両方に集中するためのものです。

最適化

プロセスマッピングの有効性を簡素化および強化し、一貫した計画で個々のビジネスシステム構成を強化します。

概要

ビジネスプロセスマッピングは、ビジネスプログラムを調整、処理、および強化するための優れた方法です。プロセスマッピング手法を使用すると、重要な隙間に詰め込みながら壊れたアイテムを修復できます。これを実現するための最も効率的で簡単な方法は、適切なツールとプログラムを使用することです。

そのため、今日の組織に最適な処理マッピングツールとアプリケーションを見つけて利用してください。これは、特定の必須要素と仕様をすべて満たしています。また、ビジネスを最適化するために内部 Web またはモバイルアプリケーションを開発するタスクに直面している場合は、ビジュアルプログラミングなどのアプローチを検討してください。このアプローチは、従来のソフトウェア開発よりもはるかに高速で効率的で、安価です。ノーコードプラットフォームの AppMaster は、ビジュアルコーディングツールの好例です。