Les cartes de processus métier sont une technique développée pour concevoir un processus de manière schématique afin que chaque membre de l'équipe réalise la même idée et exécute le processus dans la méthode exacte. Cherchez-vous à convaincre tous les membres de votre personnel de remarquer un processus avec la même approche même s'ils ont tous des natures et des points de vue différents ? Aussi, comment convaincre l'ensemble de votre groupe d'exécuter un processus en utilisant la technique exacte ?
Cet article couvrira à la fois les concepts débutants et sophistiqués de la cartographie des processus métier, tels que la définition, les objectifs, les étapes, les types et les avantages. Nous examinerons les principes fondamentaux et la structure de la cartographie des processus métier et l'état actuel du processus de cartographie. Et nous discuterons des étapes généralement utilisées dans la cartographie des processus et de la manière de créer une carte. En fin de compte, nous discuterons de la façon dont la cartographie des processus métier se conforme aux processus de planification et aux cycles de cartographie des processus.
Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
Une carte de processus illustre les étapes d'une procédure de travail à travers diverses approches telles que des organigrammes, des graphiques, des diagrammes, etc. Elle est liée à un cadre qui fournit une vision réflexive ou supérieure d'un processus en mettant en évidence les activités pratiques appliquées et leur fonctionnement depuis le début pour finir. Il révèle également des informations cruciales sur chaque activité, y compris qui, quand, où, comment et pourquoi. Les plans ou un cadre clarifient chaque étape du processus, qui est responsable de son exécution et les exigences requises pour qu'il ait lieu.
Décomposer chaque phase d'un processus métier peut vous fournir une compréhension approfondie du fonctionnement des processus. Vous pouvez reconnaître les avantages et les inconvénients de chaque étape du processus, identifier les ralentissements possibles et déterminer qui est impliqué dans le processus en évaluant chaque étape. Travailler pour améliorer les systèmes actuels devient extrêmement facile une fois que vous les comprenez parfaitement, ce qui contribue à l'efficacité.
La cartographie des processus métier peut faciliter la planification et l'administration organisationnelles en présentant des processus dans tous les différents départements. Cette technique est une séquence de fonctions ou d'occasions qui aboutissent à la livraison d'un produit final. De tels processus métier peuvent être trouvés dans toutes les organisations et impliquent la coopération des personnes, des services, des applications et des informations dans toute l'organisation.
Le but ultime de la cartographie des processus est de fournir des informations détaillées sur les processus qui aident l'organisation et comment ils l'aident à atteindre ses objectifs commerciaux. Cela leur permet de gérer leurs entreprises de manière plus efficace, productive et flexible. Enfin, une entreprise qui comprend sa gestion peut appliquer des approches pour alléger ses processus, réduire ses coûts, gagner du temps et obtenir de nombreux avantages.
Quel est exactement l'objectif de la cartographie des processus métier ?
Les administrateurs peuvent avoir besoin d'une cartographie des processus pour mieux comprendre toutes les fonctions organisationnelles et la manière dont elles peuvent influencer les objectifs commerciaux et d'autres aspects tels que la conformité. La cartographie des processus peut aider les entreprises à devenir plus performantes, pratiques et flexibles en offrant une vue claire et approfondie de tous les cadres et des problèmes potentiels. Les cartes de processus permettent aux experts de reconnaître comment améliorer l'efficacité de leurs organisations en réfléchissant à leurs cadres.
Lors de la cartographie d'un processus, vous devez le tracer afin que tout le monde le comprenne. La portée de la cartographie des processus métier inclura les principales initiatives, les sources telles que les composants ou la main-d'œuvre, et les liens entre elles. Une cartographie des processus peut couvrir plusieurs organisations et équipes et impliquer des parties prenantes externes. Tout dépend du processus.
Quelles sont les étapes d'une cartographie efficace des processus ?
Des progrès substantiels et à long terme sont concevables grâce à une cartographie efficace des processus, qui peut être enseignée à tous les membres du personnel et fournit un soutien pratique dans toute l'organisation. Avant de lancer un nouveau projet, suivez les étapes indiquées pour cartographier les processus productifs décrites ci-dessous.
1. Définir les objectifs d'amélioration du projet
Atteindre des objectifs constructifs est essentiel à la réalisation d'un projet pratique. Ils peuvent aller des gains d'efficacité aux bénéfices supplémentaires en passant par la conformité réglementaire. Reconnaître ce que vous avez l'intention d'obtenir est essentiel pour développer une initiative qui répondra à vos objectifs.
2. Créer la feuille de route du projet
La deuxième étape de la cartographie des processus vous demande de développer le plan de projet. Ce plan doit contenir l'identification du personnel technique, les actions, le calendrier et les achats, qui fonctionnent comme une feuille de route pour une réalisation pratique.
3. Déterminez quel processus vous souhaitez cartographier
Il est fortement suggéré de cartographier tous les processus métier. Cependant, vous devez d'abord sélectionner un processus pour commencer à créer un graphique. Nous vous conseillons de sélectionner les processus les plus critiques pour votre entreprise. Cela vous permet de surveiller la fluidité du processus. Vous pouvez choisir le processus en utilisant l'une des 3 techniques :
- Méthode de réaction
Lorsqu'un processus échoue ou est sous-performant en raison d'une restriction, le mappage est utilisé pour reconnaître et résoudre le problème.
- Approche stratégique
Une fois que vous aurez modifié le plan global de votre entreprise, vous choisirez un nouveau processus qui pourrait être essentiel à l'atteinte des objectifs de votre entreprise. En utilisant cette technique, vous tracerez le nouveau processus.
- Basé sur le client
Vous pouvez offrir à vos clients quelque chose d'amélioré si vous élaborez un processus pour améliorer la satisfaction client et résoudre tous les problèmes liés au bonheur des utilisateurs dans votre entreprise.
4. Choisissez un système d'entreprise ou une chaîne d'approvisionnement à étudier
Pour mesurer la cohérence et l'intégration, tous les processus au sein d'un même système d'entreprise ou d'une même chaîne d'approvisionnement doivent être explorés en tant que projet spécifique. Dans un même processus, les interactions effet-cause sont inhabituelles.
5. Constituez l'équipe du projet
Bien que vous puissiez croire que vous savez tout sur votre entreprise, il est essentiel de suivre les suggestions de vos employés de paddock impliqués dans les processus spécifiques. Les informations de votre personnel sont utiles, principalement parce qu'ils peuvent avoir de bonnes suggestions pour améliorer les processus.
Personne n'aime passer par l'altération. Un plan d'action de cartographie des technologies de processus peut faire en sorte que quelques travailleurs au sol ne se sentent pas en sécurité, car cela pourrait entraîner le licenciement de quelqu'un. Cependant, impliquer vos travailleurs au sol dans la nouvelle initiative de cartographie des processus leur permet de lancer leurs points de vue et d'expliquer leurs craintes.
Vous pouvez essayer de convaincre vos travailleurs des avantages des équipes en utilisant des systèmes de gestion des équipes. Si possible, recrutez également un cadre supérieur dans votre équipe. Après quoi, vous n'aurez pas à demander la permission aux superviseurs pour chaque léger ajustement.
6. Recueillir des informations
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs et les processus que vous souhaitez suivre, l'étape suivante consiste à collecter les données nécessaires. Chaque étape du processus doit être reconnue et documentée, y compris quels membres du personnel font quoi, quand ils exécutent leur partie du travail et comment ils l'accomplissent. Plus vous obtenez de données, plus les processus peuvent être complets. Plus d'informations a toujours été préférable à moins de détails au départ. Si certaines informations n'ont pas de sens, vous pouvez toujours les extraire plus tard.
7. Écoutez différents points de vue
Pour accumuler des données, il faut parler avec des personnes pertinentes et les interroger sur leur connaissance de l'ensemble du processus. Utilisez les données pertinentes qu'ils fournissent pour identifier les problèmes et les moyens d'améliorer les processus.
Les employés auront constamment leurs idées sur la façon dont les choses doivent être faites. Vous devriez prêter attention à ce qu'ils ont à suggérer, car l'écoute d'une opinion différente vous aidera à comprendre efficacement le système.
8. Examiner la connectivité et l'alignement
Parmi les éléments critiques de la cartographie des processus, l'un est l'arrangement du système d'entreprise. Ce système implique que toutes les parties prenantes concernées s'associent pour évaluer leurs relations avec les clients. En conséquence, les parties prenantes concernées doivent identifier et combler l'écart d'interconnexion entre les méthodes au sein de la structure de l'entreprise.
9. Déterminer la valeur client
Votre équipe doit évaluer les connaissances du propriétaire du processus sur le client principal du processus et, une fois qu'elles sont correctes, identifier les exigences de performance de sortie qui répondent aux besoins du client.
10. Mener une analyse de processus
L'analyse des processus informe l'équipe des éventuelles améliorations technologiques potentielles. La gestion de la valeur, l'examen du passif, l'analyse des faits, l'estimation du temps de cycle, l'étude des actifs et l'analyse de l'efficacité des processus en sont tous des exemples.
11. Réaliser une cartographie des processus métier de base
Une fois que vous avez rassemblé toutes les données nécessaires, l'étape suivante consiste à développer l'organigramme des processus métier de base. Ce point indique comment les processus fonctionnent maintenant. Il mettra en évidence tous les problèmes ou défauts afin que vous puissiez décider des progrès à commencer. Permettez au diagramme de processus métier de base de fonctionner comme preuve de tout ce qui doit être amélioré et modifié. Si vous décidez de créer un autre organigramme, comparez-le avec l'ancien pour voir s'il a été amélioré.
Nous vous suggérons de générer votre graphique à l'aide de l'outil de cartographie des processus métier, car la cartographie permet de rendre les processus de mise en page plus efficaces, polyvalents et cohérents. Le logiciel comprend tout l'équipement dont vous aurez besoin pour évaluer le résultat.
12. Évaluer et identifier les domaines à améliorer
Une fois votre carte de processus terminée, ne pensez jamais que le travail est terminé. Vous devez continuer à apprendre du tableau et, si nécessaire, faire des ajustements. Sur la base d'évaluations antérieures, vous avez peut-être trouvé quelques flux à l'intérieur de la procédure. Cependant, le graphique vous permet de localiser des flux supplémentaires.
Pour optimiser les processus, vous effectuerez ensuite des améliorations de processus et une reconfiguration des processus métier au fur et à mesure de votre progression. Une fois que vous comprenez comment il fonctionne, vous pouvez appliquer les processus les plus courants à une échelle inférieure. Si les nouveaux processus sont plus performants que les anciens, intégrez-les dans toute votre organisation.
13. Examinez et confirmez la carte du processus
Examinez à nouveau la cartographie finale des processus. Inspectez chaque composant et chaque phase pour un meilleur flux et jetez un coup d'œil à un moyen d'évaluer la cartographie des processus. Confirmez toutes les perturbations notables, les réductions, les limitations, les fonctions vagues, etc., afin qu'elles puissent être gérées et corrigées.
Vous devez également passer en revue la dernière procédure avec le personnel concerné pour vous assurer que tout le monde est sur la plate-forme avec la procédure récemment documentée. Par exemple, passez en revue les nouveaux processus avec le recruteur et les ressources humaines pour vous assurer que tout le monde est sur la plateforme avec les processus nouvellement formulés. Cherchez à éradiquer les facteurs limitants et confirmez que cette cartographie des processus est identique à la précédente.
Types de mappage des processus métier
Vous pouvez définir les processus et les normes grâce à la cartographie des processus métier. Vous pouvez améliorer vos connaissances sur le fonctionnement de chaque composant de l'entreprise en visualisant les processus mieux représentés par des tableaux et des graphiques. Mais le premier point que vous devez comprendre lors de la création des cartes de processus est son intention.
L'objectif de l'organigramme est de vous aider à en générer un qui réponde à vos besoins spécifiques. Commençons et examinons les différents diagrammes et organigrammes utilisés pour créer une cartographie complète des processus métier.
- L'organigramme de processus descendant fondamental
C'est l'un des types les plus couramment utilisés et le mappage de processus le plus simple. Il a le potentiel de concevoir et d'enregistrer des processus, de résoudre des problèmes et des programmes de mesure, et d'aider les membres de l'équipe à interagir. Les développeurs de logiciels utilisent fréquemment des cartes de processus pour planifier de nouvelles initiatives. Les organigrammes de processus descendants sont extrêmement bénéfiques lorsque le dernier projet comprend une série chronologique historique d'étapes cruciales pour l'identification.
Les cartes de processus ont le potentiel d'évaluer ce que semblent être les structures d'interaction significatives et où elles sont essentielles à l'approche globale. Ce type peut également montrer à quoi peut ressembler le processus sans les étapes inutiles.
- Un organigramme complet
Ce diagramme de flux représente une édition extravagante d'un mappage de processus. Ce type de mappage de processus suppose que cette forme unique du diagramme inclut toutes les informations de chaque processus plus mineur. Une cartographie complète des processus est fonctionnelle lorsqu'il est crucial d'inclure chaque information (entrées et sorties) associée à une étape du processus. Il peut également être utilisé pour définir des choix de processus stratégiques.
- Organigramme du SIPOC-R
SIPOC est un terme qui signifie fournisseur, intrants, processus, extrants et client. Il s'agit d'un type simple de cartographie des processus. Il efface plus de 99% des données et se concentre uniquement sur les nécessités d'une cartographie globale des processus et du personnel travaillant. Cet organigramme peut être utilisé pour définir les composants les plus critiques d'une cartographie de processus avant de développer un organigramme complet. Il est également utile pour limiter l'étendue des procédures complexes.
- Organigramme de haut niveau
Il s'agit d'un autre type de cartographie de processus préféré, également connu sous le nom de diagramme le plus élevé ou de chaîne d'approvisionnement, et il décrit les détails du processus des actions internes. Ce type de schéma de processus est fréquemment appliqué pour décrire et concevoir des opérations commerciales. Il a également le potentiel de déterminer les aspects les plus cruciaux d'une procédure. Néanmoins, il n'entre pas plus en profondeur en ce qui concerne les volets de retravail, les décisions prises, les responsabilités engagées, etc.
- Organigramme des couloirs
Ce type de cartographie des processus et celui de ses contemporains sont incroyablement similaires. La principale distinction entre eux est que dans l'organigramme de couloir, chaque étape est divisée entre des personnes ou des groupes distincts qui en sont responsables. Cela fait de l'organigramme de couloir un système assez approprié pour les processus qui ont besoin de ce type de mappage de processus. Ce processus de cartographie indique où chaque personne doit commencer son travail, supprimant ainsi la probabilité d'incertitude concernant qui est principalement responsable de quoi.
- Organigramme de la chaîne de valeur
Une cartographie des processus de flux de valeur montre la séquence de données et de composants nécessaires pour fournir des biens aux clients. Cette cartographie des processus permet d'analyser les données, d'enregistrer des métriques, de développer des idées et de reconnaître les points d'intérêt pour les travaux à venir.
- Diagramme de flux de données
Ce type de cartographie des processus aide à déplacer les données d'un endroit à un autre. C'est la manière d'organiser le matériel qui a été rassemblé dans sa forme originale. Ils confirment les procédures en démontrant comment ils sont connectés à l'aide d'ensembles de données et comment ils se connectent au monde extérieur et aux consommateurs. Cette cartographie des processus peut être appliquée en tant que composant de documentation pour surveiller les processus évalués.
- Tableau de flux de processus
Il s'agit de l'un des types de cartographie de processus les plus courants, car il correspond parfaitement à ce que les créateurs de cartes de processus ont lancé il y a près de 100 ans. Ils sont appliqués pour éclairer les corrélations essentielles discutées par des éléments significatifs trouvés dans un bâtiment de fabrication.
Ces types de schémas de processus peuvent être créés manuellement ou avec des logiciels tels que Microsoft Office. Le seul inconvénient de cette approche est son absence de polyvalence ou d'agilité. Mais la connaissance et la clarté sont également attrayantes.
Avantages de la cartographie des processus métier
La cartographie des processus métier aide à remodeler les entreprises de nombreuses manières, et si vous ne cartographiez pas les processus, vous manquez sérieusement. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la manière dont les processus de cartographie aident les entreprises.
Satisfaction et engagement des travailleurs
Les travailleurs sont l'atout le plus important que toute entreprise puisse avoir. Cependant, de nombreuses entreprises ne se concentrent pas sur les compétences, la compréhension et le dévouement de leurs employés pour résoudre des problèmes complexes afin de gérer une bonne entreprise. Le moyen le plus efficace d'améliorer l'engagement des employés est de les impliquer dans le processus qu'ils exécutent. Avec la cartographie des processus, toute entreprise peut atteindre la satisfaction et l'engagement de ses employés.
Reconnaître facilement les problèmes incertains
Avec la cartographie des processus, vous pouvez rapidement reconnaître un processus qui consomme beaucoup de temps et d'argent pour votre entreprise. Les obstacles peuvent prendre des heures et des pertes d'argent dans l'entreprise ; par conséquent, il est plus simple d'arrêter de tels troubles dans le calice si vous comprenez parfaitement leur rôle dans le processus. Le processus de cartographie aide les processus à se dérouler plus facilement dans l'ensemble.
Satisfaction client
Après un examen approfondi des demandes des clients, une entreprise peut construire des opérations commerciales rigoureuses et réalisables comme la cartographie des processus. Ces procédures répondront aux exigences du client et fourniront un avantage durable. Les consommateurs ne sont à l'aise que si une séquence de cartographie des processus métier correspond à leurs besoins.
Une gestion des risques qui fonctionne
Tout processus peut sembler faisable au premier coup d'œil, mais évaluer son efficacité est difficile sans une vue complète de chaque phase de ce processus. Les inconvénients peuvent survenir à tout moment, mais un processus de cartographie d'entreprise reconnaît les dangers et les problèmes possibles plus simplement.
Aide à mesurer les progrès
La cartographie des processus aide à surveiller les modifications et les améliorations apportées au processus. La comptabilisation et la connaissance des phases spécifiques d'une procédure sont relativement simples, ce qui se traduit par des avancées plus extraordinaires et la capacité d'évaluer l'efficacité du processus de cartographie et de surveiller les performances.
Simplifiez les opérations à faible valeur
La cartographie des processus métier vous permet de simplifier les procédures à faible valeur ajoutée et de les remplacer par des méthodes qui amélioreront considérablement le succès de votre entreprise. Cela garantit une bonne efficacité sans nuire à la qualité.
Réduit le nombre de procédures inutiles
La cartographie des processus métier expose toutes les informations de chaque procédure en les examinant de manière approfondie. Une fois que vous avez reconfiguré l'ensemble du processus de mappage, les procédures répétitives inutiles sont réduites.
Quelles sont les quatre étapes d'une cartographie efficace des processus ?
Vous trouverez ci-dessous les quatre étapes menant à une cartographie efficace des processus.
- Définir les objectifs d'amélioration du projet que vous souhaitez atteindre
- Élaborez la feuille de route de votre projet
- Déterminez quel processus vous souhaitez cartographier.
- Constituer une équipe professionnelle
Quelles sont les sept étapes du processus métier ?
Vous trouverez ci-dessous sept étapes de la cartographie des processus métier.
- Définissez vos objectifs
- Définissez la feuille de route de votre projet
- Choisissez le processus que vous souhaitez cartographier
- Bâtir une équipe solide et professionnelle
- Écouter différents points de vue
- Examiner la connectivité et l'alignement
- Évaluer et identifier les domaines à améliorer
Quelles sont les cinq étapes du processus de gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier est une pratique qui utilise une variété de techniques pour développer, exécuter, superviser et optimiser les processus métier. Les processus métier sont le comportement des utilisateurs, des cadres, des données et des éléments coordonnés pour générer des résultats commerciaux avec l'aide d'une stratégie marketing.
Voici les cinq étapes de la gestion des processus métier.
- Concevoir
Cette étape du processus métier consiste à comprendre les pratiques commerciales.
- Modèle
Il reconnaît, détermine et affiche de nouvelles stratégies pour aider les pratiques commerciales actuelles.
- Exécuter
Cette étape consiste à exécuter un processus métier en le vérifiant d'abord avec quelques utilisateurs et en le rendant accessible à tous.
- Moniteur
C'est pour se concentrer à la fois sur les prédicteurs macro et micro.
- Optimiser
Simplifier et améliorer l'efficacité de la cartographie des processus et dynamiser la configuration des systèmes d'entreprise individuels avec un plan cohérent.
Sommaire
La cartographie des processus métier est une excellente méthode pour organiser, gérer et améliorer vos programmes métier. Avec la technique de cartographie des processus, vous pouvez réparer les éléments cassés tout en comblant les lacunes critiques. La méthode la plus efficace et la plus simple pour y parvenir consiste à utiliser les outils et les programmes appropriés.
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