ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মানচিত্র হল এমন একটি কৌশল যা একটি প্রক্রিয়াকে চিত্রগতভাবে ডিজাইন করার জন্য তৈরি করা হয়েছে যাতে প্রতিটি দলের সদস্য একই ধারণা অর্জন করে এবং সঠিক পদ্ধতিতে প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করে। আপনি কি আপনার কর্মীদের প্রত্যেককে একই পদ্ধতির সাথে একটি প্রক্রিয়া লক্ষ্য করার জন্য প্ররোচিত করতে চাইছেন যদিও তাদের সকলের বিভিন্ন প্রকৃতি এবং দৃষ্টিভঙ্গি রয়েছে? এছাড়াও, আপনি কীভাবে আপনার পুরো গোষ্ঠীকে সঠিক কৌশল নিযুক্ত করে একটি প্রক্রিয়া সম্পাদন করতে রাজি করবেন?
এই নিবন্ধটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং সম্পর্কে শিক্ষানবিস এবং পরিশীলিত উভয় ধারণাকে কভার করবে, যেমন সংজ্ঞা, লক্ষ্য, পদক্ষেপ, প্রকার এবং সুবিধা। আমরা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের মৌলিক ও কাঠামো এবং ম্যাপিং প্রক্রিয়ার বর্তমান অবস্থা পরীক্ষা করব। এবং আমরা প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ে সাধারণত ব্যবহৃত ধাপগুলি এবং কীভাবে একটি মানচিত্র তৈরি করতে হয় তা নিয়ে আলোচনা করব। পরিশেষে, আমরা আলোচনা করব কিভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং পরিকল্পনা প্রক্রিয়া এবং প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের চক্রের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।
প্রক্রিয়া ম্যাপিং কি?
একটি প্রক্রিয়া মানচিত্র বিভিন্ন পদ্ধতির যেমন ফ্লোচার্ট, চার্ট, ডায়াগ্রাম ইত্যাদির মাধ্যমে একটি কাজের পদ্ধতির পর্যায়গুলিকে চিত্রিত করে৷ এটি এমন একটি কাঠামোর সাথে সম্পর্কিত যা প্রয়োগ করা অনুশীলন কার্যক্রমগুলিকে হাইলাইট করে এবং কীভাবে তারা শুরু থেকে কার্য সম্পাদন করে একটি প্রক্রিয়ার একটি প্রতিফলিত বা উপরের চেহারা প্রদান করে৷ শেষ. এটি কে, কখন, কোথায়, কিভাবে এবং কেন সহ প্রতিটি কার্যকলাপ সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উন্মোচন করে। ব্লুপ্রিন্ট বা একটি কাঠামো প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায় স্পষ্ট করে, এটি বহন করার জন্য কারা দায়ী, এবং এটি হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তাগুলি।
একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায় ভেঙে ফেলা আপনাকে প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে কাজ করে তার একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ বোঝার সাথে প্রদান করতে পারে। আপনি প্রক্রিয়াটির প্রতিটি পর্যায়ের সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি চিনতে পারেন, সম্ভাব্য মন্থরতা চিহ্নিত করতে পারেন এবং প্রতিটি পর্যায়ে মূল্যায়ন করে কে এই প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত তা নির্ধারণ করতে পারেন। বর্তমান সিস্টেমগুলিকে উন্নত করার জন্য কাজ করা অত্যন্ত সহজ হয়ে যায় একবার আপনি সেগুলি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারলে, যা দক্ষতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করে৷
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং সমস্ত বিভিন্ন বিভাগে প্রক্রিয়াগুলি বৈশিষ্ট্যযুক্ত করে সাংগঠনিক পরিকল্পনা এবং প্রশাসনকে সহায়তা করতে পারে। এই কৌশলটি ফাংশন বা অনুষ্ঠানগুলির একটি ক্রম যা একটি চূড়ান্ত পণ্য সরবরাহের মধ্যে শেষ হয়। এই ধরনের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি প্রতিটি সংস্থা জুড়ে পাওয়া যেতে পারে এবং সমগ্র সংস্থা জুড়ে লোকজন, বিভাগ, অ্যাপ এবং তথ্যের সহযোগিতা জড়িত।
প্রসেস ম্যাপিংয়ের চূড়ান্ত উদ্দেশ্য হল সেই প্রক্রিয়াগুলি সম্পর্কে গভীর তথ্য দেওয়া যা সংস্থাকে সহায়তা করে এবং কীভাবে তারা এটিকে তার ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে। এটি তাদের ব্যবসাগুলিকে আরও কার্যকরী, উত্পাদনশীল এবং নমনীয় করতে সক্ষম করে। অবশেষে, একটি কোম্পানি যে তার ব্যবস্থাপনা বুঝতে পারে তার প্রক্রিয়াগুলি সহজ করতে, খরচ কমাতে, সময় বাঁচাতে এবং অসংখ্য সুবিধা পেতে পন্থা প্রয়োগ করতে পারে।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের উদ্দেশ্য ঠিক কী?
সমস্ত সাংগঠনিক ফাংশন এবং কীভাবে তারা ব্যবসায়ের উদ্দেশ্য এবং সামঞ্জস্যের মতো অন্যান্য দিকগুলিকে প্রভাবিত করতে পারে সে সম্পর্কে আরও ভাল বোঝার জন্য পরিচালকদের প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের প্রয়োজন হতে পারে। প্রক্রিয়া ম্যাপিং ব্যবসাগুলিকে আরও সফল, সুবিধাজনক এবং নমনীয় হতে সাহায্য করতে পারে সমস্ত ফ্রেমওয়ার্ক এবং সম্ভাব্য সমস্যাগুলির একটি পরিষ্কার এবং গভীর দৃষ্টিভঙ্গি প্রদান করে। প্রক্রিয়া মানচিত্রগুলি বিশেষজ্ঞদের তাদের কাঠামোর মধ্যে চিন্তা করে কীভাবে তাদের সংস্থার দক্ষতা উন্নত করতে হয় তা চিনতে সক্ষম করে।
একটি প্রক্রিয়া ম্যাপ করার সময়, আপনার এটি চার্ট করা উচিত যাতে সবাই এটি বুঝতে পারে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের সুযোগে শীর্ষ উদ্যোগ, উপাদান বা শ্রমের মতো উত্স এবং তাদের মধ্যে সংযোগ অন্তর্ভুক্ত থাকবে। একটি প্রক্রিয়া মানচিত্র একাধিক সংস্থা এবং দলকে বিস্তৃত করতে পারে এবং বহিরাগত স্টেকহোল্ডারদের জড়িত করতে পারে। সবকিছু প্রক্রিয়ার উপর নির্ভর করে।
কার্যকর প্রক্রিয়া ম্যাপিং পদক্ষেপ কি কি?
দক্ষ প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে উল্লেখযোগ্য এবং দীর্ঘমেয়াদী অগ্রগতি অনুমেয়, যা সমস্ত কর্মী সদস্যদের শেখানো যেতে পারে এবং পুরো সংস্থা জুড়ে ব্যবহারিক সহায়তা প্রদান করে। একটি নতুন প্রকল্প চালু করার আগে, নীচে বর্ণিত উত্পাদনশীল প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের জন্য প্রদত্ত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
1. প্রকল্পের উন্নতির উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করুন
একটি বাস্তব প্রকল্প সম্পূর্ণ করার জন্য গঠনমূলক লক্ষ্য অর্জন করা গুরুত্বপূর্ণ। তারা দক্ষতা লাভ থেকে অতিরিক্ত লাভ থেকে নিয়ন্ত্রক সম্মতি পর্যন্ত পরিবর্তিত হতে পারে। আপনি যা পেতে চান তা স্বীকার করা একটি উদ্যোগ বিকাশের জন্য অপরিহার্য যা আপনার উদ্দেশ্য পূরণ করবে।
2. প্রকল্পের রোডম্যাপ তৈরি করুন
প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের দ্বিতীয় ধাপটি আপনাকে প্রকল্প পরিকল্পনা বিকাশের দাবি করে। এই পরিকল্পনায় প্রযুক্তিগত কর্মীদের সনাক্তকরণ, ক্রিয়াকলাপ, সময়সীমা এবং সংগ্রহ থাকা উচিত, যা ব্যবহারিক সমাপ্তির জন্য একটি রোড ম্যাপ হিসাবে কাজ করে।
3. আপনি কোন প্রক্রিয়া ম্যাপ করতে চান তা নির্ধারণ করুন
সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে ম্যাপ করার জন্য অত্যন্ত পরামর্শ দেওয়া হয়। যাইহোক, চার্টিং শুরু করার জন্য আপনাকে প্রথমে একটি প্রক্রিয়া নির্বাচন করতে হবে। আমরা পরামর্শ দিই যে আপনি আপনার কর্পোরেশনের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়াগুলি নির্বাচন করুন৷ এটি আপনাকে প্রক্রিয়াটি কতটা মসৃণভাবে অগ্রসর হয় তা নিরীক্ষণ করতে দেয়। আপনি 3টি কৌশলের মধ্যে একটি ব্যবহার করে প্রক্রিয়াটি বেছে নিতে পারেন:
- প্রতিক্রিয়া পদ্ধতি
যখন একটি প্রক্রিয়া ব্যর্থ হয় বা সীমাবদ্ধতার কারণে কম কাজ করে, তখন ম্যাপিং সমস্যাটি সনাক্ত করতে এবং সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।
- কৌশলগত পদ্ধতি
একবার আপনি আপনার কোম্পানির সামগ্রিক পরিকল্পনা পরিবর্তন করলে, আপনি একটি নতুন প্রক্রিয়া বেছে নেবেন যা আপনার কর্পোরেশনের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য অপরিহার্য হতে পারে। এই কৌশলটি ব্যবহার করে, আপনি নতুন প্রক্রিয়াটি চার্ট আউট করবেন।
- গ্রাহক ভিত্তিক
আপনি যদি গ্রাহকের সন্তুষ্টি বাড়াতে এবং আপনার কোম্পানিতে ব্যবহারকারীর সুখের সাথে যেকোনো সমস্যা মোকাবেলা করার জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করেন তবে আপনি আপনার ক্লায়েন্টদের উন্নত কিছু সরবরাহ করতে পারেন।
4. তদন্ত করার জন্য একটি ব্যবসায়িক ব্যবস্থা বা সাপ্লাই চেইন বেছে নিন
সামঞ্জস্য এবং একীকরণ পরিমাপ করতে, একই ব্যবসায়িক ব্যবস্থা বা সরবরাহ শৃঙ্খলের মধ্যে সমস্ত প্রক্রিয়া একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প হিসাবে অন্বেষণ করা আবশ্যক। একটি একক প্রক্রিয়ায়, প্রভাব এবং কারণ মিথস্ক্রিয়া অস্বাভাবিক।
5. প্রকল্প দল একত্রিত করুন
যদিও আপনি বিশ্বাস করতে পারেন যে আপনি আপনার কোম্পানি সম্পর্কে সব জানেন, তবে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত আপনার প্যাডক কর্মীদের পরামর্শ নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনার কর্মীদের তথ্য সুবিধাজনক, প্রধানত কারণ তাদের কাছে প্রক্রিয়াগুলি উন্নত করার জন্য ভাল পরামর্শ থাকতে পারে।
কেউ পরিবর্তনের মধ্য দিয়ে যাওয়া উপভোগ করে না। একটি প্রসেস টেকনোলজি ম্যাপিং অ্যাকশন প্ল্যান কিছু গ্রাউন্ড ওয়ার্কারকে অনিরাপদ বোধ করতে পারে কারণ এর ফলে কেউ তাদের কর্মসংস্থান ত্যাগ করতে পারে। যাইহোক, নতুন প্রক্রিয়া ম্যাপিং উদ্যোগে আপনার গ্রাউন্ড কর্মীদের জড়িত করা তাদের দৃষ্টিভঙ্গি চালু করতে এবং তাদের ভয় ব্যাখ্যা করতে দেয়।
আপনি শিফট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করে আপনার কর্মীদের শিফট সুবিধার বিষয়ে বোঝানোর চেষ্টা করতে পারেন। যদি সম্ভব হয়, আপনার ক্রুতেও একজন শীর্ষ নির্বাহী নিয়োগ করুন। এর পরে, আপনাকে প্রতিটি সামান্য সামঞ্জস্যের জন্য সুপারভাইজারদের কাছ থেকে অনুমতি নিতে হবে না।
6. তথ্য সংগ্রহ করুন
একবার আপনি আপনার লক্ষ্য এবং আপনি যে প্রক্রিয়াগুলি অনুসরণ করতে চান তা নির্ধারণ করার পরে, পরবর্তী পদক্ষেপটি প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করা। প্রতিটি প্রক্রিয়ার ধাপকে স্বীকৃত এবং নথিভুক্ত করা উচিত, যার মধ্যে কোন স্টাফ সদস্যরা কী করেন, কখন তারা তাদের কাজের অংশটি সম্পাদন করেন এবং কীভাবে তারা এটি সম্পন্ন করেন। আপনি যত বেশি ডেটা অর্জন করবেন, প্রক্রিয়াগুলি তত বেশি বিস্তৃত হতে পারে। আরও তথ্য সর্বদা শুরুতে কম বিবরণের চেয়ে পছন্দনীয়। যদি কিছু তথ্য অর্থহীন হয়, তবে আপনি পরেও এটি বের করতে পারবেন।
7. বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ শুনুন
তথ্য সংগ্রহের জন্য প্রাসঙ্গিক ব্যক্তিদের সাথে কথা বলা এবং সমগ্র প্রক্রিয়া সম্পর্কে তাদের জ্ঞান সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা অন্তর্ভুক্ত। সমস্যাগুলি এবং প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করার উপায়গুলি সনাক্ত করতে তাদের দেওয়া প্রাসঙ্গিক ডেটা ব্যবহার করুন৷
কর্মচারীরা ক্রমাগত তাদের ধারনা ধারণ করবে কিভাবে জিনিসগুলি করা দরকার। তারা কী পরামর্শ দিচ্ছেন সেদিকে আপনার মনোযোগ দেওয়া উচিত কারণ ভিন্ন মতামত শোনা আপনাকে সিস্টেমটিকে কার্যকরভাবে বুঝতে সহায়তা করবে।
8. সংযোগ এবং প্রান্তিককরণ পরীক্ষা করুন
প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলির মধ্যে একটি হল ব্যবসায়িক ব্যবস্থা ব্যবস্থা। এই সিস্টেমটি সমস্ত প্রাসঙ্গিক স্টেকহোল্ডারদের তাদের ক্লায়েন্ট সম্পর্ক মূল্যায়ন করার জন্য দলবদ্ধ করে। ফলস্বরূপ, প্রাসঙ্গিক স্টেকহোল্ডারদের অবশ্যই ব্যবসায়িক কাঠামোর মধ্যে পদ্ধতিগুলির মধ্যে আন্তঃসংযোগের ব্যবধান চিহ্নিত করতে হবে এবং বন্ধ করতে হবে।
9. গ্রাহকের মূল্য নির্ধারণ করুন
আপনার দলকে অবশ্যই প্রাথমিক প্রক্রিয়া ক্লায়েন্ট সম্পর্কে প্রক্রিয়া মালিকের জ্ঞান মূল্যায়ন করতে হবে এবং একবার সঠিক প্রমাণিত হলে, গ্রাহকের চাহিদা পূরণ করে এমন আউটপুট কর্মক্ষমতা প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করতে হবে।
10. একটি প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ পরিচালনা করুন
প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ সম্ভাব্য প্রযুক্তিগত সম্ভাব্য উন্নতি সম্পর্কে দলকে অবহিত করে। মূল্য ব্যবস্থাপনা, দায় পরীক্ষা, তথ্য বিশ্লেষণ, চক্র সময় অনুমান, সম্পদ অধ্যয়ন, এবং প্রক্রিয়া কার্যকারিতা বিশ্লেষণ এই সব নমুনা.
11. বেসলাইন ব্যবসা প্রক্রিয়া মানচিত্র সঞ্চালন
আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করার পরে, পরবর্তী ধাপ হল বেসলাইন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া প্রবাহ চার্ট তৈরি করা। এই পয়েন্টটি নির্দেশ করে কিভাবে প্রক্রিয়াগুলো এখন কাজ করছে। এটি কোন সমস্যা বা ত্রুটি হাইলাইট করবে যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোন অগ্রগতি শুরু করতে হবে। বেসলাইন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া চার্টকে যা কিছু উন্নত এবং পরিবর্তন করা দরকার তার প্রমাণ হিসাবে সম্পাদন করার অনুমতি দিন। আপনি যদি অন্য একটি ফ্লো চার্ট তৈরি করার সিদ্ধান্ত নেন তবে এটিকে উন্নত করা হয়েছে কিনা তা দেখতে পুরানোটির সাথে বৈসাদৃশ্য করুন।
আমরা আপনাকে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং টুল ব্যবহার করে আপনার চার্ট তৈরি করার পরামর্শ দিই কারণ ম্যাপিং লেআউট প্রক্রিয়াগুলিকে আরও দক্ষ, বহুমুখী এবং সুসঙ্গত করতে সাহায্য করে৷ সফ্টওয়্যারটিতে আপনার ফলাফল মূল্যায়ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
12. উন্নতির জন্য ক্ষেত্রগুলি মূল্যায়ন এবং চিহ্নিত করুন
একবার আপনার প্রক্রিয়া মানচিত্র সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, কাজটি শেষ হয়ে গেছে বলে মনে করবেন না। আপনাকে অবশ্যই চার্ট থেকে শিখতে হবে এবং প্রয়োজনে সামঞ্জস্য করতে হবে। পূর্বের মূল্যায়নের উপর ভিত্তি করে, আপনি পদ্ধতির ভিতরে কয়েকটি স্ট্রীম খুঁজে পেয়েছেন। যাইহোক, চার্ট আপনাকে অতিরিক্ত প্রবাহ সনাক্ত করতে দেয়।
প্রক্রিয়াগুলি অপ্টিমাইজ করার জন্য, আপনি অগ্রসর হওয়ার সাথে সাথে প্রক্রিয়া উন্নতি এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পুনর্বিন্যাস সম্পাদন করবেন। একবার আপনি এটি কীভাবে সম্পাদন করে তা বুঝতে পারলে, আপনি নিম্ন স্কেলে সর্বাধিক বর্তমান প্রক্রিয়াগুলি প্রয়োগ করতে পারেন। যদি নতুন প্রক্রিয়াগুলি পুরানোগুলিকে ছাড়িয়ে যায় তবে সেগুলিকে আপনার সংস্থায় অন্তর্ভুক্ত করুন৷
13. প্রক্রিয়া মানচিত্র পরীক্ষা এবং নিশ্চিত করুন
চূড়ান্ত প্রক্রিয়া ম্যাপিং আবার পর্যালোচনা করুন. ভাল প্রবাহের জন্য প্রতিটি উপাদান এবং পর্যায় পরিদর্শন করুন, এবং প্রক্রিয়া ম্যাপিং মূল্যায়ন করার একটি উপায়ের এক ঝলক নিন। যেকোন লক্ষণীয় ব্যাঘাত, কাটব্যাক, সীমাবদ্ধতা, অস্পষ্ট ফাংশন এবং আরও অনেক কিছু নিশ্চিত করুন যাতে সেগুলি পরিচালনা এবং স্থির করা যায়।
সাম্প্রতিক নথিভুক্ত পদ্ধতির সাথে প্রত্যেকে প্ল্যাটফর্মে রয়েছে তা নিশ্চিত করতে আপনার প্রভাবিত কর্মীদের সাথে সর্বশেষ পদ্ধতি পর্যালোচনা করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, নতুন প্রণয়ন প্রক্রিয়াগুলির সাথে সবাই প্ল্যাটফর্মে রয়েছে তা নিশ্চিত করতে নিয়োগকারী এবং মানব সম্পদের সাথে নতুন প্রক্রিয়াগুলি পর্যালোচনা করুন। কোনো সীমাবদ্ধ কারণ নির্মূল করার চেষ্টা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এই প্রক্রিয়া ম্যাপিংটি আগেরটির সাথে অভিন্ন।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং প্রকার
আপনি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে প্রক্রিয়া এবং নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করতে পারেন। চার্ট এবং গ্রাফ দ্বারা ভালভাবে উপস্থাপিত প্রক্রিয়াগুলি দেখে কোম্পানির প্রতিটি উপাদান কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে আপনি আপনার জ্ঞান উন্নত করতে পারেন। কিন্তু প্রক্রিয়া মানচিত্র তৈরি করার সময় আপনাকে প্রথম পয়েন্টটি বুঝতে হবে তার উদ্দেশ্য।
ফ্লোচার্টের লক্ষ্য হল আপনাকে এমন একটি তৈরি করতে সহায়তা করা যা আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। চলুন শুরু করা যাক এবং একটি সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং তৈরি করতে নিযুক্ত বিভিন্ন ডায়াগ্রাম এবং ফ্লোচার্ট দেখুন।
- মৌলিক টপ-ডাউন প্রক্রিয়া ফ্লোচার্ট
এটি সবচেয়ে সাধারণভাবে ব্যবহৃত একটি প্রকার এবং সবচেয়ে সহজ প্রক্রিয়া ম্যাপিং। এটিতে প্রক্রিয়াগুলি ডিজাইন এবং রেকর্ড করার, সমস্যাগুলি এবং পরিমাপ প্রোগ্রামগুলি সমাধান করার এবং মিথস্ক্রিয়ায় দলের সদস্যদের সহায়তা করার সম্ভাবনা রয়েছে। সফ্টওয়্যার বিকাশকারীরা নতুন উদ্যোগের পরিকল্পনা করতে প্রায়শই প্রক্রিয়া মানচিত্র ব্যবহার করে। টপ-ডাউন প্রসেস ফ্লোচার্টগুলি অবিশ্বাস্যভাবে উপকারী হয় যখন সর্বশেষ প্রকল্পে একটি ঐতিহাসিক সময় সিরিজ রয়েছে যা শনাক্তকরণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
প্রক্রিয়া মানচিত্রগুলি কী এবং কোথায় অর্থপূর্ণ মিথস্ক্রিয়া কাঠামো বলে মনে হচ্ছে তা মূল্যায়ন করার সম্ভাবনা রয়েছে, যা সামগ্রিক পদ্ধতির জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এই প্রকারটিও দেখাতে পারে কিভাবে অকেজো পর্যায় ছাড়া প্রক্রিয়াটি দেখতে পারে।
- একটি ব্যাপক ফ্লোচার্ট
এই প্রবাহ চিত্রটি একটি প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের একটি অসামান্য সংস্করণ চিত্রিত করে। এই ধরনের প্রক্রিয়া ম্যাপিং অনুমান করে যে ডায়াগ্রামের এই অনন্য ফর্ম প্রতিটি আরও ছোটো প্রক্রিয়ার সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে। একটি বিস্তৃত প্রক্রিয়া ম্যাপিং কার্যকরী যখন এটি একটি প্রক্রিয়া ধাপের সাথে যুক্ত প্রতিটি তথ্য (ইনপুট এবং আউটপুট) অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি কৌশলগত প্রক্রিয়া পছন্দ সংজ্ঞায়িত করতে নিযুক্ত করা যেতে পারে।
- SIPOC-R এর জন্য ফ্লোচার্ট
SIPOC হল একটি শব্দ যা সরবরাহকারী, ইনপুট, প্রক্রিয়া, আউটপুট এবং ক্লায়েন্টকে বোঝায়। এটি একটি সহজ ধরনের প্রক্রিয়া ম্যাপিং। এটি 99% এরও বেশি ডেটা নির্মূল করে এবং শুধুমাত্র একটি সামগ্রিক প্রক্রিয়া ম্যাপিং এবং কর্মরত কর্মীদের প্রয়োজনীয়তার উপর মনোনিবেশ করে। এই ফ্লোচার্টটি একটি ব্যাপক চার্ট তৈরি করার আগে একটি প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলিকে সংজ্ঞায়িত করার জন্য নিযুক্ত করা যেতে পারে। এটি জটিল পদ্ধতির ব্যাপ্তি সীমাবদ্ধ করতেও সহায়ক।
- উচ্চ-স্তরের ফ্লোচার্ট
এটি আরেকটি প্রিয় ধরনের প্রক্রিয়া ম্যাপিং, যা সর্বোচ্চ বা সাপ্লাই চেইন ডায়াগ্রাম নামেও পরিচিত এবং এটি প্রক্রিয়াটির অভ্যন্তরীণ ক্রিয়াকলাপের বিশদ বর্ণনা করে। এই ধরনের প্রক্রিয়া মানচিত্র প্রায়শই ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ বর্ণনা এবং ডিজাইন করতে প্রয়োগ করা হয়। এটিতে একটি পদ্ধতির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলি নির্ধারণ করার সম্ভাবনাও রয়েছে। তা সত্ত্বেও, এটি পুনরায় কাজের স্ট্র্যান্ড, নেওয়া সিদ্ধান্ত, নিযুক্ত দায়িত্ব, ইত্যাদি সম্পর্কে আরও গভীরে যায় না।
- সাঁতারের ফ্লোচার্ট
এই ধরণের প্রক্রিয়া ম্যাপিং এবং এর সমসাময়িকদের অবিশ্বাস্যভাবে একই রকম। তাদের মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল যে সাঁতারের ফ্লোচার্টে, প্রতিটি ধাপ আলাদা আলাদা ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর মধ্যে বিভক্ত যারা এটির দায়িত্বে রয়েছে। এটি এই ধরণের প্রক্রিয়া ম্যাপিং প্রয়োজন এমন প্রসেসের জন্য সাঁতারের ফ্লোচার্টকে একটি সুন্দর সঠিক সিস্টেম হিসাবে তৈরি করে। এই ম্যাপিং প্রক্রিয়াটি দেখায় যেখানে প্রত্যেক ব্যক্তির তাদের কাজ শুরু করা উচিত, কে প্রধানত কিসের জন্য দায়ী সেই বিষয়ে অনিশ্চয়তার সম্ভাবনা দূর করে।
- ভ্যালু স্ট্রিম ফ্লোচার্ট
একটি মান স্ট্রিম প্রক্রিয়া ম্যাপিং গ্রাহকের পণ্য সরবরাহ করার জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা এবং উপাদানগুলির ক্রম দেখায়। এই প্রক্রিয়া ম্যাপিং ডেটা বিশ্লেষণ করতে, মেট্রিক্স রেকর্ড করতে, অন্তর্দৃষ্টি বিকাশ করতে এবং আসন্ন কাজের জন্য আগ্রহের পয়েন্টগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে।
- তথ্য প্রবাহ চিত্র
এই ধরনের প্রক্রিয়া ম্যাপিং ডেটা এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় সরাতে সাহায্য করে। এটি উপাদান সংগঠিত করার উপায় যা তার আসল আকারে সংগ্রহ করা হয়েছে। তারা ডেটাসেট ব্যবহার করে কীভাবে সংযুক্ত থাকে এবং কীভাবে তারা বাইরের বিশ্ব এবং ভোক্তাদের সাথে সংযোগ করে তা প্রদর্শন করে পদ্ধতিগুলি নিশ্চিত করে। এই প্রক্রিয়া ম্যাপিং মূল্যায়ন প্রক্রিয়া নিরীক্ষণ একটি ডকুমেন্টেশন উপাদান হিসাবে প্রয়োগ করা যেতে পারে.
- প্রসেস ফ্লোচার্ট
এটি প্রসেস ম্যাপিংয়ের সবচেয়ে সাধারণ ধরনগুলির মধ্যে একটি কারণ প্রায় 100 বছর আগে ম্যাপ নির্মাতারা যে প্রক্রিয়া শুরু করেছিলেন তার সাথে তারা দৃঢ়ভাবে মেলে। তারা একটি উত্পাদন বিল্ডিং পাওয়া উল্লেখযোগ্য উপাদান দ্বারা আলোচিত অপরিহার্য পারস্পরিক সম্পর্ক আলোকিত করতে প্রয়োগ করা হয়.
এই ধরনের প্রক্রিয়া মানচিত্রগুলি ম্যানুয়ালি বা মাইক্রোসফ্ট অফিসের মতো সফ্টওয়্যার দিয়ে তৈরি করা যেতে পারে। এই পদ্ধতির একমাত্র অসুবিধা হল এর বহুমুখিতা বা তত্পরতার অনুপস্থিতি। তবে জ্ঞান এবং স্বচ্ছতাও আকর্ষণীয়।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের সুবিধা
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং অনেক পদ্ধতিতে ব্যবসার আকার পরিবর্তন করতে সাহায্য করে এবং আপনি যদি ম্যাপিং প্রক্রিয়াগুলি না করেন তবে আপনার গুরুতর অভাব রয়েছে। ম্যাপিং প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে ব্যবসাগুলিকে সহায়তা করে তার কয়েকটি উদাহরণ নীচে দেওয়া হল৷
শ্রমিকদের সন্তুষ্টি ও ব্যস্ততা
শ্রমিকরা হল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সম্পদ যা যেকোনো ব্যবসার থাকতে পারে। যাইহোক, অনেক ব্যবসা তাদের কর্মীদের দক্ষতা, বোঝাপড়া এবং একটি ভাল ব্যবসা চালানোর জন্য জটিল সমস্যাগুলি মোকাবেলা করার জন্য উত্সর্গের উপর ফোকাস করতে ব্যর্থ হয়। কর্মচারীদের ব্যস্ততা বাড়ানোর সবচেয়ে কার্যকর উপায় হল তারা যে প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করে তাতে তাদের জড়িত করা। প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে, যে কোনও ব্যবসা তার কর্মীদের সন্তুষ্টি এবং ব্যস্ততা অর্জন করতে পারে।
অনিশ্চিত সমস্যাগুলি সহজেই চিনুন
প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে, আপনি দ্রুত একটি প্রক্রিয়া চিনতে পারেন যা আপনার ব্যবসার জন্য অনেক সময় এবং অর্থ খরচ করে। প্রতিবন্ধকতা ঘন্টা সময় লাগতে পারে এবং ব্যবসায় অর্থ ক্ষতি; অতএব, ক্যালিক্সে এই ধরনের সমস্যাগুলি বন্ধ করা সহজ যদি আপনি প্রক্রিয়াটিতে তাদের ভূমিকা পুরোপুরি বুঝতে পারেন। ম্যাপিং প্রক্রিয়া প্রক্রিয়াগুলিকে সামগ্রিকভাবে আরও মসৃণভাবে যেতে সাহায্য করে।
গ্রাহক সন্তুষ্টি
ক্লায়েন্টের অনুরোধগুলির একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ পরীক্ষা অনুসরণ করে, একটি ব্যবসা কঠোর এবং সম্ভাব্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ যেমন প্রক্রিয়া ম্যাপিং তৈরি করতে পারে। এই পদ্ধতিগুলি ক্লায়েন্টের চাহিদা পূরণ করবে এবং একটি টেকসই সুবিধা প্রদান করবে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের একটি ক্রম তাদের প্রয়োজনীয়তার সাথে মেলে তবেই গ্রাহকরা আরামদায়ক।
ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা যে কাজ করে
যেকোন প্রক্রিয়াটি প্রথম দেখায় সম্ভাব্য বলে মনে হতে পারে, কিন্তু এই প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপের ব্যাপক দৃষ্টিভঙ্গি ছাড়াই এর কার্যকারিতা মূল্যায়ন করা চ্যালেঞ্জিং। ত্রুটিগুলি যে কোনও মুহূর্তে ঘটতে পারে, তবে একটি ব্যবসায়িক ম্যাপিং প্রক্রিয়া সম্ভাব্য বিপদ এবং সমস্যাগুলিকে আরও সহজভাবে স্বীকৃতি দেয়।
অগ্রগতি পরিমাপ করতে সাহায্য করে
প্রসেস ম্যাপিং প্রক্রিয়ায় তৈরি করা পরিবর্তন ও বর্ধনের নিরীক্ষণে সাহায্য করে। অ্যাকাউন্টিং এবং একটি পদ্ধতির নির্দিষ্ট পর্যায়গুলি জানা যুক্তিসঙ্গতভাবে সহজ, এর ফলে আরও অসাধারণ অগ্রগতি এবং ম্যাপিং প্রক্রিয়ার কার্যকারিতা মূল্যায়ন এবং কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ করার ক্ষমতা।
কম-মূল্যের ক্রিয়াকলাপ সহজ করুন
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং আপনাকে কম-মূল্যের পদ্ধতিগুলিকে সহজ করতে এবং সেগুলিকে এমন পদ্ধতিগুলির সাথে প্রতিস্থাপন করতে সক্ষম করে যা আপনার ব্যবসার সাফল্যকে উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়িয়ে তুলবে৷ এটি গুণমান হ্রাস না করেই ভাল কার্যকারিতার গ্যারান্টি দেয়।
অপ্রয়োজনীয় পদ্ধতির সংখ্যা হ্রাস করে
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং প্রতিটি পদ্ধতির প্রতিটি তথ্য ব্যাপকভাবে পরীক্ষা করে প্রকাশ করে। একবার আপনি সম্পূর্ণ ম্যাপিং প্রক্রিয়া পুনরায় কনফিগার করলে, অপ্রয়োজনীয় পুনরাবৃত্তিমূলক পদ্ধতিগুলি হ্রাস পাবে।
কার্যকর প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের চারটি ধাপ কী কী?
নীচে একটি কার্যকর প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের দিকে পরিচালিত চারটি ধাপ রয়েছে।
- আপনি যে প্রকল্পের উন্নতির লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে চান তা সংজ্ঞায়িত করুন
- আপনার প্রকল্প রোডম্যাপ বিকাশ
- আপনি ম্যাপ করতে চান কোন প্রক্রিয়া নির্ধারণ করুন.
- একটি পেশাদার দল জড়ো করুন
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাতটি ধাপ কী কী?
নিচে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিংয়ের সাতটি ধাপ রয়েছে।
- আপনার লক্ষ্য নির্ধারণ করুন
- আপনার প্রকল্পের রোডম্যাপ সংজ্ঞায়িত করুন
- আপনি ম্যাপ করতে চান প্রক্রিয়া নির্বাচন করুন
- একটি কঠিন এবং পেশাদার দল তৈরি করুন
- বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ শুনুন
- সংযোগ এবং প্রান্তিককরণ পরীক্ষা করুন
- মূল্যায়ন এবং উন্নতির জন্য ক্ষেত্র চিহ্নিত
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার পাঁচটি ধাপ কী কী?
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনা হল এমন একটি অনুশীলন যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি বিকাশ, সম্পাদন, তত্ত্বাবধান এবং অপ্টিমাইজ করার জন্য বিভিন্ন কৌশল নিয়োগ করে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি হল ব্যবহারকারীদের আচরণ, ফ্রেমওয়ার্ক, ডেটা এবং একটি বিপণন কৌশলের সহায়তায় ব্যবসায়িক ফলাফল তৈরি করতে সমন্বিত জিনিসপত্র।
এখানে ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালনার পাঁচটি ধাপ রয়েছে।
- ডিজাইন
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার এই ধাপটি ব্যবসায়িক অনুশীলনগুলি বোঝার অন্তর্ভুক্ত।
- মডেল
এটি বর্তমান ব্যবসায়িক অনুশীলনগুলিকে সাহায্য করার জন্য নতুন কৌশলগুলিকে স্বীকৃতি দেয়, নির্ধারণ করে এবং প্রদর্শন করে।
- এক্সিকিউট
এই ধাপে একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পাদন করা জড়িত যা প্রথমে কয়েকজন ব্যবহারকারীর সাথে যাচাই করে এবং এটিকে সবার জন্য উপলব্ধ করে।
- মনিটর
এটি ম্যাক্রো এবং মাইক্রো উভয় ভবিষ্যদ্বাণীতে মনোনিবেশ করার জন্য।
- অপ্টিমাইজ করুন
প্রক্রিয়া ম্যাপিং কার্যকারিতা সহজীকরণ এবং উন্নত করতে এবং একটি সুসংগত পরিকল্পনার সাথে পৃথক ব্যবসায়িক সিস্টেম কনফিগারেশনকে উত্সাহিত করতে।
সারসংক্ষেপ
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ম্যাপিং আপনার ব্যবসায়িক প্রোগ্রামগুলি সাজানো, পরিচালনা এবং উন্নত করার জন্য একটি চমৎকার পদ্ধতি। প্রসেস ম্যাপিং টেকনিকের সাহায্যে, আপনি ক্রিটিক্যাল ফাঁকে স্টাফ করার সময় ভাঙা আইটেম মেরামত করতে পারেন। এটি অর্জনের জন্য সবচেয়ে দক্ষ এবং সহজবোধ্য পদ্ধতি হল উপযুক্ত সরঞ্জাম এবং প্রোগ্রামগুলি নিয়োগ করা।
সুতরাং, আজই আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সর্বোত্তম প্রক্রিয়াকরণ ম্যাপিং সরঞ্জাম এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলি আবিষ্কার করুন এবং ব্যবহার করুন, যা আপনার সমস্ত বিশেষ প্রয়োজনীয়তা এবং বৈশিষ্ট্যগুলি পূরণ করে৷ এবং আপনি যদি আপনার ব্যবসাকে অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি অভ্যন্তরীণ ওয়েব বা মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করার কাজটির সম্মুখীন হন, তাহলে ভিজ্যুয়াল প্রোগ্রামিংয়ের মতো একটি পদ্ধতি বিবেচনা করুন। এই পদ্ধতিটি ক্লাসিক্যাল সফ্টওয়্যার বিকাশের চেয়ে অনেক দ্রুত, আরও দক্ষ এবং সস্তা। নো-কোড প্ল্যাটফর্ম অ্যাপমাস্টার একটি ভিজ্যুয়াল কোডিং টুলের একটি দুর্দান্ত উদাহরণ।
