Le mappe dei processi aziendali sono una tecnica sviluppata per disegnare un processo in modo diagrammatico, in modo che ogni membro del team raggiunga la stessa idea ed esegua il processo con lo stesso metodo. State cercando di convincere tutti i membri del vostro staff a notare un processo con lo stesso approccio, anche se tutti hanno nature e punti di vista diversi? Inoltre, come si fa a convincere l'intero gruppo a eseguire un processo con la stessa tecnica?
Questo articolo tratterà sia i concetti più semplici che quelli più sofisticati sulla mappatura dei processi aziendali, come la definizione, gli obiettivi, le fasi, i tipi e i vantaggi. Esamineremo i fondamenti e la struttura della mappatura dei processi aziendali e la condizione attuale del processo di mappatura. Discuteremo inoltre le fasi generalmente utilizzate nella mappatura dei processi e come realizzare una mappa. Infine, discuteremo di come la mappatura dei processi aziendali sia conforme ai processi di pianificazione e ai cicli di mappatura dei processi.
Che cos'è la mappatura dei processi?
Una mappa dei processi illustra le fasi di una procedura di lavoro attraverso vari approcci come diagrammi di flusso, schemi, diagrammi, ecc. Si tratta di un quadro che fornisce uno sguardo riflessivo o superiore di un processo, evidenziando le attività pratiche applicate e il loro svolgimento dall'inizio alla fine. Inoltre, rivela informazioni cruciali su ogni attività, tra cui chi, quando, dove, come e perché. I progetti o il quadro di riferimento chiariscono ogni fase del processo, chi è responsabile della sua esecuzione e i requisiti necessari per il suo svolgimento.
La scomposizione di ogni fase di un processo aziendale può fornire una comprensione approfondita del funzionamento dei processi. È possibile riconoscere i vantaggi e gli svantaggi di ogni fase del processo, identificare eventuali rallentamenti e determinare chi è coinvolto nel processo valutando ogni fase. Lavorare per migliorare i sistemi attuali diventa estremamente facile una volta che li si è compresi appieno, il che favorisce l'efficienza.
La mappatura dei processi aziendali può aiutare la pianificazione e l'amministrazione dell'organizzazione, caratterizzando i processi in tutti i diversi reparti. Questa tecnica è una sequenza di funzioni o occasioni che culminano nella consegna di un prodotto finale. Tali processi aziendali possono essere riscontrati in ogni organizzazione e implicano la cooperazione di persone, dipartimenti, applicazioni e informazioni in tutta l'organizzazione.
Lo scopo ultimo della mappatura dei processi è quello di fornire informazioni approfondite sui processi che aiutano l'organizzazione e su come la supportano nel raggiungimento dei suoi obiettivi aziendali. Ciò consente di gestire le aziende in modo più efficace, produttivo e flessibile. Infine, un'azienda che comprende la propria gestione può applicare approcci per semplificare i propri processi, ridurre i costi, risparmiare tempo e ottenere numerosi vantaggi.
Qual è esattamente l'obiettivo della mappatura dei processi aziendali?
I direttori potrebbero aver bisogno della mappatura dei processi per comprendere meglio tutte le funzioni organizzative e il modo in cui possono influenzare gli obiettivi aziendali e altri aspetti come la conformità. La mappatura dei processi può aiutare le aziende a diventare più efficaci, convenienti e flessibili, fornendo una visione chiara e approfondita di tutte le strutture e dei potenziali problemi. Le mappe dei processi consentono agli esperti di riconoscere come migliorare l'efficienza delle loro organizzazioni pensando alle loro strutture.
Quando si mappa un processo, è necessario tracciarlo in modo che tutti lo comprendano. L'ambito della mappatura dei processi aziendali comprenderà le iniziative principali, le fonti, come i componenti o la manodopera, e le connessioni tra di esse. Una mappa dei processi può estendersi a più organizzazioni e team e coinvolgere stakeholder esterni. Tutto dipende dal processo.
Quali sono le fasi di una mappatura dei processi efficace?
Un progresso sostanziale e a lungo termine è possibile grazie a una mappatura dei processi efficace, che può essere insegnata a tutti i membri del personale e fornisce un supporto pratico a tutta l'organizzazione. Prima di avviare un nuovo progetto, seguite le fasi della mappatura produttiva dei processi descritte di seguito.
1. Definire gli obiettivi di miglioramento del progetto
Il raggiungimento di obiettivi costruttivi è fondamentale per completare un progetto pratico. Gli obiettivi possono variare dall'aumento dell'efficienza ai profitti supplementari, fino alla conformità alle normative. Riconoscere ciò che si intende ottenere è essenziale per sviluppare un'iniziativa che soddisfi gli obiettivi.
2. Creare la roadmap del progetto
La seconda fase della mappatura dei processi richiede lo sviluppo del piano di progetto. Questo piano deve contenere l'identificazione del personale tecnico, le azioni, i tempi e gli approvvigionamenti, che fungono da tabella di marcia per il completamento pratico.
3. Determinare quale processo si desidera mappare
È consigliabile mappare tutti i processi aziendali. Tuttavia, è necessario selezionare prima un processo da iniziare a tracciare. Vi consigliamo di selezionare i processi più critici per la vostra azienda. In questo modo è possibile monitorare l'avanzamento del processo. È possibile scegliere il processo utilizzando una delle tre tecniche:
- Metodo di reazione
Quando un processo fallisce o non funziona a causa di una restrizione, la mappatura viene utilizzata per riconoscere e risolvere il problema.
- Approccio strategico
Una volta modificato il piano generale della vostra azienda, sceglierete un nuovo processo che potrebbe essere essenziale per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Utilizzando questa tecnica, si traccerà il nuovo processo.
- Basato sul cliente
Potete offrire ai vostri clienti qualcosa di migliore se tracciate un processo per migliorare la soddisfazione dei clienti e affrontare qualsiasi problema di felicità degli utenti nella vostra azienda.
4. Scegliere un sistema aziendale o una catena di fornitura da analizzare.
Per misurare la coerenza e l'integrazione, tutti i processi all'interno dello stesso sistema aziendale o della stessa catena di fornitura devono essere esplorati come un progetto specifico. In un singolo processo, le interazioni tra effetto e causa sono insolite.
5. Assemblare il team di progetto
Anche se credete di sapere tutto della vostra azienda, è fondamentale raccogliere i suggerimenti dei vostri collaboratori coinvolti nei processi specifici. Le informazioni del vostro personale sono utili, soprattutto perché possono avere buoni suggerimenti per migliorare i processi.
A nessuno piace subire modifiche. Un piano d'azione per la mappatura tecnologica dei processi può far sentire insicuri alcuni lavoratori a terra, poiché potrebbe comportare la perdita del posto di lavoro. Tuttavia, coinvolgere i lavoratori a terra nella nuova iniziativa di mappatura dei processi consente loro di esprimere il proprio punto di vista e di spiegare le proprie paure.
Potete cercare di convincere i lavoratori dei vantaggi dei turni utilizzando i sistemi di gestione dei turni. Se possibile, reclutate anche un dirigente di alto livello nella vostra squadra. Dopodiché, non dovrete chiedere il permesso ai supervisori per ogni minimo aggiustamento.
6. Raccogliere informazioni
Una volta determinati gli obiettivi e i processi da seguire, il passo successivo è la raccolta dei dati necessari. Ogni fase del processo deve essere riconosciuta e documentata, compresi i membri del personale che fanno cosa, quando svolgono la loro parte di lavoro e come la realizzano. Più dati si ottengono, più i processi possono essere completi. All'inizio, un maggior numero di informazioni è sempre stato preferibile a un minor numero di dettagli. Se alcune informazioni non sono significative, si possono comunque estrarre in seguito.
7. Ascoltare i diversi punti di vista
L'accumulo di dati comporta la necessità di parlare con le persone interessate e di chiedere loro la loro conoscenza dell'intero processo. Utilizzate i dati pertinenti che vi forniscono per identificare i problemi e i modi per migliorare i processi.
I dipendenti hanno sempre le loro idee su come devono essere fatte le cose. Dovreste prestare attenzione a ciò che hanno da suggerire, poiché ascoltare un'opinione diversa vi aiuterà a comprendere il sistema in modo efficace.
8. Esaminare la connettività e l'allineamento
Tra le parti critiche della mappatura dei processi, una è l'organizzazione del sistema aziendale. Questo sistema prevede che tutte le parti interessate si uniscano per valutare le relazioni con i clienti. Di conseguenza, gli Stakeholder rilevanti devono identificare e colmare il divario di interconnessione tra i metodi all'interno della struttura aziendale.
9. Determinare il valore del cliente
Il team deve valutare la conoscenza del Process Owner del cliente principale del processo e, una volta dimostrata la correttezza, identificare i requisiti di prestazione in uscita che soddisfano le esigenze del cliente.
10. Condurre un'analisi del processo
L'analisi del processo segnala al team i possibili miglioramenti tecnologici potenziali. La gestione del valore, l'esame delle responsabilità, l'analisi dei fatti, la stima del tempo di ciclo, lo studio degli asset e l'analisi dell'efficacia dei processi sono tutti esempi di questo tipo.
11. Eseguire una mappa dei processi aziendali di base
Dopo aver raccolto tutti i dati necessari, il passo successivo è lo sviluppo del diagramma di flusso dei processi aziendali di base. Questo punto indica il funzionamento attuale dei processi. Evidenzierà eventuali problemi o difetti, in modo da poter decidere quali progressi iniziare a compiere. Lasciate che il diagramma dei processi aziendali di base serva da prova per ciò che deve essere migliorato e cambiato. Se decidete di creare un altro diagramma di flusso, confrontatelo con quello vecchio per vedere se è stato migliorato.
Vi suggeriamo di generare il vostro grafico utilizzando lo strumento di mappatura dei processi aziendali, poiché la mappatura aiuta a rendere i processi di layout più efficienti, versatili e coerenti. Il software include tutti gli strumenti necessari per valutare il risultato.
12. Valutare e identificare le aree di miglioramento
Una volta completata la mappa dei processi, non bisogna mai pensare che il lavoro sia finito. Dovete continuare a imparare dal diagramma e, se necessario, apportare modifiche. In base alle valutazioni precedenti, potreste aver trovato alcuni flussi all'interno della procedura. Tuttavia, il diagramma consente di individuare ulteriori flussi.
Per ottimizzare i processi, dovrete poi eseguire miglioramenti e riconfigurazioni dei processi aziendali man mano che procedete. Una volta comprese le prestazioni, si possono applicare i processi più attuali su scala inferiore. Se i nuovi processi superano quelli vecchi, incorporateli in tutta l'organizzazione.
13. Esaminare e confermare la mappa dei processi
Rivedete ancora una volta la mappatura finale del processo. Ispezionate ogni componente e fase per migliorare il flusso e date un'occhiata a come valutare la mappatura del processo. Confermate eventuali interruzioni, tagli, limitazioni, funzioni vaghe e altro ancora, in modo da poterli gestire e risolvere.
Dovreste anche rivedere la procedura più recente con il personale interessato, per assicurarvi che tutti siano sulla piattaforma con la procedura recentemente documentata. Ad esempio, rivedete i nuovi processi con i selezionatori e le risorse umane per assicurarvi che tutti siano d'accordo con i processi appena formulati. Cercate di eliminare eventuali fattori limitanti e confermate che la mappatura dei processi è identica a quella precedente.
Tipi di mappatura dei processi aziendali
È possibile definire i processi e le norme attraverso la mappatura dei processi aziendali. Potreste migliorare la vostra conoscenza del funzionamento di ogni componente dell'azienda vedendo i processi meglio rappresentati da grafici e diagrammi. Ma il primo punto da comprendere durante la creazione delle mappe dei processi è il loro intento.
L'obiettivo del diagramma di flusso è quello di aiutarvi a generare un diagramma che soddisfi i vostri requisiti specifici. Iniziamo ad esaminare i vari diagrammi e diagrammi di flusso utilizzati per costruire una mappatura completa dei processi aziendali.
- Il diagramma di flusso fondamentale del processo top-down
È uno dei tipi più utilizzati e più semplici per la mappatura dei processi. È in grado di progettare e registrare i processi, di risolvere problemi e programmi di misurazione e di assistere i membri del team nell'interazione. Gli sviluppatori di software utilizzano spesso le mappe di processo per pianificare nuove iniziative. I diagrammi di flusso dei processi dall'alto verso il basso sono incredibilmente vantaggiosi quando l'ultimo progetto include una serie storica di fasi cruciali per l'identificazione.
Le mappe di processo hanno il potenziale per valutare quali e dove sembrano essere le strutture di interazione significative, che sono fondamentali per l'approccio generale. Questo tipo può anche mostrare come potrebbe apparire il processo senza le fasi inutili.
- Un diagramma di flusso completo
Questo diagramma di flusso rappresenta un'edizione stravagante di una mappatura dei processi. Questo tipo di mappatura dei processi presuppone che questa forma unica del diagramma includa tutte le informazioni di ogni processo minore. Una mappatura completa dei processi è funzionale quando è fondamentale includere ogni informazione (input e output) associata a una fase del processo. Può essere utilizzata anche per definire le scelte strategiche di processo.
- Diagramma di flusso per SIPOC-R
SIPOC è un termine che sta per fornitore, input, processi, output e cliente. È un tipo semplice di mappatura dei processi. Elimina oltre il 99% dei dati e si concentra esclusivamente sulle necessità di una mappatura generale dei processi e sul personale che vi lavora. Questo diagramma di flusso può essere utilizzato per definire i componenti più critici di una mappatura dei processi prima di sviluppare un diagramma completo. È utile anche per circoscrivere l'estensione di procedure complesse.
- Diagramma di flusso di alto livello
È un altro dei tipi preferiti di mappatura dei processi, noto anche come diagramma di massima o di catena di fornitura, e raffigura i dettagli delle azioni interne del processo. Questo tipo di mappa dei processi viene spesso applicato per descrivere e progettare le operazioni aziendali. Ha anche il potenziale per determinare gli aspetti più cruciali di una procedura. Tuttavia, non approfondisce i filoni di rielaborazione, le decisioni prese, le responsabilità assunte e così via.
- Diagramma di flusso a piani mobili
Questo tipo di mappatura dei processi e quello dei suoi contemporanei sono incredibilmente simili. La principale differenza tra loro è che nel diagramma di flusso a corsie mobili ogni fase è suddivisa tra persone o gruppi distinti che ne sono responsabili. Questo fa sì che il diagramma di flusso a corsie mobili sia un sistema piuttosto appropriato per i processi che necessitano di questo tipo di mappatura dei processi. Questo processo di mappatura mostra dove ogni persona dovrebbe iniziare il proprio lavoro, eliminando la probabilità di incertezza su chi è principalmente responsabile di cosa.
- Diagramma di flusso del flusso di valore
La mappatura del flusso di valore mostra la sequenza dei dati e dei componenti necessari per fornire i prodotti ai clienti. Questa mappatura dei processi aiuta ad analizzare i dati, a registrare le metriche, a sviluppare intuizioni e a riconoscere i punti di interesse per il lavoro successivo.
- Diagramma di flusso dei dati
Questo tipo di mappatura dei processi aiuta a spostare i dati da un luogo all'altro. È il modo di organizzare il materiale raccolto nella sua forma originale. Le procedure vengono confermate dimostrando come sono collegate tra loro utilizzando i set di dati e come si collegano al mondo esterno e ai consumatori. La mappatura dei processi può essere applicata come componente della documentazione per monitorare i processi valutati.
- Diagramma di flusso del processo
Si tratta di uno dei tipi più comuni di mappatura dei processi, perché corrispondono fermamente a ciò che i creatori delle mappe dei processi hanno iniziato quasi 100 anni fa. Vengono applicate per illuminare le correlazioni essenziali discusse dagli elementi significativi presenti in un edificio produttivo.
Questi tipi di mappe di processo possono essere realizzati manualmente o con software come Microsoft Office. L'unico svantaggio di questo approccio è l'assenza di versatilità e agilità. Ma anche la conoscenza e la chiarezza sono interessanti.
Vantaggi della mappatura dei processi aziendali
La mappatura dei processi aziendali aiuta a rimodellare le aziende in molti modi e se non state mappando i processi, siete gravemente carenti. Ecco alcuni esempi di come la mappatura dei processi aiuta le aziende.
Soddisfazione e impegno dei lavoratori
I lavoratori sono la risorsa più importante di cui ogni azienda possa disporre. Tuttavia, molte aziende non si concentrano sulle capacità, sulla comprensione e sulla dedizione dei loro dipendenti nell'affrontare problemi complessi per gestire un buon business. Il modo più efficace per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti è quello di coinvolgerli nei processi che svolgono. Con la mappatura dei processi, qualsiasi azienda può raggiungere la soddisfazione e il coinvolgimento dei propri dipendenti.
Riconoscere facilmente i problemi incerti
Con la mappatura dei processi, è possibile riconoscere rapidamente un processo che consuma molto tempo e denaro per l'azienda. Gli ostacoli possono richiedere ore di lavoro e perdite di denaro per l'azienda; pertanto, è più semplice fermare questi problemi se si comprende appieno il loro ruolo nel processo. Il processo di mappatura aiuta i processi a svolgersi in modo più fluido.
Soddisfazione del cliente
Dopo un esame approfondito delle richieste dei clienti, un'azienda può costruire operazioni aziendali rigorose e fattibili come la mappatura dei processi. Queste procedure soddisferanno le richieste del cliente e forniranno un vantaggio sostenibile. I consumatori si sentono a proprio agio solo se una sequenza di mappatura dei processi aziendali corrisponde alle loro esigenze.
Gestione del rischio che funziona
Qualsiasi processo può sembrare fattibile a prima vista, ma valutarne l'effcacia è difficile senza una visione completa di ogni fase del processo. Gli inconvenienti possono verificarsi in qualsiasi momento, ma un processo di mappatura del business riconosce i possibili rischi e problemi in modo più semplice.
Aiuta a misurare i progressi
La mappatura dei processi aiuta a monitorare le modifiche e i miglioramenti apportati al processo. Contabilizzare e conoscere le fasi specifiche di una procedura è ragionevolmente semplice, il che si traduce in progressi più straordinari e nella possibilità di valutare l'efficacia del processo di mappatura e monitorarne le prestazioni.
Semplificare le operazioni a basso valore
La mappatura dei processi aziendali consente di semplificare le procedure a basso valore e di sostituirle con metodi che migliorano notevolmente il successo dell'azienda. Questo garantisce una buona efficacia senza ridurre la qualità.
Riduce il numero di procedure non necessarie
La mappatura dei processi aziendali espone tutte le informazioni di ogni procedura esaminandole in modo approfondito. Una volta riconfigurato l'intero processo di mappatura, le procedure ripetitive non necessarie vengono ridotte.
Quali sono le quattro fasi di una mappatura efficace dei processi?
Di seguito sono riportate le quattro fasi che portano a una mappatura dei processi efficace.
- Definire gli obiettivi di miglioramento del progetto che si vogliono raggiungere
- Sviluppare la roadmap del progetto
- Determinare quale processo si desidera mappare.
- Costituire un team di professionisti
Quali sono le sette fasi del processo aziendale?
Di seguito sono riportate le sette fasi della mappatura dei processi aziendali.
- Definire gli obiettivi
- Definire la roadmap del progetto
- Scegliere il processo da mappare
- Costruire un team solido e professionale
- Ascoltare i diversi punti di vista
- Esaminare la connettività e l'allineamento
- Valutare e identificare le aree di miglioramento
Quali sono le cinque fasi del processo di gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali è una pratica che impiega una serie di tecniche per sviluppare, eseguire, supervisionare e ottimizzare i processi aziendali. I processi aziendali sono il comportamento di utenti, strutture, dati e cose coordinate per generare risultati aziendali con l'assistenza di una strategia di marketing.
Ecco le cinque fasi della gestione dei processi aziendali.
- Progettazione
Questa fase del processo aziendale comporta la comprensione delle pratiche aziendali.
- Modello
Riconosce, determina e visualizza nuove strategie per aiutare le pratiche aziendali correnti.
- Esecuzione
Questa fase prevede l'esecuzione di un processo aziendale, verificandolo prima con alcuni utenti e rendendolo disponibile a tutti.
- Monitoraggio
Serve a concentrarsi sui predittori macro e micro.
- Ottimizzare
Per semplificare e migliorare l'efficacia della mappatura dei processi e potenziare la configurazione dei singoli sistemi aziendali con un piano coerente.
Sintesi
La mappatura dei processi aziendali è un metodo eccellente per organizzare, gestire e migliorare i programmi aziendali. Con la tecnica della mappatura dei processi, è possibile riparare gli elementi rotti e colmare le lacune critiche. Il metodo più efficiente e diretto per ottenere questo risultato è quello di utilizzare gli strumenti e i programmi appropriati.
Quindi, scoprite e utilizzate oggi stesso gli strumenti e le applicazioni di mappatura dei processi ottimali per la vostra organizzazione, in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze e specifiche. E se dovete sviluppare un'applicazione web o mobile interna per ottimizzare la vostra attività, prendete in considerazione un approccio come la programmazione visuale. Questo approccio è molto più veloce, efficiente ed economico dello sviluppo software classico. La piattaforma no-code AppMaster è un ottimo esempio di strumento di visual coding.
