Business process maps zijn een techniek ontwikkeld om een proces schematisch te ontwerpen zodat elk teamlid hetzelfde idee bereikt en het proces op de exacte methode uitvoert. Wilt u iedereen van uw personeel overtuigen om een proces met dezelfde aanpak op te merken, ook al hebben ze allemaal verschillende karakters en standpunten? En hoe overtuigt u uw hele groep om een proces met de exacte techniek uit te voeren?
Dit artikel behandelt zowel beginners- als geavanceerde concepten over business process mapping, zoals definitie, doelen, stappen, soorten en voordelen. We onderzoeken de grondbeginselen en de structuur van business process mapping en de huidige stand van zaken van het mapping-proces. En we zullen de stappen bespreken die doorgaans worden gebruikt bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en hoe een kaart te maken. Tenslotte zullen we bespreken hoe business process mapping aansluit bij planningsprocessen en de cycli van process mapping.
Wat is het in kaart brengen van processen?
Een proceskaart illustreert de fasen van een werkprocedure via verschillende benaderingen zoals stroomschema's, grafieken, diagrammen, enz. Het is gerelateerd aan een raamwerk dat een reflexieve of bovenbeschouwing van een proces biedt door de toegepaste praktijkactiviteiten en de manier waarop zij van begin tot eind presteren te belichten. Het legt ook cruciale informatie bloot over elke activiteit, met inbegrip van wie, wanneer, waar, hoe en waarom. De blauwdrukken of een raamwerk verduidelijken elke fase in het proces, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan, en de vereisten die nodig zijn om het proces te laten plaatsvinden.
Door elke fase van een bedrijfsproces uit te splitsen, kunt u grondig begrijpen hoe de processen werken. U kunt de voor- en nadelen van elke fase van het proces herkennen, mogelijke vertragingen identificeren, en bepalen wie bij het proces betrokken is door elke fase te evalueren. Werken aan verbetering van de huidige systemen wordt uiterst eenvoudig als u ze eenmaal volledig begrijpt, wat de efficiëntie ten goede komt.
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan organisatorische planning en administratie helpen door de processen in alle verschillende afdelingen aan te geven. Deze techniek is een opeenvolging van functies of gelegenheden die uitmonden in de levering van een eindproduct. Dergelijke bedrijfsprocessen komen in elke organisatie voor en impliceren de samenwerking van mensen, afdelingen, apps en informatie in de hele organisatie.
Het uiteindelijke doel van Process Mapping is om diepgaande informatie te geven over de processen die de organisatie helpen en hoe ze haar ondersteunen bij het bereiken van haar bedrijfsdoelstellingen. Het stelt hen in staat hun bedrijf efficiënter, productiever en flexibeler te runnen. Ten slotte kan een bedrijf dat zijn management begrijpt, benaderingen toepassen om zijn processen te vergemakkelijken, kosten te besparen, tijd te besparen en talrijke voordelen te verkrijgen.
Wat is precies het doel van business process mapping?
Bestuurders kunnen process mapping nodig hebben om een beter inzicht te krijgen in alle organisatorische functies en hoe die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsdoelstellingen en andere aspecten zoals conformiteit. Process mapping kan bedrijven helpen succesvoller, handiger en flexibeler te worden door een duidelijk en diepgaand beeld te geven van alle kaders en potentiële problemen. Proceskaarten stellen deskundigen in staat te herkennen hoe zij de efficiëntie van hun organisaties kunnen verbeteren door in hun kaders te denken.
Bij het in kaart brengen van een proces moet u het zo in kaart brengen dat iedereen het begrijpt. De reikwijdte van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen omvat topinitiatieven, bronnen zoals componenten of arbeid, en de verbindingen daartussen. Een proceskaart kan meerdere organisaties en teams omvatten en externe belanghebbenden erbij betrekken. Alles hangt af van het proces.
Wat zijn de stappen om processen effectief in kaart te brengen?
Aanzienlijke en langdurige vooruitgang is denkbaar door efficiënte procesmapping, die aan alle medewerkers kan worden geleerd en praktische ondersteuning biedt in de hele organisatie. Voordat u een nieuw project start, moet u de hieronder beschreven stappen voor het productief in kaart brengen van processen volgen.
1. Definieer doelstellingen voor projectverbetering
Het bereiken van constructieve doelen is cruciaal voor het voltooien van een praktisch project. Ze kunnen variëren van efficiëntiewinst tot extra winst en naleving van de regelgeving. Herkennen wat u wilt bereiken is essentieel voor het ontwikkelen van een initiatief dat aan uw doelstellingen zal voldoen.
2. Maak de routekaart van het project
De tweede stap van process mapping vereist dat u het projectplan ontwikkelt. Dit plan moet technische personeelsidentificatie, acties, tijdschema en inkoop bevatten, die functioneren als een routekaart voor praktische voltooiing.
3. Bepaal welk proces u in kaart wilt brengen
Het is sterk aan te raden om alle bedrijfsprocessen in kaart te brengen. U moet echter eerst een proces selecteren om te beginnen met het in kaart brengen. Wij adviseren dat u de meest kritische processen voor uw bedrijf selecteert. Zo kunt u het verloop van het proces in de gaten houden. U kunt het proces kiezen door een van de 3 technieken te gebruiken:
- Methode van reageren
Wanneer een proces faalt of ondermaats presteert als gevolg van een beperking, wordt mapping gebruikt om het probleem te herkennen en op te lossen.
- Strategische aanpak
Wanneer u het algemene plan van uw bedrijf wijzigt, kiest u een nieuw proces dat essentieel kan zijn voor het bereiken van de doelstellingen van uw bedrijf. Met behulp van deze techniek brengt u het nieuwe proces in kaart.
- Klantgericht
U kunt uw klanten iets verbeteren als u een proces in kaart brengt om de klanttevredenheid te vergroten en eventuele problemen met het gebruikersgeluk in uw bedrijf aan te pakken.
4. Kies een bedrijfssysteem of toeleveringsketen om te onderzoeken
Om consistentie en integratie te meten, moeten alle processen binnen hetzelfde bedrijfssysteem of dezelfde toeleveringsketen als een specifiek project worden onderzocht. In een enkel proces zijn de interacties tussen gevolg en oorzaak ongebruikelijk.
5. Stel het projectteam samen
Hoewel u misschien denkt dat u alles weet over uw bedrijf, is het van cruciaal belang om de suggesties van uw paddowerkers die betrokken zijn bij de specifieke processen in aanmerking te nemen. De informatie van uw medewerkers is handig, vooral omdat zij wellicht goede suggesties hebben om de processen te verbeteren.
Niemand ondergaat graag veranderingen. Een actieplan voor het in kaart brengen van de procestechnologie kan een paar grondwerkers een onveilig gevoel geven, omdat het ertoe kan leiden dat iemand zijn baan verliest. Maar als u uw grondwerkers betrekt bij het nieuwe initiatief om de processen in kaart te brengen, kunnen zij hun standpunten naar voren brengen en hun angsten toelichten.
U kunt proberen uw werknemers te overtuigen van de voordelen van ploegendiensten met behulp van systemen voor ploegenbeheer. Werf indien mogelijk ook een topman in uw ploeg. Daarna hoeft u niet voor elke kleine aanpassing toestemming te vragen aan supervisors.
6. Informatie verzamelen
Zodra u uw doelstellingen hebt bepaald en de processen die u wilt volgen, is de volgende stap het verzamelen van de nodige gegevens. Elke processtap moet worden herkend en gedocumenteerd, inclusief welke medewerkers wat doen, wanneer ze hun deel van het werk uitvoeren, en hoe ze dat doen. Hoe meer gegevens u verkrijgt, hoe uitgebreider de processen kunnen zijn. Meer info is in het begin altijd te verkiezen boven minder details. Als een deel van de info zinloos is, kun je die er later nog altijd uithalen.
7. Luister naar verschillende standpunten
Het verzamelen van gegevens houdt in dat u met relevante personen spreekt en hen vraagt naar hun kennis van het hele proces. Gebruik de relevante gegevens die zij verstrekken om problemen te identificeren en manieren om de processen te verbeteren.
Werknemers zullen voortdurend hun ideeën hebben over hoe dingen gedaan moeten worden. U moet luisteren naar wat zij te zeggen hebben, want luisteren naar een andere mening zal u helpen het systeem goed te begrijpen.
8. Onderzoek connectiviteit en afstemming
Een van de kritieke onderdelen van het in kaart brengen van processen is de inrichting van het bedrijfssysteem. Dit systeem houdt in dat alle relevante Stakeholders samenwerken om hun klantrelaties te beoordelen. Bijgevolg moeten de Relevante Stakeholders de interconnectiekloof tussen methoden binnen de bedrijfsstructuur identificeren en dichten.
9. Bepaal de waarde voor de klant
Uw team moet de kennis van de Proceseigenaar over de primaire procesklant evalueren en, indien bewezen correct, de output prestatie-eisen identificeren die aan de behoeften van de klant voldoen.
10. Voer een procesanalyse uit
De procesanalyse brengt het team op de hoogte van mogelijke technologische verbeteringen. Waardebeheer, aansprakelijkheidsonderzoek, feitenanalyse, schatting van de cyclustijd, activastudie, en analyse van de proceseffectiviteit zijn hier allemaal voorbeelden van.
11. Voer een baseline business process map uit
Nadat u alle noodzakelijke gegevens hebt verzameld, is de volgende stap het ontwikkelen van de baseline business process flow chart. Dit punt geeft aan hoe de processen nu functioneren. Het zal eventuele problemen of fouten aan het licht brengen, zodat u kunt beslissen welke vooruitgang u moet gaan boeken. Laat de baseline business process chart fungeren als bewijs voor wat er verbeterd en veranderd moet worden. Als u besluit een ander stroomschema te maken, vergelijk het dan met het oude om te zien of het verbeterd is.
Wij stellen voor dat u uw schema genereert met behulp van de tool voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, omdat het in kaart brengen helpt om de opmaakprocessen efficiënter, veelzijdiger en samenhangender te maken. De software bevat alle apparatuur die u nodig hebt om het resultaat te beoordelen.
12. Beoordeel en identificeer gebieden voor verbetering
Als uw proceskaart klaar is, denk dan nooit dat de klus geklaard is. U moet blijven leren van de kaart en, indien nodig, aanpassingen aanbrengen. Op basis van eerdere beoordelingen hebt u wellicht enkele stromen in de procedure gevonden. Met de kaart kunt u echter nog meer stromen lokaliseren.
Om de processen te optimaliseren, voert u vervolgens procesverbeteringen en herconfiguratie van bedrijfsprocessen uit naarmate u vordert. Zodra u begrijpt hoe het presteert, kunt u de meest actuele processen op een lagere schaal toepassen. Als de nieuwe processen beter presteren dan de oude, neemt u ze op in uw hele organisatie.
13. Onderzoek en bevestig de proceskaart
Bekijk de definitieve proceskaart nogmaals. Inspecteer elk onderdeel en elke fase op betere stromen. Bevestig alle merkbare verstoringen, bezuinigingen, beperkingen, vage functies en meer, zodat ze kunnen worden beheerd en opgelost.
U moet ook de nieuwste procedure doornemen met het betrokken personeel om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de recent gedocumenteerde procedure. Neem bijvoorbeeld de nieuwe processen door met de recruiter en Human Resources om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de nieuw geformuleerde processen. Probeer alle belemmerende factoren uit te bannen en bevestig dat dit proces identiek is aan het vorige.
Typen bedrijfsprocessen in kaart brengen
Via business process mapping kunt u de processen en normen definiëren. U kunt uw kennis van de werking van elk onderdeel van het bedrijf verbeteren door de processen beter weer te geven in grafieken en diagrammen. Maar het eerste punt dat u moet begrijpen terwijl u de proceskaarten maakt, is de bedoeling ervan.
Het doel van het stroomschema is u te helpen bij het genereren van een stroomschema dat aan uw specifieke eisen voldoet. Laten we beginnen en kijken naar de verschillende diagrammen en stroomschema's die worden gebruikt om een volledig bedrijfsproces in kaart te brengen.
- Het fundamentele top-down processtroomschema
Dit is een van de meest gebruikte types en de gemakkelijkste manier om processen in kaart te brengen. Het kan processen ontwerpen en vastleggen, problemen en meetprogramma's oplossen, en teamleden helpen bij de interactie. Softwareontwikkelaars gebruiken vaak proceskaarten om nieuwe initiatieven te plannen. Top-down proces flowcharts zijn ongelooflijk nuttig wanneer het laatste project een historische tijdreeks van stappen bevat die cruciaal zijn om te identificeren.
Proceskaarten hebben het potentieel om te beoordelen wat en waar de zinvolle interactiestructuren lijken te zijn, die cruciaal zijn voor de algemene aanpak. Dit type kan ook laten zien hoe het proces eruit kan zien zonder de nutteloze stappen.
- Een uitgebreide flowchart
Dit stroomdiagram geeft een extravagante uitgave van een process mapping weer. Dit type procesmapping gaat ervan uit dat deze unieke vorm van het diagram alle informatie bevat van elk minder belangrijk proces. Een uitgebreide procesmapping is functioneel wanneer het van cruciaal belang is om alle informatie (inputs en outputs) die met een processtap samenhangt, op te nemen. Het kan ook worden gebruikt om strategische proceskeuzes te definiëren.
- Stroomschema voor SIPOC-R
SIPOC is een term die staat voor leverancier, inputs, processen, outputs en klant. Dit is een eenvoudige vorm van procesmapping. Het schrapt meer dan 99% van de gegevens en concentreert zich alleen op de vereisten van een algemeen proces in kaart brengen en het personeel dat werkt. Dit stroomschema kan worden gebruikt om de meest kritieke onderdelen van een proces in kaart te brengen voordat een uitgebreid schema wordt ontwikkeld. Het is ook nuttig om de omvang van complexe procedures te beperken.
- Stroomdiagram op hoog niveau
Dit is een ander favoriet type van procesmapping, ook bekend als hoogste of toeleveringsdiagram, en het geeft de details van de interne acties van het proces weer. Dit type proceskaart wordt vaak toegepast om bedrijfsoperaties te beschrijven en te ontwerpen. Het kan ook de meest cruciale aspecten van een procedure bepalen. Het gaat echter niet dieper in op herbewerkingen, genomen beslissingen, betrokken verantwoordelijkheden, enz.
- Swimlanes stroomschema
Dit type van process mapping en dat van zijn tijdgenoten lijken erg op elkaar. Het belangrijkste verschil tussen hen is dat in het swimlane stroomschema elke stap is verdeeld over verschillende mensen of groepen die er verantwoordelijk voor zijn. Dit zorgt ervoor dat het stroomschema een vrij goed systeem is voor processen die dit soort procesmapping nodig hebben. Dit in kaart brengen toont waar elke persoon zijn taak moet beginnen, waardoor de kans op onzekerheid over wie waarvoor hoofdzakelijk verantwoordelijk is, wordt weggenomen.
- Stroomdiagram van de waardestroom
Een value stream process mapping toont de volgorde van gegevens en componenten die nodig zijn om goederen voor de klant te leveren. Dit proces in kaart brengen helpt om gegevens te analyseren, metrieken vast te leggen, inzichten te ontwikkelen, en aandachtspunten voor toekomstig werk te herkennen.
- Gegevensstroom diagram
Dit type procesmapping helpt gegevens van de ene plaats naar de andere te verplaatsen. Het is de manier om materiaal te organiseren dat in zijn oorspronkelijke vorm is verzameld. Ze bevestigen de procedures door aan te tonen hoe ze verbonden zijn met datasets en hoe ze aansluiten op de buitenwereld en de consumenten. Deze process mapping kan worden toegepast als documentatiecomponent om geëvalueerde processen te controleren.
- Proces stroomdiagram
Dit is een van de meest voorkomende vormen van process mapping, omdat ze stevig aansluiten bij wat de makers van process maps bijna 100 jaar geleden in gang zetten. Ze worden toegepast om essentiële correlaties te belichten die worden besproken door belangrijke elementen in een productiegebouw.
Dergelijke proceskaarten kunnen handmatig of met software zoals Microsoft Office worden gemaakt. Het enige nadeel van deze aanpak is het gebrek aan veelzijdigheid of wendbaarheid. Maar kennis en duidelijkheid zijn ook aantrekkelijk.
Voordelen van business process mapping
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen helpt bedrijven op vele manieren opnieuw vorm te geven, en als u geen processen in kaart brengt, schiet u ernstig tekort. Hieronder volgen enkele voorbeelden van hoe het in kaart brengen van processen bedrijven helpt.
Tevredenheid en betrokkenheid van werknemers
Werknemers zijn de meest kritische activa die een bedrijf kan hebben. Veel bedrijven richten zich echter niet op de vaardigheden, het begrip en de toewijding van hun werknemers om complexe problemen aan te pakken en een goed bedrijf te runnen. De meest effectieve manier om de betrokkenheid van werknemers te vergroten is hen te betrekken bij het proces dat zij uitvoeren. Met het in kaart brengen van processen kan elk bedrijf de tevredenheid en betrokkenheid van zijn werknemers bereiken.
Onzekere problemen gemakkelijk herkennen
Met process mapping kunt u snel een proces herkennen dat uw bedrijf veel tijd en geld kost. De hindernissen kunnen uren en geldverlies in het bedrijf veroorzaken; daarom is het eenvoudiger dergelijke problemen in de kelk te stoppen als u hun rol in het proces volledig begrijpt. Het in kaart brengen helpt de processen in het algemeen soepeler te laten verlopen.
Tevredenheid van de klant
Na een grondig onderzoek van de wensen van de klant, kan een bedrijf rigoureuze en haalbare bedrijfsprocedures opzetten, zoals process mapping. Deze procedures zullen voldoen aan de eisen van de klant en een duurzaam voordeel opleveren. Consumenten zijn alleen tevreden als een opeenvolging van bedrijfsprocessen overeenkomt met hun eisen.
Risicobeheer dat werkt
Elk proces kan op het eerste gezicht haalbaar lijken, maar het beoordelen van de effectiviteit ervan is een uitdaging zonder een uitgebreid overzicht van elke fase van dit proces. Nadelen kunnen zich op elk moment voordoen, maar een business mapping proces herkent de mogelijke gevaren en problemen eenvoudiger.
Helpt bij het meten van vooruitgang
Process mapping helpt bij het monitoren van wijzigingen en verbeteringen in het proces. Het administreren en kennen van de specifieke fasen van een procedure is redelijk eenvoudig, wat resulteert in meer buitengewone vorderingen en de mogelijkheid om de effectiviteit van het in kaart brengen van het proces te beoordelen en de prestaties te controleren.
Laagwaardige operaties vereenvoudigen
Door bedrijfsprocessen in kaart te brengen kunt u procedures met een lage waarde vereenvoudigen en vervangen door methoden die het succes van uw bedrijf aanzienlijk vergroten. Dit garandeert een goede effectiviteit zonder de kwaliteit te verminderen.
Vermindert het aantal onnodige procedures
Business process mapping legt alle info van elke procedure bloot door ze uitgebreid te onderzoeken. Zodra u het hele mappingproces opnieuw configureert, worden onnodige repetitieve procedures verminderd.
Wat zijn de vier stappen om processen effectief in kaart te brengen?
Hieronder staan de vier stappen die leiden tot een effectieve process mapping.
- Definieer de doelstellingen die u wilt bereiken voor projectverbetering
- Ontwikkel uw project roadmap
- Bepaal welk proces u in kaart wilt brengen
- Stel een professioneel team samen
Wat zijn de zeven stappen van het bedrijfsproces?
Hieronder staan zeven stappen van het in kaart brengen van het bedrijfsproces.
- Bepaal uw doelstellingen
- Bepaal uw project roadmap
- Kies het proces dat u in kaart wilt brengen
- Bouw een solide en professioneel team
- Luister naar verschillende standpunten
- Onderzoek connectiviteit en afstemming
- Beoordeel en identificeer gebieden voor verbetering
Wat zijn de vijf stappen in het bedrijfsprocesmanagementproces?
Business process management is een praktijk die gebruik maakt van verschillende technieken om bedrijfsprocessen te ontwikkelen, uit te voeren, te begeleiden en te optimaliseren. De bedrijfsprocessen zijn het gedrag van gebruikers, kaders, gegevens en spullen die worden gecoördineerd om bedrijfsresultaten te genereren met behulp van een marketingstrategie.
Hier zijn de vijf stappen in business process management.
- Ontwerp
Deze stap van het bedrijfsproces omvat het begrijpen van de bedrijfspraktijken.
- Model
Het herkent, bepaalt, en toont nieuwe strategieën om de huidige bedrijfspraktijken te helpen.
- Voer uit.
Deze stap omvat het uitvoeren van een bedrijfsproces door het eerst met een paar gebruikers te controleren en het daarna voor iedereen beschikbaar te maken.
- Monitor
Het concentreert zich op zowel macro- als microvoorspellers.
- Optimaliseer
Het vereenvoudigen en verbeteren van de effectiviteit van het in kaart brengen van processen en het stimuleren van de configuratie van individuele bedrijfssystemen met een samenhangend plan.
Samenvatting
Business process mapping is een uitstekende methode voor het regelen, hanteren en verbeteren van uw bedrijfsprogramma's. Met de techniek van het in kaart brengen van processen kunt u gebroken onderdelen repareren en tegelijkertijd kritieke hiaten opvullen. De meest efficiënte en eenvoudige methode om dit te bereiken is het inzetten van de juiste hulpmiddelen en programma's.
Ontdek en gebruik dus vandaag nog de optimale process mapping tools en toepassingen voor uw organisatie, één die voldoet aan al uw specifieke vereisten en specificaties. En als u voor de taak staat om een interne web- of mobiele applicatie te ontwikkelen om uw bedrijf te optimaliseren, overweeg dan een aanpak zoals visueel programmeren. Deze aanpak is veel sneller, efficiënter en goedkoper dan klassieke softwareontwikkeling. No-code platform AppMaster is een goed voorbeeld van een visuele codeertool.
