Termin "automatyzacja" nie zawsze kojarzył się z zaawansowanymi technologicznie fabrykami obsadzonymi przez roboty. Automatyzacja miejsca pracy może przybierać różne formy, ale jedną z powszechnych jest wykonywanie przez roboty pracy, którą kiedyś wykonywał człowiek, np. w platformach bez kodu. Subtelne formy automatyzacji można znaleźć nawet w najbardziej podstawowych programach komputerowych, natomiast bardziej wyraźne formy można dostrzec w takich rzeczach jak samojezdne samochody i roboty.
Czym jest automatyzacja i jak ją wdrożyć w swoim miejscu pracy?
Automatyzacja w miejscu pracy ma miejsce, gdy komputer wykonuje z góry ustalone i powtarzalne zadania bez jakiejkolwiek interwencji człowieka. Dzięki temu firmy mogą usprawnić działania i poprawić jakość życia pracowników. Ponadto otwiera drogę do cyfrowej transformacji. W tym kontekście "przepływ pracy" często odnosi się do różnych sposobów, w jakie miejsca pracy wykorzystują technologię do załatwiania spraw, od obsługi e-maili i leadów sprzedażowych po ograniczanie zużycia papieru i śledzenie danych.
Automatyzacja może być wdrożona w firmie przy użyciu robotów, maszyn, algorytmów i oprogramowania. Automatyzacja w miejscu pracy jest również wykorzystywana do wykonywania czasochłonnych i kosztownych operacji dla przedsiębiorstw. Jej efektem są platformy bez kodu. Jednym z zastosowań automatyzacji w miejscu pracy może być wykorzystanie technologii, które mogą szybko czytać aplikacje o pracę, szukając określonych słów kluczowych i wybierając najbardziej wykwalifikowanych kandydatów.
Jak automatyzacja jest wykorzystywana w miejscu pracy?
Ta nowa sfera transformacji cyfrowej zdominowała życie zawodowe wielu ludzi.
W miarę jak współpraca między ludźmi a maszynami staje się coraz bardziej zaawansowana, musimy opracować i wdrożyć automatyzację, która nie będzie miała negatywnego wpływu na psychologię pracowników.
Zostaw za sobą to, co nudne
Prawie każdy artykuł na temat automatyzacji powie, że programy mogą być używane do wykonywania rutynowych zadań, takich jak eksploracja danych i administracja. Nie ma wzmianki o tym, jak to wpływa na morale w miejscu pracy. Jeśli miejsce pracy nie zostanie zautomatyzowane, Twoi pracownicy będą zawaleni zadaniami, które nie są niezbędne w ich pracy. W rzeczywistości tylko 45% tygodnia pracy spędza się na rzeczywistych działaniach związanych z pracą (w przeciwieństwie do przerw i innych zadań administracyjnych). Powoduje to, że Twoi pracownicy są spieszeni i pod presją, co zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów. Brak udziału człowieka w procesie jest możliwy dzięki automatyzacji. Dlatego pracownicy będą czuli mniejszą presję, aby przyspieszyć wykonywanie prozaicznych zadań, aby dostać się do swojej prawdziwej pracy. Rezultatem jest mniejszy stres i przyjemniejsze środowisko pracy, ponieważ automatyzacja miejsca pracy może usprawnić transformację cyfrową i ograniczyć błędy administracyjne.
Służy jako pomocnik
Oprogramowanie przeznaczone do automatyzacji zadań jest w istocie pomocnikiem. Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, uruchamianie procesów, wyodrębnianie i przenoszenie danych i tak dalej zapewnia każdemu z pracowników własnego osobistego asystenta transformacji cyfrowej. Upraszcza to proces zarządzania klientami. Dobre zautomatyzowane miejsce pracy podniesie morale dookoła, czyniąc wszystkich przyjemniejszymi we współpracy i bardziej przygotowanymi do pomocy klientom. Nie każąc klientowi czekać, gdy szuka informacji, pracownicy mogą lepiej dostosować swoje usługi do każdej osoby. Poprawia to ogólną transformację cyfrową. Dzięki zastosowaniu oprogramowania do automatyzacji klienci mogą szybko i łatwo uzyskać pomoc. A te zalety nie ograniczają się tylko do miejsca pracy. Środowisko automatyzacji miejsca pracy (np. za pomocą platform bez kodu), które stworzyłeś, bez wątpienia pozytywnie wpłynie na Twoją klientelę.
Zaangażowanie zespołu jest kluczem do sukcesu
Arkusze kalkulacyjne Excela to taka zabawa w wypełnianie! Łatwo jest zniechęcić się w pracy, gdy pomyślisz o wszystkich fantastycznych i znaczących rzeczach, które mógłbyś robić zamiast nudnej i przygniatającej duszę rutyny, w której utknąłeś. Pracownicy mogą wykonywać bardziej produktywną, kreatywną i korzystną pracę, ponieważ oprogramowanie do automatyzacji obsługuje wszystkie zadania administracyjne - zadania, które pomimo ich konieczności, wydają się być dokładnym przeciwieństwem użyteczności, gdy są zmuszone do wykonania. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie się przy życiu jest satysfakcjonujące poczucie sukcesu. Członkowie zespołu, którzy otrzymują ambitne zadania, zwykle bardziej interesują się swoją pracą i stają się bardziej oddani organizacji jako całości. Tak więc zatrudnienie o wyższej wartości, możliwe dzięki automatyzacji miejsca pracy w firmie, może zapewnić pracownikom prawdziwe poczucie spełnienia. Nie jest tajemnicą, że ludzie doświadczający cyfrowej transformacji zgłaszają, że czują się jak roboty. Członkowie Twojego zespołu będą bardziej dumni ze swojej pracy, jeśli uwierzą, że ma ona znaczenie. Innymi słowy, miejsce pracy z automatyzacją sprzyja optymistycznemu środowisku pracy z automatyzacją, dając pracownikom poczucie celu w ich pracy.
Jakie są korzyści z automatyzacji w miejscu pracy?
W dzisiejszych czasach istnieje aplikacja na wszystko, od wynajęcia taksówki po umówienie się na rozmowę kwalifikacyjną. Inni martwią się, że roboty i AI zabiorą im pracę, jednak dowody wskazują, że jest wręcz przeciwnie: że AI, platformy bez kodu i automatyzacja naprawdę ułatwiają nam życie. Oprócz tego, że jest ono szybsze, to również poprawia się jego jakość. W wyniku poświęcania mniejszej ilości czasu na nudne czynności, nasza wydajność poszła w górę. Zamiast poświęcać swój czas na prozaiczne, ale istotne obowiązki, możemy skupić się na napędzaniu rozwoju firmy i realizacji jej najważniejszych celów. Przejdźmy do zalet zautomatyzowanego miejsca pracy.
Łatwiejsza i bardziej efektywna komunikacja
Skuteczny system automatyzacji przepływu pracy może znacznie poprawić interakcje w zespole. Wysoki wskaźnik rotacji pracowników może zostać zmniejszony dzięki zastosowaniu tego systemu, ponieważ niezadowolenie ze stylu komunikacji w firmie jest częstą przyczyną zgłaszaną przez pracowników. Zamiast ręcznego przypominania sobie nawzajem, członkowie zespołu będą otrzymywać automatyczne przypomnienia za pośrednictwem oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy, co znacznie poprawia współpracę w zespole.
Lepsza ochrona i bezpieczeństwo
Używanie ostrzy, spawanie, narażenie na działanie substancji chemicznych i inne zagrożenia są zastępowane przez roboty w zautomatyzowanym miejscu pracy. Łatwo zauważyć, jak ludzkie błędy, zwłaszcza po długiej zmianie, mogą mieć katastrofalne skutki w takim środowisku pracy. Automatyzacja pomaga zmniejszyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników w zautomatyzowanym miejscu pracy. Narzędzia automatyzacji mogą być wykorzystywane do zwracania uwagi na podejrzane zachowania w sieci. Pomaga to w utrzymaniu bezpieczeństwa prywatnych danych.
Skrócenie czasu obsadzania stanowisk
Im dłużej stanowisko pozostaje nieobsadzone, tym więcej pieniędzy traci firma, zarówno pod względem nieobecności pierwotnego pracownika, jak i kosztów alternatywnych znalezienia zastępstwa. Dlatego tak ważne jest skrócenie czasu obsadzania stanowisk, aby zminimalizować to, co w przeciwnym razie może być znaczącą stratą w produkcji. Niemal każdy aspekt procedury rekrutacyjnej może zostać usprawniony za pomocą systemu śledzenia kandydatów lub systemu zarządzania relacjami z kandydatami. Szybciej i dokładniej niż człowiek, to może whittle down puli potencjalnych pracowników, ustawić i przeprowadzić wywiady, a nawet podjąć ostateczne decyzje o zatrudnieniu.
Może to nie być zbyt przyjemne dla kandydatów, ale zaoszczędzi menedżerom zatrudniającym niezliczone godziny każdego tygodnia. Mając więcej czasu na przygotowanie się do osobistych rozmów kwalifikacyjnych, mają większe szanse na dobre zatrudnienie już przy pierwszej próbie.
Swoboda pracowników
Pracownicy są w stanie lepiej przejąć odpowiedzialność za swoją pracę i przyznać się do błędów, gdy narzędzia automatyzacji przepływu pracy jasno określają, za co są odpowiedzialni w danej procedurze. Dzięki temu przełożeni nie muszą pilnować pracowników ani monitorować ich każdego ruchu.
Zwiększona efektywność
Wydajność pracowników jest na historycznie niskim poziomie. Dlatego firmy muszą szybko odkryć środki poprawy, jeśli chcą wyprzedzić konkurencję. Każdego roku pracownicy tracą około 520 godzin na prozaiczne czynności, które można by skomputeryzować. Harmonogramy spotkań i rozmów kwalifikacyjnych to przykłady podstawowych zadań, które mogą łatwo pochłonąć ich czas, a nikt nie zdaje sobie z tego sprawy. Firmy mogą odnieść duże korzyści z automatyzacji procesów w celu zwiększenia wydajności pracowników.
Kiedy nie używałbyś automatyzacji?
Zautomatyzowane miejsce pracy ma liczne zalety, ale także pewne wady. Poniżej przedstawiono niektóre z trudności, jakie może spowodować zautomatyzowane miejsce pracy.
- Zmiany w rolach pracowników
Zatrudnienie pracowników wiedzy nie zostało utracone z powodu narzędzi automatyzacji; w rzeczywistości ostatnie badanie przeprowadzone przez pracowników akademickich w Wharton School na Uniwersytecie Pensylwanii ujawniło, że organizacje, które wdrażają transformację cyfrową, zwiększają całkowitą liczbę pracowników. Jest to prawdopodobnie spowodowane wzrostem produktywności i przychodów związanym z narzędziami automatyzacji. Niemniej jednak w równowadze pracowników stale zachodzi transformacja cyfrowa. Ponieważ zautomatyzowane procedury są łatwiejsze do nadzorowania, badanie wskazało, że liczba menedżerów w firmie może zostać zmniejszona. Prognozy zatrudnienia dla wysokich i niskich poziomów umiejętności są w górę, ale prognozy dla umiejętności średnich i wysokich są w dół.
- Niezdolność do adaptacji
Nie ma wątpliwości, że element ludzki ulega zmniejszeniu przy stosowaniu nowoczesnych narzędzi automatyzacji, nawet jeśli można go dostroić do precyzyjnych wymagań każdego stanowiska automatyzacji. Na przykład chatbot do obsługi klienta może frustrować użytkowników, ponieważ trudniej mu zrozumieć ich wymagania niż człowiekowi. Podobnie, specjalistyczne podejście do poszczególnych zadań lub procesów może nadal wymagać ręcznego zaangażowania.
Jakie są niektóre przykłady automatyzacji?
Przyjrzyjmy się, jak narzędzia automatyzacji zostały już wdrożone w miejscu pracy, aby zwiększyć produktywność i wyniki końcowe.
Zautomatyzowane zakupy i zarządzanie zapasami
W celu zaoszczędzenia czasu i zwiększenia produktywności, zespoły sprzedażowe mogą korzystać z oprogramowania do automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak generowanie leadów, wyszukiwanie i zarządzanie kontaktami. Wykorzystaj narzędzie do wzbogacania leadów, aby zaoszczędzić czas i wysiłek podczas zbierania informacji na ich temat. Efektem końcowym jest pracownik obsługi klienta, który jest dobrze przygotowany do rozpoczęcia rozmowy z kandydatami i nawiązania kontaktu.
Automatyzacja marketingu
Wyzwania związane z marketingiem w ramach transformacji cyfrowej są coraz większe. Forrester przewiduje, że w ciągu najbliższych czterech lat światowe inwestycje w narzędzia do automatyzacji marketingu wzrosną z obecnych szacunków 15,6 mld dolarów do 25,1 mld dolarów. Co może być przyczyną takiego stanu rzeczy? W dzisiejszych czasach klienci wymagają wysoce spersonalizowanych i trafnych doświadczeń, a marketerzy mogą nadążyć za tymi oczekiwaniami tylko dzięki wykorzystaniu zautomatyzowanego miejsca pracy.
Obsługa klienta
Chatboty są prawdopodobnie najbardziej widocznym przykładem narzędzi automatyzacji, które bezpośrednio pomagają w obsłudze klienta. Ostatnie badania sugerują, że chatboty w zautomatyzowanym miejscu pracy mogą pewnego dnia odpowiadać nawet za 80% wszystkich interakcji z klientami. To nie tylko zmniejsza obciążenie pracą ludzkich przedstawicieli obsługi klienta, ale także ma potencjał, aby zaoszczędzić wiele pieniędzy dla zautomatyzowanych miejsc pracy, które zajmują się bezpośrednio klientami.
Podsumowanie
AppMaster to świetny przykład narzędzia, które możesz wykorzystać do zautomatyzowania swojego miejsca pracy. Jest to zaawansowana platforma bez kodu, która jest w stanie generować kod i budować natywne aplikacje mobilne, aplikacje internetowe i back-end. Jest to jedna z najlepszych platform no-code, których możesz użyć do zautomatyzowania swojego biznesu. Dzięki AppMaster możesz zautomatyzować swój biznes szybko i przy minimalnym budżecie bez zatrudniania zespołu wysoko opłacanych programistów. Możesz tworzyć aplikacje do automatyzacji procesów wewnętrznych, takich jak systemy CRM, systemy HRM, systemy wsparcia pracowników terenowych, systemy gromadzenia danych i inwentaryzacji, rynek, systemy płatności i wiele innych.
