Thuật ngữ "tự động hóa" không phải lúc nào cũng gắn liền với các nhà máy công nghệ cao có nhân viên là robot. Tự động hóa nơi làm việc có thể có nhiều dạng, nhưng một dạng phổ biến liên quan đến việc robot thực hiện công việc từng được thực hiện bởi con người, như trong các nền tảng không mã. Các hình thức tự động hóa tinh tế có thể được tìm thấy ngay cả trong phần cơ bản nhất của các chương trình phần mềm ngày nay, trong khi các hình thức rõ ràng hơn có thể được nhìn thấy trong những thứ như ô tô tự lái và rô bốt.
Tự động hóa là gì và làm thế nào để triển khai nó tại nơi làm việc của bạn?
Tự động hóa tại nơi làm việc xảy ra khi máy tính thực hiện các nhiệm vụ được xác định trước và lặp đi lặp lại mà không có bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Bằng cách đó, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động và cải thiện chất lượng cuộc sống của người lao động. Nó tiếp tục mở ra một con đường cho chuyển đổi kỹ thuật số. Trong bối cảnh này, "quy trình làm việc" thường đề cập đến các cách khác nhau mà nơi làm việc sử dụng công nghệ để hoàn thành công việc, từ việc xử lý e-mail và bán hàng dẫn đến cắt giảm giấy tờ và theo dõi dữ liệu.
Tự động hóa có thể được thực hiện trong một doanh nghiệp bằng cách sử dụng rô bốt, máy móc, thuật toán và phần mềm. Tự động hóa tại nơi làm việc cũng được sử dụng để hoàn thành các hoạt động tốn kém thời gian và tốn kém cho các doanh nghiệp. Nó dẫn đến nền tảng không mã. Một ứng dụng của tự động hóa ở nơi làm việc có thể là việc sử dụng các công nghệ có thể đọc các đơn xin việc một cách nhanh chóng bằng cách tìm kiếm các từ khóa cụ thể và lựa chọn những ứng viên đủ điều kiện nhất.
Tự động hóa được sử dụng ở nơi làm việc như thế nào?
Quả cầu chuyển đổi kỹ thuật số mới này đã thống trị cuộc sống làm việc của nhiều người.
Khi sự hợp tác giữa con người và máy móc trở nên tiên tiến hơn, chúng ta cần phát triển và triển khai tự động hóa không tác động tiêu cực đến tâm lý nhân viên.
Bỏ lại sự nhàm chán đằng sau
Hầu hết mọi bài báo viết về chủ đề tự động hóa sẽ cho bạn biết rằng các chương trình có thể được sử dụng để thực hiện các công việc thường ngày như khai thác và quản trị dữ liệu. Không có đề cập đến việc điều này ảnh hưởng đến tinh thần ở nơi làm việc như thế nào. Công nhân của bạn sẽ sa lầy vào những nhiệm vụ không cần thiết cho công việc của họ nếu nơi làm việc không được tự động hóa. Trên thực tế, chỉ 45% tuần làm việc được dành cho các hoạt động thực tế liên quan đến công việc (trái ngược với sự gián đoạn và các nhiệm vụ hành chính khác). Nó khiến nhân viên của bạn bị gấp gáp và chịu nhiều áp lực, làm tăng khả năng mắc sai lầm. Việc không có sự tham gia của con người vào quá trình được thực hiện thông qua tự động hóa. Do đó, người lao động sẽ cảm thấy ít áp lực hơn khi phải tăng tốc thực hiện các công việc trần tục để đến với công việc thực sự của họ. Kết quả là giảm bớt căng thẳng và một môi trường làm việc dễ chịu hơn vì tự động hóa tại nơi làm việc có thể cải thiện chuyển đổi kỹ thuật số và cắt giảm các sai lầm hành chính.
Nó phục vụ như một người trợ giúp
Về bản chất, phần mềm được thiết kế để tự động hóa các tác vụ là một công cụ trợ giúp. Tạo bảng tính, khởi chạy quy trình, trích xuất và di chuyển dữ liệu, v.v. cung cấp cho mỗi nhân viên của bạn trợ lý cá nhân chuyển đổi kỹ thuật số của riêng họ. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý khách hàng. Một nơi làm việc tự động hóa tốt sẽ thúc đẩy tinh thần xung quanh, khiến mọi người dễ chịu hơn khi làm việc cùng và chuẩn bị tốt hơn để hỗ trợ khách hàng. Không bắt khách hàng phải chờ đợi khi họ tìm kiếm thông tin, nhân viên có thể điều chỉnh dịch vụ của họ phù hợp hơn với từng cá nhân. Nó cải thiện sự chuyển đổi kỹ thuật số tổng thể. Với việc sử dụng phần mềm tự động hóa, khách hàng có thể nhận được trợ giúp nhanh chóng và dễ dàng. Và những lợi thế này không chỉ giới hạn ở nơi làm việc. Môi trường làm việc tự động hóa (ví dụ: bằng các nền tảng không mã) mà bạn đã tạo chắc chắn sẽ ảnh hưởng tích cực đến tập khách hàng của bạn.
Sự tham gia của nhóm là chìa khóa thành công
Bảng tính Excel rất thú vị để lấp đầy! Thật dễ chán nản trong công việc khi bạn nghĩ về tất cả những điều tuyệt vời và ý nghĩa mà bạn có thể đang làm thay vì thói quen nhàm chán và nghiền nát tâm hồn mà bạn đang mắc kẹt. Nhân viên có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn, sáng tạo và có lợi hơn nhờ phần mềm tự động hóa xử lý tất cả các nhiệm vụ hành chính - những nhiệm vụ mặc dù cần thiết nhưng dường như hoàn toàn ngược lại với hữu ích khi buộc phải hoàn thành. Một trong những cách tốt nhất để giữ bản thân tiếp tục là có được cảm giác thành công thỏa mãn. Các thành viên trong nhóm được giao những nhiệm vụ đầy thách thức có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến công việc của họ và trở nên tận tâm hơn với tổ chức nói chung. Do đó, việc làm có giá trị cao hơn được thực hiện bởi nơi làm việc tự động hóa trong doanh nghiệp có thể mang lại cho người lao động cảm giác thỏa mãn thực sự. Không có gì bí mật khi con người trải qua báo cáo chuyển đổi kỹ thuật số cảm thấy giống như rô bốt. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ tự hào hơn về công việc của họ nếu họ tin rằng nó có ý nghĩa. Nói cách khác, nơi làm việc tự động hóa thúc đẩy một môi trường làm việc tự động hóa lạc quan bằng cách mang lại cho nhân viên cảm giác có mục đích trong công việc của họ.
Lợi ích của tự động hóa tại nơi làm việc là gì?
Ngày nay, có một ứng dụng cho mọi thứ, từ thuê taxi đến sắp xếp một cuộc phỏng vấn. Những người khác lo lắng rằng robot và AI sẽ làm mất công việc của họ, nhưng bằng chứng cho thấy điều ngược lại là sự thật: AI, nền tảng không mã và tự động hóa đang thực sự làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Ngoài việc nhanh chóng hơn, đây cũng là một cải tiến về chất lượng. Kết quả của việc dành ít thời gian hơn cho các hoạt động nhàm chán, sản lượng của chúng tôi đã tăng lên. Thay vì dành thời gian cho những nhiệm vụ tầm thường nhưng thiết yếu, chúng ta có thể tập trung vào việc thúc đẩy sự phát triển của công ty và đạt được những mục tiêu quan trọng nhất của công ty. Chúng ta hãy đi vào những lợi thế của một nơi làm việc tự động.
Giao tiếp dễ dàng và hiệu quả hơn
Một hệ thống tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả có thể nâng cao đáng kể sự tương tác của nhóm. Việc sử dụng hệ thống này có thể giảm tỷ lệ thay đổi nhân viên cao, vì sự không hài lòng với phong cách giao tiếp của công ty là nguyên nhân phổ biến mà người lao động báo cáo. Thay vì nhắc nhở nhau theo cách thủ công, các thành viên trong nhóm sẽ nhận được lời nhắc tự động thông qua phần mềm tự động hóa quy trình làm việc, giúp tăng cường khả năng hợp tác trong nhóm.
Bảo vệ và bảo mật tốt hơn
Việc sử dụng lưỡi dao, hàn, tiếp xúc với hóa chất và các mối nguy hiểm khác đang được thay thế bằng robot trong môi trường làm việc tự động. Thật dễ dàng nhận thấy những sai lầm của con người, đặc biệt là sau một ca làm việc dài, có thể dẫn đến kết quả thảm hại như thế nào trong môi trường công sở như thế này. Tự động hóa giúp giảm thiểu những sai lầm của nhân viên trong môi trường làm việc tự động. Các công cụ tự động hóa có thể được sử dụng để theo dõi các hành vi trực tuyến đáng ngờ. Điều này hỗ trợ trong việc duy trì tính bảo mật của dữ liệu cá nhân của bạn.
Thời gian làm đầy được rút ngắn
Một vị trí không được lấp đầy càng lâu, công ty càng mất nhiều tiền hơn, cả về sự vắng mặt của nhân viên ban đầu và chi phí cơ hội của việc tìm kiếm người thay thế. Do đó, điều quan trọng là phải giảm thời gian lấp đầy của họ để giảm thiểu những gì có thể gây ra tổn thất đáng kể trong sản xuất. Hầu hết mọi khía cạnh của thủ tục tuyển dụng có thể được cải thiện với sự hỗ trợ của hệ thống theo dõi ứng viên hoặc hệ thống quản lý mối quan hệ ứng viên. Nhanh chóng và chính xác hơn một người, nó có thể thu hút nhóm nhân viên tiềm năng, thiết lập và thực hiện các cuộc phỏng vấn, thậm chí đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Nó có thể không dễ chịu lắm đối với các ứng viên, nhưng nó sẽ giúp các nhà quản lý tuyển dụng tiết kiệm được vô số giờ mỗi tuần. Với nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp, nhiều khả năng họ sẽ tuyển dụng tốt trong lần thử đầu tiên.
Quyền tự do của nhân viên
Nhân viên có thể đảm nhận tốt hơn công việc của họ và nhận ra những sai lầm của họ khi các công cụ tự động hóa quy trình làm việc làm rõ những gì họ phải chịu trách nhiệm thực hiện trong một quy trình nhất định. Do đó, người giám sát không phải theo dõi nhân viên hoặc theo dõi mọi hành động của họ.
Nâng cao hiệu quả
Sản lượng nhân viên đang ở mức thấp trong lịch sử. Do đó, các công ty phải nhanh chóng tìm ra các phương tiện cải tiến nếu chúng muốn vượt lên trên đối thủ cạnh tranh. Mỗi năm, công nhân lãng phí khoảng 520 giờ cho những công việc vặt vãnh có thể được máy tính hóa. Lịch họp và phỏng vấn là ví dụ về những công việc cơ bản có thể dễ dàng tiêu tốn thời gian của họ mà không ai nhận ra. Các công ty có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc tự động hóa các quy trình để tăng sản lượng của công nhân.
Khi nào bạn không sử dụng tự động hóa?
Nơi làm việc tự động có nhiều ưu điểm nhưng cũng có một số nhược điểm. Sau đây là một số khó khăn mà nơi làm việc tự động có thể gây ra.
- Những thay đổi về vai trò của nhân viên
Việc làm của công nhân tri thức không bị mất đi do các công cụ tự động hóa; Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây của các học giả tại Trường Wharton thuộc Đại học Pennsylvania đã tiết lộ rằng các tổ chức thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số sẽ tăng tổng số lao động của họ. Điều này có thể là do năng suất và tăng doanh thu được kết nối với các công cụ tự động hóa. Tuy nhiên, có một sự chuyển đổi kỹ thuật số liên tục trong sự cân bằng của người lao động. Bởi vì các thủ tục tự động dễ giám sát hơn, nghiên cứu chỉ ra rằng số lượng người quản lý trong một công ty có thể giảm xuống. Dự báo việc làm cho các cấp độ kỹ năng cao và thấp đều tăng, nhưng những dự báo cho các kỹ năng từ trung cấp đến cao lại giảm xuống.
- Không có khả năng thích ứng
Không có gì phải bàn cãi rằng yếu tố con người bị giảm đi khi sử dụng các công cụ tự động hóa hiện đại, ngay cả khi nó có thể được tinh chỉnh để đáp ứng các yêu cầu chính xác của mọi nơi làm việc tự động hóa nhất định. Ví dụ, một chatbot chăm sóc khách hàng, có thể khiến người dùng thất vọng vì nó gặp nhiều khó khăn hơn một nhân viên của con người trong việc hiểu các yêu cầu chính xác của họ. Tương tự, các phương pháp tiếp cận chuyên biệt đối với các công việc hoặc quy trình cụ thể vẫn có thể cần sự tham gia của thủ công.
Một số ví dụ về tự động hóa là gì?
Hãy xem cách các công cụ tự động hóa đã được triển khai tại nơi làm việc để tăng năng suất và kết quả cuối cùng.
Mua hàng tự động và quản lý hàng tồn kho
Để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất, các nhóm bán hàng có thể sử dụng phần mềm để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tạo khách hàng tiềm năng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và quản lý liên hệ. Sử dụng công cụ làm giàu khách hàng tiềm năng để tiết kiệm thời gian và công sức trong khi thu thập thông tin về khách hàng tiềm năng của bạn. Kết quả cuối cùng là một nhân viên dịch vụ khách hàng được trang bị tốt để bắt đầu các cuộc trò chuyện với khách hàng tiềm năng và bắt đầu phát triển các kết nối.
Tự động hóa tiếp thị
Những thách thức của tiếp thị chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng lớn. Forrester dự đoán rằng, trong 4 năm tới, đầu tư trên toàn thế giới vào các công cụ tự động hóa tiếp thị sẽ tăng từ ước tính hiện tại là 15,6 tỷ USD lên 25,1 tỷ USD. Điều gì có thể là nguyên nhân của điều này? Ngày nay, khách hàng yêu cầu một trải nghiệm thích hợp và được tùy chỉnh cao, và các nhà tiếp thị chỉ có thể đáp ứng kỳ vọng này thông qua việc sử dụng một nơi làm việc tự động.
Dịch vụ khách hàng
Chatbots có lẽ là ví dụ rõ ràng nhất về các công cụ tự động hóa giúp dịch vụ khách hàng trực tiếp. Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng một ngày nào đó, chatbot ở nơi làm việc tự động có thể chịu trách nhiệm tới 80% tất cả các tương tác của khách hàng. Điều này không chỉ làm giảm khối lượng công việc của các đại diện chăm sóc khách hàng mà còn có khả năng tiết kiệm nhiều tiền cho các nơi làm việc tự động giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Sự kết luận
AppMaster là một ví dụ tuyệt vời về một công cụ bạn có thể sử dụng để tự động hóa không gian làm việc của mình. Nó là một nền tảng không mã tiên tiến có thể tạo mã và xây dựng các ứng dụng di động , ứng dụng web và back-end gốc. Đây là một trong những nền tảng không mã tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa doanh nghiệp của mình. Với AppMaster, bạn có thể tự động hóa doanh nghiệp của mình một cách nhanh chóng và với ngân sách tối thiểu mà không cần thuê một nhóm các nhà phát triển được trả lương cao. Bạn có thể tạo các ứng dụng để tự động hóa các quy trình nội bộ như hệ thống CRM, hệ thống HRM, hệ thống hỗ trợ nhân viên hiện trường, hệ thống thu thập và kiểm kê dữ liệu, thị trường, hệ thống thanh toán, v.v.
