शब्द "ऑटोमेशन" हमेशा रोबोट द्वारा संचालित उच्च तकनीक वाले कारखानों से जुड़ा नहीं था। कार्यस्थल स्वचालन कई रूप ले सकता है, लेकिन एक सामान्य में रोबोट ऐसे काम करना शामिल है जो कभी मनुष्यों द्वारा किया जाता था, जैसे नो-कोड प्लेटफॉर्म में। स्वचालन के सूक्ष्म रूप आज के सबसे बुनियादी सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों में भी पाए जा सकते हैं, जबकि स्व-ड्राइविंग कारों और रोबोट जैसी चीजों में अधिक स्पष्ट रूप देखे जा सकते हैं।
स्वचालन क्या है, और इसे अपने कार्यस्थल में कैसे लागू किया जाए?
कार्यस्थल में स्वचालन तब होता है जब कंप्यूटर बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के पूर्व निर्धारित और दोहराए जाने वाले कर्तव्यों को पूरा करता है। ऐसा करने से, व्यवसाय संचालन को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और श्रमिकों के जीवन की गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं। यह आगे डिजिटल परिवर्तन के लिए एक रास्ता खोलता है। इस संदर्भ में, "वर्कफ़्लो" अक्सर विभिन्न तरीकों को संदर्भित करता है जिसमें कार्यस्थल प्रौद्योगिकी का उपयोग करके काम पूरा करते हैं, ई-मेल और बिक्री से निपटने से कागज पर कटौती और डेटा का ट्रैक रखना होता है।
रोबोट, मशीन, एल्गोरिदम और सॉफ्टवेयर का उपयोग करके व्यवसाय में स्वचालन लागू किया जा सकता है। कार्यस्थल में स्वचालन का उपयोग व्यवसायों के लिए समय लेने वाली और महंगे संचालन को पूरा करने के लिए भी किया जाता है। इसका परिणाम नो-कोड प्लेटफॉर्म में होता है। कार्यस्थल में स्वचालन का एक उपयोग उन तकनीकों का उपयोग हो सकता है जो विशेष कीवर्ड की तलाश करके और सबसे योग्य आवेदकों का चयन करके नौकरी के आवेदनों को जल्दी से पढ़ सकते हैं।
कार्यस्थल में स्वचालन का उपयोग कैसे किया जाता है?
यह नया डिजिटल परिवर्तन क्षेत्र कई लोगों के कामकाजी जीवन पर हावी हो गया है।
जैसे-जैसे मनुष्यों और मशीनों के बीच सहयोग अधिक उन्नत होता जाता है, हमें स्वचालन को विकसित और कार्यान्वित करने की आवश्यकता होती है जो कर्मचारी मनोविज्ञान को नकारात्मक रूप से प्रभावित नहीं करता है।
बोरिंग को पीछे छोड़ दो
स्वचालन के विषय पर लिखा गया लगभग कोई भी लेख आपको बताएगा कि कार्यक्रमों का उपयोग डेटा माइनिंग और प्रशासन जैसे नियमित कार्यों को करने के लिए किया जा सकता है। यह कार्यस्थल में मनोबल को कैसे प्रभावित करता है, इसका कोई उल्लेख नहीं है। यदि कार्यस्थल स्वचालित नहीं है, तो आपके कार्यकर्ता उन कार्यों में फंस जाएंगे जो उनके काम के लिए आवश्यक नहीं हैं। वास्तव में, कार्य सप्ताह का केवल 45% वास्तविक कार्य-संबंधी गतिविधियों पर खर्च किया जाता है (जैसा कि रुकावटों और अन्य प्रशासनिक कार्यों के विपरीत)। यह आपके कर्मचारियों को जल्दबाजी और दबाव में डालता है, जिससे गलतियों की संभावना बढ़ जाती है। प्रक्रिया में मानवीय भागीदारी की अनुपस्थिति को स्वचालन के माध्यम से संभव बनाया गया है। इसलिए, श्रमिकों को अपने वास्तविक कार्य को प्राप्त करने के लिए सांसारिक कार्यों में तेजी लाने का कम दबाव महसूस होगा। परिणाम कम तनाव और अधिक सुखद कार्यस्थल वातावरण है क्योंकि कार्यस्थल स्वचालन डिजिटल परिवर्तन में सुधार कर सकता है और प्रशासनिक गलतियों को कम कर सकता है।
यह एक सहायक के रूप में कार्य करता है
कार्यों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया सॉफ़्टवेयर, संक्षेप में, एक सहायक है। स्प्रैडशीट बनाना, प्रक्रियाओं को लॉन्च करना, डेटा निकालना और स्थानांतरित करना, और इसी तरह आपके प्रत्येक कार्यकर्ता को अपना स्वयं का डिजिटल परिवर्तन व्यक्तिगत सहायक प्रदान करता है। यह ग्राहकों के प्रबंधन की प्रक्रिया को सरल करता है। एक अच्छा स्वचालन कार्यस्थल चारों ओर मनोबल को बढ़ावा देगा, जिससे सभी के साथ काम करना अधिक सुखद होगा और ग्राहकों की सहायता के लिए अधिक तैयार होगा। जानकारी की खोज करते समय ग्राहक को प्रतीक्षा किए बिना, कर्मचारी प्रत्येक व्यक्ति के लिए अपनी सेवा को बेहतर ढंग से तैयार कर सकते हैं। यह समग्र डिजिटल परिवर्तन में सुधार करता है। ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर के इस्तेमाल से ग्राहकों को जल्दी और आसानी से मदद मिल सकती है। और ये फायदे केवल कार्यस्थल तक ही सीमित नहीं हैं। आपके द्वारा बनाए गए स्वचालन कार्यस्थल वातावरण (उदाहरण के लिए, नो-कोड प्लेटफॉर्म के माध्यम से) निस्संदेह आपके ग्राहकों को सकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा।
टीम की भागीदारी सफलता की कुंजी है
एक्सेल स्प्रेडशीट को भरने में बहुत मज़ा आता है! काम पर निराश होना आसान है जब आप उबाऊ और आत्मा को कुचलने वाली दिनचर्या के बजाय उन सभी शानदार और सार्थक चीजों के बारे में सोचते हैं जो आप कर रहे हैं। कर्मचारी अधिक उत्पादक, रचनात्मक और लाभकारी काम पूरा कर सकते हैं क्योंकि स्वचालन सॉफ्टवेयर सभी प्रशासनिक कार्यों को संभालता है - ऐसे कार्य, जो उनकी आवश्यकता के बावजूद, पूरा करने के लिए मजबूर होने पर उपयोगी के ठीक विपरीत लगते हैं। अपने आप को चलते रहने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है सफलता की उस संतोषजनक भावना का होना। टीम के सदस्य जिन्हें चुनौतीपूर्ण कार्य दिए जाते हैं, वे अपने काम में अधिक रुचि लेते हैं और समग्र रूप से संगठन के प्रति अधिक समर्पित हो जाते हैं। इस प्रकार, व्यवसाय में स्वचालन कार्यस्थल द्वारा संभव बनाया गया उच्च-मूल्य वाला रोजगार श्रमिकों को पूर्ति की वास्तविक भावना प्रदान कर सकता है। यह कोई रहस्य नहीं है कि डिजिटल परिवर्तन रिपोर्ट का अनुभव करने वाले मनुष्य रोबोट की तरह महसूस कर रहे हैं। आपकी टीम के सदस्य अपनी नौकरी पर अधिक गर्व करेंगे यदि वे मानते हैं कि इसका अर्थ है। दूसरे शब्दों में कहें तो, एक ऑटोमेशन कार्यस्थल कर्मचारियों को उनकी नौकरी में उद्देश्य की भावना देकर एक उत्साहित स्वचालन कार्यस्थल के माहौल को बढ़ावा देता है।
कार्यस्थल में स्वचालन के क्या लाभ हैं?
टैक्सी किराए पर लेने से लेकर इंटरव्यू सेट करने तक, इन दिनों हर चीज के लिए एक ऐप है। दूसरों को चिंता है कि रोबोट और एआई उनकी नौकरी ले लेंगे, फिर भी सबूत बताते हैं कि विपरीत सच है: एआई, नो-कोड प्लेटफॉर्म और ऑटोमेशन वास्तव में हमारे जीवन को आसान बना रहे हैं। तेज होने के अलावा, यह एक गुणवत्ता सुधार भी है। उबाऊ गतिविधियों में कम समय देने के परिणामस्वरूप, हमारा उत्पादन बढ़ा है। अपना समय सांसारिक लेकिन आवश्यक कर्तव्यों पर खर्च करने के बजाय, हम कंपनी के विकास को चलाने और इसके सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आइए एक स्वचालित कार्यस्थल के फायदों के बारे में जानें।
आसान और अधिक प्रभावी संचार
एक प्रभावी वर्कफ़्लो ऑटोमेशन सिस्टम टीम इंटरैक्शन को बहुत बढ़ा सकता है। इस प्रणाली का उपयोग करके कर्मचारी टर्नओवर की उच्च दर को कम किया जा सकता है, क्योंकि कंपनी की संचार शैली से असंतोष श्रमिकों द्वारा रिपोर्ट किया जाने वाला एक सामान्य कारण है। मैन्युअल रूप से एक दूसरे को याद दिलाने के बजाय, टीम के सदस्यों को वर्कफ़्लो ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर के माध्यम से स्वचालित अनुस्मारक प्राप्त होंगे, जो टीम सहयोग को बहुत बढ़ाता है।
बेहतर सुरक्षा और सुरक्षा
स्वचालित कार्यस्थल में ब्लेड के उपयोग, वेल्डिंग, रासायनिक जोखिम और अन्य खतरों को रोबोट द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है। यह देखना आसान है कि मानवीय गलतियों, विशेष रूप से एक लंबी पारी के बाद, इस तरह के कार्यस्थल के माहौल में विनाशकारी परिणाम कैसे हो सकते हैं। स्वचालन स्वचालित कार्यस्थल में कर्मचारियों द्वारा की गई गलतियों को कम करने में मदद करता है। संदिग्ध ऑनलाइन व्यवहार पर नज़र रखने के लिए स्वचालन उपकरण का उपयोग किया जा सकता है। यह आपके निजी डेटा की सुरक्षा बनाए रखने में सहायता करता है।
भरने का समय छोटा हो गया है
एक पद जितना अधिक समय तक भरा नहीं जाता है, मूल कर्मचारी की अनुपस्थिति और एक प्रतिस्थापन खोजने की अवसर लागत दोनों के संदर्भ में एक कंपनी जितना अधिक पैसा खो देती है। इसलिए, उत्पादन के पर्याप्त नुकसान को कम करने के लिए उनके भरने के समय को कम करना महत्वपूर्ण है। भर्ती प्रक्रिया के लगभग हर पहलू को आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम या उम्मीदवार संबंध प्रबंधन प्रणाली की सहायता से सुधारा जा सकता है। एक व्यक्ति की तुलना में अधिक तेज़ी से और सटीक रूप से, यह संभावित कर्मचारियों के पूल को कम कर सकता है, साक्षात्कार स्थापित कर सकता है और आयोजित कर सकता है, और यहां तक कि अंतिम भर्ती निर्णय भी ले सकता है।
यह उम्मीदवारों के लिए बहुत सुखद नहीं हो सकता है, लेकिन यह भर्ती प्रबंधकों को हर हफ्ते अनगिनत घंटे बचाएगा। इन-पर्सन इंटरव्यू की तैयारी के लिए अधिक समय के साथ, वे पहली कोशिश में अच्छा किराया पाने की अधिक संभावना रखते हैं।
कर्मचारी स्वतंत्रता
जब वर्कफ़्लो ऑटोमेशन टूल यह स्पष्ट करते हैं कि किसी दी गई प्रक्रिया में वे क्या करने के लिए जवाबदेह हैं, तो कर्मचारी अपनी नौकरी का प्रभार लेने और अपनी गलतियों के लिए खुद को बेहतर बनाने में सक्षम होते हैं। इस वजह से, पर्यवेक्षकों को कर्मचारियों पर नज़र रखने या उनकी हर गतिविधि पर नज़र रखने की ज़रूरत नहीं है।
बढ़ी हुई दक्षता
कर्मचारी उत्पादन ऐतिहासिक निचले स्तर पर है। इसलिए, कंपनियों को प्रतिस्पर्धा से आगे निकलने के लिए तेजी से सुधार के साधनों की खोज करनी चाहिए। हर साल, श्रमिक लगभग 520 घंटे कंप्यूटरीकृत होने वाले सांसारिक कामों में बर्बाद कर देते हैं। बैठक और साक्षात्कार कार्यक्रम बुनियादी कार्यों के उदाहरण हैं जो बिना किसी को महसूस किए आसानी से अपना समय व्यतीत कर सकते हैं। श्रमिक उत्पादन बढ़ाने के लिए स्वचालित प्रक्रियाओं से कंपनियों को बहुत लाभ हो सकता है।
आप स्वचालन का उपयोग कब नहीं करेंगे?
स्वचालित कार्यस्थल के कई फायदे हैं लेकिन कुछ नुकसान भी हैं। निम्नलिखित कुछ कठिनाइयाँ हैं जो एक स्वचालित कार्यस्थल के कारण हो सकती हैं।
- कर्मचारी भूमिकाओं में परिवर्तन
स्वचालन उपकरण के कारण ज्ञान कार्यकर्ता रोजगार नहीं खोया है; वास्तव में, पेन्सिलवेनिया विश्वविद्यालय में व्हार्टन स्कूल में शिक्षाविदों द्वारा हाल ही में किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि डिजिटल परिवर्तन को लागू करने वाले संगठन अपने कर्मचारियों की कुल संख्या में वृद्धि करते हैं। यह ऑटोमेशन टूल्स से जुड़ी उत्पादकता और राजस्व लाभ के कारण होने की संभावना है। फिर भी, श्रमिकों के संतुलन में लगातार डिजिटल परिवर्तन हो रहा है। क्योंकि स्वचालित प्रक्रियाओं की निगरानी करना आसान है, अध्ययन ने संकेत दिया कि किसी कंपनी में प्रबंधकों की संख्या कम हो सकती है। उच्च और निम्न कौशल स्तरों के लिए रोजगार अनुमान ऊपर हैं, लेकिन मध्यम से उच्च कौशल के लिए कम हैं।
- अनुकूलन करने में असमर्थता
इसमें कोई विवाद नहीं है कि आधुनिक स्वचालन उपकरण का उपयोग करते समय मानव तत्व कम हो जाता है, भले ही इसे प्रत्येक दिए गए स्वचालन कार्यस्थल की सटीक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए ठीक-ठीक किया जा सके। उदाहरण के लिए, एक कस्टमर केयर चैटबॉट उपयोगकर्ताओं को निराश कर सकता है क्योंकि उनके पास उनकी सटीक आवश्यकताओं को समझने में मानव एजेंट की तुलना में अधिक कठिन समय होता है। इसी तरह, विशेष नौकरियों या प्रक्रियाओं के लिए विशेष दृष्टिकोण को अभी भी मैन्युअल भागीदारी की आवश्यकता हो सकती है।
स्वचालन के कुछ उदाहरण क्या हैं?
आइए देखें कि उत्पादकता और निचले स्तर के परिणामों को बढ़ावा देने के लिए कार्यस्थल में स्वचालन उपकरण पहले से ही कैसे लागू किए गए हैं।
स्वचालित खरीद और सूची प्रबंधन
समय बचाने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए, बिक्री दल लीड जनरेशन, पूर्वेक्षण और संपर्क प्रबंधन जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। अपने लीड के बारे में जानकारी एकत्र करते समय समय और प्रयास बचाने के लिए लीड संवर्धन टूल का उपयोग करें। अंतिम परिणाम एक ग्राहक सेवा एजेंट है जो लीड के साथ बातचीत शुरू करने और कनेक्शन विकसित करना शुरू करने के लिए अच्छी तरह से सुसज्जित है।
विपणन स्वचालन
डिजिटल ट्रांसफॉर्मेशन मार्केटिंग की चुनौतियां बढ़ रही हैं। फॉरेस्टर ने भविष्यवाणी की है कि, अगले चार वर्षों में, मार्केटिंग ऑटोमेशन टूल्स में दुनिया भर में निवेश 15.6 अरब डॉलर के मौजूदा अनुमान से बढ़कर 25.1 अरब डॉलर हो जाएगा। इसका क्या कारण हो सकता है? इन दिनों, ग्राहक अत्यधिक अनुकूलित और प्रासंगिक अनुभव की मांग करते हैं, और विपणक केवल एक स्वचालित कार्यस्थल के उपयोग के माध्यम से इस अपेक्षा को पूरा कर सकते हैं।
ग्राहक सेवा
चैटबॉट शायद ऑटोमेशन टूल का सबसे स्पष्ट उदाहरण हैं जो ग्राहक सेवा को सीधे मदद करते हैं। एक हालिया अध्ययन से पता चलता है कि स्वचालित कार्यस्थल में चैटबॉट एक दिन सभी ग्राहक इंटरैक्शन के 80% तक जिम्मेदार हो सकते हैं। यह न केवल मानव ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के कार्यभार को कम करता है बल्कि स्वचालित कार्यस्थलों के लिए बहुत अधिक पैसा बचाने की क्षमता रखता है जो सीधे ग्राहकों से निपटते हैं।
निष्कर्ष
AppMaster एक उपकरण का एक बेहतरीन उदाहरण है जिसका उपयोग आप अपने कार्यक्षेत्र को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं। यह एक उन्नत नो-कोड प्लेटफॉर्म है जो कोड उत्पन्न करने और देशी मोबाइल ऐप , वेब ऐप और बैक-एंड बनाने में सक्षम है। यह सबसे अच्छे नो-कोड प्लेटफॉर्म में से एक है जिसका उपयोग आप अपने व्यवसाय को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं। AppMaster के साथ, आप अत्यधिक भुगतान वाले डेवलपर्स की एक टीम को काम पर रखे बिना अपने व्यवसाय को जल्दी और न्यूनतम बजट पर स्वचालित कर सकते हैं। आप आंतरिक प्रक्रियाओं जैसे सीआरएम सिस्टम, एचआरएम सिस्टम, फील्ड स्टाफ सपोर्ट सिस्टम, डेटा संग्रह और इन्वेंट्री सिस्टम, मार्केटप्लेस, भुगतान प्रणाली, और बहुत कुछ को स्वचालित करने के लिए एप्लिकेशन बना सकते हैं।
