Il termine "automazione" non è sempre stato associato a fabbriche high-tech con personale robotico. L'automazione del posto di lavoro può assumere diverse forme, ma una comune riguarda i robot che svolgono il lavoro che una volta era svolto dagli esseri umani, come nelle piattaforme no-code. Forme sottili di automazione possono essere trovate anche nei programmi software più semplici, mentre forme più esplicite possono essere viste in cose come le auto a guida autonoma e i robot.
Che cos'è l'automazione e come implementarla sul posto di lavoro?
L'automazione sul posto di lavoro si verifica quando un computer svolge compiti predeterminati e ripetitivi senza alcun intervento umano. In questo modo, le aziende possono snellire le operazioni e migliorare la qualità della vita dei lavoratori. Inoltre, apre la strada alla trasformazione digitale. In questo contesto, il termine "flusso di lavoro" si riferisce spesso ai vari modi in cui i luoghi di lavoro utilizzano la tecnologia per svolgere le attività, dalla gestione delle e-mail e dei lead di vendita alla riduzione della carta e alla conservazione dei dati.
L'automazione può essere implementata in un'azienda utilizzando robot, macchine, algoritmi e software. L'automazione sul posto di lavoro viene utilizzata anche per completare operazioni lunghe e costose per le aziende. Si tratta di piattaforme senza codice. Un uso dell'automazione sul posto di lavoro può essere l'utilizzo di tecnologie in grado di leggere rapidamente le domande di assunzione cercando particolari parole chiave e selezionando i candidati più qualificati.
Come viene utilizzata l'automazione sul posto di lavoro?
Questa nuova sfera di trasformazione digitale è arrivata a dominare la vita lavorativa di molte persone.
Man mano che la collaborazione tra uomini e macchine diventa più avanzata, dobbiamo sviluppare e implementare un'automazione che non abbia un impatto negativo sulla psicologia dei dipendenti.
Lasciarsi alle spalle la noia
Quasi tutti gli articoli scritti sul tema dell'automazione vi diranno che i programmi possono essere utilizzati per svolgere attività di routine come l'estrazione dei dati e l'amministrazione. Non viene menzionato l'impatto sul morale dei lavoratori. Se il posto di lavoro non viene automatizzato, i vostri dipendenti saranno impantanati in compiti che non sono essenziali per il loro lavoro. In realtà, solo il 45% della settimana lavorativa viene dedicato ad attività effettivamente legate al lavoro (al contrario delle interruzioni e di altre attività amministrative). Il personale si trova ad essere affrettato e sotto pressione, aumentando la probabilità di commettere errori. L'assenza di coinvolgimento umano nel processo è resa possibile dall'automazione. Pertanto, i lavoratori sentiranno meno la pressione di dover sbrigare compiti banali per arrivare al loro vero lavoro. Il risultato è un ambiente di lavoro meno stressante e più piacevole, poiché l'automazione del posto di lavoro può migliorare la trasformazione digitale e ridurre gli errori amministrativi.
Serve come aiuto
Il software progettato per automatizzare le attività è, in sostanza, un aiuto. La creazione di fogli di calcolo, l'avvio di processi, l'estrazione e lo spostamento di dati e così via forniscono a ogni lavoratore il proprio assistente personale per la trasformazione digitale. Questo semplifica il processo di gestione dei clienti. Un buon ambiente di lavoro automatizzato aumenta il morale di tutti, rendendo tutti più piacevoli da lavorare e più preparati ad assistere i clienti. Senza far aspettare il cliente alla ricerca di informazioni, il personale può adattare meglio il servizio a ogni singolo individuo. Migliora la trasformazione digitale complessiva. Grazie all'uso di un software di automazione, i clienti possono ottenere assistenza in modo rapido e semplice. Questi vantaggi non si limitano al solo luogo di lavoro. L'ambiente di lavoro automatizzato (ad esempio, grazie alle piattaforme no-code) che avete creato avrà senza dubbio un impatto positivo sulla vostra clientela.
Il coinvolgimento del team è la chiave del successo
I fogli di calcolo Excel sono così divertenti da riempire! È facile scoraggiarsi sul lavoro quando si pensa a tutte le cose fantastiche e significative che si potrebbero fare al posto della routine noiosa e schiacciante in cui si è bloccati. I dipendenti possono portare a termine un lavoro più produttivo, creativo e vantaggioso perché il software di automazione si occupa di tutte le attività amministrative che, nonostante la loro necessità, sembrano l'esatto opposto dell'utilità quando sono costrette a completarle. Uno dei modi migliori per tenersi in forma è avere un senso di successo soddisfacente. I membri del team che ricevono incarichi impegnativi tendono a interessarsi maggiormente al proprio lavoro e a dedicarsi maggiormente all'organizzazione nel suo complesso. Pertanto, l'impiego di maggior valore reso possibile dall'automazione del lavoro in azienda può fornire ai lavoratori un autentico senso di appagamento. Non è un segreto che gli esseri umani che subiscono la trasformazione digitale si sentano come dei robot. I membri del vostro team saranno più orgogliosi del loro lavoro se ritengono che abbia un significato. Per dirla in altri termini, un ambiente di lavoro automatizzato favorisce un ambiente di lavoro ottimista, dando ai dipendenti un senso di scopo nel loro lavoro.
Quali sono i vantaggi dell'automazione sul posto di lavoro?
Al giorno d'oggi esiste un'app per tutto, dal noleggio di un taxi all'organizzazione di un colloquio. Altri si preoccupano che i robot e l'IA si prendano il loro lavoro, ma le prove dimostrano che è vero il contrario: l'IA, le piattaforme no-code e l'automazione ci stanno davvero semplificando la vita. Oltre a essere più veloce, questo è anche un miglioramento della qualità. Dedicando meno tempo ad attività noiose, la nostra produzione è aumentata. Invece di dedicare il nostro tempo a compiti banali ma essenziali, possiamo concentrarci sulla crescita dell'azienda e sul raggiungimento dei suoi obiettivi più importanti. Approfondiamo i vantaggi di un posto di lavoro automatizzato.
Comunicazione più facile ed efficace
Un efficace sistema di automazione del flusso di lavoro può migliorare notevolmente l'interazione tra i team. L'alto tasso di turnover dei dipendenti può essere ridotto utilizzando questo sistema, poiché l'insoddisfazione per lo stile di comunicazione dell'azienda è una causa comune riportata dai lavoratori. Invece di ricordarsi manualmente l'un l'altro, i membri del team riceveranno promemoria automatici attraverso il software di automazione del flusso di lavoro, il che migliora notevolmente la collaborazione del team.
Migliore protezione e sicurezza
L'uso di lame, la saldatura, l'esposizione a sostanze chimiche e altri rischi vengono sostituiti dai robot nei luoghi di lavoro automatizzati. È facile capire come gli errori umani, soprattutto dopo un lungo turno, possano avere esiti disastrosi in questo tipo di ambiente di lavoro. L'automazione aiuta a ridurre gli errori commessi dai dipendenti nei luoghi di lavoro automatizzati. Gli strumenti di automazione possono essere utilizzati per tenere d'occhio i comportamenti online sospetti. Ciò contribuisce a mantenere la sicurezza dei dati privati.
I tempi di copertura si riducono
Più a lungo una posizione non viene occupata, più l'azienda perde denaro, sia per l'assenza del dipendente originario che per il costo opportunità di trovare un sostituto. Pertanto, è fondamentale ridurre il tempo di riempimento per minimizzare quella che altrimenti potrebbe essere una sostanziale perdita di produzione. Quasi tutti gli aspetti della procedura di reclutamento possono essere migliorati con l'aiuto di un sistema di tracciamento dei candidati o di un sistema di gestione delle relazioni con i candidati. In modo più rapido e preciso di una persona, può ridurre la rosa dei potenziali dipendenti, organizzare e condurre colloqui e persino prendere le decisioni finali di assunzione.
Forse non sarà molto piacevole per i candidati, ma farà risparmiare ai responsabili delle assunzioni innumerevoli ore alla settimana. Avendo più tempo per prepararsi ai colloqui di persona, avranno più probabilità di fare una buona assunzione al primo tentativo.
Libertà dei dipendenti
I dipendenti sono in grado di prendere in mano il proprio lavoro e di riconoscere i propri errori quando gli strumenti di automazione del flusso di lavoro chiariscono cosa devono fare in una determinata procedura. In questo modo, i supervisori non devono tenere sotto controllo il personale o monitorare ogni sua mossa.
Maggiore efficienza
Il rendimento dei dipendenti è ai minimi storici. Pertanto, le aziende devono scoprire rapidamente i mezzi per migliorare se vogliono superare la concorrenza. Ogni anno, i lavoratori sprecano circa 520 ore in attività banali che potrebbero essere informatizzate. I programmi delle riunioni e dei colloqui sono esempi di attività di base che possono facilmente consumare il loro tempo senza che nessuno se ne renda conto. Le aziende possono trarre grandi vantaggi dall'automazione dei processi per aumentare la produttività dei lavoratori.
Quando non usare l'automazione?
Il posto di lavoro automatizzato presenta numerosi vantaggi ma anche alcuni svantaggi. Di seguito sono elencate alcune delle difficoltà che un luogo di lavoro automatizzato può causare.
- Cambiamenti nei ruoli dei dipendenti
L'occupazione dei lavoratori della conoscenza non è andata persa a causa degli strumenti di automazione; infatti, un recente studio condotto dagli accademici della Wharton School dell'Università della Pennsylvania ha rivelato che le organizzazioni che implementano la trasformazione digitale aumentano il numero totale di lavoratori. Ciò è probabilmente dovuto ai guadagni di produttività e di fatturato legati agli strumenti di automazione. Tuttavia, si assiste a una costante trasformazione digitale nell'equilibrio dei lavoratori. Poiché le procedure automatizzate sono più facili da controllare, lo studio indica che il numero di manager in un'azienda potrebbe essere ridotto. Le proiezioni sull'occupazione per i livelli di competenza alti e bassi sono in aumento, ma quelle per le competenze intermedie e alte sono in calo.
- Incapacità di adattamento
È innegabile che l'elemento umano venga meno quando si utilizzano i moderni strumenti di automazione, anche se può essere messo a punto per soddisfare i requisiti precisi di ogni luogo di lavoro automatizzato. Un chatbot per l'assistenza clienti, ad esempio, può frustrare gli utenti perché ha più difficoltà di un agente umano a capire le loro esigenze. Allo stesso modo, approcci specializzati a particolari lavori o processi possono ancora richiedere un coinvolgimento manuale.
Quali sono alcuni esempi di automazione?
Vediamo come gli strumenti di automazione sono già stati implementati sul posto di lavoro per aumentare la produttività e i risultati economici.
Gestione automatizzata degli acquisti e dell'inventario
Per risparmiare tempo e aumentare la produttività, i team di vendita potrebbero utilizzare un software per automatizzare attività ripetitive come la generazione di lead, la prospezione e la gestione dei contatti. Utilizzate uno strumento di arricchimento dei lead per risparmiare tempo e fatica durante la raccolta di informazioni sui vostri lead. Il risultato finale è un agente del servizio clienti ben equipaggiato per avviare conversazioni con i lead e iniziare a sviluppare connessioni.
Automazione del marketing
Le sfide del marketing della trasformazione digitale sono in aumento. Forrester prevede che, nei prossimi quattro anni, gli investimenti mondiali in strumenti di marketing automation passeranno dagli attuali 15,6 miliardi di dollari a 25,1 miliardi di dollari. Quale può essere la causa di questo fenomeno? Al giorno d'oggi, i clienti richiedono un'esperienza altamente personalizzata e pertinente, e i marketer possono tenere il passo con questa aspettativa solo attraverso l'uso di un ambiente di lavoro automatizzato.
Servizio clienti
I chatbot sono forse l'esempio più evidente di strumenti di automazione che aiutano direttamente il servizio clienti. Un recente studio suggerisce che un giorno i chatbot, nell'ambiente di lavoro automatizzato, potrebbero essere responsabili di ben l'80% di tutte le interazioni con i clienti. Questo non solo riduce il carico di lavoro dei rappresentanti umani dell'assistenza clienti, ma ha anche il potenziale di far risparmiare molto denaro agli ambienti di lavoro automatizzati che si occupano direttamente dei clienti.
Conclusione
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