O termo "automação" nem sempre foi associado a fábricas de alta tecnologia compostas por robôs. A automação do local de trabalho pode assumir muitas formas, mas uma comum envolve robôs fazendo um trabalho que antes era realizado por humanos, como em plataformas sem código. Formas sutis de automação podem ser encontradas até mesmo nos programas de software mais básicos de hoje, enquanto formas mais explícitas podem ser vistas em coisas como carros autônomos e robôs.
O que é automação e como implementá-la em seu local de trabalho?
A automação no local de trabalho ocorre quando um computador realiza tarefas predeterminadas e repetitivas sem qualquer intervenção humana. Ao fazer isso, as empresas podem agilizar as operações e melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores. Abre ainda mais um caminho para a transformação digital. Nesse contexto, "fluxo de trabalho" geralmente se refere às várias maneiras pelas quais os locais de trabalho usam a tecnologia para fazer as coisas, desde lidar com e-mails e leads de vendas até reduzir o papel e acompanhar os dados.
A automação pode ser implementada em uma empresa usando robôs, máquinas, algoritmos e software. A automação no local de trabalho também é usada para concluir operações demoradas e caras para as empresas. Isso resulta em plataformas sem código. Um uso da automação no local de trabalho pode ser a utilização de tecnologias que podem ler rapidamente os pedidos de emprego, procurando palavras-chave específicas e selecionando os candidatos mais qualificados.
Como a automação é usada no local de trabalho?
Essa nova esfera de transformação digital passou a dominar a vida profissional de muitas pessoas.
À medida que a colaboração entre humanos e máquinas se torna mais avançada, precisamos desenvolver e implementar uma automação que não afete negativamente a psicologia dos funcionários.
Deixe o chato para trás
Quase qualquer artigo escrito sobre o tema da automação lhe dirá que os programas podem ser usados para realizar tarefas rotineiras como mineração de dados e administração. Não há menção de como isso afeta o moral no local de trabalho. Seus funcionários ficarão sobrecarregados com tarefas que não são essenciais para seus trabalhos se o local de trabalho não for automatizado. Na verdade, apenas 45% da semana de trabalho é gasto em atividades reais relacionadas ao trabalho (em oposição a interrupções e outras tarefas administrativas). Isso faz com que sua equipe seja apressada e sob pressão, aumentando a probabilidade de erros. A ausência de envolvimento humano no processo é possível através da automação. Portanto, os trabalhadores sentirão menos pressão para acelerar as tarefas mundanas para chegar ao seu trabalho real. O resultado é menos estresse e um ambiente de trabalho mais agradável, pois a automação do local de trabalho pode melhorar a transformação digital e reduzir os erros administrativos.
Serve como ajudante
O software projetado para automatizar tarefas é, em essência, um auxiliar. Criar planilhas, iniciar processos, extrair e mover dados e assim por diante fornece a cada um de seus funcionários seu próprio assistente pessoal de transformação digital. Isso simplifica o processo de gerenciamento de clientes. Um bom local de trabalho de automação aumentará o moral ao redor, tornando todos mais agradáveis de se trabalhar e mais preparados para ajudar os clientes. Sem fazer o cliente esperar enquanto procura informações, a equipe pode adaptar melhor seu serviço a cada indivíduo. Melhora a transformação digital geral. Com o uso de software de automação, os clientes podem obter ajuda de forma rápida e fácil. E essas vantagens não se limitam apenas ao local de trabalho. O ambiente de trabalho de automação (por exemplo, por meio de plataformas sem código) que você criou, sem dúvida, afetará positivamente sua clientela.
Envolvimento da equipe é a chave para o sucesso
As planilhas do Excel são muito divertidas de preencher! É fácil ficar desanimado no trabalho quando você pensa em todas as coisas fantásticas e significativas que você pode estar fazendo em vez da rotina chata e esmagadora em que você está preso. Os funcionários podem concluir um trabalho mais produtivo, criativo e benéfico porque o software de automação lida com todas as tarefas administrativas - as tarefas que, apesar de sua necessidade, parecem exatamente o oposto de úteis quando forçadas a serem concluídas. Uma das melhores maneiras de se manter em movimento é ter essa sensação satisfatória de sucesso. Os membros da equipe que recebem tarefas desafiadoras tendem a ter um maior interesse em seu trabalho e se tornam mais dedicados à organização como um todo. Assim, o emprego de maior valor possibilitado pela automação do local de trabalho na empresa pode fornecer aos trabalhadores uma sensação genuína de realização. Não é nenhum segredo que os humanos que experimentam a transformação digital relatam sentir-se como robôs. Os membros de sua equipe terão mais orgulho de seu trabalho se acreditarem que ele tem significado. Em outras palavras, um local de trabalho de automação promove um ambiente de trabalho de automação otimista, dando aos funcionários um senso de propósito em seu trabalho.
Quais são os benefícios da automação no local de trabalho?
Hoje em dia existe um aplicativo para tudo, desde contratar um táxi até marcar uma entrevista. Outros temem que robôs e IA tomem seus empregos, mas as evidências mostram que o oposto é verdadeiro: que IA, plataformas sem código e automação estão realmente facilitando nossas vidas. Além de ser mais rápido, isso também é uma melhoria de qualidade. Como resultado de dedicar menos tempo a atividades chatas, nossa produção aumentou. Em vez de gastar nosso tempo em tarefas mundanas, mas essenciais, podemos nos concentrar em impulsionar o crescimento da empresa e alcançar seus objetivos mais importantes. Vamos entrar nas vantagens de um local de trabalho automatizado.
Comunicação mais fácil e eficaz
Um sistema de automação de fluxo de trabalho eficaz pode melhorar muito a interação da equipe. O alto índice de rotatividade de funcionários pode ser reduzido com a utilização desse sistema, pois a insatisfação com o estilo de comunicação da empresa é uma causa comum relatada pelos trabalhadores. Em vez de lembrar manualmente uns aos outros, os membros da equipe receberão lembretes automáticos por meio do software de automação de fluxo de trabalho, o que aumenta muito a colaboração da equipe.
Melhor proteção e segurança
O uso de lâminas, soldagem, exposição a produtos químicos e outros perigos estão sendo substituídos por robôs no local de trabalho automatizado. É fácil ver como os erros humanos, especialmente após um longo turno, podem ter resultados desastrosos nesse tipo de ambiente de trabalho. A automação ajuda a diminuir os erros cometidos pelos funcionários no local de trabalho automatizado. Ferramentas de automação podem ser usadas para ficar de olho em comportamentos online suspeitos. Isso ajuda a manter a segurança de seus dados privados.
Os tempos de enchimento são reduzidos
Quanto mais tempo uma posição não for preenchida, mais dinheiro a empresa perde, tanto em termos de ausência do funcionário original quanto no custo de oportunidade de encontrar um substituto. Portanto, é vital reduzir o tempo de preenchimento para minimizar o que pode ser uma perda substancial de produção. Quase todos os aspectos do processo de recrutamento podem ser melhorados com a ajuda de um sistema de rastreamento de candidatos ou um sistema de gerenciamento de relacionamento com candidatos. Com mais rapidez e precisão do que uma pessoa, ele pode reduzir o número de funcionários em potencial, configurar e conduzir entrevistas e até mesmo tomar decisões finais de contratação.
Pode não ser muito agradável para os candidatos, mas poupará aos gerentes de contratação inúmeras horas por semana. Com mais tempo para se preparar para entrevistas pessoais, é mais provável que eles façam uma boa contratação na primeira tentativa.
Liberdade do funcionário
Os funcionários são mais capazes de assumir o controle de seu trabalho e assumir seus erros quando as ferramentas de automação de fluxo de trabalho deixam claro o que eles são responsáveis por fazer em um determinado procedimento. Por causa disso, os supervisores não precisam ficar de olho na equipe ou monitorar todos os seus movimentos.
Eficiência aprimorada
A produção de funcionários está em uma baixa histórica. Portanto, as empresas devem descobrir rapidamente meios de melhoria se quiserem superar a concorrência. Todos os anos, os trabalhadores desperdiçam cerca de 520 horas em tarefas mundanas que podem ser informatizadas. Agendas de reuniões e entrevistas são exemplos de tarefas básicas que podem facilmente consumir seu tempo sem que ninguém perceba. As empresas podem se beneficiar muito com a automatização de processos para aumentar a produtividade do trabalhador.
Quando você não usaria a automação?
O local de trabalho automatizado tem inúmeras vantagens, mas também algumas desvantagens. A seguir estão algumas das dificuldades que um local de trabalho automatizado pode causar.
- Mudanças nas funções dos funcionários
O emprego do trabalhador do conhecimento não foi perdido devido às ferramentas de automação; de fato, um estudo recente de acadêmicos da Wharton School da Universidade da Pensilvânia revelou que as organizações que implementam a transformação digital aumentam seu número total de trabalhadores. Isso provavelmente se deve aos ganhos de produtividade e receita associados às ferramentas de automação. Não obstante, há uma constante transformação digital na balança dos trabalhadores. Como os procedimentos automatizados são mais fáceis de supervisionar, o estudo indicou que o número de gerentes em uma empresa pode ser reduzido. As projeções de emprego para altos e baixos níveis de qualificação estão em alta, mas as de nível intermediário a alto estão em baixa.
- Incapacidade de adaptação
Não há dúvida de que o elemento humano é diminuído ao usar ferramentas de automação modernas, mesmo que possa ser ajustado para atender aos requisitos precisos de cada local de trabalho de automação. Um chatbot de atendimento ao cliente, por exemplo, pode frustrar os usuários, pois tem mais dificuldade do que um agente humano para entender seus requisitos precisos. Da mesma forma, abordagens especializadas para tarefas ou processos específicos ainda podem precisar de envolvimento manual.
Quais são alguns exemplos de automação?
Vejamos como as ferramentas de automação já foram implementadas no local de trabalho para aumentar a produtividade e os resultados finais.
Gestão automatizada de compras e estoque
Para economizar tempo e aumentar a produtividade, as equipes de vendas podem usar software para automatizar tarefas repetitivas, como geração de leads, prospecção e gerenciamento de contatos. Use uma ferramenta de enriquecimento de leads para economizar tempo e esforço ao coletar informações sobre seus leads. O resultado final é um agente de atendimento ao cliente bem equipado para iniciar conversas com leads e começar a desenvolver conexões.
Automação de marketing
Os desafios do marketing de transformação digital estão crescendo. A Forrester prevê que, nos próximos quatro anos, o investimento mundial em ferramentas de automação de marketing crescerá da estimativa atual de US$ 15,6 bilhões para US$ 25,1 bilhões. Qual pode ser a causa disso? Atualmente, os clientes exigem uma experiência altamente personalizada e pertinente, e os profissionais de marketing só podem acompanhar essa expectativa por meio do uso de um local de trabalho automatizado.
Atendimento ao Cliente
Os chatbots são talvez o exemplo mais aparente de ferramentas de automação que ajudam diretamente no atendimento ao cliente. Um estudo recente sugere que os chatbots no local de trabalho automatizado podem um dia ser responsáveis por até 80% de todas as interações com os clientes. Isso não apenas reduz a carga de trabalho dos representantes humanos de atendimento ao cliente, mas também tem o potencial de economizar muito dinheiro para locais de trabalho automatizados que lidam diretamente com os clientes.
Conclusão
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