วิธีจัดระเบียบการทำงานอัตโนมัติอย่างเหมาะสมในที่ทำงานของคุณ

คำว่า "ระบบอัตโนมัติ" ไม่ได้เกี่ยวข้องกับโรงงานที่มีเทคโนโลยีสูงซึ่งมีหุ่นยนต์คอยให้บริการเสมอไป ระบบอัตโนมัติในสถานที่ทำงานอาจมีหลายรูปแบบ แต่รูปแบบทั่วไปอย่างหนึ่งเกี่ยวข้องกับหุ่นยนต์ที่ทำงานที่มนุษย์เคยเป็นผู้ดำเนินการ เช่นเดียวกับในแพลตฟอร์มที่ไม่มีโค้ด รูปแบบอัตโนมัติที่ละเอียดอ่อนอาจพบได้ในโปรแกรมซอฟต์แวร์พื้นฐานที่สุดในปัจจุบัน ในขณะที่รูปแบบที่ชัดเจนยิ่งขึ้นสามารถเห็นได้ในสิ่งต่างๆ เช่น รถยนต์ที่ขับด้วยตนเองและหุ่นยนต์

ระบบอัตโนมัติคืออะไร และจะนำไปใช้ในที่ทำงานของคุณอย่างไร

ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานเกิดขึ้นเมื่อคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและทำซ้ำๆ โดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์ โดยการทำเช่นนั้น ธุรกิจอาจปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงคุณภาพชีวิตของพนักงาน นอกจากนี้ยังเปิดทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอีกด้วย ในบริบทนี้ "เวิร์กโฟลว์" มักหมายถึงวิธีต่างๆ ที่สถานที่ทำงานใช้เทคโนโลยีเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ตั้งแต่การจัดการอีเมลและนำไปสู่การขาย ไปจนถึงการตัดกระดาษและการติดตามข้อมูล

ระบบอัตโนมัติอาจถูกนำไปใช้ในธุรกิจโดยใช้หุ่นยนต์ เครื่องจักร อัลกอริธึม และซอฟต์แวร์ ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานยังใช้เพื่อดำเนินการที่ใช้เวลานานและมีราคาแพงสำหรับธุรกิจ ส่งผลให้แพลตฟอร์มไม่มีโค้ด การใช้ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานอย่างหนึ่งอาจเป็นการใช้เทคโนโลยีที่สามารถอ่านใบสมัครงานได้อย่างรวดเร็วโดยค้นหาคำหลักเฉพาะและเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด

ระบบอัตโนมัติใช้ในที่ทำงานอย่างไร?

ทรงกลมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลใหม่นี้ได้เข้ามาครอบงำชีวิตการทำงานของคนจำนวนมาก

เนื่องจากการทำงานร่วมกันระหว่างมนุษย์และเครื่องจักรมีความก้าวหน้ามากขึ้น เราจำเป็นต้องพัฒนาและใช้ระบบอัตโนมัติที่ไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อจิตวิทยาของพนักงาน

ทิ้งความน่าเบื่อไว้ข้างหลัง

เกือบทุกบทความที่เขียนเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติจะบอกคุณว่าโปรแกรมต่างๆ อาจถูกใช้เพื่อทำงานบ้านตามปกติ เช่น การทำเหมืองข้อมูลและการดูแลระบบ ไม่มีการเอ่ยถึงผลกระทบต่อขวัญกำลังใจในการทำงาน พนักงานของคุณจะจมอยู่กับงานที่ไม่จำเป็นต่องานของพวกเขาหากสถานที่ทำงานไม่เป็นระบบอัตโนมัติ อันที่จริง มีเพียง 45% ของสัปดาห์ทำงานเท่านั้นที่ใช้ไปกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานจริง (ซึ่งต่างจากการหยุดชะงักและงานธุรการอื่นๆ) มันทำให้พนักงานของคุณเร่งรีบและอยู่ภายใต้ความกดดัน เพิ่มโอกาสในการผิดพลาด การไม่มีส่วนร่วมของมนุษย์ในกระบวนการนี้เกิดขึ้นได้ผ่านระบบอัตโนมัติ ดังนั้น คนงานจะรู้สึกกดดันน้อยลงที่จะต้องเร่งผ่านงานทางโลกเพื่อไปทำงานจริงของตน ผลลัพธ์ที่ได้คือความเครียดน้อยลงและสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่น่าพึงพอใจมากขึ้น เนื่องจากระบบอัตโนมัติในที่ทำงานอาจปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและลดข้อผิดพลาดในการบริหาร

ทำหน้าที่เป็นตัวช่วย

ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับการทำงานอัตโนมัติคือตัวช่วย การสร้างสเปรดชีต การเริ่มกระบวนการ การดึงข้อมูลและการย้ายข้อมูล และอื่นๆ ช่วยให้พนักงานแต่ละคนมีผู้ช่วยส่วนตัวในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของตนเอง ทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกค้าง่ายขึ้น สถานที่ทำงานแบบอัตโนมัติที่ดีจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับทุกคน ทำให้ทุกคนน่าร่วมงานด้วยมากขึ้น และพร้อมที่จะช่วยเหลือลูกค้ามากขึ้น โดยไม่ต้องให้ลูกค้ารอขณะค้นหาข้อมูล พนักงานสามารถปรับบริการให้เหมาะกับแต่ละบุคคลได้ดียิ่งขึ้น ปรับปรุงการ เปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล โดยรวม ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ ลูกค้าอาจได้รับความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วและง่ายดาย และข้อดีเหล่านี้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในที่ทำงานเท่านั้น สภาพแวดล้อมที่ทำงานแบบอัตโนมัติ (เช่น โดยใช้แพลตฟอร์มที่ไม่มีโค้ด) ที่คุณสร้างขึ้นจะส่งผลดีต่อลูกค้าของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย

การมีส่วนร่วมของทีมคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

สเปรดชีต Excel เต็มไปด้วยความสนุก! เป็นเรื่องง่ายที่คุณจะท้อแท้ในที่ทำงานเมื่อคุณคิดถึงสิ่งที่น่าอัศจรรย์และมีความหมายทั้งหมดที่คุณอาจทำ แทนที่จะทำกิจวัตรที่น่าเบื่อและบดขยี้จิตใจที่คุณติดอยู่ พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล สร้างสรรค์ และเป็นประโยชน์มากขึ้นเพราะซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ จัดการงานธุรการทั้งหมด - งานที่แม้จะจำเป็น แต่ก็ดูเหมือนตรงกันข้ามกับมีประโยชน์เมื่อถูกบังคับให้ทำให้เสร็จ วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ตัวเองดำเนินต่อไปคือการมีความรู้สึกพึงพอใจในความสำเร็จ สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายที่ท้าทายมักจะสนใจงานของตนมากขึ้น และทุ่มเทให้กับองค์กรโดยรวมมากขึ้น ดังนั้นการจ้างงานที่มีมูลค่าสูงขึ้นซึ่งเป็นไปได้โดยสถานที่ทำงานแบบอัตโนมัติในธุรกิจอาจทำให้พนักงานมีความรู้สึกพึงพอใจอย่างแท้จริง ไม่เป็นความลับที่มนุษย์ประสบกับรายงานการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่รู้สึกเหมือนหุ่นยนต์ สมาชิกในทีมของคุณจะภาคภูมิใจในงานของตนมากขึ้นหากพวกเขาเชื่อว่างานนั้นมีความหมาย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สถานที่ทำงานแบบอัตโนมัติส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานอัตโนมัติในที่ทำงานแบบอัตโนมัติโดยทำให้พนักงานมีความรู้สึกถึงจุดมุ่งหมายในงานของตน

ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานมีประโยชน์อย่างไร?

ทุกวันนี้มีแอพสำหรับทุกอย่าง ตั้งแต่การจ้างแท็กซี่ไปจนถึงการนัดสัมภาษณ์ คนอื่นกังวลว่าหุ่นยนต์และ AI จะแย่งงาน แต่หลักฐานแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง: AI, แพลตฟอร์มที่ไม่มีรหัส และระบบอัตโนมัติทำให้ชีวิตของเราง่ายขึ้นจริงๆ นอกจากจะเร็วขึ้นแล้ว ยังเป็นการปรับปรุงคุณภาพอีกด้วย ผลลัพธ์ที่ได้ก็เพิ่มขึ้นจากการใช้เวลากับกิจกรรมที่น่าเบื่อน้อยลง แทนที่จะใช้เวลาของเรากับหน้าที่ที่จำเป็นแต่ธรรมดา เราอาจมุ่งเน้นที่การขับเคลื่อนการเติบโตของบริษัทและบรรลุเป้าหมายที่สำคัญที่สุด มาดูข้อดีของที่ทำงานอัตโนมัติกัน

การสื่อสารที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพอาจช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ในทีมได้อย่างมาก อัตราการลาออกของพนักงานที่สูงอาจลดลงได้โดยใช้ระบบนี้ เนื่องจากความไม่พอใจกับรูปแบบการสื่อสารของบริษัทเป็นสาเหตุทั่วไปที่รายงานโดยพนักงาน แทนที่จะเตือนกันเอง สมาชิกในทีมจะได้รับการเตือนโดยอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ซึ่งช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมได้อย่างมาก

การป้องกันและความปลอดภัยที่ดีขึ้น

การใช้ใบมีด การเชื่อม การสัมผัสสารเคมี และอันตรายอื่นๆ จะถูกแทนที่ด้วยหุ่นยนต์ในสถานที่ทำงานอัตโนมัติ มันง่ายที่จะเห็นว่าความผิดพลาดของมนุษย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากการเปลี่ยนแปลงที่ยาวนาน อาจส่งผลร้ายในสภาพแวดล้อมในที่ทำงานประเภทนี้ ระบบอัตโนมัติช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากพนักงานในสถานที่ทำงานอัตโนมัติ อาจใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อจับตาดูพฤติกรรมออนไลน์ที่น่าสงสัย ซึ่งช่วยในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัวของคุณ

เวลาบรรจุสั้นลง

ยิ่งตำแหน่งงานว่างนานขึ้น บริษัทก็จะสูญเสียเงินมากขึ้น ทั้งในแง่ของการขาดงานของพนักงานเดิมและค่าเสียโอกาสในการหาคนมาแทน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องลดเวลาในการกรอกเพื่อลดสิ่งที่อาจทำให้สูญเสียการผลิตอย่างมาก เกือบทุกด้านของขั้นตอนการสรรหาอาจได้รับการปรับปรุงโดยใช้ระบบติดตามผู้สมัครหรือระบบการจัดการความสัมพันธ์ของผู้สมัคร รวดเร็วและแม่นยำกว่าบุคคล สามารถลดจำนวนผู้ที่อาจเป็นพนักงาน ตั้งค่าและดำเนินการสัมภาษณ์ หรือแม้แต่ตัดสินใจจ้างงานขั้นสุดท้ายได้

อาจไม่เป็นที่พอใจสำหรับผู้สมัคร แต่จะช่วยให้ผู้จัดการการจ้างงานประหยัดเวลาได้นับไม่ถ้วนในแต่ละสัปดาห์ ด้วยเวลาในการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวมากขึ้น พวกเขามักจะได้รับการว่าจ้างที่ดีในการลองครั้งแรก

เสรีภาพของพนักงาน

พนักงานสามารถรับผิดชอบงานของตนได้ดีขึ้นและยอมรับความผิดพลาดของตนเองเมื่อเครื่องมือระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ทำให้ชัดเจนว่าต้องรับผิดชอบอะไรบ้างในขั้นตอนที่กำหนด ด้วยเหตุนี้ ผู้บังคับบัญชาจึงไม่ต้องคอยติดตามดูพนักงานหรือตรวจสอบทุกย่างก้าว

เพิ่มประสิทธิภาพ

ผลผลิตของพนักงานอยู่ที่ระดับต่ำสุดเป็นประวัติการณ์ ดังนั้น บริษัทต่างๆ จึงต้องค้นหาวิธีการปรับปรุงอย่างรวดเร็วหากต้องการแซงหน้าคู่แข่ง ทุกปี คนงานจะเสียเวลาประมาณ 520 ชั่วโมงกับงานบ้านที่อาจใช้คอมพิวเตอร์ ตารางการประชุมและสัมภาษณ์เป็นตัวอย่างของงานพื้นฐานที่อาจใช้เวลาของพวกเขาไปโดยง่ายโดยที่ไม่มีใครรู้ บริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์อย่างมากจากกระบวนการอัตโนมัติเพื่อเพิ่มผลผลิตของพนักงาน

เมื่อใดที่คุณจะไม่ใช้ระบบอัตโนมัติ

สถานที่ทำงานอัตโนมัติมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง ต่อไปนี้คือปัญหาบางประการที่อาจเกิดจากสถานที่ทำงานอัตโนมัติ

• การเปลี่ยนแปลงบทบาทพนักงาน

การจ้างงานพนักงานที่มีความรู้ไม่สูญหายเนื่องจากเครื่องมืออัตโนมัติ อันที่จริงแล้ว ผลการศึกษาล่าสุดโดยนักวิชาการที่ Wharton School แห่งมหาวิทยาลัยเพนซิลเวเนีย เปิดเผยว่าองค์กรต่างๆ ที่นำการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมาใช้จะเพิ่มจำนวนพนักงานทั้งหมด อาจเป็นเพราะประสิทธิภาพและรายได้ที่เพิ่มขึ้นซึ่งเชื่อมโยงกับเครื่องมืออัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ความสมดุลของคนงานมีการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากขั้นตอนแบบอัตโนมัติดูแลง่ายกว่า การศึกษานี้จึงระบุว่าจำนวนผู้จัดการในบริษัทอาจลดลง ประมาณการการจ้างงานสำหรับระดับทักษะสูงและต่ำเพิ่มขึ้น แต่สำหรับทักษะระดับกลางถึงระดับสูงลดลง

• ปรับตัวไม่ได้

ไม่มีการโต้แย้งว่าองค์ประกอบของมนุษย์จะลดลงเมื่อใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่ทันสมัย แม้ว่าจะสามารถปรับแต่งให้ตรงตามข้อกำหนดที่แม่นยำของสถานที่ทำงานอัตโนมัติทุกแห่งก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น แชทบอทดูแลลูกค้า อาจทำให้ผู้ใช้ผิดหวัง เนื่องจากมีช่วงเวลาที่ยากลำบากกว่าที่ตัวแทนที่เป็นมนุษย์จะเข้าใจความต้องการที่แม่นยำของพวกเขา แนวทางเฉพาะสำหรับงานหรือกระบวนการเฉพาะอาจยังคงต้องอาศัยการมีส่วนร่วมด้วยตนเอง

ตัวอย่างของระบบอัตโนมัติมีอะไรบ้าง?

มาดูกันว่าเครื่องมืออัตโนมัติได้ถูกนำมาใช้ในสถานที่ทำงานอย่างไรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลลัพธ์ด้านล่าง

การจัดซื้ออัตโนมัติและการจัดการสินค้าคงคลัง

เพื่อประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทีมขายอาจใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างลูกค้าเป้าหมาย การหาลูกค้าเป้าหมาย และการจัดการผู้ติดต่อ ใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพลูกค้าเป้าหมายเพื่อประหยัดเวลาและความพยายามในขณะที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป้าหมายของคุณ ผลลัพธ์ที่ได้คือตัวแทนบริการลูกค้าที่มีความพร้อมในการเจรจากับลูกค้าเป้าหมายและเริ่มพัฒนาการเชื่อมต่อ

การตลาดอัตโนมัติ

ความท้าทายของการตลาดเพื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกำลังเติบโตขึ้น Forrester คาดการณ์ว่าในช่วง 4 ปีข้างหน้า การลงทุนทั่วโลกในเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติจะเติบโตจากประมาณการปัจจุบันที่ 15.6 พันล้านดอลลาร์เป็น 25.1 พันล้านดอลลาร์ อะไรคือสาเหตุของสิ่งนี้? ทุกวันนี้ ลูกค้าต้องการประสบการณ์ที่ปรับแต่งได้อย่างเหมาะสมและตรงประเด็น และนักการตลาดสามารถติดตามความคาดหวังนี้ได้โดยใช้สถานที่ทำงานอัตโนมัติเท่านั้น

บริการลูกค้า

Chatbots อาจเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดของเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยบริการลูกค้าโดยตรง การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ชี้ให้เห็นว่าแชทบอทในที่ทำงานอัตโนมัติอาจต้องรับผิดชอบมากถึง 80% ของการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมด ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยลดปริมาณงานของตัวแทนฝ่ายดูแลลูกค้าที่เป็นมนุษย์เท่านั้น แต่ยังมีศักยภาพในการประหยัดเงินได้มากสำหรับสถานที่ทำงานอัตโนมัติที่ติดต่อโดยตรงกับลูกค้า

บทสรุป

AppMaster เป็นตัวอย่างที่ดีของเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้พื้นที่ทำงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เป็นแพลตฟอร์มขั้นสูงที่ไม่ต้องใช้โค้ดซึ่งสามารถสร้างโค้ดและ สร้างแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เว็บแอป และแบ็คเอนด์ได้ เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่ไม่มีรหัสที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ด้วย AppMaster คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณเป็นอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและในงบประมาณที่น้อยที่สุดโดยไม่ต้องจ้างทีมนักพัฒนาที่ได้รับค่าตอบแทนสูง คุณสามารถสร้างแอปพลิเคชันเพื่อทำให้กระบวนการภายในเป็นอัตโนมัติ เช่น ระบบ CRM, ระบบ HRM, ระบบสนับสนุนเจ้าหน้าที่ภาคสนาม, ระบบการเก็บรวบรวมข้อมูลและสินค้าคงคลัง, ตลาดกลาง, ระบบการชำระเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย