El término "automatización" no siempre se asoció con fábricas de alta tecnología atendidas por robots. La automatización del lugar de trabajo puede tomar muchas formas, pero una común involucra a los robots que realizan el trabajo que antes realizaban los humanos, como en las plataformas sin código. Se pueden encontrar formas sutiles de automatización incluso en los programas de software más básicos de la actualidad, mientras que se pueden ver formas más explícitas en cosas como automóviles y robots autónomos.
¿Qué es la automatización y cómo implementarla en su lugar de trabajo?
La automatización en el lugar de trabajo ocurre cuando una computadora realiza tareas predeterminadas y repetitivas sin intervención humana. Al hacerlo, las empresas pueden optimizar las operaciones y mejorar la calidad de vida de los trabajadores. Además, abre un camino para la transformación digital. En este contexto, el "flujo de trabajo" a menudo se refiere a las diversas formas en que los lugares de trabajo utilizan la tecnología para hacer las cosas, desde el manejo de correos electrónicos y oportunidades de venta hasta la reducción del papel y el seguimiento de los datos.
La automatización se puede implementar en una empresa utilizando robots, máquinas, algoritmos y software. La automatización en el lugar de trabajo también se utiliza para completar operaciones costosas y que requieren mucho tiempo para las empresas. Da como resultado plataformas sin código. Un uso de la automatización en el lugar de trabajo puede ser la utilización de tecnologías que pueden leer solicitudes de empleo rápidamente al buscar palabras clave específicas y seleccionar a los solicitantes más calificados.
¿Cómo se utiliza la automatización en el lugar de trabajo?
Esta nueva esfera de transformación digital ha llegado a dominar la vida laboral de muchas personas.
A medida que la colaboración entre humanos y máquinas se vuelve más avanzada, necesitamos desarrollar e implementar una automatización que no afecte negativamente la psicología de los empleados.
Deja lo aburrido atrás
Casi cualquier artículo escrito sobre el tema de la automatización le dirá que los programas se pueden usar para realizar tareas rutinarias como la extracción y administración de datos. No se menciona cómo esto afecta la moral en el lugar de trabajo. Sus trabajadores se verán empantanados con tareas que no son esenciales para sus trabajos si el lugar de trabajo no está automatizado. En realidad, solo el 45 % de la semana laboral se dedica a actividades reales relacionadas con el trabajo (a diferencia de las interrupciones y otras tareas administrativas). Hace que su personal esté apurado y bajo presión, lo que aumenta la probabilidad de cometer errores. La ausencia de participación humana en el proceso es posible gracias a la automatización. Por lo tanto, los trabajadores sentirán menos presión para acelerar las tareas mundanas para llegar a su trabajo real. El resultado es menos estrés y un entorno de trabajo más agradable, ya que la automatización del lugar de trabajo puede mejorar la transformación digital y reducir los errores administrativos.
Sirve como ayuda
El software diseñado para automatizar tareas es, en esencia, un ayudante. La creación de hojas de cálculo, el lanzamiento de procesos, la extracción y el movimiento de datos, etc., proporciona a cada uno de sus trabajadores su propio asistente personal de transformación digital. Esto simplifica el proceso de gestión de clientes. Un buen lugar de trabajo de automatización aumentará la moral en general, haciendo que todos sean más agradables para trabajar y más preparados para ayudar a los clientes. Sin hacer esperar al cliente mientras busca información, el personal puede adaptar mejor su servicio a cada individuo. Mejora la transformación digital general. Con el uso de software de automatización, los clientes pueden obtener ayuda rápida y fácilmente. Y estas ventajas no se limitan únicamente al lugar de trabajo. El entorno de trabajo de automatización (por ejemplo, por medio de plataformas sin código) que ha creado sin duda afectará positivamente a su clientela.
La participación del equipo es clave para el éxito
¡Las hojas de cálculo de Excel son muy divertidas de llenar! Es fácil desanimarse en el trabajo cuando piensa en todas las cosas fantásticas y significativas que podría estar haciendo en lugar de la rutina aburrida y desgarradora en la que está atrapado. Los empleados pueden realizar un trabajo más productivo, creativo y beneficioso gracias al software de automatización. maneja todas las tareas administrativas, las tareas que, a pesar de su necesidad, parecen exactamente lo contrario de útiles cuando se las obliga a completarlas. Una de las mejores maneras de mantenerse en marcha es tener esa satisfactoria sensación de éxito. Los miembros del equipo a los que se les asignan tareas desafiantes tienden a interesarse más en su trabajo y se vuelven más dedicados a la organización en su conjunto. Por lo tanto, el empleo de mayor valor que es posible gracias a la automatización del lugar de trabajo en la empresa puede proporcionar a los trabajadores una sensación genuina de realización. No es ningún secreto que los humanos que experimentan la transformación digital reportan sentirse como robots. Los miembros de su equipo se enorgullecerán más de su trabajo si creen que tiene sentido. En otras palabras, un lugar de trabajo de automatización fomenta un ambiente de trabajo de automatización optimista al dar a los empleados un sentido de propósito en su trabajo.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización en el lugar de trabajo?
Hay una aplicación para todo en estos días, desde contratar un taxi hasta programar una entrevista. A otros les preocupa que los robots y la IA les quiten el trabajo, pero la evidencia muestra que es todo lo contrario: que la IA, las plataformas sin código y la automatización realmente nos facilitan la vida. Además de ser más rápido, esto también es una mejora de la calidad. Como resultado de dedicar menos tiempo a actividades aburridas, nuestra producción ha aumentado. En lugar de dedicar nuestro tiempo a tareas mundanas pero esenciales, podemos centrarnos en impulsar el crecimiento de la empresa y lograr sus objetivos más importantes. Pasemos a las ventajas de un lugar de trabajo automatizado.
Comunicación más fácil y efectiva
Un sistema eficaz de automatización del flujo de trabajo puede mejorar en gran medida la interacción del equipo. La alta tasa de rotación de empleados puede reducirse mediante el uso de este sistema, ya que la insatisfacción con el estilo de comunicación de la empresa es una causa común reportada por los trabajadores. En lugar de recordarse manualmente entre sí, los miembros del equipo recibirán recordatorios automáticos a través del software de automatización del flujo de trabajo, lo que mejora enormemente la colaboración del equipo.
Mejor protección y seguridad
El uso de cuchillas, soldadura, exposición química y otros peligros están siendo reemplazados por robots en el lugar de trabajo automatizado. Es fácil ver cómo los errores humanos, especialmente después de un turno largo, pueden tener resultados desastrosos en este tipo de entorno laboral. La automatización ayuda a disminuir los errores cometidos por los empleados en el lugar de trabajo automatizado. Las herramientas de automatización se pueden utilizar para estar atento a comportamientos sospechosos en línea. Esto ayuda a mantener la seguridad de sus datos privados.
Los tiempos de llenado se acortan
Cuanto más tiempo permanece vacante un puesto, más dinero pierde una empresa, tanto en términos de ausencia del empleado original como del costo de oportunidad de encontrar un reemplazo. Por lo tanto, es vital reducir su tiempo de llenado para minimizar lo que de otro modo podría ser una pérdida sustancial de producción. Casi todos los aspectos del procedimiento de contratación pueden mejorarse con la ayuda de un sistema de seguimiento de candidatos o un sistema de gestión de relaciones con los candidatos. De forma más rápida y precisa que una persona, puede reducir el grupo de empleados potenciales, organizar y realizar entrevistas e incluso tomar decisiones finales de contratación.
Puede que no sea muy agradable para los candidatos, pero les ahorrará a los gerentes de contratación innumerables horas cada semana. Con más tiempo para prepararse para las entrevistas en persona, es más probable que sean una buena contratación en el primer intento.
libertad de los empleados
Los empleados son más capaces de hacerse cargo de su trabajo y reconocer sus errores cuando las herramientas de automatización del flujo de trabajo dejan en claro qué es lo que deben hacer en un procedimiento determinado. Debido a esto, los supervisores no tienen que estar al tanto del personal o monitorear cada uno de sus movimientos.
Eficiencia mejorada
La producción de los empleados está en un mínimo histórico. Por lo tanto, las empresas deben descubrir rápidamente medios de mejora si quieren superar a la competencia. Cada año, los trabajadores pierden alrededor de 520 horas en tareas mundanas que podrían estar informatizadas. Los horarios de reuniones y entrevistas son ejemplos de tareas básicas que fácilmente pueden consumir su tiempo sin que nadie se dé cuenta. Las empresas pueden beneficiarse enormemente de la automatización de procesos para aumentar la producción de los trabajadores.
¿Cuándo no usarías la automatización?
El lugar de trabajo automatizado tiene numerosas ventajas pero también algunas desventajas. Las siguientes son algunas de las dificultades que puede causar un lugar de trabajo automatizado.
- Cambios en los roles de los empleados
El empleo de los trabajadores del conocimiento no se ha perdido debido a las herramientas de automatización; de hecho, un estudio reciente realizado por académicos de la Escuela Wharton de la Universidad de Pensilvania reveló que las organizaciones que implementan la transformación digital aumentan su número total de trabajadores. Esto probablemente se deba a las ganancias de productividad e ingresos relacionadas con las herramientas de automatización. Sin embargo, existe una constante transformación digital en el balance de los trabajadores. Debido a que los procedimientos automatizados son más fáciles de supervisar, el estudio indicó que la cantidad de gerentes en una empresa podría reducirse. Las proyecciones de empleo para los niveles de calificación alto y bajo están al alza, pero las de nivel intermedio a alto están a la baja.
- Incapacidad para adaptarse
No hay duda de que el elemento humano se ve disminuido cuando se utilizan herramientas de automatización modernas, incluso si se pueden ajustar para cumplir con los requisitos precisos de cada lugar de trabajo de automatización dado. Un chatbot de atención al cliente, por ejemplo, puede frustrar a los usuarios, ya que tiene más dificultades que un agente humano para comprender sus requisitos precisos. De manera similar, los enfoques especializados para trabajos o procesos particulares aún pueden necesitar la participación manual.
¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización?
Veamos cómo las herramientas de automatización ya se han implementado en el lugar de trabajo para aumentar la productividad y los resultados finales.
Gestión automatizada de compras e inventario
Para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, los equipos de ventas pueden usar software para automatizar tareas repetitivas como la generación de prospectos, la prospección y la gestión de contactos. Utilice una herramienta de enriquecimiento de clientes potenciales para ahorrar tiempo y esfuerzo mientras recopila información sobre sus clientes potenciales. El resultado final es un agente de servicio al cliente que está bien equipado para entablar conversaciones con clientes potenciales y comenzar a desarrollar conexiones.
Automatización de marketing
Los desafíos del marketing de transformación digital están creciendo. Forrester predice que, durante los próximos cuatro años, la inversión mundial en herramientas de automatización de marketing aumentará de la estimación actual de $15,600 millones a $25,100 millones. ¿Cuál puede ser la causa de esto? En estos días, los clientes demandan una experiencia altamente personalizada y pertinente, y los especialistas en marketing solo pueden cumplir con esta expectativa mediante el uso de un lugar de trabajo automatizado.
Servicio al Cliente
Los chatbots son quizás el ejemplo más evidente de herramientas de automatización que ayudan directamente al servicio al cliente. Un estudio reciente sugiere que los chatbots en el lugar de trabajo automatizado algún día podrían ser responsables de hasta el 80 % de todas las interacciones con los clientes. Esto no solo reduce la carga de trabajo de los representantes humanos de atención al cliente, sino que también tiene el potencial de ahorrar mucho dinero para los lugares de trabajo automatizados que tratan directamente con los clientes.
Conclusión
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