Le terme « automatisation » n'a pas toujours été associé aux usines de haute technologie dotées de robots. L'automatisation du lieu de travail peut prendre de nombreuses formes, mais l'une d'entre elles est courante et implique que des robots effectuent un travail qui était autrefois effectué par des humains, comme dans les plates-formes sans code. Des formes subtiles d'automatisation peuvent être trouvées même dans les logiciels les plus basiques d'aujourd'hui, tandis que des formes plus explicites peuvent être vues dans des choses comme les voitures et les robots autonomes.
Qu'est-ce que l'automatisation et comment la mettre en œuvre sur votre lieu de travail ?
L'automatisation sur le lieu de travail se produit lorsqu'un ordinateur exécute des tâches prédéterminées et répétitives sans aucune intervention humaine. Ce faisant, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer la qualité de vie des travailleurs. Cela ouvre en outre la voie à la transformation numérique. Dans ce contexte, le « flux de travail » fait souvent référence aux différentes façons dont les lieux de travail utilisent la technologie pour faire avancer les choses, de la gestion des e-mails et des pistes de vente à la réduction du papier et au suivi des données.
L'automatisation peut être mise en œuvre dans une entreprise à l'aide de robots, de machines, d'algorithmes et de logiciels. L'automatisation sur le lieu de travail est également utilisée pour effectuer des opérations longues et coûteuses pour les entreprises. Il en résulte des plates-formes sans code. Une utilisation de l'automatisation sur le lieu de travail peut être l'utilisation de technologies capables de lire rapidement les candidatures en recherchant des mots clés particuliers et en sélectionnant les candidats les plus qualifiés.
Comment l'automatisation est-elle utilisée sur le lieu de travail ?
Cette nouvelle sphère de la transformation numérique en est venue à dominer la vie professionnelle de nombreuses personnes.
À mesure que la collaboration entre les humains et les machines devient plus avancée, nous devons développer et mettre en œuvre une automatisation qui n'a pas d'impact négatif sur la psychologie des employés.
Laissez l'ennui derrière vous
Presque tous les articles écrits sur le thème de l'automatisation vous diront que les programmes peuvent être utilisés pour effectuer des tâches de routine comme l'exploration de données et l'administration. Il n'y a aucune mention de la façon dont cela affecte le moral au travail. Vos employés seront embourbés dans des tâches qui ne sont pas essentielles à leur travail si le lieu de travail n'est pas automatisé. En fait, seuls 45 % de la semaine de travail sont consacrés à des activités réelles liées au travail (par opposition aux interruptions et autres tâches administratives). Cela oblige votre personnel à être pressé et sous pression, ce qui augmente le risque d'erreurs. L'absence d'intervention humaine dans le processus est rendue possible grâce à l'automatisation. Par conséquent, les travailleurs ressentiront moins de pression pour accélérer les tâches banales afin de se rendre à leur véritable travail. Le résultat est moins de stress et un environnement de travail plus agréable puisque l'automatisation du lieu de travail peut améliorer la transformation numérique et réduire les erreurs administratives.
Il sert d'aide
Un logiciel conçu pour automatiser des tâches est, par essence, une aide. Créer des feuilles de calcul, lancer des processus, extraire et déplacer des données, etc. fournit à chacun de vos collaborateurs son propre assistant personnel de transformation numérique. Cela simplifie le processus de gestion des clients. Un bon lieu de travail d'automatisation remontera le moral de tous, rendant tout le monde plus agréable à travailler et mieux préparé à aider les clients. Sans faire attendre le client pendant qu'il recherche des informations, le personnel peut mieux adapter son service à chaque individu. Il améliore la transformation numérique globale. Grâce à l'utilisation d'un logiciel d'automatisation, les clients peuvent obtenir de l'aide rapidement et facilement. Et ces avantages ne se limitent pas au seul lieu de travail. L'environnement de travail automatisé (par exemple, au moyen de plates-formes sans code) que vous avez créé aura sans aucun doute un effet positif sur votre clientèle.
L'implication de l'équipe est la clé du succès
Les feuilles de calcul Excel sont tellement amusantes à remplir ! Il est facile de se décourager au travail lorsque vous pensez à toutes les choses fantastiques et significatives que vous pourriez faire au lieu de la routine ennuyeuse et écrasante dans laquelle vous êtes coincé. Les employés peuvent effectuer un travail plus productif, créatif et bénéfique grâce au logiciel d'automatisation gère toutes les tâches administratives - les tâches qui, malgré leur nécessité, semblent tout le contraire de l'utile lorsqu'elles sont forcées d'être accomplies. L'une des meilleures façons de continuer est d'avoir ce sentiment satisfaisant de réussite. Les membres de l'équipe qui se voient confier des tâches stimulantes ont tendance à s'intéresser davantage à leur travail et à se consacrer davantage à l'organisation dans son ensemble. Ainsi, l'emploi à plus forte valeur rendu possible par l'automatisation du lieu de travail dans l'entreprise peut procurer aux travailleurs un véritable sentiment d'épanouissement. Ce n'est un secret pour personne que les humains qui vivent la transformation numérique déclarent se sentir comme des robots. Les membres de votre équipe seront plus fiers de leur travail s'ils croient que cela a un sens. En d'autres termes, un lieu de travail automatisé favorise un environnement de travail automatisé optimiste en donnant aux employés un sens à leur travail.
Quels sont les avantages de l'automatisation sur le lieu de travail ?
Il existe une application pour tout de nos jours, de la location d'un taxi à la mise en place d'un entretien. D'autres craignent que les robots et l'IA ne prennent leur emploi, mais les preuves montrent que le contraire est vrai : l'IA, les plates-formes sans code et l'automatisation nous facilitent vraiment la vie. En plus d'être plus rapide, c'est aussi une amélioration de la qualité. En consacrant moins de temps à des activités ennuyeuses, notre production a augmenté. Au lieu de consacrer notre temps à des tâches banales mais essentielles, nous pouvons nous concentrer sur la croissance de l'entreprise et la réalisation de ses objectifs les plus importants. Passons en revue les avantages d'un lieu de travail automatisé.
Une communication plus simple et plus efficace
Un système efficace d'automatisation du flux de travail peut grandement améliorer l'interaction de l'équipe. Le taux élevé de roulement du personnel peut être réduit en utilisant ce système, car l'insatisfaction à l'égard du style de communication de l'entreprise est une cause fréquente signalée par les travailleurs. Plutôt que de se rappeler manuellement les uns les autres, les membres de l'équipe recevront des rappels automatiques via un logiciel d'automatisation du flux de travail, ce qui améliore considérablement la collaboration de l'équipe.
Meilleure protection et sécurité
L'utilisation de lames, le soudage, l'exposition aux produits chimiques et d'autres risques sont remplacés par des robots dans le lieu de travail automatisé. Il est facile de voir comment les erreurs humaines, surtout après un long quart de travail, peuvent avoir des résultats désastreux dans ce type d'environnement de travail. L'automatisation aide à réduire les erreurs commises par les employés dans le lieu de travail automatisé. Des outils d'automatisation peuvent être utilisés pour garder un œil sur les comportements suspects en ligne. Cela aide à maintenir la sécurité de vos données privées.
Les temps de remplissage sont raccourcis
Plus longtemps un poste reste vacant, plus une entreprise perd d'argent, tant en termes d'absence de l'employé d'origine que de coût d'opportunité pour trouver un remplaçant. Par conséquent, il est essentiel de réduire leur temps de remplissage afin de minimiser ce qui pourrait autrement être une perte de production substantielle. Presque tous les aspects de la procédure de recrutement peuvent être améliorés à l'aide d'un système de suivi des candidats ou d'un système de gestion des relations avec les candidats. Plus rapidement et plus précisément qu'une personne, il peut réduire le bassin d'employés potentiels, organiser et mener des entretiens, et même prendre des décisions finales en matière d'embauche.
Ce n'est peut-être pas très agréable pour les candidats, mais cela fera économiser aux gestionnaires d'embauche d'innombrables heures chaque semaine. Avec plus de temps pour se préparer aux entretiens en personne, ils sont plus susceptibles de faire une bonne embauche du premier coup.
Liberté des employés
Les employés sont mieux à même de prendre en charge leur travail et de reconnaître leurs erreurs lorsque les outils d'automatisation du flux de travail indiquent clairement ce qu'ils sont responsables de faire dans une procédure donnée. Pour cette raison, les superviseurs n'ont pas à surveiller le personnel ni à surveiller chacun de ses mouvements.
Efficacité accrue
La production des employés est à un niveau historiquement bas. Par conséquent, les entreprises doivent découvrir rapidement des moyens d'amélioration si elles veulent devancer la concurrence. Chaque année, les travailleurs perdent environ 520 heures sur des tâches banales qui pourraient être informatisées. Les calendriers de réunions et d'entretiens sont des exemples de tâches de base qui peuvent facilement consommer leur temps sans que personne ne s'en rende compte. Les entreprises peuvent grandement bénéficier de l'automatisation des processus afin d'augmenter le rendement des travailleurs.
Quand n'utiliseriez-vous pas l'automatisation ?
Le poste de travail automatisé présente de nombreux avantages mais aussi quelques inconvénients. Voici quelques-unes des difficultés qu'un lieu de travail automatisé peut causer.
- Changements dans les rôles des employés
L'emploi des travailleurs du savoir n'a pas été perdu grâce aux outils d'automatisation ; en fait, une étude récente menée par des universitaires de la Wharton School de l'Université de Pennsylvanie a révélé que les organisations qui mettent en œuvre la transformation numérique augmentent leur nombre total de travailleurs. Cela est probablement dû aux gains de productivité et de revenus liés aux outils d'automatisation. Néanmoins, il y a une transformation numérique constante dans l'équilibre des travailleurs. Parce que les procédures automatisées sont plus faciles à superviser, l'étude a indiqué que le nombre de gestionnaires dans une entreprise pourrait être réduit. Les projections d'emploi pour les niveaux de compétences élevés et faibles sont en hausse, mais celles pour les compétences intermédiaires à élevées sont en baisse.
- Incapacité à s'adapter
Il est indéniable que l'élément humain est diminué lors de l'utilisation d'outils d'automatisation modernes, même s'il peut être affiné pour répondre aux exigences précises de chaque lieu de travail d'automatisation donné. Un chatbot de service client, par exemple, peut frustrer les utilisateurs car il a plus de mal qu'un agent humain à comprendre leurs besoins précis. De même, des approches spécialisées pour des tâches ou des processus particuliers peuvent encore nécessiter une implication manuelle.
Quels sont des exemples d'automatisation ?
Voyons comment les outils d'automatisation ont déjà été mis en œuvre sur le lieu de travail pour augmenter la productivité et les résultats nets.
Gestion automatisée des achats et des stocks
Afin de gagner du temps et d'augmenter la productivité, les équipes de vente peuvent utiliser un logiciel pour automatiser les tâches répétitives telles que la génération de leads, la prospection et la gestion des contacts. Utilisez un outil d'enrichissement de prospects pour gagner du temps et des efforts lors de la collecte d'informations sur vos prospects. Le résultat final est un agent du service client qui est bien équipé pour engager des conversations avec des prospects et commencer à développer des relations.
Automatisation du marketing
Les enjeux du marketing de la transformation digitale se multiplient. Forrester prévoit qu'au cours des quatre prochaines années, l'investissement mondial dans les outils d'automatisation du marketing passera de l'estimation actuelle de 15,6 milliards de dollars à 25,1 milliards de dollars. Quelle peut en être la cause ? De nos jours, les clients exigent une expérience hautement personnalisée et pertinente, et les spécialistes du marketing ne peuvent répondre à cette attente qu'en utilisant un lieu de travail automatisé.
Service Clients
Les chatbots sont peut-être l'exemple le plus évident d'outils d'automatisation qui aident directement le service client. Une étude récente suggère que les chatbots dans le lieu de travail automatisé pourraient un jour être responsables de jusqu'à 80 % de toutes les interactions avec les clients. Cela réduit non seulement la charge de travail des représentants humains du service client, mais permet également d'économiser beaucoup d'argent pour les lieux de travail automatisés qui traitent directement avec les clients.
Conclusion
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