Les instructions détaillées, décomposées en étapes discrètes qui décrivent précisément la manière d'exécuter un processus, sont connues sous le nom de documentation du processus. Il s'agit d'une sorte de documentation technique qui fait référence à la collecte et à l'enregistrement de toutes les informations relatives à un processus d'entreprise particulier, y compris les actions, les outils et les processus précis nécessaires pour atteindre le résultat escompté du processus. Les procédures opérationnelles standard sont un autre nom pour ce type de documentation occasionnelle.
Étapes faciles pour une documentation réussie des processus d'affaires
Les processus d'entreprise bien documentés permettent aux organisations de créer une documentation des processus d'entreprise qui simplifie les processus complexes de leurs diverses fonctions d'entreprise. Cela peut aller de la création d'un processus d'accueil des employés plus rationnel à la prévention de la perte de connaissances lors du départ des employés, en passant par le transfert de connaissances entre les employés et les services de l'entreprise, etc. À long terme, vous consacrerez un peu moins de temps et de ressources humaines à la formation des employés tout en leur donnant l'autorité nécessaire pour faire leur meilleur travail.
Voici d'autres exemples de processus d'entreprise qui sont souvent documentés :
- Les évaluations de performance
- Processus de résolution des plaintes des clients
- Techniques de vérification et d'entretien des équipements
- Prestation de services
- Processus de facturation et de recouvrement
- Orientation des nouveaux employés
Les processus opérationnels doivent être soigneusement planifiés, organisés et enregistrés pour être utiles et efficaces. Vous pouvez obtenir les résultats souhaités en enregistrant autant d'informations que possible sur la documentation des processus métier.
Étapes de la documentation des processus d'affaires
Lorsque tous les participants peuvent voir ce qui est en train d'être fait, que ce soit à l'aide d'un tableau à feuilles mobiles ou d'un tableau blanc, cette approche fonctionne de manière optimale. Assurez-vous que les personnes appropriées présentes dans la salle savent ce qu'il faut faire pour mener à bien le processus d'entreprise.
Première étape : Identifier la procédure
Sur le tableau de papier, notez d'abord le nom de la procédure et expliquez brièvement ce qu'elle implique.
Deuxième étape : Limites de la documentation du processus opérationnel
Déterminez où le processus d'entreprise commence et où il se termine. Qu'est-ce qui déclenche le processus pour qu'il puisse commencer ? Quand saurez-vous qu'il est terminé ?
Troisième étape : Sortie de la documentation du processus d'affaires
Déterminez ce que la documentation du processus opérationnel finit par produire.
Quatrième étape : Entrée de la documentation du processus opérationnel
Déterminez ce qui est nécessaire pour exécuter la procédure et la source des éléments requis. Le papier, Excel et l'Internet sont autant de sources potentielles.
Cinquième étape : Activités du processus opérationnel
Considérez toutes les tâches (quoi) qui doivent être accomplies pour mener à bien la documentation du processus métier. Fournissez des explications pour chacune d'elles en utilisant la structure verbe-objet. À ce stade, vous ne devez pas penser à la façon dont les activités seront séquencées ; au contraire, vous devez vous contenter d'un brainstorming libre. Les notes autocollantes peuvent s'avérer très utiles pour cette phase. Inscrivez simplement une action sur chaque note.
Sixième étape : Organisez la documentation du processus d'entreprise
Placez tous les sujets abordés lors de la séance de brainstorming dans l'ordre le plus logique pour le processus opérationnel. À mesure que vous développez le visuel de votre processus, vous devez vous assurer que vous identifiez les points de décision critiques.
Septième étape : Examen de la documentation du processus opérationnel
Huitième étape : Attribution des rôles dans le processus opérationnel
Déterminez les rôles (personnes) qui seront responsables de l'exécution des actions associées au processus. Confiez à une personne la responsabilité de chacune des étapes de l'activité.
Neuvième étape : Transcription de la documentation du processus d'affaires
Les étapes doivent être transcrites dans une application logicielle d'organigramme de manière à former un couloir de nage.
Dixième étape : Révision de la documentation du processus d'affaires complétée
Réunissez tous les participants au processus opérationnel et passez en revue le déroulement des étapes. Obtenez le consentement de chaque membre de l'équipe. Rassembler toute la documentation d'un processus opérationnel permet de mieux comprendre comment toutes les parties mobiles de la documentation du processus opérationnel s'imbriquent les unes dans les autres au cours de son exécution dans une organisation.
Par exemple, voici à quoi pourrait ressembler la documentation du processus de gestion de la paie :
- Paie est le nom de la documentation du processus de gestion.
- Limites du processus : les membres du personnel sont rémunérés pour leur travail mensuel par un transfert bancaire électronique.
- Les chèques de paie et les rapports mensuels de paie sont les résultats de la documentation du processus de gestion.
- Les cartes de pointage des employés, les données sur les congés et les informations sur les comptes bancaires sont des exemples d'entrées de la documentation du processus de gestion.
- Les opérations de traitement comprennent la vérification des cartes de pointage des employés, la recherche de demandes de congé, l'ajout de données aux comptes bancaires, le transfert des salaires mensuels vers les comptes appropriés et la création de rapports de paie.
- Les employés, le patron et le service des ressources humaines ont tous un rôle à jouer dans le processus opérationnel.
Meilleures pratiques pour la documentation des processus
Maintenez la clarté et la brièveté du document. En plus d'être techniquement compétent, il doit être simple à comprendre. Assurez-vous que vous disposez d'un plan solide pour mettre à jour les documents si la procédure est modifiée. À tout le moins, faites-vous une priorité de les examiner chaque année. Vous pouvez également désigner un responsable du processus d'entreprise chargé de procéder à des évaluations fréquentes et d'informer les autres de toute modification. Pour minimiser tout malentendu, veillez à disposer d'une documentation distincte pour chacun des processus d'entreprise.
Lorsque vous commencez à enregistrer les processus, vous devez éviter de couvrir toute l'organisation d'un seul coup. Commencez par la documentation d'un seul processus d'entreprise au sein d'un service ou par la documentation d'un processus d'entreprise important déjà en place dans l'entreprise. Conservez les documents dans un endroit facilement accessible à toute personne qui les recherchera à l'avenir. Veillez à ce qu'elle puisse être rapidement modifiée si nécessaire et que la version mise à jour puisse être facilement envoyée à toutes les personnes concernées.
Utilisez une technologie conçue spécifiquement pour la documentation des processus afin de conserver les documents en ligne dans un endroit centralisé. Cela vous sera immédiatement utile pour les deux excellentes pratiques qui viennent d'être décrites. Lorsque cela est acceptable, utilisez des exemples pertinents, des éléments visuels, différentes plates-formes, un codage couleur, des captures d'écran, etc. Veillez à ce que, dans le document, la documentation du processus opérationnel soit conforme aux normes actuellement en vigueur au sein de votre entreprise. Si vous devez décrire verbalement le flux de la documentation des processus métier, vous devez toujours accompagner ce document d'images sous la forme d'un organigramme.
Réalisez un guide pour la documentation des processus métier que tout le monde peut utiliser comme format de document standard pour documenter un processus, puis publiez ce guide. Pour recueillir des informations en vue de la documentation des processus d'entreprise, utilisez les entretiens documentés existants, le matériel, les dossiers, les études de cas, les journaux de terrain du personnel du projet et les connaissances générales des employés.
Avantages de la documentation des procédures et des processus
Aide à mettre tout le monde d'accord en présentant une perspective unifiée des processus impliqués dans la documentation des processus d'affaires. Lorsqu'il existe une documentation claire des processus d'affaires, il est possible de modifier les processus dans n'importe quel document. Aide à déterminer les circonstances optimales pour une coopération et des performances productives. Aide à détecter les goulots d'étranglement et les inefficacités des processus (même dans les méthodes "bien affinées") qui n'auraient pas été observés dans d'autres circonstances. Une procédure bien documentée permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur en supprimant toute ambiguïté et en fournissant des instructions explicites.
Meilleurs modèles d'entreprise pour la documentation des processus d'affaires
Les modèles de processus de documentation comprennent les cartes de processus, les grilles et les modèles. Les modèles de processus définissent le paysage, le flux, la solution ou l'état d'un processus. Il s'agit d'artefacts dans l'architecture d'entreprise. Un modèle de processus de documentation est créé en tenant compte des meilleures pratiques afin de simplifier les processus au sein d'une entreprise. Avec un modèle de processus de documentation clairement défini en place, vous pouvez facilement remplir les formulaires et commencer à travailler sans devoir commencer un document ou une procédure depuis le début.
Le modèle idéal de processus de documentation doit pouvoir : Spécifier les obligations et les devoirs de chaque participant ;
- Le modèle décrit les nombreuses sortes de données qui sont nécessaires.
- Le modèle identifie également le résultat de la méthode produite.
Le maintien de modèles pour les diverses procédures de l'entreprise peut rationaliser et assurer l'uniformité dans l'ensemble du cabinet. En outre, soulager votre personnel des responsabilités manuelles et administratives permet également de gagner du temps.
Voici un exemple de modèle de processus de documentation :
- Organigrammes
- Formulaires
- Images
- Tutoriels
- Diagrammes de processus
- Document joint
Parce que tout le monde dans l'entreprise est familier avec le logiciel, de nombreuses organisations génèrent des modèles de processus de documentation dans des feuilles de calcul ou des documents. L'utilisation de modèles peut ralentir les processus d'entreprise. Les feuilles de calcul et les documents présentent des problèmes de formatage. Le formatage du document peut prendre plus de temps que le développement du modèle. La modification d'un seul champ risque d'altérer le format du modèle ou du document et de faire perdre beaucoup de temps. Tout modèle de processus d'entreprise doit être mis à jour manuellement chaque fois qu'un document de processus est modifié. Tous les modèles ne peuvent pas être mis à jour en temps réel.
Il peut être difficile d'identifier et d'utiliser un certain modèle si les documents ne sont pas disposés de manière appropriée et si le nom correct est indiqué sur le document. Les feuilles de calcul et les documents ne peuvent générer des rapports qu'en choisissant manuellement l'option appropriée.
Utilisation de modèles d'entreprise automatisés
L'utilisation de documents à l'ère de la technologie du cloud et des solutions automatisées limitera le potentiel de votre équipe. Les équipes peuvent rapidement développer, modifier et adapter les processus à l'aide de modèles automatisés. Les plateformes d'automatisation comportent des éditeurs visuels dans le document qui vous permettent de faire glisser et de déposer des modèles de processus métier. Plutôt que d'envoyer par courriel aux membres de l'équipe plusieurs copies du même modèle de processus d'affaires, utilisez un modèle automatisé.
Conclusion
L'AppMaster Backend Builder fournit un ensemble d'outils de glisser-déposer qui peuvent être utilisés pour concevoir graphiquement des flux de travail mobiles et en ligne qui peuvent être aussi compliqués que l'utilisateur le souhaite afin d'automatiser les procédures commerciales. Il vous aidera dans la conception de votre document via différents outils. Il donne à votre document d'entreprise un aspect attrayant.
