تُعرف التعليمات المتعمقة ، المقسمة إلى خطوات منفصلة تحدد بدقة كيفية تنفيذ العملية ، باسم توثيق العملية. إنه نوع من الوثائق الفنية التي تشير إلى جمع وتسجيل جميع المعلومات حول عملية تجارية معينة ، بما في ذلك الإجراءات والأدوات والعمليات الدقيقة المطلوبة لتحقيق النتيجة المرجوة من العملية. إجراءات التشغيل القياسية هي اسم آخر لهذا النوع من المواد في بعض الأحيان.
خطوات سهلة لتوثيق عمليات الأعمال الناجحة
تزود العمليات التجارية الموثقة جيدًا المؤسسات بالقدرة على إنشاء وثائق عمليات الأعمال التي تبسط العمليات المعقدة عبر وظائف الأعمال المختلفة. يمكن أن يتراوح هذا من إنشاء عملية إعداد موظف أكثر بساطة إلى منع فقدان المعرفة عند مغادرة الموظفين ، ونقل المعرفة بين الموظفين وإدارات الشركة ، وأكثر من ذلك. على المدى الطويل ، ستقضي وقتًا أقل وموارد بشرية أقل في تعليم الناس بينما تمنحهم في نفس الوقت السلطة للقيام بعملهم الأفضل.
فيما يلي المزيد من الأمثلة على العمليات التجارية التي غالبًا ما يتم توثيقها:
- تقييم الأداء
- عملية حل شكاوى العملاء
- تقنيات فحص وصيانة المعدات
- تقديم الخدمات
- عملية الفواتير والتحصيل
- توجيه الموظف الجديد
يجب تخطيط العمليات التجارية وتنظيمها وتسجيلها بدقة لتكون مفيدة وفعالة. يمكنك الحصول على النتائج المرجوة من خلال تسجيل أكبر قدر ممكن من المعلومات حول وثائق عملية الأعمال.
خطوات توثيق إجراءات العمل
عندما يتمكن جميع المشاركين من رؤية ما يتم إجراؤه ، إما عن طريق استخدام لوح ورقي أو لوح أبيض ، فإن هذا النهج يعمل في مستواه الأمثل. تأكد من وجود الأشخاص المناسبين في الغرفة الذين يعرفون ما يجب القيام به لإكمال عملية العمل.
الخطوة الأولى: تحديد الإجراء
على اللوح الورقي ، أولاً ، دوِّن اسم الإجراء واشرح بإيجاز ما يستلزمه.
الخطوة الثانية: حدود توثيق عملية الأعمال
حدد أين تبدأ العملية التجارية وأين تنتهي. ما الذي يطلق العملية بحيث يمكن أن تبدأ؟ متى ستعرف أنها كاملة؟
الخطوة الثالثة: إخراج توثيق إجراءات العمل
حدد ما الذي ينتهي بإنتاجه وثائق عملية الأعمال.
الخطوة الرابعة: إدخال توثيق إجراءات العمل
تحديد ما هو مطلوب لتنفيذ الإجراء ومصدر العناصر المطلوبة. الورق و Excel والإنترنت كلها مصادر محتملة.
الخطوة الخامسة: أنشطة عملية الأعمال
ضع في اعتبارك جميع المهام (ما) التي يجب إنجازها للوصول بوثائق عملية الأعمال إلى نهايتها الناجحة. قدم تفسيرات لكل منها باستخدام بنية الفعل-المفعول به. في هذه المرحلة ، لا يجب أن تفكر في كيفية تسلسل الأنشطة ؛ بدلاً من ذلك ، يجب عليك فقط تبادل الأفكار بحرية. من المحتمل أن تكون الملاحظات اللاصقة مفيدة جدًا في هذه المرحلة. اكتب فقط إجراءً واحدًا على كل ملاحظة.
الخطوة السادسة: تنظيم وثائق عملية الأعمال
ضع كل الموضوعات التي ظهرت في جلسة العصف الذهني بالترتيب الأكثر منطقية لعملية الأعمال. أثناء قيامك بتطوير الصورة المرئية لعمليتك ، تحتاج إلى التأكد من تحديد نقاط القرار الحاسمة.
الخطوة السابعة: مراجعة وثائق عملية الأعمال
الخطوة الثامنة: تحديد أدوار إجراءات العمل
حدد الأدوار (الأشخاص) الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذ الإجراءات المرتبطة بالعملية. ضع شخصًا مسؤولاً عن كل خطوة من خطوات النشاط.
الخطوة التاسعة: نسخ وثائق عملية الأعمال
يجب إدخال الخطوات في تطبيق برمجي للمخططات الانسيابية بطريقة تُعرف باسم ممر السباحة.
الخطوة العاشرة: مراجعة وثائق عملية الأعمال المكتملة
اجمع كل المشاركين في عملية الأعمال ، واطلع على تدفق الخطوات. الحصول على موافقة من كل عضو في الفريق. إن تجميع جميع الوثائق الخاصة بعملية الأعمال يمكّن المرء من فهم أفضل لكيفية توافق جميع الأجزاء المتحركة من وثائق عملية الأعمال معًا أثناء تنفيذها في المؤسسة.
على سبيل المثال ، فيما يلي كيفية ظهور وثائق عملية الأعمال لكشوف المرتبات التي قد تبدو عليها العملية:
- كشوف المرتبات هو اسم وثائق عملية الأعمال.
- حدود العملية: يتم تعويض الموظفين عن عملهم الشهري من خلال تحويل مصرفي إلكتروني.
- شيكات الرواتب وتقارير كشوف المرتبات الشهرية هي نتائج وثائق عملية الأعمال.
- تعد بطاقات وقت الموظفين وبيانات الإجازات ومعلومات الحساب المصرفي أمثلة لإدخالات توثيق إجراءات العمل.
- تشمل عمليات المعالجة التحقق من بطاقات وقت الموظفين ، والبحث عن طلبات الإجازة ، وإضافة البيانات إلى الحسابات المصرفية ، ونقل الرواتب الشهرية إلى الحسابات المناسبة ، وإنشاء تقارير الرواتب.
- يلعب كل من الموظفين والرئيس وقسم الموارد البشرية دورًا في عملية الأعمال
أفضل الممارسات لتوثيق العمليات
الحفاظ على وضوح الوثيقة وقصرها. بالإضافة إلى الكفاءة الفنية ، يجب أن يكون من السهل فهمها. تأكد من أن لديك خطة قوية لتحديث الأوراق إذا تم تغيير الإجراء. على الأقل ، اجعل من أولوياتك فحصها كل عام. يمكنك أيضًا تعيين مالك عملية تجارية مسؤولاً عن التقييمات المتكررة وإبلاغ الآخرين بأي تعديلات. أنت تقلل من أي سوء فهم ، وتأكد من وجود وثائق عملية أعمال منفصلة لكل من العمليات المميزة.
عند البدء في تسجيل العمليات ، يجب أن تحاول تجنب تغطية المنظمة بأكملها دفعة واحدة. ابدأ بوثيقة عملية تجارية واحدة داخل القسم أو بوثائق عملية تجارية مهمة موجودة بالفعل في جميع أنحاء المؤسسة. احتفظ بالأوراق في مكان يسهل الوصول إليه من قبل أي شخص يبحث عنها في المستقبل. تأكد من إمكانية تغييره بسرعة إذا كان ذلك مطلوبًا وأنه يمكن إرسال الإصدار المحدث بسهولة إلى كل من يشارك.
استخدم تقنية مصممة خصيصًا لتوثيق العمليات للحفاظ على تخزين المستندات عبر الإنترنت في موقع مركزي. سيساعد هذا على الفور في الممارسات الممتازة التي تم وصفها للتو. عندما يكون ذلك مقبولًا ، استخدم الأمثلة ذات الصلة ، والمرئيات ، والأنظمة الأساسية المختلفة ، والترميز اللوني ، ولقطات الشاشة ، وما إلى ذلك. تأكد من أن وثائق عملية الأعمال في المستند تتوافق مع المعايير المعمول بها حاليًا داخل شركتك. إذا كنت ستصف تدفق وثائق عملية الأعمال شفهيًا ، فيجب عليك دائمًا إرفاق هذا المستند بالصور في شكل مخطط انسيابي.
قم بإعداد دليل لوثائق عملية الأعمال التي يمكن لأي شخص استخدامها كتنسيق مستند قياسي لتوثيق العملية ، ثم قم بنشر الدليل. لجمع معلومات لتوثيق عملية الأعمال ، استخدم المقابلات الموثقة والمواد والسجلات ودراسات الحالة والمذكرات الميدانية لموظفي المشروع والمعرفة العامة للموظفين.
فوائد توثيق الإجراءات والعمليات
ساعد في الحصول على كل شخص على نفس الصفحة من خلال تقديم منظور موحد للعمليات المتضمنة في وثائق عملية الأعمال. في حالة وجود وثائق عملية أعمال واضحة ، فمن الممكن تغيير العمليات في أي مستند. يساعد في تحديد الظروف المثلى للتعاون والأداء المنتجين. يساعد في الكشف عن الاختناقات وأوجه القصور في العمليات (حتى في تلك الأساليب "المصقولة جيدًا") التي لم يكن من الممكن ملاحظتها في أي ظرف آخر. سيوفر الإجراء الموثق جيدًا الوقت ويقلل من احتمالية ارتكاب الأخطاء عن طريق إزالة أي مجال للغموض وتقديم توجيهات واضحة.
أفضل قوالب الأعمال لتوثيق عمليات الأعمال
تتضمن قوالب عملية التوثيق خرائط العمليات والشبكات والنماذج. تحدد قوالب العملية منظر العملية أو التدفق أو الحل أو الحالة. هذه هي القطع الأثرية في هندسة الأعمال. يتم إنشاء قالب عملية التوثيق مع وضع أفضل الممارسات في الاعتبار لتبسيط العمليات داخل الأعمال. باستخدام قالب عملية التوثيق المحدد بوضوح ، يمكنك بسهولة ملء النماذج والبدء دون الحاجة إلى بدء أي مستند أو إجراء من البداية.
يجب أن يكون نموذج عملية التوثيق المثالي قادرًا على: تحديد التزامات وواجبات كل مشارك ؛
- يصف القالب العديد من أنواع البيانات المطلوبة.
- يحدد القالب أيضًا نتيجة الطريقة المنتجة.
قد يؤدي الاحتفاظ بنماذج لإجراءات الشركات المختلفة إلى تبسيط وتوفير التوحيد في جميع أنحاء الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إعفاء موظفيك من المسؤوليات اليدوية والإدارية يوفر الوقت أيضًا.
مثال على قالب عملية التوثيق هو:
- مخططات انسيابية
- نماذج
- الصور
- دروس
- مخططات العملية
- مستندات مرفقة
نظرًا لأن كل فرد في الشركة على دراية بالبرنامج ، تقوم العديد من المؤسسات بإنشاء قوالب عمليات التوثيق في جداول البيانات أو المستندات. قد يؤدي استخدام القوالب إلى إبطاء عمليات الأعمال. جداول البيانات والمستندات بها مشكلات في التنسيق. قد يستغرق تنسيق المستند وقتًا أطول من تطوير القالب. قد يؤدي تغيير حقل واحد إلى إفساد تنسيق القالب أو المستند ، مما يؤدي إلى إضاعة الكثير من الوقت. يجب تحديث أي قالب عملية أعمال يدويًا كلما تغير مستند العملية. لا يمكن تحديث جميع القوالب في الوقت الفعلي.
قد يكون من الصعب تحديد واستخدام قالب معين إذا لم يتم ترتيب المستندات بشكل مناسب بالاسم الصحيح في المستند. يمكن لجداول البيانات والمستندات إنشاء تقارير فقط عن طريق تحديد الخيار ذي الصلة يدويًا.
استخدام قوالب الأعمال الآلية
سيؤدي استخدام المستندات في عصر التكنولوجيا السحابية والحلول الآلية إلى الحد من إمكانات فريقك. يمكن للفرق تطوير العمليات وتعديلها وتكييفها بسرعة باستخدام القوالب الآلية. تتميز أنظمة التشغيل الآلي بمحررات مرئية في المستند تتيح لك سحب وإسقاط قوالب عمليات الأعمال. بدلاً من إرسال نسخ مختلفة من نفس قالب عملية الأعمال عبر البريد الإلكتروني ، استخدم نموذجًا تلقائيًا.
استنتاج
يوفر AppMaster Backend Builder مجموعة من أدوات السحب والإفلات التي يمكن استخدامها لتصميم مهام سير العمل عبر الإنترنت والجوال والتي قد تكون معقدة بالقدر الذي يرغب فيه المستخدم من أجل أتمتة إجراءات العمل. سيساعد في تصميم المستند الخاص بك عبر أدوات مختلفة. يعطي وثيقة عملك نظرة جذابة.
