गहन निर्देश, असतत चरणों में टूट गए, जो एक प्रक्रिया को पूरा करने के तरीके को सटीक रूप से रेखांकित करते हैं, प्रक्रिया प्रलेखन के रूप में जाने जाते हैं। यह एक प्रकार का तकनीकी दस्तावेज है जो किसी विशेष व्यावसायिक प्रक्रिया के बारे में सभी जानकारी एकत्र करने और रिकॉर्ड करने के लिए संदर्भित करता है, जिसमें प्रक्रिया के इच्छित परिणाम को पूरा करने के लिए आवश्यक सटीक क्रियाएं, उपकरण और प्रक्रियाएं शामिल हैं। कभी-कभी इस तरह की सामग्री का दूसरा नाम मानक संचालन प्रक्रियाएं हैं।
सफल व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के लिए आसान चरण
व्यावसायिक प्रक्रियाएँ जो अच्छी तरह से प्रलेखित हैं, संगठनों को व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन बनाने की क्षमता प्रदान करती हैं जो उनके विभिन्न व्यावसायिक कार्यों में जटिल प्रक्रियाओं को सरल बनाती हैं। यह एक अधिक सुव्यवस्थित कर्मचारी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया बनाने से लेकर कर्मचारियों के जाने पर ज्ञान के नुकसान को रोकने, कर्मचारियों और कंपनी विभागों के बीच ज्ञान को स्थानांतरित करने, और बहुत कुछ कर सकता है। लंबे समय में, आप लोगों को पढ़ाने पर थोड़ा कम समय और मानव संसाधन खर्च करेंगे, साथ ही साथ उन्हें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने का अधिकार भी देंगे।
निम्नलिखित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अधिक उदाहरण हैं जिन्हें अक्सर प्रलेखित किया जाता है:
- प्रदर्शन मूल्यांकन
- ग्राहकों की शिकायतों के समाधान की प्रक्रिया
- उपकरणों की जांच और रखरखाव के लिए तकनीक
- सेवाओं का वितरण
- बिलिंग और संग्रहण की प्रक्रिया
- नया किराया अभिविन्यास
व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सहायक और प्रभावी होने के लिए पूरी तरह से नियोजित, व्यवस्थित और रिकॉर्ड किया जाना चाहिए। व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के बारे में अधिक से अधिक जानकारी रिकॉर्ड करके आप वांछित परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।
व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के चरण
जब सभी प्रतिभागी देख सकते हैं कि क्या बनाया जा रहा है, या तो फ्लिप चार्ट या व्हाइटबोर्ड का उपयोग करके, यह दृष्टिकोण अपने इष्टतम स्तर पर कार्य करता है। सुनिश्चित करें कि आपके पास कमरे में उपयुक्त व्यक्ति हैं जो जानते हैं कि व्यवसाय प्रक्रिया को पूरा करने के लिए क्या किया जाना चाहिए।
पहला कदम: प्रक्रिया की पहचान
फ्लिप चार्ट पर, पहले, प्रक्रिया के नाम को नोट करें और संक्षेप में बताएं कि इसमें क्या शामिल है।
दूसरा चरण: व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण सीमाएँ
निर्धारित करें कि व्यवसाय प्रक्रिया कहाँ से शुरू होती है और कहाँ समाप्त होती है। क्या प्रक्रिया शुरू होती है ताकि यह शुरू हो सके? आपको कब पता चलेगा कि यह पूरा हो गया है?
तीसरा चरण: बिजनेस प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन का आउटपुट
निर्धारित करें कि यह क्या है कि व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन का उत्पादन समाप्त होता है।
चौथा चरण: व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण का इनपुट
निर्धारित करें कि आवश्यक वस्तुओं की प्रक्रिया और स्रोत को पूरा करने के लिए क्या आवश्यक है। पेपर, एक्सेल और इंटरनेट सभी संभावित स्रोत हैं।
पाँचवाँ चरण: व्यवसाय प्रक्रिया की गतिविधियाँ
उन सभी कार्यों (क्या) पर विचार करें जिन्हें व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन को उसके सफल निष्कर्ष पर लाने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। क्रिया-वस्तु संरचना का उपयोग करते हुए प्रत्येक के लिए स्पष्टीकरण प्रदान करें। इस बिंदु पर, आपको यह नहीं सोचना चाहिए कि गतिविधियों का क्रम कैसे होगा; इसके बजाय, आपको केवल स्वतंत्र रूप से विचार-मंथन करना चाहिए। स्टिकी नोट्स इस चरण के लिए काफी उपयोगी होने की क्षमता रखते हैं। प्रत्येक नोट पर केवल एक क्रिया लिखें।
छठा चरण: व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन को व्यवस्थित करें
विचार-मंथन सत्र में आने वाले सभी विषयों को उस क्रम में रखें जो व्यवसाय प्रक्रिया के लिए सबसे अधिक समझ में आता है। जैसा कि आप अपनी प्रक्रिया के दृश्य को विकसित करते हैं, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप महत्वपूर्ण निर्णय बिंदुओं की पहचान करें।
सातवां चरण: व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा
आठवां चरण: बिजनेस प्रोसेस भूमिकाएं सौंपना
भूमिकाओं (लोगों) को निर्धारित करें जो प्रक्रिया से जुड़े कार्यों को करने के लिए जिम्मेदार होंगे। गतिविधि के प्रत्येक चरण के लिए किसी को प्रभारी रखें।
नौवां चरण: बिजनेस प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन का ट्रांसक्रिप्शन
फ़्लोचार्टिंग सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन में चरणों को एक स्विम लेन के रूप में जाना जाने वाला तरीके से दर्ज किया जाना चाहिए।
दसवां चरण: पूर्ण व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा
व्यवसाय प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को इकट्ठा करें, और चरणों के प्रवाह पर जाएं। टीम के प्रत्येक सदस्य से सहमति प्राप्त करें। एक व्यवसाय प्रक्रिया के लिए सभी दस्तावेज़ों को एक साथ रखने से व्यक्ति को यह बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलती है कि व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के सभी चलने वाले हिस्से एक साथ कैसे फिट होते हैं, जबकि इसे एक संगठन में किया जा रहा है।
उदाहरण के लिए, पेरोल के लिए व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया निम्न प्रकार से दिख सकती है:
- पेरोल व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन का नाम है।
- प्रक्रिया की सीमाएं: कर्मचारियों के सदस्यों को उनके मासिक श्रम के लिए इलेक्ट्रॉनिक बैंक हस्तांतरण के माध्यम से मुआवजा दिया जाता है।
- तनख्वाह और मासिक पेरोल रिपोर्ट व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन के परिणाम हैं।
- कर्मचारी समय कार्ड, अवकाश डेटा और बैंक खाते की जानकारी व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण इनपुट के उदाहरण हैं।
- प्रसंस्करण कार्यों में कर्मचारी समय कार्ड सत्यापित करना, छुट्टी अनुरोधों की तलाश करना, बैंक खातों में डेटा जोड़ना, मासिक वेतन को उपयुक्त खातों में स्थानांतरित करना और पेरोल रिपोर्ट बनाना शामिल है।
- व्यवसाय प्रक्रिया में कर्मचारी, बॉस और मानव संसाधन विभाग सभी की भूमिका होती है
प्रक्रियाओं के दस्तावेज़ीकरण के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
दस्तावेज़ की स्पष्टता और संक्षिप्तता बनाए रखें। तकनीकी रूप से कुशल होने के साथ-साथ इसे समझने में भी सरल होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि यदि प्रक्रिया में बदलाव किया गया है तो आपके पास कागजात को अपडेट करने की एक ठोस योजना है। कम से कम हर साल उनकी जांच को प्राथमिकता दें। आप एक व्यवसाय प्रक्रिया स्वामी को भी नामित कर सकते हैं जो लगातार मूल्यांकन के लिए जिम्मेदार है और किसी भी संशोधन के बारे में दूसरों को सूचित करता है। आप किसी भी गलतफहमी को कम करते हैं, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक अलग-अलग प्रक्रियाओं के लिए अलग-अलग व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण हो।
प्रक्रियाओं को रिकॉर्ड करना शुरू करते समय, आपको पूरे संगठन को एक साथ कवर करने से बचने का प्रयास करना चाहिए। किसी विभाग के अंदर एकल व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण या पूरे उद्यम में पहले से मौजूद एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के साथ प्रारंभ करें। कागजों को ऐसी जगह पर रखें, जहां भविष्य में कोई भी व्यक्ति आसानी से उन तक पहुंच सके। सुनिश्चित करें कि यदि आवश्यक हो तो इसे जल्दी से बदला जा सकता है और अद्यतन संस्करण आसानी से शामिल सभी लोगों को भेजा जा सकता है।
एक केंद्रीकृत स्थान में ऑनलाइन दस्तावेज़ भंडारण को बनाए रखने के लिए प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन की गई तकनीक का उपयोग करें। यह उन दो उत्कृष्ट अभ्यासों में तुरंत सहायक होगा जिनका अभी-अभी वर्णन किया गया था। जब यह स्वीकार्य हो, प्रासंगिक उदाहरणों, दृश्यों, विभिन्न प्लेटफार्मों, रंग कोडिंग, स्क्रीनशॉट आदि का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ में, व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपकी फर्म के भीतर वर्तमान में मानकों के अनुरूप है। यदि आप मौखिक रूप से व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के प्रवाह का वर्णन करने जा रहे हैं, तो आपको हमेशा उस दस्तावेज़ के साथ फ़्लोचार्ट के रूप में छवियों के साथ होना चाहिए।
व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के लिए एक मार्गदर्शिका बनाएं जिसे कोई भी किसी प्रक्रिया के दस्तावेज़ीकरण के लिए मानक दस्तावेज़ प्रारूप के रूप में उपयोग कर सकता है और फिर मार्गदर्शिका प्रकाशित कर सकता है। व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन के लिए जानकारी एकत्र करने के लिए, मौजूदा दस्तावेज साक्षात्कार, सामग्री, रिकॉर्ड, केस स्टडी, परियोजना कर्मियों की फील्ड डायरी और कर्मचारियों के सामान्य ज्ञान का उपयोग करें।
दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के लाभ
व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण में शामिल प्रक्रियाओं का एकीकृत परिप्रेक्ष्य प्रस्तुत करके सभी को एक ही पृष्ठ पर लाने में सहायता करें। जहां स्पष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया प्रलेखन है, वहां किसी भी दस्तावेज़ में प्रक्रियाओं को बदलना संभव है। उत्पादक सहयोग और प्रदर्शन के लिए अनुकूलतम परिस्थितियों का निर्धारण करने में सहायता करता है। प्रक्रियाओं में बाधाओं और अक्षमताओं का पता लगाने में सहायता करता है (यहां तक कि उन "अच्छी तरह से परिष्कृत" विधियों में भी) जो किसी अन्य परिस्थिति में नहीं देखे गए होंगे। एक अच्छी तरह से प्रलेखित प्रक्रिया समय की बचत करेगी और अस्पष्टता के लिए किसी भी जगह को हटाकर और स्पष्ट निर्देश प्रदान करके गलतियाँ करने की संभावना को कम करेगी।
बिजनेस प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन के लिए बेस्ट बिजनेस टेम्प्लेट
दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया टेम्प्लेट में प्रक्रिया मानचित्र, ग्रिड और मॉडल शामिल हैं। प्रक्रिया टेम्पलेट एक प्रक्रिया के परिदृश्य, प्रवाह, समाधान या स्थिति को परिभाषित करते हैं। ये व्यावसायिक वास्तुकला में कलाकृतियाँ हैं। एक व्यवसाय के अंदर प्रक्रियाओं को सरल बनाने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखते हुए एक प्रलेखन प्रक्रिया टेम्पलेट बनाया गया है। स्पष्ट रूप से परिभाषित दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया टेम्पलेट के साथ, आप आसानी से फॉर्म भर सकते हैं और शुरुआत से ही कोई दस्तावेज़ या प्रक्रिया शुरू किए बिना शुरू कर सकते हैं।
आदर्श दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया टेम्पलेट में सक्षम होना चाहिए: प्रत्येक प्रतिभागी के दायित्वों और कर्तव्यों को निर्दिष्ट करें;
- टेम्प्लेट कई प्रकार के डेटा का वर्णन करता है जिनकी आवश्यकता होती है।
- टेम्पलेट उत्पादित विधि के परिणाम की भी पहचान करता है।
विभिन्न कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं के लिए टेम्प्लेट बनाए रखना पूरे फर्म को सुव्यवस्थित और एकरूपता प्रदान कर सकता है। इसके अलावा, अपने कर्मचारियों को मैनुअल और प्रशासनिक जिम्मेदारियों से मुक्त करने से भी समय की बचत होती है।
दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया टेम्पलेट का एक उदाहरण है:
- फ़्लोचार्ट
- फार्म
- चित्रों
- ट्यूटोरियल
- प्रक्रिया आरेख
- अनुरक्त दस्तावेज़
क्योंकि कंपनी में हर कोई सॉफ्टवेयर से परिचित है, कई संगठन स्प्रैडशीट्स या दस्तावेज़ों में दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया टेम्पलेट तैयार करते हैं। टेम्प्लेट का उपयोग करने से व्यावसायिक प्रक्रियाएं धीमी हो सकती हैं। स्प्रैडशीट्स और दस्तावेज़ों में स्वरूपण संबंधी समस्याएं हैं। दस्तावेज़ को स्वरूपित करने में टेम्पलेट विकसित करने से अधिक समय लग सकता है। एक फ़ील्ड बदलने से टेम्पलेट या दस्तावेज़ का प्रारूप खराब हो सकता है, जिससे इतना समय बर्बाद हो सकता है। जब भी कोई प्रक्रिया दस्तावेज़ बदलता है तो किसी भी व्यवसाय प्रक्रिया टेम्पलेट को मैन्युअल रूप से अद्यतन किया जाना चाहिए। सभी टेम्प्लेट रीयल-टाइम में अपडेट नहीं किए जा सकते.
यदि दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ पर सही नाम के साथ उचित रूप से व्यवस्थित नहीं किया गया है, तो एक निश्चित टेम्पलेट को पहचानना और उसका उपयोग करना मुश्किल हो सकता है। स्प्रैडशीट और दस्तावेज़ केवल प्रासंगिक विकल्प को मैन्युअल रूप से चुनकर रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।
स्वचालित व्यापार टेम्पलेट्स का उपयोग
क्लाउड प्रौद्योगिकी और स्वचालित समाधानों के युग में दस्तावेज़ों का उपयोग करने से आपकी टीम की क्षमता सीमित हो जाएगी। टीमें स्वचालित टेम्प्लेट का उपयोग करके प्रक्रियाओं को तेजी से विकसित, संशोधित और अनुकूलित कर सकती हैं। स्वचालन प्लेटफ़ॉर्म दस्तावेज़ में दृश्य संपादकों की सुविधा देता है जो आपको व्यवसाय प्रक्रिया टेम्पलेट्स को खींचने और छोड़ने देता है। टीम के सदस्यों को एक ही व्यवसाय प्रक्रिया टेम्पलेट की विभिन्न प्रतियां ईमेल करने के बजाय, एक स्वचालित टेम्पलेट का उपयोग करें।
निष्कर्ष
ऐपमास्टर बैकएंड बिल्डर ड्रैग-एंड-ड्रॉप टूल का एक सेट प्रदान करता है जिसका उपयोग मोबाइल और ऑनलाइन वर्कफ़्लोज़ को ग्राफिक रूप से डिज़ाइन करने के लिए किया जा सकता है जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए उपयोगकर्ता की इच्छा के अनुसार जटिल हो सकता है। यह आपके दस्तावेज़ को विभिन्न उपकरणों के माध्यम से डिजाइन करने में मदद करेगा। यह आपके व्यवसाय दस्तावेज़ को एक आकर्षक रूप देता है।
