Die detaillierten Anweisungen, die in einzelne Schritte unterteilt sind und genau beschreiben, wie ein Prozess auszuführen ist, werden als Prozessdokumentation bezeichnet. Es handelt sich um eine Art technische Dokumentation, die sich auf die Sammlung und Aufzeichnung aller Informationen über einen bestimmten Geschäftsprozess bezieht, einschließlich der genauen Maßnahmen, Werkzeuge und Verfahren, die erforderlich sind, um das beabsichtigte Ergebnis eines Prozesses zu erreichen. Standardarbeitsanweisungen sind eine andere Bezeichnung für diese Art von Material.
Einfache Schritte für eine erfolgreiche Geschäftsprozessdokumentation
Gut dokumentierte Geschäftsprozesse bieten Unternehmen die Möglichkeit, eine Geschäftsprozessdokumentation zu erstellen, die komplexe Prozesse in den verschiedenen Unternehmensfunktionen vereinfacht. Dies kann von der Schaffung eines schlankeren Einführungsprozesses für Mitarbeiter bis hin zur Vermeidung von Wissensverlusten beim Ausscheiden von Mitarbeitern, dem Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern und Unternehmensabteilungen und vielem mehr reichen. Langfristig werden Sie etwas weniger Zeit und Personalressourcen für die Schulung von Mitarbeitern aufwenden müssen, während Sie ihnen gleichzeitig die Befugnis geben, ihre beste Arbeit zu leisten.
Im Folgenden finden Sie weitere Beispiele für Geschäftsprozesse, die häufig dokumentiert werden:
- Leistungsbeurteilungen
- Verfahren zur Lösung von Kundenbeschwerden
- Verfahren zur Überprüfung und Wartung von Geräten
- Erbringung von Dienstleistungen
- Verfahren für die Rechnungsstellung und das Inkasso
- Orientierung für neue Mitarbeiter
Geschäftsprozesse müssen sorgfältig geplant, organisiert und aufgezeichnet werden, um hilfreich und effektiv zu sein. Sie können die gewünschten Ergebnisse erzielen, wenn Sie so viele Informationen wie möglich über die Geschäftsprozessdokumentation aufzeichnen.
Schritte zur Geschäftsprozessdokumentation
Wenn alle Beteiligten sehen können, was gemacht wird, entweder mit Hilfe eines Flipcharts oder eines Whiteboards, funktioniert dieser Ansatz optimal. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Personen im Raum sind, die wissen, was zu tun ist, um den Geschäftsprozess abzuschließen.
Erster Schritt: Identifizieren des Verfahrens
Notieren Sie auf dem Flipchart zunächst den Namen des Verfahrens und erklären Sie kurz, was es beinhaltet.
Zweiter Schritt: Grenzen der Geschäftsprozessdokumentation
Legen Sie fest, wo der Geschäftsprozess beginnt und wo er endet. Wodurch wird der Prozess ausgelöst, damit er beginnen kann? Wann werden Sie wissen, dass er abgeschlossen ist?
Dritter Schritt: Output der Geschäftsprozessdokumentation
Bestimmen Sie, was die Geschäftsprozessdokumentation am Ende hervorbringt.
Vierter Schritt: Input der Geschäftsprozessdokumentation
Bestimmen Sie, was für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist und woher die erforderlichen Elemente stammen. Papier, Excel und das Internet sind alles mögliche Quellen.
Fünfter Schritt: Aktivitäten des Geschäftsprozesses
Überlegen Sie sich alle Aufgaben (was), die erledigt werden müssen, um die Geschäftsprozessdokumentation zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Erläutern Sie jede Aufgabe in der Verb-Objekt-Struktur. An dieser Stelle sollten Sie sich keine Gedanken über die Abfolge der Aktivitäten machen, sondern einfach frei brainstormen. Haftnotizen können in dieser Phase sehr nützlich sein. Schreiben Sie einfach eine Aktion auf jeden Zettel.
Sechster Schritt: Organisieren Sie die Geschäftsprozessdokumentation
Bringen Sie alle Themen, die in der Brainstorming-Sitzung aufkamen, in die Reihenfolge, die für den Geschäftsprozess am sinnvollsten ist. Während Sie die Visualisierung Ihres Prozesses entwickeln, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die kritischen Entscheidungspunkte identifizieren.
Siebter Schritt: Überprüfung der Geschäftsprozessdokumentation
Achter Schritt: Zuweisung von Geschäftsprozess-Rollen
Bestimmen Sie die Rollen (Personen), die für die Durchführung der mit dem Prozess verbundenen Aktionen verantwortlich sind. Weisen Sie jedem der Aktivitätsschritte eine verantwortliche Person zu.
Neunter Schritt: Transkription der Geschäftsprozessdokumentation
Die Schritte sollten in eine Flowcharting-Softwareanwendung eingegeben werden, und zwar in einer Art und Weise, die als Swim Lane bekannt ist.
Zehnter Schritt: Überprüfung der fertiggestellten Geschäftsprozessdokumentation
Versammeln Sie alle am Geschäftsprozess Beteiligten und gehen Sie den Ablauf der Schritte durch. Holen Sie die Zustimmung aller Teammitglieder ein. Die Zusammenstellung der gesamten Dokumentation für einen Geschäftsprozess ermöglicht es, besser zu verstehen, wie alle beweglichen Teile der Geschäftsprozessdokumentation zusammenpassen, während der Prozess in einer Organisation durchgeführt wird.
Die Geschäftsprozessdokumentation für den Prozess der Gehaltsabrechnung könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
- Abrechnung ist der Name der Geschäftsprozessdokumentation.
- Prozessgrenzen: Die Mitarbeiter werden für ihre monatliche Arbeit durch eine elektronische Banküberweisung entlohnt.
- Gehaltsschecks und monatliche Gehaltsabrechnungen sind die Ergebnisse der Geschäftsprozessdokumentation.
- Zeitkarten der Mitarbeiter, Urlaubsdaten und Bankkontoinformationen sind Beispiele für die Eingaben der Geschäftsprozessdokumentation.
- Zu den Verarbeitungsvorgängen gehören die Überprüfung der Zeiterfassungskarten der Mitarbeiter, die Suche nach Urlaubsanträgen, das Hinzufügen von Daten zu Bankkonten, die Überweisung der Monatsgehälter auf die entsprechenden Konten und die Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten.
- Die Mitarbeiter, der Chef und die Personalabteilung spielen alle eine Rolle in diesem Geschäftsprozess.
Best Practices für die Dokumentation von Prozessen
Achten Sie darauf, dass das Dokument übersichtlich und kurz ist. Es sollte nicht nur technisch einwandfrei, sondern auch leicht verständlich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie einen soliden Plan zur Aktualisierung der Unterlagen haben, wenn das Verfahren geändert wird. Zumindest sollten Sie sich vornehmen, die Papiere jedes Jahr zu überprüfen. Sie können auch einen Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse benennen, der für die regelmäßige Überprüfung und die Unterrichtung der anderen Beteiligten über etwaige Änderungen zuständig ist. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie für jeden einzelnen Prozess eine eigene Geschäftsprozessdokumentation erstellen.
Wenn Sie mit der Aufzeichnung von Prozessen beginnen, sollten Sie versuchen, nicht die gesamte Organisation auf einmal zu erfassen. Beginnen Sie mit einer einzelnen Geschäftsprozessdokumentation innerhalb einer Abteilung oder mit einer bedeutenden Geschäftsprozessdokumentation, die bereits im gesamten Unternehmen vorhanden ist. Bewahren Sie die Unterlagen an einem Ort auf, der für alle, die sie in Zukunft suchen, leicht zugänglich ist. Stellen Sie sicher, dass sie bei Bedarf schnell geändert werden können und dass die aktualisierte Version leicht an alle Beteiligten versandt werden kann.
Nutzen Sie eine Technologie, die speziell für die Dokumentation von Prozessen entwickelt wurde, um die Online-Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern. Dies ist eine unmittelbare Hilfe bei den beiden soeben beschriebenen hervorragenden Praktiken. Wenn es sich anbietet, verwenden Sie entsprechende Beispiele, Bilder, verschiedene Plattformen, Farbkodierungen, Screenshots usw. Vergewissern Sie sich, dass die Dokumentation der Geschäftsprozesse mit den in Ihrem Unternehmen geltenden Standards übereinstimmt. Wenn Sie den Ablauf der Geschäftsprozessdokumentation verbal beschreiben, sollten Sie das Dokument immer mit Bildern in Form eines Flussdiagramms begleiten.
Erstellen Sie einen Leitfaden für die Geschäftsprozessdokumentation, den jeder als Standarddokumentformat für die Dokumentation eines Prozesses verwenden kann, und veröffentlichen Sie diesen Leitfaden anschließend. Um Informationen für die Geschäftsprozessdokumentation zu sammeln, nutzen Sie die vorhandenen dokumentierten Interviews, Materialien, Aufzeichnungen, Fallstudien, Feldtagebücher des Projektpersonals und das allgemeine Wissen der Mitarbeiter.
Vorteile der Dokumentation von Verfahren und Prozessen
Sie helfen dabei, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, indem Sie eine einheitliche Sichtweise der in die Geschäftsprozessdokumentation einbezogenen Prozesse präsentieren. Bei einer klaren Geschäftsprozessdokumentation ist es möglich, die Prozesse in jedem Dokument zu ändern. Hilft bei der Ermittlung der optimalen Bedingungen für eine produktive Zusammenarbeit und Leistung. Hilft bei der Aufdeckung von Engpässen und Ineffizienzen in Prozessen (selbst bei "ausgefeilten" Methoden), die unter anderen Umständen nicht beobachtet worden wären. Ein gut dokumentiertes Verfahren spart Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, indem es jeden Raum für Unklarheiten beseitigt und eindeutige Anweisungen liefert.
Die besten Business-Vorlagen für die Dokumentation von Geschäftsprozessen
Zu den Prozessvorlagen für die Dokumentation gehören Prozesslandkarten, Raster und Modelle. Prozessvorlagen definieren die Landschaft, den Fluss, die Lösung oder den Zustand eines Prozesses. Sie sind Artefakte der Geschäftsarchitektur. Eine Dokumentationsprozessvorlage wird unter Berücksichtigung von Best Practices erstellt, um die Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu vereinfachen. Mit einer klar definierten Dokumentationsprozessvorlage können Sie die Formulare einfach ausfüllen und loslegen, ohne dass Sie ein Dokument oder ein Verfahren von Anfang an erstellen müssen.
Die ideale Vorlage für einen Dokumentationsprozess sollte Folgendes leisten können Die Pflichten und Aufgaben der einzelnen Beteiligten festlegen;
- Die Vorlage beschreibt die vielen Arten von Daten, die benötigt werden.
- Die Vorlage identifiziert auch das Ergebnis des Verfahrens.
Die Verwendung von Vorlagen für verschiedene Unternehmensabläufe kann zu einer Rationalisierung und Vereinheitlichung innerhalb des Unternehmens führen. Die Entlastung Ihrer Mitarbeiter von manuellen und administrativen Aufgaben spart zudem Zeit.
Ein Beispiel für eine Vorlage für einen Dokumentationsprozess ist:
- Flussdiagramme
- Formulare
- Bilder
- Anleitungen
- Prozess-Diagramme
- Angehängtes Dokument
Da jeder im Unternehmen mit der Software vertraut ist, erstellen viele Unternehmen Vorlagen für Dokumentationsprozesse in Tabellen oder Dokumenten. Die Verwendung von Vorlagen kann die Geschäftsprozesse verlangsamen. Tabellenkalkulationen und Dokumente weisen Formatierungsprobleme auf. Die Formatierung des Dokuments kann länger dauern als die Entwicklung der Vorlage. Die Änderung eines einzigen Feldes kann das Format der Vorlage oder des Dokuments durcheinander bringen und so viel Zeit kosten. Jede Geschäftsprozessvorlage muss manuell aktualisiert werden, wenn sich ein Prozessdokument ändert. Nicht alle Vorlagen können in Echtzeit aktualisiert werden.
Es kann schwierig sein, eine bestimmte Vorlage zu erkennen und zu verwenden, wenn die Dokumente nicht entsprechend angeordnet sind und der richtige Name auf dem Dokument steht. Tabellenkalkulationen und Dokumente können Berichte nur durch manuelle Auswahl der entsprechenden Option erstellen.
Verwendung von automatisierten Geschäftsvorlagen
Die Verwendung von Dokumenten im Zeitalter der Cloud-Technologie und automatisierter Lösungen schränkt das Potenzial Ihres Teams ein. Mit automatisierten Vorlagen können Teams Prozesse schnell entwickeln, ändern und anpassen. Automatisierungsplattformen bieten visuelle Editoren im Dokument, mit denen Sie Geschäftsprozessvorlagen per Drag & Drop einfügen können. Anstatt Teammitgliedern verschiedene Kopien derselben Geschäftsprozessvorlage per E-Mail zu schicken, sollten Sie eine automatisierte Vorlage verwenden.
Fazit
Der AppMaster Backend Builder bietet eine Reihe von Drag-and-Drop-Tools, die zur grafischen Gestaltung von mobilen und Online-Workflows verwendet werden können, die so kompliziert sein können, wie es der Benutzer wünscht, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. Er hilft Ihnen bei der Gestaltung Ihres Dokuments mit verschiedenen Werkzeugen. Es gibt Ihrem Geschäftsdokument ein attraktives Aussehen.
