Bir sürecin nasıl yürütüleceğini tam olarak ana hatlarıyla belirten ayrı adımlara ayrılan ayrıntılı talimatlar, süreç dokümantasyonu olarak bilinir. Bir sürecin amaçlanan sonucunu gerçekleştirmek için gereken kesin eylemler, araçlar ve süreçler dahil olmak üzere belirli bir iş süreci hakkındaki tüm bilgilerin toplanması ve kaydedilmesi anlamına gelen bir tür teknik belgedir. Standart işletim prosedürleri, ara sıra bu tür malzemelerin başka bir adıdır.
Başarılı İş Süreci Dokümantasyonu için kolay adımlar
İyi belgelenmiş iş süreçleri, kuruluşlara çeşitli iş işlevlerinde karmaşık süreçleri basitleştiren iş süreci belgeleri oluşturma yeteneği sağlar. Bu, daha akıcı bir çalışan işe alım süreci oluşturmaktan, çalışanlar ayrıldığında bilgi kaybını önlemeye, çalışanlar ve şirket departmanları arasında bilgi aktarımına ve daha pek çok şeye kadar değişebilir. Uzun vadede, insanlara öğretmek için biraz daha az zaman ve insan kaynağı harcarken aynı zamanda onlara ellerinden gelenin en iyisini yapma yetkisi verirsiniz.
Aşağıdakiler, genellikle belgelenen iş süreçlerine ilişkin daha fazla örnektir:
- Performans değerlendirmeleri
- Müşteri şikayetlerini çözme süreci
- Ekipman kontrolü ve bakımı için teknikler
- hizmetlerin teslimi
- Faturalandırma ve tahsilat süreci
- Yeni işe alım oryantasyonu
İş süreçleri, yararlı ve etkili olması için kapsamlı bir şekilde planlanmalı, organize edilmeli ve kaydedilmelidir. İş süreci dokümantasyonu hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi kaydederek istenen sonuçları elde edebilirsiniz.
İş Süreci Belgelendirme Adımları
Tüm katılımcılar, bir kağıt tahtası veya beyaz tahta kullanarak ne yapıldığını görebildiklerinde, bu yaklaşım optimal düzeyde işler. İş sürecini tamamlamak için ne yapılması gerektiğini bilen uygun kişilerin odada bulunduğundan emin olun.
İlk Adım: Prosedürün Belirlenmesi
Kağıt tahtasına önce prosedürün adını not edin ve ne anlama geldiğini kısaca açıklayın.
İkinci Adım: İş Süreci Dokümantasyon Sınırları
İş sürecinin nerede başladığını ve nerede bittiğini belirleyin. Başlayabilmesi için süreci başlatan nedir? Tamamlandığını ne zaman anlayacaksın?
Üçüncü Adım: İş Süreci Belgelerinin Çıktısı
İş süreci belgelerinin ne ürettiğini belirleyin.
Dördüncü Adım: İş Süreci Belgelerinin Girilmesi
Prosedürü gerçekleştirmek için neyin gerekli olduğunu ve gerekli öğelerin kaynağını belirleyin. Kağıt, Excel ve İnternet potansiyel kaynaklardır.
Beşinci Adım: İş Süreci Faaliyetleri
İş süreci belgelerini başarılı bir sonuca ulaştırmak için yapılması gereken tüm görevleri (ne) göz önünde bulundurun. Fiil-nesne yapısını kullanarak her biri için açıklamalar sağlayın. Bu noktada etkinliklerin nasıl sıralanacağını düşünmemelisiniz; bunun yerine, sadece özgürce beyin fırtınası yapmalısınız. Yapışkan notlar bu aşama için oldukça faydalı olma potansiyeline sahiptir. Her nota sadece bir eylem yazın.
Altıncı Adım: İş süreci belgelerini düzenleyin
Beyin fırtınası oturumunda ortaya çıkan tüm konuları iş süreci için en anlamlı olan sıraya koyun. Sürecinizin görselini geliştirirken kritik karar noktalarını belirlediğinizden emin olmanız gerekir.
Yedinci Adım: İş Süreci Belgelerinin İncelenmesi
Sekizinci Adım: İş Süreci Rollerini Atama
Süreçle ilgili eylemlerin yürütülmesinden sorumlu olacak rolleri (kişileri) belirleyin. Aktivite adımlarının her birinden birini sorumlu tutun.
Dokuzuncu Adım: İş Süreçleri Dokümantasyonunun Transkripsiyonu
Adımlar, yüzme şeridi olarak bilinen bir şekilde bir akış şeması yazılım uygulamasına girilmelidir.
Onuncu Adım: Tamamlanmış İş Süreci Belgelerinin İncelenmesi
İş sürecindeki tüm katılımcıları toplayın ve adımların akışını gözden geçirin. Ekibin her üyesinden onay alın. Bir iş süreci için tüm belgeleri bir araya getirmek, bir kuruluşta yürütülürken iş süreci belgelerinin tüm hareketli parçalarının nasıl bir araya geldiğini daha iyi anlamayı sağlar.
Örneğin, sürecin bordro için iş süreci belgelerinin nasıl görünebileceği aşağıda açıklanmıştır:
- Bordro, iş süreci belgelerinin adıdır.
- Süreç limitleri: personele, elektronik banka havalesi yoluyla aylık emekleri için tazminat ödenir.
- Maaş çekleri ve aylık bordro raporları, iş süreci belgelerinin sonuçlarıdır.
- Çalışan zaman çizelgeleri, izin verileri ve banka hesap bilgileri, iş süreci belge girdilerine örnektir.
- İşleme işlemleri, çalışan zaman çizelgelerinin doğrulanması, izin taleplerinin aranması, banka hesaplarına veri eklenmesi, aylık maaşların uygun hesaplara taşınması ve bordro raporlarının oluşturulmasını içerir.
- Çalışanlar, patron ve İnsan Kaynakları departmanının tümü iş sürecinde bir role sahiptir.
Süreçlerin Belgelenmesi için En İyi Uygulamalar
Belgenin netliğini ve kısalığını koruyun. Teknik olarak yetkin olmanın yanı sıra, anlaşılması kolay olmalıdır. Prosedür değiştirilirse kağıtları güncellemek için sağlam bir planınız olduğundan emin olun. En azından, onları her yıl incelemeyi bir öncelik haline getirin. Ayrıca, sık sık yapılan değerlendirmelerden ve herhangi bir değişiklik hakkında diğerlerini bilgilendirmekten sorumlu bir iş süreci sahibi atayabilirsiniz. Herhangi bir yanlış anlaşılmayı en aza indirirsiniz, farklı süreçlerin her biri için ayrı iş süreci belgelerine sahip olduğunuzdan emin olursunuz.
Süreçleri kaydetmeye başlarken, tüm organizasyonu bir kerede kapsamamaya çalışmalısınız. Bir departman içindeki tek bir iş süreci dokümantasyonu veya kuruluş genelinde halihazırda mevcut olan önemli bir iş süreci dokümantasyonu ile başlayın. Kağıtları gelecekte arayan herkesin kolayca erişebileceği bir yerde saklayın. Gerekirse hızlı bir şekilde değiştirilebildiğinden ve güncellenmiş sürümün ilgili herkese kolayca gönderilebildiğinden emin olun.
Merkezi bir konumda çevrimiçi belge depolamayı sürdürmek için süreçleri belgelemek için özel olarak tasarlanmış bir teknoloji kullanın. Bu, az önce açıklanan iki mükemmel uygulama ile hemen yardımcı olacaktır. Kabul edilebilir olduğunda ilgili örnekleri, görselleri, farklı platformları, renk kodlamasını, ekran görüntülerini vb. kullanın. Belgede, iş süreci dokümantasyonunun firmanızda halihazırda yürürlükte olan standartlara uygun olduğundan emin olun. İş süreci dokümantasyonunun akışını sözlü olarak anlatacaksanız, o dokümana her zaman akış şeması şeklinde görsellerle eşlik etmelisiniz.
Herkesin bir süreci belgelemek için standart bir belge biçimi olarak kullanabileceği iş süreci belgeleri için bir kılavuz yapın ve ardından kılavuzu yayınlayın. İş süreci dokümantasyonu için bilgi toplamak için mevcut dokümante edilmiş görüşmeleri, materyalleri, kayıtları, vaka çalışmalarını, proje personelinin saha günlüklerini ve çalışanların genel bilgilerini kullanın.
Prosedür ve Süreçleri Belgelemenin Faydaları
İş süreci belgelerinde yer alan süreçlerin birleşik bir perspektifini sunarak herkesin aynı sayfada bulunmasına yardımcı olun. Açık iş süreci belgelerinin olduğu durumlarda, herhangi bir belgedeki süreçleri değiştirmek mümkündür. Üretken işbirliği ve performans için en uygun koşulların belirlenmesine yardımcı olur. Başka hiçbir koşulda gözlemlenemeyecek olan süreçlerdeki (bu "iyi işlenmiş" yöntemlerde bile) darboğazların ve verimsizliklerin saptanmasına yardımcı olur. İyi belgelenmiş bir prosedür, herhangi bir belirsizliği ortadan kaldırarak ve açık talimatlar sağlayarak zamandan tasarruf edecek ve hata yapma olasılığını azaltacaktır.
İş Süreci Belgeleri için En İyi İş Şablonları
Belge süreç şablonları, süreç haritalarını, ızgaraları ve modelleri içerir. Süreç şablonları, bir sürecin manzarasını, akışını, çözümünü veya durumunu tanımlar. Bunlar iş mimarisindeki eserlerdir. Bir işletme içindeki süreçleri basitleştirmek için en iyi uygulamalar göz önünde bulundurularak bir belge süreci şablonu oluşturulur. Açıkça tanımlanmış bir dokümantasyon süreci şablonuyla, formları kolayca doldurabilir ve en baştan herhangi bir doküman veya prosedür başlatmak zorunda kalmadan başlayabilirsiniz.
İdeal dokümantasyon süreci şablonu şunları yapabilmelidir: Her bir katılımcının yükümlülüklerini ve görevlerini belirleme;
- Şablon, ihtiyaç duyulan birçok veri türünü açıklar.
- Şablon ayrıca üretilen yöntemin sonucunu da tanımlar.
Çeşitli kurumsal prosedürler için şablonların bakımı, firma genelinde düzene sokabilir ve tekdüzelik sağlayabilir. Ayrıca personelinizi manuel ve idari sorumluluklardan kurtarmak zamandan da tasarruf sağlar.
Dokümantasyon süreci şablonuna bir örnek:
- Akış çizelgeleri
- Formlar
- Resimler
- öğreticiler
- Proses diyagramları
- İlişik döküman
Şirketteki herkes yazılıma aşina olduğundan, birçok kuruluş elektronik tablolarda veya belgelerde belge süreci şablonları oluşturur. Şablonları kullanmak iş süreçlerini yavaşlatabilir. E-tablolar ve belgelerde biçimlendirme sorunları var. Belgeyi biçimlendirmek, şablonu geliştirmekten daha uzun sürebilir. Bir alanı değiştirmek, şablonun veya belgenin biçimini bozarak çok fazla zaman kaybına neden olabilir. Herhangi bir iş süreci şablonu, bir süreç belgesi değiştiğinde manuel olarak güncellenmelidir. Tüm şablonlar gerçek zamanlı olarak güncellenemez.
Belgeler, belgede doğru adla uygun şekilde düzenlenmezse, belirli bir şablonu belirlemek ve kullanmak zor olabilir. Elektronik tablolar ve belgeler, yalnızca ilgili seçeneği manuel olarak seçerek rapor oluşturabilir.
Otomatik İş Şablonlarının Kullanımı
Bulut teknolojisi ve otomatik çözümler çağında belgeleri kullanmak, ekibinizin potansiyelini sınırlayacaktır. Ekipler, otomatik şablonları kullanarak süreçleri hızla geliştirebilir, değiştirebilir ve uyarlayabilir. Otomasyon platformları, belgede iş süreci şablonlarını sürükleyip bırakmanıza izin veren görsel düzenleyicilere sahiptir. Ekip üyelerine aynı iş süreci şablonunun çeşitli kopyalarını e-posta ile göndermek yerine, otomatikleştirilmiş bir şablon kullanın.
Çözüm
AppMaster Backend Builder , iş prosedürlerini otomatikleştirmek için kullanıcının istediği kadar karmaşık olabilen mobil ve çevrimiçi iş akışlarını grafiksel olarak tasarlamak için kullanılabilecek bir dizi sürükle ve bırak aracı sağlar. Belgenizin farklı araçlarla tasarlanmasına yardımcı olacaktır. İş belgenize çekici bir görünüm kazandırır.
