As instruções detalhadas, divididas em etapas discretas que descrevem com precisão como realizar um processo, são conhecidas como documentação do processo. É uma espécie de documentação técnica que se refere à recolha e registo de toda a informação sobre um determinado processo empresarial, incluindo as acções, ferramentas e processos precisos necessários para realizar o resultado pretendido de um processo. Os procedimentos operacionais padrão são outro nome para este tipo de material, ocasionalmente.
Passos fáceis para uma documentação de processos empresariais bem sucedida
Os processos empresariais bem documentados proporcionam às organizações a capacidade de criar documentação de processos empresariais que simplifica processos complexos nas suas várias funções empresariais. Isto pode variar desde a criação de um processo de integração de empregados mais simplificado até à prevenção da perda de conhecimentos quando os empregados saem, transferência de conhecimentos entre empregados e departamentos da empresa, e muito mais. A longo prazo, passará um pouco menos de tempo e recursos humanos a ensinar as pessoas, dando-lhes ao mesmo tempo autoridade para fazerem o seu melhor trabalho.
Seguem-se mais exemplos de processos empresariais que são frequentemente documentados:
- Avaliações de desempenho
- Processo para a resolução de reclamações de clientes
- Técnicas de verificação e manutenção do equipamento
- Prestação de serviços
- Processo de facturação e cobrança
- Nova orientação de aluguer
Os processos empresariais devem ser cuidadosamente planeados, organizados e registados para serem úteis e eficazes. Pode obter os resultados desejados registando o máximo de informação possível sobre a documentação dos processos empresariais.
Passos para a Documentação de Processos de Negócio
Quando todos os participantes podem ver o que está a ser feito, quer utilizando um flip chart ou um quadro branco, esta abordagem funciona ao seu nível óptimo. Certifique-se de que tem na sala as pessoas apropriadas que sabem o que deve ser feito para completar o processo comercial.
Primeiro Passo: Identificar o procedimento
No flip chart, em primeiro lugar, anotar o nome do procedimento e explicar brevemente o que implica.
Segundo passo: Limites da Documentação do Processo Comercial
Determinar onde começa o processo empresarial e onde ele termina. O que desencadeia o processo para que este possa começar? Quando saberá que está completo?
Terceiro Passo: Saída da documentação do processo empresarial
Determinar o que é que a documentação do processo empresarial acaba por produzir.
Quarto Passo: Entrada de Documentação de Processos de Negócio
Determinar o que é necessário para realizar o procedimento e a fonte dos artigos requeridos. Papel, Excel, e Internet são todas fontes potenciais.
Quinto Passo: Actividades do Processo Comercial
Considerar todas as tarefas (o quê) que devem ser realizadas para levar a documentação do processo empresarial à sua conclusão com êxito. Fornecer explicações para cada uma delas utilizando a estrutura verb-objecto. Nesta altura, não se deve pensar em como as actividades serão sequenciadas; em vez disso, deve apenas fazer um brainstorming livre. As notas adesivas têm o potencial de serem bastante úteis para esta fase. Basta escrever uma acção em cada nota.
Sexta etapa: Organizar a documentação do processo empresarial
Colocar todos os tópicos que surgiram na sessão de brainstorming na ordem que faz mais sentido para o processo empresarial. À medida que desenvolve o visual do seu processo, precisa de se certificar de que identifica os pontos críticos de decisão.
Sétimo passo: Revisão da Documentação do Processo Comercial
Oitava Etapa: Atribuição de funções ao processo empresarial
Determinar os papéis (pessoas) que serão responsáveis pela realização das acções associadas ao processo. Colocar alguém encarregado de cada uma das etapas da actividade.
Nono Passo: Transcrição da documentação do processo empresarial
Os passos devem ser introduzidos numa aplicação de software de fluxograma de uma forma conhecida como uma faixa de natação.
Décima Etapa: Revisão da Documentação do Processo Comercial Concluído
Reúna todos os participantes no processo empresarial, e reveja o fluxo das etapas. Obter o consentimento de todos os membros da equipa. Reunir toda a documentação para um processo empresarial permite compreender melhor como todas as partes móveis da documentação do processo empresarial se encaixam enquanto este está a ser realizado numa organização.
Por exemplo, o seguinte é como a documentação do processo empresarial para a folha de pagamento o processo pode parecer:
- Folha de pagamento é o nome da documentação do processo de negócio.
- Limites do processo: os membros do pessoal são compensados pelo seu trabalho mensal através de uma transferência bancária electrónica.
- Os cheques e relatórios mensais da folha de pagamento são os resultados da documentação dos processos de negócio.
- Os cartões de ponto, dados de férias e informação de contas bancárias dos funcionários são exemplos de entradas de documentação de processos de negócio.
- As operações de processamento incluem a verificação dos cartões de ponto do empregado, a procura de pedidos de férias, a adição de dados às contas bancárias, a transferência dos salários mensais para as contas apropriadas, e a criação de relatórios de folha de pagamento.
- Os empregados, o chefe e o departamento de Recursos Humanos têm todos um papel no processo empresarial
Melhores Práticas para a Documentação de Processos
Manter a clareza e a brevidade do documento. Para além de ser tecnicamente proficiente, deve ser simples de compreender. Certifique-se de que tem um plano sólido para actualizar os documentos se o procedimento for alterado. No mínimo, fazer com que seja uma prioridade examiná-los todos os anos. Poderá também designar um proprietário do processo empresarial responsável por avaliações frequentes e informar outras pessoas de quaisquer modificações. Minimizar qualquer mal-entendido, certificar-se de ter uma documentação de processo empresarial separada para cada um dos processos distintos.
Ao começar a registar processos, deve tentar evitar cobrir toda a organização de uma só vez. Comece com uma única documentação de processos empresariais dentro de um departamento ou uma documentação de processos empresariais significativa já existente em toda a empresa. Mantenha os documentos num local que possa ser facilmente acedido por qualquer pessoa que os procure no futuro. Certifique-se de que pode ser rapidamente alterada se for necessária e de que a versão actualizada pode ser facilmente enviada a todas as pessoas envolvidas.
Utilizar uma tecnologia concebida especificamente para processos de documentação para manter o armazenamento de documentos em linha num local centralizado. Isto será imediatamente útil com as duas excelentes práticas que acabam de ser descritas. Quando for aceitável, utilizar os exemplos relevantes, visuais, plataformas diferentes, codificação por cores, capturas de ecrã, etc. Certifique-se de que no documento, a documentação do processo empresarial está em conformidade com as normas actualmente em vigor na sua empresa. Se vai descrever verbalmente o fluxo da documentação do processo empresarial, deve sempre acompanhar esse documento com imagens sob a forma de um fluxograma.
Faça um guia para a documentação dos processos de negócio que qualquer pessoa pode utilizar como um formato de documento padrão para documentar um processo, e depois publique o guia. Para recolher informações para a documentação do processo empresarial, utilize as entrevistas documentadas existentes, material, registos, estudos de caso, diários de campo do pessoal do projecto, e os conhecimentos gerais dos funcionários.
Benefícios da documentação de procedimentos e processos
Ajuda a colocar todos na mesma página, apresentando uma perspectiva unificada dos processos envolvidos na documentação dos processos empresariais. Quando existe documentação clara dos processos de negócio, é possível alterar os processos em qualquer documento. Ajuda a determinar as circunstâncias ideais para a cooperação produtiva e o desempenho. Ajuda na detecção de estrangulamentos e ineficiências nos processos (mesmo nos métodos "bem definidos") que não teriam sido observados em qualquer outra circunstância. Um procedimento bem documentado poupará tempo e reduzirá a probabilidade de cometer erros, eliminando qualquer margem para ambiguidade e fornecendo orientações explícitas.
Melhores Modelos de Negócios para Documentação de Processos Empresariais
Os modelos de processo de documentação incluem mapas de processo, grelhas, e modelos. Os modelos de processo definem a paisagem, fluxo, solução, ou estado de um processo. Estes são artefactos da arquitectura empresarial. Um modelo de processo de documentação é criado com as melhores práticas em mente para simplificar processos dentro de uma empresa. Com um modelo de processo de documentação claramente definido, é possível preencher facilmente os formulários e começar sem ter de iniciar qualquer documento ou procedimento desde o início.
O modelo ideal de processo de documentação deve ser capaz de o fazer: Especificar as obrigações e deveres de cada participante;
- O modelo descreve os muitos tipos de dados que são necessários.
- O modelo também identifica o resultado do método produzido.
A manutenção de modelos para vários procedimentos empresariais pode racionalizar e proporcionar uniformidade em toda a empresa. Além disso, aliviar o seu pessoal de responsabilidades manuais e administrativas também poupa tempo.
Um exemplo de um modelo de processo de documentação é:
- Fluxogramas de fluxo
- Formulários
- Fotos
- Tutoriais
- Diagramas de processo
- Documento anexo
Porque todos na empresa estão familiarizados com o software, muitas organizações geram modelos de processos de documentação em folhas de cálculo ou documentos. A utilização de modelos pode atrasar os processos empresariais. As folhas de cálculo e os documentos têm problemas de formatação. A formatação do documento pode demorar mais tempo do que o desenvolvimento do modelo. Mudar um campo pode estragar o formato do modelo ou documento, desperdiçando tanto tempo. Qualquer modelo de processo empresarial deve ser actualizado manualmente sempre que um documento de processo for alterado. Todos os modelos não podem ser actualizados em tempo real.
Poderá ser difícil identificar e utilizar um determinado modelo se os documentos não estiverem dispostos de forma apropriada com o nome correcto no documento. As folhas de cálculo e os documentos só podem gerar relatórios escolhendo manualmente a opção relevante.
Utilização de Modelos de Negócio Automatizados
A utilização de documentos na era da tecnologia da nuvem e de soluções automatizadas limitará o potencial da sua equipa. As equipas podem rapidamente desenvolver, alterar e adaptar processos utilizando modelos automatizados. As plataformas de automatização incluem editores visuais no documento que lhe permitem arrastar e largar os modelos de processos de negócio. Em vez de enviar por e-mail aos membros da equipa várias cópias do mesmo modelo de processo de negócio, utilize um modelo automatizado.
Conclusão
O AppMaster Backend Builder fornece um conjunto de ferramentas de arrastar e largar que podem ser utilizadas para desenhar graficamente fluxos de trabalho móveis e online que podem ser tão complicados como o utilizador deseja, a fim de automatizar os procedimentos comerciais. Ajudará na concepção do seu documento através de diferentes ferramentas. Dá ao seu documento comercial um aspecto atractivo.
