Dogłębne instrukcje, podzielone na dyskretne kroki, które dokładnie określają sposób realizacji procesu, są znane jako dokumentacja procesowa. Jest to rodzaj dokumentacji technicznej, która odnosi się do zbierania i rejestrowania wszystkich informacji na temat konkretnego procesu biznesowego, w tym dokładnych działań, narzędzi i procesów wymaganych do osiągnięcia zamierzonego wyniku procesu. Standardowe procedury operacyjne to inna nazwa dla tego rodzaju materiałów.
Proste kroki do udanej dokumentacji procesów biznesowych
Dobrze udokumentowane procesy biznesowe dają organizacjom możliwość tworzenia dokumentacji procesów biznesowych, która upraszcza złożone procesy w ramach różnych funkcji biznesowych. Może to być od tworzenia bardziej usprawnionego procesu przyjęcia pracowników do zapobiegania utracie wiedzy, gdy pracownicy odchodzą, przekazywanie wiedzy między pracownikami i działami firmy, i więcej. W dłuższej perspektywie spędzisz nieco mniej czasu i zasobów ludzkich na nauczaniu ludzi, jednocześnie dając im uprawnienia do wykonywania ich najlepszej pracy.
Poniżej znajduje się więcej przykładów procesów biznesowych, które są często dokumentowane:
- Oceny wydajności
- Proces rozwiązywania skarg klientów
- Techniki sprawdzania i konserwacji sprzętu
- Świadczenie usług
- Proces wystawiania faktur i pobierania opłat
- Orientacja nowych pracowników
Procesy biznesowe muszą być dokładnie zaplanowane, zorganizowane i zarejestrowane, aby były pomocne i skuteczne. Możesz uzyskać pożądane wyniki poprzez rejestrowanie jak najwięcej informacji na temat dokumentacji procesu biznesowego.
Kroki do dokumentacji procesu biznesowego
Kiedy wszyscy uczestnicy mogą zobaczyć, co jest robione, albo za pomocą flipchartu lub tablicy, to podejście działa na swoim optymalnym poziomie. Upewnij się, że w pomieszczeniu znajdują się odpowiednie osoby, które wiedzą, co należy zrobić, aby zakończyć proces biznesowy.
Krok pierwszy: Identyfikacja procedury
Na flipcharcie najpierw zanotuj nazwę procedury i krótko wyjaśnij, na czym ona polega.
Drugi krok: Granice dokumentacji procesu biznesowego
Ustal, gdzie zaczyna się proces biznesowy i gdzie się kończy. Co rozpoczyna proces, aby mógł się on rozpocząć? Kiedy będzie wiadomo, że jest zakończony?
Trzeci krok: Dane wyjściowe z dokumentacji procesów biznesowych
Określenie, czym kończy się dokumentacja procesu biznesowego.
Krok czwarty: Wejście dokumentacji procesu biznesowego
Określenie, co jest wymagane do przeprowadzenia procedury i źródła wymaganych elementów. Papier, Excel i Internet są potencjalnymi źródłami.
Piąty krok: Czynności procesu biznesowego
Rozważ wszystkie zadania (co), które muszą być wykonane, aby doprowadzić dokumentację procesu biznesowego do pomyślnego końca. Wyjaśnij każde z nich używając struktury czasownik-przedmiot. W tym momencie nie należy zastanawiać się nad kolejnością działań, lecz po prostu swobodnie przeprowadzić burzę mózgów. Karteczki samoprzylepne mogą być całkiem przydatne w tej fazie. Wystarczy napisać jedno działanie na każdej karteczce.
Szósty krok: Uporządkuj dokumentację procesów biznesowych
Ułóż wszystkie tematy, które pojawiły się podczas sesji burzy mózgów w kolejności, która ma największy sens dla procesu biznesowego. W trakcie opracowywania wizualizacji procesu, musisz upewnić się, że identyfikujesz krytyczne punkty decyzyjne.
Siódmy krok: Przegląd dokumentacji procesu biznesowego
Ósmy krok: Przypisanie ról w procesie biznesowym
Określ role (osoby), które będą odpowiedzialne za wykonywanie działań związanych z procesem. Wyznacz kogoś odpowiedzialnego za każdy z kroków czynności.
Dziewiąty krok: Transkrypcja dokumentacji procesu biznesowego
Kroki powinny być wprowadzone do aplikacji do tworzenia diagramów przepływu w sposób znany jako swim lane.
Dziesiąty krok: Przegląd ukończonej dokumentacji procesu biznesowego
Należy zebrać wszystkich uczestników procesu biznesowego i omówić przepływ kroków. Uzyskaj zgodę każdego członka zespołu. Zebranie całej dokumentacji procesu biznesowego pozwala lepiej zrozumieć, jak wszystkie ruchome części dokumentacji procesu biznesowego pasują do siebie podczas jego realizacji w organizacji.
Na przykład, w następujący sposób dokumentacja procesu biznesowego dla listy płac proces może wyglądać:
- Lista płac to nazwa dokumentacji procesu biznesowego.
- Granice procesu: pracownicy otrzymują wynagrodzenie za swoją miesięczną pracę poprzez elektroniczny przelew bankowy.
- Wynagrodzenia i miesięczne raporty płacowe są wynikami dokumentacji procesu biznesowego.
- Karty czasu pracy pracowników, dane o urlopach oraz informacje o kontach bankowych to przykłady danych wejściowych do dokumentacji procesu biznesowego.
- Operacje przetwarzania obejmują weryfikację kart czasu pracy pracowników, wyszukiwanie wniosków o urlop, dodawanie danych do kont bankowych, przenoszenie miesięcznych wynagrodzeń na odpowiednie konta oraz tworzenie raportów płacowych.
- Pracownicy, szef i dział kadr mają swój udział w procesie biznesowym.
Najlepsze praktyki w zakresie dokumentowania procesów
Zachowaj jasność i zwięzłość dokumentu. Oprócz technicznej biegłości, powinien być prosty do zrozumienia. Upewnij się, że masz solidny plan aktualizacji dokumentów, jeśli procedura zostanie zmieniona. Co najmniej, uczyń priorytetem sprawdzenie ich co roku. Możesz również wyznaczyć właściciela procesu biznesowego odpowiedzialnego za częste oceny i informowanie innych o wszelkich modyfikacjach. Aby zminimalizować wszelkie nieporozumienia, należy posiadać oddzielną dokumentację procesów biznesowych dla każdego z nich.
Rozpoczynając rejestrowanie procesów, należy starać się nie obejmować całej organizacji naraz. Zacznij od pojedynczej dokumentacji procesu biznesowego wewnątrz działu lub znaczącej dokumentacji procesu biznesowego już istniejącego w całym przedsiębiorstwie. Przechowuj dokumenty w miejscu, które może być łatwo dostępne dla każdego, kto będzie ich szukał w przyszłości. Upewnij się, że może być szybko zmieniony, jeśli jest to wymagane i że zaktualizowana wersja może być łatwo wysłana do wszystkich, którzy są zaangażowani.
Użyj technologii zaprojektowanej specjalnie do dokumentowania procesów, aby utrzymać przechowywanie dokumentów online w scentralizowanej lokalizacji. Będzie to natychmiast pomocne w przypadku dwóch doskonałych praktyk, które zostały właśnie opisane. Kiedy jest to dopuszczalne, używaj odpowiednich przykładów, wizualizacji, różnych platform, kodowania kolorami, zrzutów ekranu itp. Upewnij się, że w dokumencie dokumentacja procesów biznesowych jest zgodna ze standardami obowiązującymi obecnie w Twojej firmie. Jeśli zamierzasz opisać przepływ dokumentacji procesu biznesowego ustnie, zawsze powinieneś dołączyć do tego dokumentu obrazy w postaci diagramu przepływu.
Stwórz przewodnik po dokumentacji procesu biznesowego, który każdy może wykorzystać jako standardowy format dokumentu do dokumentowania procesu, a następnie opublikuj przewodnik. Do zbierania informacji do dokumentacji procesów biznesowych wykorzystaj istniejące udokumentowane wywiady, materiały, zapisy, studia przypadków, dzienniki terenowe personelu projektu oraz ogólną wiedzę pracowników.
Korzyści z dokumentowania procedur i procesów
Pomoc w uzyskaniu wszystkich na tej samej stronie poprzez przedstawienie jednolitej perspektywy procesów zaangażowanych w dokumentację procesów biznesowych. Tam, gdzie istnieje przejrzysta dokumentacja procesów biznesowych, możliwa jest zmiana procesów w dowolnym dokumencie. Pomaga w określeniu optymalnych okoliczności dla produktywnej współpracy i wydajności. Pomaga w wykrywaniu wąskich gardeł i nieefektywności w procesach (nawet w tych "dobrze dopracowanych" metodach), które nie zostałyby zauważone w innych okolicznościach. Dobrze udokumentowana procedura oszczędza czas i zmniejsza prawdopodobieństwo popełnienia błędów poprzez usunięcie wszelkich niejasności i dostarczenie wyraźnych wskazówek.
Najlepsze szablony biznesowe dla dokumentacji procesów biznesowych
Szablony procesów dokumentacyjnych obejmują mapy procesów, siatki i modele. Szablony procesów definiują krajobraz, przepływ, rozwiązanie lub stan procesu. Są to artefakty w architekturze biznesowej. Szablon procesu dokumentacyjnego jest tworzony z uwzględnieniem najlepszych praktyk w celu uproszczenia procesów wewnątrz firmy. Mając jasno zdefiniowany szablon procesu dokumentacji na miejscu, można łatwo wypełnić formularze i rozpocząć pracę bez konieczności rozpoczynania jakiegokolwiek dokumentu lub procedury od początku.
Idealny szablon procesu dokumentacyjnego powinien być w stanie: Określić zobowiązania i obowiązki każdego uczestnika;
- Szablon opisuje wiele rodzajów danych, które są potrzebne.
- Szablon również Identyfikuje wynik wytworzonej metody.
Utrzymywanie szablonów dla różnych procedur korporacyjnych może usprawnić i zapewnić jednolitość w całej firmie. Ponadto, odciążenie pracowników od obowiązków manualnych i administracyjnych również oszczędza czas.
Przykładem szablonu procesu dokumentacji jest:
- Flowcharts
- Formularze
- Zdjęcia
- Samouczki
- Diagramy procesów
- Załączony dokument
Ponieważ każdy w firmie zna oprogramowanie, wiele organizacji generuje szablony procesów dokumentacji w arkuszach kalkulacyjnych lub dokumentach. Używanie szablonów może spowolnić procesy biznesowe. Arkusze kalkulacyjne i dokumenty mają problemy z formatowaniem. Formatowanie dokumentu może zająć więcej czasu niż opracowanie szablonu. Zmiana jednego pola może spieprzyć format szablonu lub dokumentu, tracąc tak wiele czasu. Każdy szablon procesu biznesowego musi być ręcznie aktualizowany przy każdej zmianie dokumentu procesu. Wszystkie szablony nie mogą być aktualizowane w czasie rzeczywistym.
To może być trudne do zidentyfikowania i wykorzystania określonego szablonu, jeśli dokumenty nie są ułożone odpowiednio z prawidłową nazwą na dokumencie. Arkusze kalkulacyjne i dokumenty mogą generować raporty tylko poprzez ręczne wybranie odpowiedniej opcji.
Wykorzystanie zautomatyzowanych szablonów biznesowych
Używanie dokumentów w dobie technologii chmury i zautomatyzowanych rozwiązań ograniczy potencjał Twojego zespołu. Zespoły mogą szybko rozwijać, zmieniać i dostosowywać procesy za pomocą zautomatyzowanych szablonów. Platformy automatyzacji posiadają wizualne edytory w dokumencie, które pozwalają przeciągać i upuszczać szablony procesów biznesowych. Zamiast wysyłać członkom zespołu różne kopie tego samego szablonu procesu biznesowego, użyj zautomatyzowanego szablonu.
Podsumowanie
AppMaster Backend Builder zapewnia zestaw narzędzi typu "przeciągnij i upuść", które można wykorzystać do graficznego projektowania mobilnych i internetowych przepływów pracy, które mogą być tak skomplikowane, jak życzy sobie tego użytkownik, aby zautomatyzować procedury biznesowe. Pomoże w projektowaniu dokumentu za pomocą różnych narzędzi. Nadaje dokumentowi biznesowemu atrakcyjny wygląd.
