深入的指示，被分解成独立的步骤，精确地概述了如何执行一个过程，被称为过程文件。它是一种技术文件，指的是收集和记录关于特定业务流程的所有信息，包括完成一个流程的预期结果所需的精确行动、工具和过程。标准操作程序是这种材料的另一个名称，偶尔也有。
成功的业务流程文档的简单步骤
有良好记录的业务流程为组织提供了创建业务流程文件的能力，以简化其各种业务功能的复杂流程。这可以从创建一个更精简的员工入职流程到防止员工离职时的知识流失，在员工和公司部门之间转移知识，等等。从长远来看，你会在教导人们的过程中少花一点时间和人力资源，同时给予他们权力来完成他们的最佳工作。
以下是更多经常被记录的业务流程的例子。
- 绩效评估
- 解决客户投诉的过程
- 检查和维护设备的技术
- 服务的交付
- 开票和收款的过程
- 新员工指导
业务流程必须被彻底地计划、组织和记录，才能有帮助和有效。你可以通过记录尽可能多的有关业务流程文件的信息来获得预期的结果。
业务流程文件的步骤
当所有的参与者都能看到正在进行的工作，无论是利用挂图还是白板，这种方法都能发挥其最佳水平。确保你有适当的人在房间里，他们知道为完成业务流程必须做什么。
第一个步骤。确定程序
在挂图上，首先记下程序的名称，并简要地解释它所需要的内容。
第二步。业务流程文件的边界
确定业务流程在哪里开始，在哪里结束。是什么触发了这个过程，使它可以开始？你什么时候会知道它已经完成？
第三步。业务流程文件的输出
确定业务流程文件最终产生的是什么。
第四步。业务流程文件的输入
确定执行程序所需的内容和所需项目的来源。纸张、Excel和互联网都是潜在的来源。
第五步。业务流程的活动
考虑所有必须完成的任务（什么），以使业务流程文件顺利完成。使用动词-宾语结构为每个任务提供解释。在这一点上，你不应该考虑这些活动将如何排序；相反，你应该自由地进行头脑风暴。便笺有可能在这个阶段相当有用。只要在每张纸条上写上一个行动。
第六步。组织业务流程文件
将头脑风暴中出现的所有主题按照对业务流程最合理的顺序排列。当你发展你的流程的可视化时，你需要确保你确定关键的决策点。
第七步。审查业务流程文件
第八步。指派业务流程的角色
确定将负责执行与流程相关的行动的角色（人）。让某人负责每个活动步骤。
第九步。转录业务流程文件
应将这些步骤以称为泳道的方式输入到流程图软件应用中。
第十步。审查已完成的业务流程文件
召集业务流程中的所有参与者，并复习步骤的流程。征得团队中每个成员的同意。把一个业务流程的所有文件放在一起，可以更好地了解业务流程文件的所有活动部分是如何在一个组织中执行的。
例如，以下是关于工资发放过程的业务流程文件的样子。
- 薪资是业务流程文件的名称。
- 流程限制：工作人员每月通过电子银行转账获得劳动报酬。
- 工资单和月度工资报告是业务流程文件的结果。
- 员工时间卡、休假数据和银行账户信息是业务流程文件输入的例子。
- 处理操作包括核实员工的时间卡，寻找休假申请，将数据添加到银行账户，将月薪转移到适当的账户，以及创建工资报告。
- 雇员、老板和人力资源部门在业务流程中都有一定的作用
流程文件的最佳实践
保持文件的清晰和短小。除了技术上的熟练外，它还应该是简单易懂的。确保你有一个坚实的计划来更新文件，如果程序被改变了。至少，要把每年检查它们作为一个优先事项。你也可以指定一个业务流程所有者，负责经常性的评估和通知其他人任何修改。你要尽量减少任何误解，确保每个不同的流程都有单独的业务流程文件。
当开始记录流程时，你应该尽量避免一下子覆盖整个组织。从一个部门内的单一业务流程文件或整个企业内已经存在的重要业务流程文件开始。把这些文件放在一个将来可能被任何寻求它们的人容易得到的地方。确保在需要的时候可以快速更改，并且更新后的版本可以很容易地发送给每个参与的人。
使用专门为记录过程而设计的技术，在一个集中的地方维护在线文件存储。这将立即对刚才介绍的两种优秀的做法有所帮助。在可以接受的情况下，使用相关的例子、视觉效果、不同的平台、颜色编码、屏幕截图等。确保在文件中，业务流程文件符合你公司内部目前的标准。如果你要口头描述业务流程文件的流程，你应该总是以流程图的形式为该文件配上图像。
为业务流程文件制定一个指南，任何人都可以将其作为记录流程的标准文件格式，然后公布该指南。为了收集业务流程文件的信息，利用现有的访谈、材料、记录、案例研究、项目人员的现场日记，以及员工的一般知识。
记录程序和流程的好处
通过对业务流程文件中涉及的流程提出统一的观点，协助让每个人都站在同一起跑线上。在有明确的业务流程文件的地方，有可能改变任何文件中的流程。协助确定富有成效的合作和业绩的最佳情况。协助发现流程中的瓶颈和低效率（即使是那些 "完善的 "方法），而这些在其他任何情况下都不会被发现。一个有据可查的程序将节省时间，并通过消除任何模糊的空间和提供明确的指示来减少犯错的可能性。
商业流程文件的最佳商业模板
文档流程模板包括流程图、网格和模型。流程模板定义了一个流程的景观、流程、解决方案或状态。这些是业务架构中的人工制品。一个文档流程模板是以最佳实践为基础创建的，以简化企业内部的流程。有了明确定义的文档流程模板，你可以轻松地填写表格并开始工作，而无需从头开始任何文件或程序。
理想的文件流程模板应该能够。规定每个参与者的义务和职责。
- 模板描述需要的多种数据。
- 模板还确定了所产生的方法的结果。
维护各种公司程序的模板可能会简化并提供整个公司的统一性。此外，解除你的员工的手工和行政责任也可以节省时间。
文件流程模板的一个例子是。
- 流程图
- 表格
- 图片
- 教程
- 流程图
- 附属文件
因为公司里的每个人都熟悉这个软件，许多组织在电子表格或文档中生成文件流程模板。使用模板可能会减慢业务流程。电子表格和文档有格式化的问题。格式化文件可能比开发模板花费更多时间。改变一个字段可能会搞砸模板或文件的格式，浪费了很多时间。任何业务流程模板都必须在流程文件发生变化时手动更新。所有的模板不能实时更新。
如果文件上的名称不正确，可能很难识别和利用某个模板。电子表格和文件只能通过手动选择相关选项来生成报告。
使用自动化的商业模板
在云技术和自动化解决方案的时代，使用文件会限制你的团队的潜力。团队可以使用自动化模板迅速开发、修正和调整流程。自动化平台的特点是文件中的可视化编辑器，让你拖放业务流程模板。与其通过电子邮件向团队成员发送同一业务流程模板的各种副本，不如使用自动化模板。
结论
AppMaster后台生成器提供了一套拖放工具，可用于图形化设计移动和在线工作流程，这些工作流程可根据用户的愿望复杂化，以实现业务程序自动化。它将有助于通过不同的工具来设计你的文件。它使你的商业文件看起来很有吸引力。
