Các hướng dẫn chuyên sâu, được chia thành các bước rời rạc phác thảo chính xác cách thực hiện một quy trình, được gọi là tài liệu quy trình. Đây là một loại tài liệu kỹ thuật đề cập đến việc thu thập và ghi lại tất cả thông tin về một quy trình kinh doanh cụ thể, bao gồm các hành động, công cụ và quy trình chính xác cần thiết để đạt được kết quả dự kiến của quy trình. Quy trình vận hành tiêu chuẩn đôi khi là một tên gọi khác của loại vật liệu này.
Các bước đơn giản để có Tài liệu Quy trình Kinh doanh Thành công
Các quy trình kinh doanh được lập thành văn bản cung cấp cho các tổ chức khả năng tạo tài liệu quy trình kinh doanh giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp trong các chức năng kinh doanh khác nhau của họ. Điều này có thể bao gồm từ việc tạo ra một quy trình giới thiệu nhân viên được sắp xếp hợp lý hơn để ngăn ngừa việc mất kiến thức khi nhân viên rời đi, chuyển giao kiến thức giữa nhân viên và các phòng ban của công ty, v.v. Về lâu dài, bạn sẽ dành ít thời gian và nguồn nhân lực hơn cho việc giảng dạy mọi người đồng thời trao cho họ quyền làm việc tốt nhất của họ.
Sau đây là các ví dụ khác về các quy trình kinh doanh thường được ghi lại:
- Hiệu suất thẩm định
- Quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Kỹ thuật kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị
- Cung cấp dịch vụ
- Quy trình thanh toán và thu tiền
- Định hướng thuê mới
Các quy trình kinh doanh phải được lập kế hoạch, tổ chức và ghi chép kỹ lưỡng để hữu ích và hiệu quả. Bạn có thể đạt được kết quả mong muốn bằng cách ghi lại càng nhiều thông tin càng tốt về tài liệu quy trình kinh doanh.
Các bước cho Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Khi tất cả những người tham gia có thể thấy những gì đang được tạo ra, bằng cách sử dụng bảng lật hoặc bảng trắng, phương pháp này hoạt động ở mức tối ưu. Đảm bảo rằng bạn có những người thích hợp trong phòng, những người biết phải làm gì để hoàn thành quy trình kinh doanh.
Bước đầu tiên: Xác định thủ tục
Trên bảng lật, trước tiên, ghi lại tên của thủ tục và giải thích ngắn gọn những gì nó đòi hỏi.
Bước thứ hai: Ranh giới của Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Xác định nơi bắt đầu quá trình kinh doanh và nơi kết thúc. Điều gì bắt đầu quá trình để nó có thể bắt đầu? Khi nào bạn sẽ biết rằng nó đã hoàn thành?
Bước thứ ba: Đầu ra của Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Xác định xem tài liệu quy trình kinh doanh kết thúc sản xuất là gì.
Bước thứ tư: Đầu vào của Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Xác định những gì cần thiết để thực hiện thủ tục và nguồn gốc của các mặt hàng được yêu cầu. Giấy, Excel và Internet đều là những nguồn tiềm năng.
Bước thứ năm: Các hoạt động của Quy trình Kinh doanh
Xem xét tất cả các nhiệm vụ (những gì) phải được hoàn thành để đưa tài liệu quy trình kinh doanh đi đến kết luận thành công. Đưa ra lời giải thích cho từng cách sử dụng cấu trúc động từ-tân ngữ. Tại thời điểm này, bạn không nên nghĩ về việc các hoạt động sẽ được trình tự như thế nào; thay vào đó, bạn chỉ nên tự do động não. Ghi chú dính có khả năng khá hữu ích cho giai đoạn này. Chỉ cần viết một hành động trên mỗi ghi chú.
Bước thứ sáu: Sắp xếp tài liệu quy trình kinh doanh
Sắp xếp tất cả các chủ đề đã đưa ra trong phiên động não theo thứ tự có ý nghĩa nhất đối với quy trình kinh doanh. Khi bạn phát triển hình ảnh trực quan về quy trình của mình, bạn cần đảm bảo rằng bạn xác định được các điểm quyết định quan trọng.
Bước thứ bảy: Xem xét Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Bước thứ tám: Chỉ định các vai trò trong quy trình kinh doanh
Xác định vai trò (người) sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hành động liên quan đến quy trình. Đặt ai đó phụ trách từng bước hoạt động.
Bước thứ chín: Phiên mã của Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Các bước phải được nhập vào một ứng dụng phần mềm tăng áp theo cách được gọi là làn bơi.
Bước thứ mười: Xem xét Tài liệu Quy trình Kinh doanh Hoàn chỉnh
Tập hợp tất cả những người tham gia vào quy trình kinh doanh và xem qua quy trình của các bước. Nhận được sự đồng ý của mọi thành viên trong nhóm. Việc tập hợp tất cả các tài liệu cho một quy trình kinh doanh lại cho phép người ta hiểu rõ hơn cách tất cả các phần chuyển động của tài liệu quy trình kinh doanh khớp với nhau như thế nào khi nó đang được thực hiện trong một tổ chức.
Ví dụ, sau đây là cách tài liệu quy trình kinh doanh cho quy trình trả lương có thể trông như thế nào:
- Bảng lương là tên của tài liệu quy trình kinh doanh.
- Giới hạn quy trình: nhân viên được trả công cho sức lao động hàng tháng của họ thông qua chuyển khoản ngân hàng điện tử.
- Phiếu lương và báo cáo lương hàng tháng là kết quả của tài liệu quy trình kinh doanh.
- Thẻ chấm công của nhân viên, dữ liệu nghỉ việc và thông tin tài khoản ngân hàng là những ví dụ về đầu vào tài liệu quy trình kinh doanh.
- Các thao tác xử lý bao gồm xác minh thẻ chấm công của nhân viên, tìm kiếm yêu cầu nghỉ việc, thêm dữ liệu vào tài khoản ngân hàng, chuyển tiền lương hàng tháng đến các tài khoản thích hợp và tạo báo cáo tiền lương.
- Nhân viên, sếp và bộ phận Nhân sự đều có vai trò trong quá trình kinh doanh
Các phương pháp hay nhất cho tài liệu về quy trình
Duy trì tính rõ ràng và ngắn gọn của tài liệu. Ngoài việc thành thạo về kỹ thuật, cần phải hiểu thẳng thắn. Hãy chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch chắc chắn để cập nhật các giấy tờ nếu thủ tục bị thay đổi. Ít nhất, hãy ưu tiên kiểm tra chúng hàng năm. Bạn cũng có thể chỉ định một chủ sở hữu quy trình kinh doanh chịu trách nhiệm đánh giá thường xuyên và thông báo cho những người khác về bất kỳ sửa đổi nào. Bạn giảm thiểu mọi hiểu lầm, hãy đảm bảo có tài liệu quy trình nghiệp vụ riêng biệt cho từng quy trình riêng biệt.
Khi bắt đầu ghi lại các quy trình, bạn nên cố gắng tránh bao quát toàn bộ tổ chức cùng một lúc. Bắt đầu với một tài liệu quy trình kinh doanh duy nhất trong một bộ phận hoặc một tài liệu quy trình kinh doanh quan trọng đã có trong toàn doanh nghiệp. Giữ các giấy tờ ở một nơi có thể dễ dàng truy cập bởi bất kỳ ai tìm kiếm chúng trong tương lai. Đảm bảo rằng nó có thể nhanh chóng được thay đổi nếu được yêu cầu và phiên bản cập nhật có thể được gửi dễ dàng cho tất cả những người có liên quan.
Sử dụng công nghệ được thiết kế đặc biệt cho các quy trình lập hồ sơ để duy trì việc lưu trữ tài liệu trực tuyến ở một vị trí tập trung. Điều này ngay lập tức sẽ được hỗ trợ với hai thực hành tuyệt vời vừa được mô tả. Khi có thể chấp nhận được, hãy sử dụng các ví dụ có liên quan, hình ảnh, các nền tảng khác nhau, mã hóa màu, ảnh chụp màn hình, v.v. Đảm bảo rằng trong tài liệu, tài liệu về quy trình kinh doanh tuân thủ các tiêu chuẩn hiện hành trong công ty của bạn. Nếu bạn định mô tả dòng chảy của tài liệu quy trình kinh doanh bằng lời nói, bạn nên luôn kèm theo tài liệu đó với hình ảnh dưới dạng lưu đồ.
Tạo hướng dẫn cho tài liệu quy trình nghiệp vụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng làm định dạng tài liệu tiêu chuẩn để lập tài liệu quy trình, sau đó xuất bản hướng dẫn. Để thu thập thông tin cho tài liệu quy trình kinh doanh, hãy sử dụng các cuộc phỏng vấn đã được lập thành văn bản, tài liệu, hồ sơ, nghiên cứu điển hình, nhật ký thực địa của nhân viên dự án và kiến thức chung của nhân viên.
Lợi ích của các quy trình và thủ tục lập hồ sơ
Hỗ trợ đưa mọi người vào cùng một trang bằng cách trình bày quan điểm thống nhất về các quy trình liên quan trong tài liệu quy trình kinh doanh. Trường hợp có tài liệu quy trình nghiệp vụ rõ ràng, có thể thay đổi quy trình trong bất kỳ tài liệu nào. Hỗ trợ xác định các trường hợp tối ưu để hợp tác hiệu quả và hiệu suất. Hỗ trợ phát hiện các nút thắt cổ chai và sự kém hiệu quả trong các quy trình (ngay cả trong các phương pháp "đã được cải tiến tốt" đó) mà không thể quan sát được trong bất kỳ trường hợp nào khác. Một quy trình được ghi chép đầy đủ sẽ tiết kiệm thời gian và giảm khả năng mắc sai lầm bằng cách loại bỏ bất kỳ chỗ nào cho sự mơ hồ và cung cấp các hướng dẫn rõ ràng.
Các Mẫu Kinh doanh Tốt nhất cho Tài liệu Quy trình Kinh doanh
Các mẫu quy trình tài liệu bao gồm bản đồ quy trình, lưới và mô hình. Các mẫu quy trình xác định bối cảnh, quy trình, giải pháp hoặc trạng thái của quy trình. Đây là những đồ tạo tác trong kiến trúc kinh doanh. Mẫu quy trình tài liệu được tạo ra với các phương pháp hay nhất để đơn giản hóa các quy trình bên trong doanh nghiệp. Với một mẫu quy trình tài liệu được xác định rõ ràng, bạn có thể dễ dàng điền vào các biểu mẫu và bắt đầu mà không cần phải bắt đầu bất kỳ tài liệu hoặc quy trình nào từ đầu.
Mẫu quy trình tài liệu lý tưởng phải có khả năng: Chỉ rõ nghĩa vụ và nhiệm vụ của mỗi bên tham gia;
- Mẫu mô tả nhiều loại dữ liệu cần thiết.
- Mẫu cũng xác định kết quả của phương pháp được tạo ra.
Việc duy trì các mẫu cho các thủ tục khác nhau của công ty có thể hợp lý hóa và tạo sự đồng nhất trong toàn công ty. Ngoài ra, giảm bớt trách nhiệm thủ công và hành chính cho nhân viên của bạn cũng giúp tiết kiệm thời gian.
Ví dụ về mẫu quy trình tài liệu là:
- Lưu đồ
- Các hình thức
- Những bức ảnh
- Hướng dẫn
- Sơ đồ quy trình
- Tài liệu đính kèm
Bởi vì mọi người trong công ty đã quen thuộc với phần mềm, nhiều tổ chức tạo ra các mẫu quy trình tài liệu trong bảng tính hoặc tài liệu. Sử dụng các mẫu có thể làm chậm các quy trình kinh doanh. Bảng tính và tài liệu có vấn đề về định dạng. Việc định dạng tài liệu có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc phát triển mẫu. Thay đổi một trường có thể làm hỏng định dạng của mẫu hoặc tài liệu, lãng phí rất nhiều thời gian. Bất kỳ mẫu quy trình nghiệp vụ nào cũng phải được cập nhật theo cách thủ công bất cứ khi nào tài liệu quy trình thay đổi. Không thể cập nhật tất cả các mẫu trong thời gian thực.
Có thể khó xác định và sử dụng một mẫu nhất định nếu tài liệu không được sắp xếp phù hợp với tên chính xác trên tài liệu. Bảng tính và tài liệu chỉ có thể tạo báo cáo bằng cách chọn thủ công tùy chọn có liên quan.
Sử dụng các Mẫu Doanh nghiệp Tự động
Sử dụng tài liệu trong thời đại công nghệ đám mây và các giải pháp tự động sẽ hạn chế tiềm năng của nhóm bạn. Các nhóm có thể nhanh chóng phát triển, sửa đổi và điều chỉnh các quy trình bằng cách sử dụng các mẫu tự động. Nền tảng tự động hóa có các trình chỉnh sửa trực quan trong tài liệu cho phép bạn kéo và thả các mẫu quy trình kinh doanh. Thay vì gửi email cho các thành viên trong nhóm các bản sao khác nhau của cùng một mẫu quy trình kinh doanh, hãy sử dụng một mẫu tự động.
Sự kết luận
AppMaster Backend Builder cung cấp một bộ công cụ kéo và thả có thể được sử dụng để thiết kế đồ họa quy trình làm việc trực tuyến và di động có thể phức tạp như người dùng mong muốn nhằm tự động hóa các quy trình nghiệp vụ. Nó sẽ giúp ích trong việc thiết kế tài liệu của bạn thông qua các công cụ khác nhau. Nó cung cấp cho tài liệu kinh doanh của bạn một cái nhìn hấp dẫn.
