De diepgaande instructies, opgesplitst in discrete stappen die precies aangeven hoe een proces moet worden uitgevoerd, worden procesdocumentatie genoemd. Het is een soort technische documentatie die verwijst naar het verzamelen en vastleggen van alle informatie over een bepaald bedrijfsproces, met inbegrip van de precieze handelingen, hulpmiddelen en processen die nodig zijn om het beoogde resultaat van een proces te bereiken. Standaard operationele procedures zijn een andere naam voor dit soort materiaal.
Eenvoudige stappen voor succesvolle documentatie van bedrijfsprocessen
Goed gedocumenteerde bedrijfsprocessen bieden organisaties de mogelijkheid om bedrijfsprocesdocumentatie te creëren die complexe processen in hun verschillende bedrijfsfuncties vereenvoudigt. Dit kan variëren van het creëren van een meer gestroomlijnd onboardingproces voor werknemers tot het voorkomen van kennisverlies wanneer werknemers vertrekken, kennisoverdracht tussen werknemers en bedrijfsafdelingen, en meer. Op de lange termijn zult u iets minder tijd en personele middelen besteden aan het onderwijzen van mensen en hen tegelijkertijd de bevoegdheid geven om hun beste werk te doen.
Hieronder volgen meer voorbeelden van bedrijfsprocessen die vaak worden gedocumenteerd:
- Prestatiebeoordelingen
- Proces voor het oplossen van klachten van klanten
- Technieken voor het controleren en onderhouden van apparatuur
- Levering van diensten
- Proces voor facturering en inning
- Oriëntatie van nieuwe medewerkers
Bedrijfsprocessen moeten grondig worden gepland, georganiseerd en vastgelegd om nuttig en effectief te zijn. U kunt de gewenste resultaten krijgen door zoveel mogelijk informatie over de documentatie van bedrijfsprocessen vast te leggen.
Stappen voor documentatie van bedrijfsprocessen
Wanneer alle deelnemers kunnen zien wat er wordt gemaakt, hetzij door gebruik te maken van een flip-over of een whiteboard, functioneert deze aanpak optimaal. Zorg ervoor dat u de juiste personen in de zaal hebt die weten wat er moet gebeuren om het bedrijfsproces te voltooien.
Eerste stap: De procedure identificeren
Noteer op de flip-over eerst de naam van de procedure en leg kort uit wat die inhoudt.
Tweede stap: De grenzen van de documentatie van het bedrijfsproces
Bepaal waar het bedrijfsproces begint en waar het eindigt. Wat zet het proces in gang zodat het kan beginnen? Wanneer weet u dat het voltooid is?
Derde stap: Output van bedrijfsprocesdocumentatie
Bepaal wat de documentatie van het bedrijfsproces uiteindelijk oplevert.
Vierde stap: Input van bedrijfsprocesdocumentatie
Bepaal wat nodig is om de procedure uit te voeren en de bron van de benodigde items. Papier, Excel en internet zijn allemaal mogelijke bronnen.
Vijfde stap: Activiteiten van het bedrijfsproces
Bedenk alle taken (wat) die moeten worden uitgevoerd om de documentatie van het bedrijfsproces tot een goed einde te brengen. Geef uitleg voor elke taak met behulp van de werkwoord-voorwerp structuur. Op dit punt moet u niet nadenken over de volgorde van de activiteiten, maar gewoon vrijelijk brainstormen. Plakbriefjes kunnen in deze fase heel nuttig zijn. Schrijf gewoon één actie op elk briefje.
Zesde stap: Organiseer de documentatie van het bedrijfsproces
Zet alle onderwerpen die tijdens de brainstorm naar voren kwamen in de volgorde die het meest logisch is voor het bedrijfsproces. Terwijl u de visualisatie van uw proces ontwikkelt, moet u ervoor zorgen dat u de kritieke beslissingspunten identificeert.
Zevende stap: Herziening van de documentatie van het bedrijfsproces
Achtste stap: Toewijzen van rollen in het bedrijfsproces
Bepaal de rollen (mensen) die verantwoordelijk zullen zijn voor het uitvoeren van de acties die bij het proces horen. Geef iemand de leiding over elk van de activiteitenstappen.
Negende stap: Transcriptie van Bedrijfsprocesdocumentatie
De stappen moeten worden ingevoerd in een flowcharting softwaretoepassing op een manier die bekend staat als een zwembaan.
Tiende stap: Beoordeling van de voltooide bedrijfsprocesdocumentatie
Verzamel alle deelnemers aan het bedrijfsproces, en neem de flow van de stappen door. Verkrijg toestemming van elk lid van het team. Door alle documentatie van een bedrijfsproces samen te voegen kan men beter begrijpen hoe alle bewegende delen van de documentatie van het bedrijfsproces in elkaar passen terwijl het in een organisatie wordt uitgevoerd.
Zo zou bijvoorbeeld de documentatie van het bedrijfsproces voor de salarisadministratie er als volgt uit kunnen zien:
- Payroll is de naam van de bedrijfsprocesdocumentatie.
- Procesgrenzen: personeelsleden worden gecompenseerd voor hun maandelijkse arbeid via een elektronische bankoverschrijving.
- Loonstroken en maandelijkse loonverslagen zijn de uitkomsten van de bedrijfsprocesdocumentatie.
- Tijdkaarten van werknemers, verlofgegevens en bankrekeninginformatie zijn voorbeelden van inputs van de bedrijfsprocesdocumentatie.
- Verwerkingshandelingen omvatten het controleren van de tijdkaarten van werknemers, het zoeken naar verlofaanvragen, het toevoegen van gegevens aan bankrekeningen, het verplaatsen van maandsalarissen naar de juiste rekeningen, en het maken van salarisrapporten.
- Werknemers, de baas en de afdeling Personeelszaken hebben allemaal een rol in het bedrijfsproces.
Beste praktijken voor de documentatie van processen
Houd het document duidelijk en kort. Het moet niet alleen technisch vaardig zijn, maar ook eenvoudig te begrijpen. Zorg voor een degelijk plan om de papieren bij te werken als de procedure wordt gewijzigd. Maak er op zijn minst een prioriteit van om ze elk jaar te onderzoeken. U zou ook een bedrijfsproceseigenaar kunnen aanwijzen die verantwoordelijk is voor frequente evaluaties en het informeren van anderen over eventuele wijzigingen. Om misverstanden te voorkomen, moet u voor elk van de verschillende processen een aparte bedrijfsprocesdocumentatie hebben.
Wanneer u begint met het vastleggen van processen, moet u proberen te voorkomen dat u de hele organisatie in één keer behandelt. Begin met één bedrijfsprocesdocumentatie binnen een afdeling of een belangrijke bedrijfsprocesdocumentatie die al in de hele onderneming aanwezig is. Bewaar de papieren op een plek die gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen die ze in de toekomst zoekt. Zorg ervoor dat het snel kan worden gewijzigd als dat nodig is en dat de bijgewerkte versie gemakkelijk naar iedereen die erbij betrokken is kan worden gestuurd.
Gebruik een technologie die speciaal is ontworpen voor het documenteren van processen om online documenten op een centrale plaats op te slaan. Dit zal onmiddellijk helpen bij de twee uitstekende praktijken die zojuist werden beschreven. Als het mag, gebruik dan relevante voorbeelden, visuals, verschillende platforms, kleurcodering, screenshots, enz. Zorg ervoor dat in het document de documentatie van het bedrijfsproces in overeenstemming is met de normen die momenteel binnen uw bedrijf gelden. Als u de stroom van de bedrijfsprocesdocumentatie mondeling gaat beschrijven, moet u dat document altijd vergezeld laten gaan van afbeeldingen in de vorm van een stroomschema.
Maak een gids voor de bedrijfsprocesdocumentatie die iedereen kan gebruiken als standaard documentformaat voor het documenteren van een proces, en publiceer vervolgens de gids. Gebruik voor het verzamelen van informatie voor de bedrijfsprocesdocumentatie de bestaande gedocumenteerde interviews, materiaal, verslagen, casestudies, velddagboeken van projectmedewerkers en de algemene kennis van de werknemers.
Voordelen van het documenteren van procedures en processen
Helpt om iedereen op één lijn te krijgen door een eenduidig perspectief van de betrokken processen in de bedrijfsprocesdocumentatie te presenteren. Wanneer er duidelijke documentatie van bedrijfsprocessen is, is het mogelijk de processen in elk document te wijzigen. Helpt bij het bepalen van de optimale omstandigheden voor productieve samenwerking en prestaties. Helpt bij het opsporen van knelpunten en inefficiënties in processen (zelfs in die "goed verfijnde" methoden) die in andere omstandigheden niet zouden zijn opgemerkt. Een goed gedocumenteerde procedure bespaart tijd en vermindert de kans op het maken van fouten door alle ruimte voor ambiguïteit weg te nemen en expliciete aanwijzingen te geven.
Beste bedrijfssjablonen voor documentatie van bedrijfsprocessen
Documentatieprocessjablonen omvatten proceskaarten, rasters en modellen. Processjablonen definiëren het landschap, de stroom, de oplossing of de toestand van een proces. Dit zijn artefacten in de bedrijfsarchitectuur. Een sjabloon voor documentatieprocessen wordt gemaakt met best practices in gedachten om processen binnen een bedrijf te vereenvoudigen. Met een duidelijk omschreven sjabloon voor documentatieprocessen kunt u gemakkelijk de formulieren invullen en aan de slag gaan zonder dat u een document of procedure vanaf het begin hoeft op te starten.
De ideale sjabloon voor documentatieprocessen moet in staat zijn om: De verplichtingen en plichten van elke deelnemer specificeren;
- Het sjabloon beschrijft de vele soorten gegevens die nodig zijn.
- De sjabloon identificeert ook het resultaat van de geproduceerde methode.
Het bijhouden van sjablonen voor verschillende bedrijfsprocedures kan stroomlijnen en zorgen voor uniformiteit in het hele bedrijf. Bovendien bespaart het uw personeel van handmatige en administratieve verantwoordelijkheden.
Een voorbeeld van een sjabloon voor documentatieprocessen is:
- Stroomdiagrammen
- Formulieren
- Afbeeldingen
- Handleidingen
- Proces diagrammen
- Bijgevoegd document
Omdat iedereen in het bedrijf vertrouwd is met de software, genereren veel organisaties documentatieprocessjablonen in spreadsheets of documenten. Het gebruik van sjablonen kan de bedrijfsprocessen vertragen. Spreadsheets en documenten hebben opmaakproblemen. De opmaak van het document kan langer duren dan de ontwikkeling van het sjabloon. Het wijzigen van één veld kan de opmaak van de template of het document verpesten, waardoor veel tijd verloren gaat. Elke bedrijfsprocessjabloon moet handmatig worden bijgewerkt wanneer een procesdocument verandert. Niet alle sjablonen kunnen in real-time worden bijgewerkt.
Het kan moeilijk zijn om een bepaalde template te identificeren en te gebruiken als de documenten niet op de juiste manier zijn gerangschikt met de juiste naam op het document. Spreadsheets en documenten kunnen alleen rapporten genereren door handmatig de relevante optie te kiezen.
Gebruik van geautomatiseerde bedrijfssjablonen
Het gebruik van documenten in het tijdperk van cloud-technologie en geautomatiseerde oplossingen beperkt de mogelijkheden van uw team. Teams kunnen snel processen ontwikkelen, wijzigen en aanpassen met behulp van geautomatiseerde sjablonen. Automatiseringsplatforms beschikken over visuele editors in het document waarmee u bedrijfsprocessjablonen kunt verslepen. In plaats van teamleden verschillende kopieën van dezelfde bedrijfsprocessjabloon te e-mailen, gebruikt u een geautomatiseerde sjabloon.
Conclusie
De AppMaster Backend Builder biedt een reeks drag-and-drop tools die kunnen worden gebruikt voor het grafisch ontwerpen van mobiele en online workflows die zo ingewikkeld kunnen zijn als de gebruiker wenst om bedrijfsprocedures te automatiseren. Het helpt bij het ontwerpen van uw document via verschillende tools. Het geeft uw bedrijfsdocument een aantrekkelijke uitstraling.
