উদাহরণ সহ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন কি?

গভীরভাবে নির্দেশাবলী, বিচ্ছিন্ন পদক্ষেপে বিভক্ত যা একটি প্রক্রিয়া কীভাবে সম্পাদন করতে হয় তা সঠিকভাবে রূপরেখা দেয়, প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন হিসাবে পরিচিত। এটি এক ধরণের প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন যা একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পর্কে সমস্ত তথ্য সংগ্রহ এবং রেকর্ডিং বোঝায়, যার মধ্যে একটি প্রক্রিয়ার উদ্দেশ্যমূলক ফলাফল সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সুনির্দিষ্ট ক্রিয়া, সরঞ্জাম এবং প্রক্রিয়াগুলি সহ। স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি মাঝে মাঝে এই ধরনের উপাদানের অন্য নাম।

সফল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের জন্য সহজ পদক্ষেপ

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি যেগুলি ভালভাবে নথিভুক্ত করা হয়েছে সেগুলি সংস্থাগুলিকে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশন তৈরি করার ক্ষমতা প্রদান করে যা তাদের বিভিন্ন ব্যবসায়িক ফাংশন জুড়ে জটিল প্রক্রিয়াগুলিকে সরল করে। এটি একটি আরও সুগমিত কর্মচারী অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া তৈরি করা থেকে শুরু করে কর্মচারীদের চলে যাওয়ার সময় জ্ঞান হারানো রোধ করা, কর্মচারী এবং কোম্পানি বিভাগের মধ্যে জ্ঞান স্থানান্তর করা এবং আরও অনেক কিছু হতে পারে। দীর্ঘমেয়াদে, আপনি লোকেদের শেখানোর জন্য একটু কম সময় এবং মানব সম্পদ ব্যয় করবেন একই সাথে তাদের সেরা কাজ করার জন্য কর্তৃত্ব দেবেন।

নিম্নলিখিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির আরও উদাহরণ রয়েছে যা প্রায়শই নথিভুক্ত করা হয়:

• কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন
• গ্রাহকের অভিযোগ সমাধানের প্রক্রিয়া
• সরঞ্জাম পরীক্ষা এবং রক্ষণাবেক্ষণের জন্য কৌশল
• সেবা প্রদান
• বিলিং এবং সংগ্রহের প্রক্রিয়া
• নতুন ভাড়া অভিযোজন

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি অবশ্যই সহায়ক এবং কার্যকর হওয়ার জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরিকল্পিত, সংগঠিত এবং রেকর্ড করা উচিত। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন সম্পর্কে যতটা সম্ভব তথ্য রেকর্ড করে আপনি কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পেতে পারেন।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশন একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাফল্য নিশ্চিত করার জন্য অত্যন্ত সহায়ক, যদিও আপনি এটিকে প্রক্রিয়াটির নিছক একটি প্রশাসনিক এবং অকার্যকর অংশ হিসেবে ভাবতে পারেন।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের জন্য পদক্ষেপ

ফ্লিপ চার্ট বা হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করে যখন সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা দেখতে পারে কী তৈরি করা হচ্ছে, এই পদ্ধতিটি তার সর্বোত্তম স্তরে কাজ করে। নিশ্চিত করুন যে আপনার ঘরে উপযুক্ত ব্যক্তিরা আছেন যারা জানেন যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে কী করতে হবে।

প্রথম ধাপ: পদ্ধতি চিহ্নিত করা

ফ্লিপ চার্টে, প্রথমে, পদ্ধতির নামটি নোট করুন এবং সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন এতে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

দ্বিতীয় ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন সীমানা

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াটি কোথায় শুরু হয় এবং কোথায় শেষ হয় তা নির্ধারণ করুন। কি প্রক্রিয়া বন্ধ করে দেয় যাতে এটি শুরু হতে পারে? কখন বুঝবেন যে এটা সম্পূর্ণ হয়েছে?

তৃতীয় ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের আউটপুট

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন উত্পাদন শেষ পর্যন্ত কি এটা নির্ধারণ করুন.

চতুর্থ ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের ইনপুট

পদ্ধতিটি চালানোর জন্য কী প্রয়োজন এবং প্রয়োজনীয় আইটেমগুলির উত্স নির্ধারণ করুন। কাগজ, এক্সেল এবং ইন্টারনেট সব সম্ভাব্য উৎস।

পঞ্চম ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার কার্যক্রম

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশনকে সফল উপসংহারে আনতে যে সমস্ত কাজগুলি (কী) সম্পন্ন করতে হবে তা বিবেচনা করুন। ক্রিয়া-অবজেক্ট গঠন ব্যবহার করে প্রতিটির জন্য ব্যাখ্যা প্রদান করুন। এই মুহুর্তে, আপনার ক্রিয়াকলাপগুলি কীভাবে ক্রমানুসারে হবে সে সম্পর্কে চিন্তা করা উচিত নয়; পরিবর্তে, আপনি শুধু স্বাধীনভাবে চিন্তা করা উচিত. স্টিকি নোটগুলি এই পর্যায়ের জন্য বেশ কার্যকর হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। প্রতিটি নোটে শুধু একটি কাজ লিখুন।

ষষ্ঠ ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন সংগঠিত করুন

ব্রেনস্টর্মিং সেশনে আসা সমস্ত বিষয়গুলিকে এমন ক্রমে রাখুন যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য সবচেয়ে অর্থবহ। আপনি আপনার প্রক্রিয়ার ভিজ্যুয়াল বিকাশ করার সাথে সাথে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের পয়েন্টগুলি সনাক্ত করেছেন।

সপ্তম ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের পর্যালোচনা

পণ্যের মানের প্রাথমিক পরিদর্শন হিসাবে, ক্রম পরীক্ষা করুন। ধাপ 2 এ আপনি যে সীমাগুলি স্থাপন করেছেন তা কি ধারণা দেয় যে এটি সম্পূর্ণ?

অষ্টম ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ভূমিকা বরাদ্দ করা

ভূমিকা নির্ধারণ করুন (লোকেরা) যারা প্রক্রিয়ার সাথে যুক্ত ক্রিয়াগুলি সম্পাদনের জন্য দায়ী থাকবেন। কার্যকলাপের প্রতিটি পদক্ষেপের দায়িত্বে কাউকে রাখুন।

নবম ধাপ: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের প্রতিলিপি

পদক্ষেপগুলি একটি ফ্লোচার্টিং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনে এমনভাবে প্রবেশ করা উচিত যা একটি সাঁতারের লেন হিসাবে পরিচিত।

দশম ধাপ: সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশনের পর্যালোচনা

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের সকলকে একত্রিত করুন এবং ধাপের প্রবাহ অতিক্রম করুন। দলের প্রত্যেক সদস্যের কাছ থেকে সম্মতি নিন। একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার জন্য সমস্ত ডকুমেন্টেশন একত্রিত করা একজন ব্যক্তিকে আরও ভালভাবে বুঝতে সক্ষম করে যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের সমস্ত চলমান অংশগুলি একটি সংস্থায় চালানোর সময় কীভাবে একত্রিত হয়।

উদাহরণ স্বরূপ, পেরোলের জন্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াটি কেমন দেখতে পারে তা নিম্নরূপ:

• বেতন হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের নাম।
• প্রক্রিয়া সীমা: স্টাফ সদস্যদের তাদের মাসিক শ্রমের জন্য একটি ইলেকট্রনিক ব্যাঙ্ক ট্রান্সফারের মাধ্যমে ক্ষতিপূরণ দেওয়া হয়।
• পেচেক এবং মাসিক বেতনের রিপোর্টগুলি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের ফলাফল।
• কর্মচারী টাইম কার্ড, ছুটির ডেটা এবং ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের তথ্য হল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন ইনপুটগুলির উদাহরণ।
• প্রসেসিং ক্রিয়াকলাপগুলির মধ্যে রয়েছে কর্মচারী টাইম কার্ড যাচাই করা, ছুটির অনুরোধগুলি সন্ধান করা, ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে ডেটা যোগ করা, উপযুক্ত অ্যাকাউন্টে মাসিক বেতন স্থানান্তর করা এবং বেতনের রিপোর্ট তৈরি করা।
• ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় কর্মচারী, বস এবং মানবসম্পদ বিভাগের ভূমিকা রয়েছে

প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশনের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন

নথির স্বচ্ছতা এবং সংক্ষিপ্ততা বজায় রাখুন। টেকনিক্যালি পারদর্শী হওয়ার পাশাপাশি এটি সহজবোধ্য হওয়া উচিত। পদ্ধতি পরিবর্তন করা হলে কাগজপত্র আপডেট করার জন্য আপনার একটি কঠিন পরিকল্পনা আছে তা নিশ্চিত করুন। অন্তত, প্রতি বছর তাদের পরীক্ষা করার জন্য এটিকে অগ্রাধিকার দিন। আপনি ঘন ঘন মূল্যায়ন এবং অন্যদের কোনো পরিবর্তন সম্পর্কে অবহিত করার জন্য দায়ী একজন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মালিককে মনোনীত করতে পারেন। আপনি কোনো ভুল বোঝাবুঝি কমিয়ে দিন, প্রতিটি স্বতন্ত্র প্রক্রিয়ার জন্য আলাদা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশন নিশ্চিত করুন।

প্রক্রিয়াগুলি রেকর্ড করতে শুরু করার সময়, আপনার পুরো সংস্থাকে একবারে কভার করা এড়াতে চেষ্টা করা উচিত। একটি বিভাগের অভ্যন্তরে একটি একক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন বা পুরো এন্টারপ্রাইজ জুড়ে ইতিমধ্যেই একটি উল্লেখযোগ্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন দিয়ে শুরু করুন। কাগজপত্রগুলিকে এমন জায়গায় রাখুন যা ভবিষ্যতে কেউ চাইলে সহজেই অ্যাক্সেস করতে পারে। নিশ্চিত করুন যে এটি প্রয়োজন হলে এটি দ্রুত পরিবর্তন করা যেতে পারে এবং আপডেট হওয়া সংস্করণটি যারা জড়িত তাদের কাছে সহজেই পাঠানো যেতে পারে।

একটি কেন্দ্রীভূত অবস্থানে অনলাইন ডকুমেন্ট স্টোরেজ বজায় রাখতে ডকুমেন্টিং প্রক্রিয়ার জন্য বিশেষভাবে ডিজাইন করা একটি প্রযুক্তি ব্যবহার করুন। এটি অবিলম্বে বর্ণিত দুটি দুর্দান্ত অনুশীলনের সাথে সহায়তা করবে। যখন এটি গ্রহণযোগ্য হয়, তখন প্রাসঙ্গিক উদাহরণ, ভিজ্যুয়াল, বিভিন্ন প্ল্যাটফর্ম, কালার কোডিং, স্ক্রিনশট ইত্যাদি ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে নথিতে, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন আপনার ফার্মের মধ্যে বিদ্যমান মানগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। আপনি যদি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশনের প্রবাহকে মৌখিকভাবে বর্ণনা করতে যাচ্ছেন, তাহলে আপনার সবসময় সেই নথির সাথে একটি ফ্লোচার্ট আকারে ছবি থাকা উচিত।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের জন্য একটি নির্দেশিকা তৈরি করুন যা যে কেউ একটি প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করার জন্য একটি আদর্শ নথি বিন্যাস হিসাবে ব্যবহার করতে পারে এবং তারপর গাইডটি প্রকাশ করুন৷ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের জন্য তথ্য সংগ্রহ করতে, বিদ্যমান নথিভুক্ত সাক্ষাত্কার, উপাদান, রেকর্ড, কেস স্টাডি, প্রকল্প কর্মীদের ফিল্ড ডায়েরি এবং কর্মচারীদের সাধারণ জ্ঞান ব্যবহার করুন।

ডকুমেন্টিং পদ্ধতি এবং প্রক্রিয়ার সুবিধা

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের সাথে জড়িত প্রক্রিয়াগুলির একীভূত দৃষ্টিভঙ্গি উপস্থাপন করে সবাইকে একই পৃষ্ঠায় পেতে সহায়তা করুন। যেখানে স্পষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টেশন আছে, সেখানে যেকোনো নথিতে প্রক্রিয়া পরিবর্তন করা সম্ভব। উৎপাদনশীল সহযোগিতা এবং কর্মক্ষমতার জন্য সর্বোত্তম পরিস্থিতি নির্ধারণে সহায়তা করে। প্রক্রিয়ায় বাধা এবং অদক্ষতা সনাক্ত করতে সহায়তা করে (এমনকি সেই "সু-পরিশোধিত" পদ্ধতিতেও) যা অন্য কোনও পরিস্থিতিতে পরিলক্ষিত হত না। একটি ভাল নথিভুক্ত পদ্ধতি সময় বাঁচাবে এবং অস্পষ্টতার জন্য যেকোন জায়গা সরিয়ে দিয়ে এবং সুস্পষ্ট দিকনির্দেশ প্রদান করে ভুল করার সম্ভাবনা কমিয়ে দেবে।

প্রয়োজনীয় নয় এমন সংস্থানগুলিতে ব্যয়ের পাশাপাশি দামও হ্রাস করে। পদ্ধতির গুণমান এবং ফলাফল উভয়েরই সামগ্রিক উন্নতিতে অবদান রাখে। কর্মচারী সুখ এবং উত্পাদনশীলতা উভয়ের মাত্রা বৃদ্ধিতে অবদান রাখে। কাজটি আরও সহজে আউটসোর্স করা যেতে পারে যেহেতু অনুসরণ করা উচিত পদ্ধতিগুলি নথিভুক্ত করা হয় যাতে সেগুলি সহজে বোঝা যায়। যখন প্রয়োজন হয়, ডকুমেন্টিং পদ্ধতিগুলি নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করা সহজ করে তোলে।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশনের জন্য সেরা ব্যবসা টেমপ্লেট

ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেট প্রক্রিয়া মানচিত্র, গ্রিড, এবং মডেল অন্তর্ভুক্ত. প্রক্রিয়া টেমপ্লেট একটি প্রক্রিয়ার ল্যান্ডস্কেপ, প্রবাহ, সমাধান, বা অবস্থা সংজ্ঞায়িত করে। এগুলি ব্যবসায়িক স্থাপত্যের নিদর্শন। একটি ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি করা হয় সর্বোত্তম অনুশীলনের সাথে একটি ব্যবসার অভ্যন্তরে প্রক্রিয়াগুলিকে সহজ করার জন্য। একটি পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেটের সাথে, আপনি সহজেই ফর্মগুলি পূরণ করতে পারেন এবং শুরু থেকে কোনো নথি বা প্রক্রিয়া শুরু না করেই শুরু করতে পারেন৷

আদর্শ ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেটটি সক্ষম হওয়া উচিত: প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর বাধ্যবাধকতা এবং কর্তব্যগুলি নির্দিষ্ট করুন;

• টেমপ্লেটটি প্রয়োজনীয় অনেক ধরণের ডেটা বর্ণনা করে।
• টেমপ্লেটটি উত্পাদিত পদ্ধতির ফলাফলও সনাক্ত করে।

বিভিন্ন কর্পোরেট পদ্ধতির জন্য টেমপ্লেট রক্ষণাবেক্ষণ পুরো ফার্ম জুড়ে স্ট্রিমলাইন এবং অভিন্নতা প্রদান করতে পারে। এছাড়াও, আপনার কর্মীদের ম্যানুয়াল এবং প্রশাসনিক দায়িত্ব থেকে মুক্তি দেওয়াও সময় বাঁচায়।

একটি ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেটের একটি উদাহরণ হল:

• ফ্লোচার্ট
• ফর্ম
• ছবি
• টিউটোরিয়াল
• প্রসেস ডায়াগ্রাম
• সংযুক্ত নথি

যেহেতু কোম্পানির প্রত্যেকেই সফ্টওয়্যারটির সাথে পরিচিত, অনেক প্রতিষ্ঠান স্প্রেডশীট বা নথিতে ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়া টেমপ্লেট তৈরি করে। টেমপ্লেট ব্যবহার ব্যবসা প্রক্রিয়া ধীর হতে পারে. স্প্রেডশীট এবং নথিতে ফর্ম্যাটিং সমস্যা আছে। ডকুমেন্ট ফরম্যাট করতে টেমপ্লেট ডেভেলপ করার চেয়ে বেশি সময় লাগতে পারে। একটি ক্ষেত্র পরিবর্তন করলে টেমপ্লেট বা নথির বিন্যাস খারাপ হতে পারে, অনেক সময় নষ্ট হতে পারে। যেকোনো ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া টেমপ্লেট ম্যানুয়ালি আপডেট করা আবশ্যক যখনই কোনো প্রক্রিয়া নথি পরিবর্তন হয়। সমস্ত টেমপ্লেট রিয়েল-টাইমে আপডেট করা যাবে না।

নথিতে সঠিক নাম দিয়ে নথিগুলি যথাযথভাবে সাজানো না থাকলে একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট সনাক্ত করা এবং ব্যবহার করা কঠিন হতে পারে। স্প্রেডশীট এবং নথি শুধুমাত্র ম্যানুয়ালি প্রাসঙ্গিক বিকল্প নির্বাচন করে রিপোর্ট তৈরি করতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় ব্যবসা টেমপ্লেট ব্যবহার

ক্লাউড প্রযুক্তি এবং স্বয়ংক্রিয় সমাধানের যুগে নথি ব্যবহার করা আপনার দলের সম্ভাবনাকে সীমিত করবে। দলগুলি স্বয়ংক্রিয় টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করে দ্রুত বিকাশ, সংশোধন এবং প্রসেসগুলিকে মানিয়ে নিতে পারে৷ অটোমেশন প্ল্যাটফর্মগুলি নথিতে ভিজ্যুয়াল এডিটরগুলিকে বৈশিষ্ট্যযুক্ত করে যা আপনাকে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া টেমপ্লেটগুলিকে টেনে আনতে এবং ড্রপ করতে দেয়৷ দলের সদস্যদের একই ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া টেমপ্লেটের বিভিন্ন কপি ইমেল করার পরিবর্তে, একটি স্বয়ংক্রিয় টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।

উপসংহার

অ্যাপমাস্টার ব্যাকএন্ড বিল্ডার ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ সরঞ্জামগুলির একটি সেট সরবরাহ করে যা মোবাইল এবং অনলাইন ওয়ার্কফ্লোগুলিকে গ্রাফিক্যালি ডিজাইন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে যা ব্যবসায়িক পদ্ধতিগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ব্যবহারকারীর ইচ্ছার মতো জটিল হতে পারে। এটি বিভিন্ন টুলের মাধ্যমে আপনার ডকুমেন্ট ডিজাইন করতে সাহায্য করবে। এটি আপনার ব্যবসার নথিকে একটি আকর্ষণীয় চেহারা দেয়।