Le istruzioni approfondite, suddivise in passi discreti che delineano con precisione come eseguire un processo, sono note come documentazione di processo. Si tratta di una sorta di documentazione tecnica che si riferisce alla raccolta e alla registrazione di tutte le informazioni su un particolare processo aziendale, comprese le azioni, gli strumenti e i processi precisi necessari per ottenere il risultato desiderato. Le procedure operative standard sono un altro nome per questo tipo di materiale.
Semplici passi per una documentazione di successo dei processi aziendali
I processi aziendali ben documentati consentono alle organizzazioni di creare una documentazione dei processi aziendali che semplifica i processi complessi nelle varie funzioni aziendali. Ciò può andare dalla creazione di un processo di inserimento dei dipendenti più snello alla prevenzione della perdita di conoscenze quando i dipendenti lasciano l'azienda, al trasferimento di conoscenze tra i dipendenti e i reparti aziendali e altro ancora. A lungo termine, si spenderà un po' meno tempo e risorse umane per insegnare alle persone e, allo stesso tempo, si darà loro l'autorità per fare il loro lavoro migliore.
Di seguito sono riportati altri esempi di processi aziendali che vengono spesso documentati:
- Valutazione delle prestazioni
- Processo di risoluzione dei reclami dei clienti
- Tecniche di controllo e manutenzione delle attrezzature
- Consegna dei servizi
- Processo di fatturazione e riscossione
- Orientamento dei nuovi assunti
I processi aziendali devono essere accuratamente pianificati, organizzati e registrati per essere utili ed efficaci. È possibile ottenere i risultati desiderati registrando il maggior numero possibile di informazioni sulla documentazione dei processi aziendali.
Fasi della documentazione del processo aziendale
Quando tutti i partecipanti possono vedere ciò che si sta facendo, utilizzando una lavagna a fogli mobili o una lavagna bianca, questo approccio funziona al suo livello ottimale. Assicuratevi di avere nella stanza le persone appropriate che sanno cosa si deve fare per completare il processo aziendale.
Primo passo: Identificare la procedura
Sulla lavagna a fogli mobili, annotate innanzitutto il nome della procedura e spiegate brevemente cosa comporta.
Seconda fase: Confini della documentazione del processo aziendale
Stabilite dove inizia e dove si conclude il processo aziendale. Che cosa fa scattare il processo affinché possa iniziare? Quando si saprà che è stato completato?
Terzo passo: Output della documentazione del processo aziendale
Determinare cosa produce la documentazione del processo aziendale.
Quarta fase: Input della documentazione del processo aziendale
Determinare ciò che è necessario per eseguire la procedura e la fonte degli elementi richiesti. Carta, Excel e Internet sono tutte fonti potenziali.
Quinta fase: Attività del processo aziendale
Considerate tutte le attività (cosa) che devono essere svolte per portare a buon fine la documentazione del processo aziendale. Fornite spiegazioni per ciascuna di esse utilizzando la struttura verbo-oggetto. A questo punto, non si deve pensare alla sequenza delle attività, ma si deve fare un brainstorming libero. I foglietti adesivi possono essere molto utili in questa fase. Basta scrivere un'azione su ogni biglietto.
Sesta fase: Organizzare la documentazione del processo aziendale
Mettete tutti gli argomenti emersi durante la sessione di brainstorming nell'ordine più sensato per il processo aziendale. Man mano che sviluppate la visualizzazione del processo, dovete assicurarvi di identificare i punti di decisione critici.
Settima fase: Revisione della documentazione del processo aziendale
Ottava fase: Assegnare i ruoli del processo aziendale
Determinate i ruoli (persone) che saranno responsabili dell'esecuzione delle azioni associate al processo. Assegnate a qualcuno la responsabilità di ciascuna delle fasi dell'attività.
Nona fase: Trascrizione della documentazione del processo aziendale
Le fasi devono essere inserite in un'applicazione software di flowcharting in un modo noto come corsia di nuoto.
Decima fase: Revisione della documentazione del processo aziendale completata
Riunite tutti i partecipanti al processo aziendale e ripassate il flusso delle fasi. Ottenete il consenso di tutti i membri del team. Mettere insieme tutta la documentazione di un processo aziendale permette di capire meglio come si incastrano tutte le parti mobili della documentazione del processo aziendale mentre viene svolto in un'organizzazione.
Ad esempio, ecco come potrebbe apparire la documentazione del processo aziendale per il processo di payroll:
- Payroll è il nome della documentazione del processo aziendale.
- Limiti del processo: i membri del personale vengono compensati per il loro lavoro mensile attraverso un bonifico bancario elettronico.
- Le buste paga e i rapporti mensili sulle retribuzioni sono i risultati della documentazione del processo aziendale.
- I cartellini dei dipendenti, i dati sulle ferie e le informazioni sul conto bancario sono esempi di input della documentazione del processo aziendale.
- Le operazioni di elaborazione comprendono la verifica dei cartellini dei dipendenti, la ricerca di richieste di ferie, l'aggiunta di dati ai conti bancari, lo spostamento degli stipendi mensili nei conti appropriati e la creazione di rapporti sulle retribuzioni.
- I dipendenti, il capo e il reparto Risorse Umane hanno tutti un ruolo nel processo aziendale.
Migliori pratiche per la documentazione dei processi
Mantenere la chiarezza e la brevità del documento. Oltre a essere tecnicamente competente, deve essere di facile comprensione. Assicuratevi di avere un piano solido per aggiornare i documenti in caso di modifica della procedura. Come minimo, è prioritario esaminarli ogni anno. Potreste anche designare un responsabile dei processi aziendali incaricato di effettuare valutazioni frequenti e di informare gli altri di eventuali modifiche. Per ridurre al minimo qualsiasi malinteso, assicuratevi di avere una documentazione dei processi aziendali separata per ciascuno di essi.
Quando si inizia a registrare i processi, si dovrebbe cercare di evitare di coprire l'intera organizzazione in una sola volta. Iniziate con la documentazione di un singolo processo aziendale all'interno di un reparto o di un processo aziendale significativo già esistente in tutta l'azienda. Conservate i documenti in un luogo facilmente accessibile a chiunque li cerchi in futuro. Assicuratevi che possa essere modificata rapidamente, se necessario, e che la versione aggiornata possa essere facilmente inviata a tutti i soggetti coinvolti.
Utilizzate una tecnologia progettata appositamente per documentare i processi per mantenere l'archiviazione dei documenti online in una posizione centralizzata. Ciò sarà immediatamente d'aiuto per le due eccellenti pratiche appena descritte. Quando è accettabile, utilizzate esempi pertinenti, immagini, piattaforme diverse, codifica dei colori, screenshot, ecc. Assicuratevi che la documentazione del processo aziendale sia conforme agli standard attualmente in vigore nella vostra azienda. Se intendete descrivere verbalmente il flusso della documentazione del processo aziendale, dovreste sempre accompagnare il documento con immagini sotto forma di diagramma di flusso.
Preparate una guida per la documentazione dei processi aziendali che possa essere utilizzata da chiunque come formato standard per documentare un processo, e poi pubblicatela. Per raccogliere informazioni per la documentazione dei processi aziendali, utilizzate le interviste documentate, il materiale, i registri, i casi di studio, i diari sul campo del personale del progetto e le conoscenze generali dei dipendenti.
Vantaggi della documentazione di procedure e processi
Aiuta a mettere tutti d'accordo presentando una prospettiva unificata dei processi coinvolti nella documentazione dei processi aziendali. In presenza di una chiara documentazione dei processi aziendali, è possibile modificare i processi in qualsiasi documento. Contribuisce a determinare le circostanze ottimali per una cooperazione e una performance produttive. Contribuisce a individuare colli di bottiglia e inefficienze nei processi (anche in quelli "ben raffinati") che non sarebbero stati osservati in nessun'altra circostanza. Una procedura ben documentata fa risparmiare tempo e riduce la probabilità di commettere errori, eliminando ogni margine di ambiguità e fornendo indicazioni esplicite.
I migliori modelli aziendali per la documentazione dei processi aziendali
I modelli di documentazione dei processi includono mappe di processo, griglie e modelli. I modelli di processo definiscono il paesaggio, il flusso, la soluzione o lo stato di un processo. Sono artefatti dell'architettura aziendale. Un modello di processo di documentazione viene creato tenendo conto delle best practice per semplificare i processi all'interno dell'azienda. Con un modello di processo di documentazione chiaramente definito, è possibile compilare facilmente i moduli e iniziare senza dover avviare alcun documento o procedura dall'inizio.
Il modello ideale di processo di documentazione deve essere in grado di: Specificare gli obblighi e i doveri di ciascun partecipante;
- Il modello descrive i molti tipi di dati necessari.
- Il modello identifica anche il risultato del metodo prodotto.
Il mantenimento di modelli per le varie procedure aziendali può snellire e fornire uniformità all'interno dello studio. Inoltre, sollevare il personale da responsabilità manuali e amministrative consente di risparmiare tempo.
Un esempio di modello di processo di documentazione è il seguente:
- Diagrammi di flusso
- Moduli
- Immagini
- Tutorial
- Diagrammi di processo
- Documento allegato
Poiché tutti in azienda hanno familiarità con il software, molte organizzazioni generano modelli di processi di documentazione in fogli di calcolo o documenti. L'uso dei modelli può rallentare i processi aziendali. I fogli di calcolo e i documenti presentano problemi di formattazione. La formattazione del documento può richiedere più tempo dello sviluppo del modello. La modifica di un campo potrebbe rovinare il formato del modello o del documento, facendo perdere molto tempo. Qualsiasi modello di processo aziendale deve essere aggiornato manualmente ogni volta che un documento di processo cambia. Non tutti i modelli possono essere aggiornati in tempo reale.
Potrebbe essere difficile identificare e utilizzare un determinato modello se i documenti non sono disposti in modo appropriato con il nome corretto sul documento. I fogli di calcolo e i documenti possono generare report solo scegliendo manualmente l'opzione pertinente.
Uso di modelli aziendali automatizzati
L'utilizzo di documenti nell'era della tecnologia cloud e delle soluzioni automatizzate limita il potenziale del team. I team possono sviluppare, modificare e adattare rapidamente i processi utilizzando modelli automatizzati. Le piattaforme di automazione presentano editor visivi nel documento che consentono di trascinare e rilasciare modelli di processi aziendali. Piuttosto che inviare ai membri del team diverse copie dello stesso modello di processo aziendale, utilizzate un modello automatizzato.
Conclusione
AppMaster Backend Builder fornisce una serie di strumenti drag-and-drop che possono essere utilizzati per progettare graficamente flussi di lavoro mobili e online che possono essere complicati quanto l'utente desidera per automatizzare le procedure aziendali. Aiuta a progettare il documento attraverso diversi strumenti. Conferisce al documento aziendale un aspetto attraente.
