คำแนะนำในเชิงลึกซึ่งแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ที่แยกส่วนซึ่งระบุวิธีการดำเนินการตามกระบวนการได้อย่างแม่นยำ เรียกว่าเอกสารประกอบกระบวนการ เป็นเอกสารทางเทคนิคประเภทหนึ่งที่อ้างถึงการรวบรวมและบันทึกข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ รวมถึงการดำเนินการที่แม่นยำ เครื่องมือ และกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลตามที่ต้องการของกระบวนการ ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเป็นอีกชื่อหนึ่งสำหรับวัสดุประเภทนี้เป็นครั้งคราว
ขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
กระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีช่วยให้องค์กรสามารถสร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการที่ซับซ้อนในการทำงานทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่การสร้างกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานที่คล่องตัวยิ่งขึ้น ไปจนถึงการป้องกันการสูญเสียความรู้เมื่อพนักงานลาออก การถ่ายโอนความรู้ระหว่างพนักงานและแผนกของบริษัท และอื่นๆ ในระยะยาว คุณจะใช้เวลาและทรัพยากรมนุษย์น้อยลงในการสอนผู้คน ในขณะเดียวกันก็ให้อำนาจพวกเขาในการทำงานให้ดีที่สุด
ต่อไปนี้คือตัวอย่างเพิ่มเติมของกระบวนการทางธุรกิจที่มักได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร:
- การประเมินผลการปฏิบัติงาน
- กระบวนการแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า
- เทคนิคการตรวจสอบและบำรุงรักษาอุปกรณ์
- การให้บริการ
- ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินและการเรียกเก็บเงิน
- ปฐมนิเทศพนักงานใหม่
กระบวนการทางธุรกิจต้องมีการวางแผน จัดระเบียบ และบันทึกอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพ คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการโดยการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจให้มากที่สุด
ขั้นตอนสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
เมื่อผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่กำลังสร้าง ไม่ว่าจะใช้ฟลิปชาร์ตหรือไวท์บอร์ด วิธีการนี้จะทำงานในระดับที่เหมาะสมที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมในห้องที่รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนแรก: ระบุขั้นตอน
ในแผนภูมิพลิก อันดับแรก ให้จดชื่อขั้นตอนและอธิบายสั้นๆ ว่าเกี่ยวข้องกับอะไร
ขั้นตอนที่สอง: ขอบเขตเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
กำหนดว่ากระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นที่ใดและสิ้นสุดที่ใด อะไรทำให้กระบวนการนี้เริ่มต้นขึ้นได้? เมื่อไหร่จะรู้ว่าครบ
ขั้นตอนที่สาม: ผลลัพธ์ของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
กำหนดว่าเอกสารกระบวนการทางธุรกิจจบลงด้วยการผลิตอะไร
ขั้นตอนที่สี่: การป้อนข้อมูลของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
กำหนดสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการตามขั้นตอนและแหล่งที่มาของรายการที่จำเป็น กระดาษ, Excel และอินเทอร์เน็ตล้วนเป็นแหล่งที่มีศักยภาพ
ขั้นตอนที่ห้า: กิจกรรมของกระบวนการทางธุรกิจ
พิจารณางานทั้งหมด (อะไร) ที่ต้องทำเพื่อนำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจไปสู่ข้อสรุปที่ประสบความสำเร็จ ให้คำอธิบายสำหรับแต่ละรายการโดยใช้โครงสร้างกริยา-อ็อบเจกต์ ณ จุดนี้ คุณไม่ควรคิดว่าจะจัดลำดับกิจกรรมอย่างไร คุณควรระดมความคิดอย่างอิสระแทน โน้ตมีศักยภาพที่จะค่อนข้างมีประโยชน์สำหรับช่วงนี้ เพียงเขียนหนึ่งการกระทำในแต่ละโน้ต
ขั้นตอนที่หก: จัดระเบียบเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
วางหัวข้อทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงการระดมความคิดตามลำดับที่เหมาะสมกับกระบวนการทางธุรกิจมากที่สุด ในขณะที่คุณพัฒนาภาพกระบวนการของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าคุณระบุจุดการตัดสินใจที่สำคัญ
ขั้นตอนที่เจ็ด: ทบทวนเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่แปด: การกำหนดบทบาทกระบวนการทางธุรกิจ
กำหนดบทบาท (คน) ที่จะรับผิดชอบในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ ให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกิจกรรม
ขั้นตอนที่เก้า: การถอดความเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
ควรป้อนขั้นตอนลงในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ผังงานในลักษณะที่เรียกว่าช่องทางว่ายน้ำ
ขั้นตอนที่สิบ: ทบทวนเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์
รวบรวมผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจ และทบทวนขั้นตอนต่างๆ ได้รับความยินยอมจากสมาชิกทุกคนในทีม การรวบรวมเอกสารทั้งหมดสำหรับกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของเอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจเข้ากันได้อย่างไรในขณะที่ดำเนินการในองค์กร
ตัวอย่างเช่น เอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจสำหรับกระบวนการจ่ายเงินเดือนอาจมีลักษณะดังนี้:
- เงินเดือนเป็นชื่อของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
- ขีดจำกัดของกระบวนการ: พนักงานจะได้รับการชดเชยค่าแรงรายเดือนผ่านการโอนเงินผ่านธนาคารทางอิเล็กทรอนิกส์
- เช็คเงินเดือนและรายงานเงินเดือนเป็นผลลัพธ์ของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
- บัตรลงเวลาของพนักงาน ข้อมูลการลา และข้อมูลบัญชีธนาคารเป็นตัวอย่างของการป้อนข้อมูลเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
- การดำเนินการประมวลผลรวมถึงการตรวจสอบบัตรลงเวลาของพนักงาน การค้นหาคำขอลา การเพิ่มข้อมูลไปยังบัญชีธนาคาร การย้ายเงินเดือนรายเดือนไปยังบัญชีที่เหมาะสม และการสร้างรายงานการจ่ายเงินเดือน
- พนักงาน หัวหน้า และฝ่ายทรัพยากรบุคคลล้วนมีบทบาทในกระบวนการทางธุรกิจ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ
รักษาความชัดเจนและความสั้นของเอกสาร นอกเหนือจากความเชี่ยวชาญทางเทคนิคแล้ว ควรทำความเข้าใจอย่างตรงไปตรงมา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่ชัดเจนในการอัปเดตเอกสารหากขั้นตอนมีการเปลี่ยนแปลง อย่างน้อยที่สุด ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบทุกปี คุณยังอาจกำหนดเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจที่รับผิดชอบการประเมินบ่อยครั้งและแจ้งให้ผู้อื่นทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณลดความเข้าใจผิดใด ๆ ให้น้อยที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเอกสารกระบวนการทางธุรกิจแยกต่างหากสำหรับแต่ละกระบวนการที่แตกต่างกัน
เมื่อเริ่มต้นกระบวนการบันทึก คุณควรพยายามหลีกเลี่ยงการครอบคลุมทั้งองค์กรในคราวเดียว เริ่มต้นด้วยเอกสารกระบวนการทางธุรกิจเดียวภายในแผนกหรือเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่มีอยู่แล้วทั่วทั้งองค์กร เก็บเอกสารไว้ในจุดที่ใครก็ตามที่กำลังมองหาเอกสารสามารถเข้าถึงได้ง่ายในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น และสามารถส่งเวอร์ชันที่อัปเดตไปยังทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
ใช้เทคโนโลยีที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับกระบวนการจัดทำเอกสารเพื่อรักษาพื้นที่จัดเก็บเอกสารออนไลน์ในตำแหน่งที่รวมศูนย์ สิ่งนี้จะช่วยในทันทีด้วยแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมสองข้อที่เพิ่งอธิบายไป เมื่อเป็นที่ยอมรับ ให้ใช้ตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง ภาพจริง แพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน รหัสสี ภาพหน้าจอ ฯลฯ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเอกสาร เอกสารกระบวนการทางธุรกิจสอดคล้องกับมาตรฐานที่มีอยู่ในปัจจุบันภายในบริษัทของคุณ หากคุณกำลังจะอธิบายโฟลว์ของเอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจด้วยวาจา คุณควรแนบเอกสารนั้นพร้อมกับรูปภาพในรูปแบบของแผนผังลำดับงานเสมอ
สร้างคู่มือสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ใครๆ ก็สามารถใช้เป็นรูปแบบเอกสารมาตรฐานในการจัดทำเอกสารกระบวนการ จากนั้นจึงเผยแพร่คู่มือ ในการรวบรวมข้อมูลสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ ให้ใช้เอกสารสัมภาษณ์ สื่อ บันทึก กรณีศึกษา ไดอารี่ภาคสนามของบุคลากรโครงการ และความรู้ทั่วไปของพนักงาน
ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารขั้นตอนและกระบวนการ
ช่วยเหลือในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยนำเสนอมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ ในกรณีที่มีเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ชัดเจน ก็สามารถเปลี่ยนกระบวนการในเอกสารใดๆ ได้ ช่วยในการกำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความร่วมมือและประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยในการตรวจจับปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการ (แม้ในวิธีการที่ "ได้รับการขัดเกลาอย่างดี") ที่ไม่เคยพบเห็นในกรณีอื่นใด ขั้นตอนที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีจะช่วยประหยัดเวลาและลดโอกาสในการทำผิดพลาดโดยการขจัดพื้นที่สำหรับความกำกวมและให้แนวทางที่ชัดเจน
เทมเพลตธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
เท็มเพลตกระบวนการเอกสารประกอบด้วยแผนผังกระบวนการ กริด และแบบจำลอง เท็มเพลตกระบวนการกำหนดแนวนอน โฟลว์ โซลูชัน หรือสถานะของกระบวนการ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งประดิษฐ์ในสถาปัตยกรรมธุรกิจ เทมเพลตกระบวนการเอกสารถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการภายในธุรกิจ ด้วยเทมเพลตกระบวนการเอกสารที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มและเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเริ่มเอกสารหรือขั้นตอนใดๆ ตั้งแต่เริ่มต้น
เทมเพลตกระบวนการเอกสารที่เหมาะสมควรสามารถ: ระบุภาระหน้าที่และหน้าที่ของผู้เข้าร่วมแต่ละคน
- แม่แบบอธิบายข้อมูลหลายประเภทที่จำเป็น
- แม่แบบยังระบุผลลัพธ์ของวิธีการที่ผลิต
การรักษาแม่แบบสำหรับขั้นตอนต่าง ๆ ขององค์กรอาจปรับปรุงและให้ความสม่ำเสมอทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ การลดภาระความรับผิดชอบด้วยตนเองและความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ยังช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย
ตัวอย่างของเทมเพลตกระบวนการเอกสารคือ:
- ผังงาน
- แบบฟอร์ม
- รูปภาพ
- บทช่วยสอน
- ไดอะแกรมกระบวนการ
- เอกสารแนบ
เนื่องจากทุกคนในบริษัทคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ หลายองค์กรจึงสร้างเทมเพลตกระบวนการเอกสารในสเปรดชีตหรือเอกสาร การใช้เทมเพลตอาจทำให้กระบวนการทางธุรกิจช้าลง สเปรดชีตและเอกสารมีปัญหาในการจัดรูปแบบ การจัดรูปแบบเอกสารอาจใช้เวลานานกว่าการพัฒนาแม่แบบ การเปลี่ยนหนึ่งฟิลด์อาจทำให้รูปแบบของเทมเพลตหรือเอกสารเสียหาย ซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก เท็มเพลตกระบวนการทางธุรกิจใดๆ จะต้องถูกอัพเดตด้วยตนเองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารกระบวนการ ไม่สามารถอัปเดตเทมเพลตทั้งหมดแบบเรียลไทม์
การระบุและใช้เทมเพลตบางอย่างอาจเป็นเรื่องยาก หากเอกสารไม่ได้จัดเรียงอย่างเหมาะสมด้วยชื่อที่ถูกต้องในเอกสาร สเปรดชีตและเอกสารสามารถสร้างรายงานได้โดยการเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องด้วยตนเองเท่านั้น
การใช้เทมเพลตธุรกิจอัตโนมัติ
การใช้เอกสารในยุคเทคโนโลยีคลาวด์และโซลูชันอัตโนมัติจะจำกัดศักยภาพของทีม ทีมสามารถพัฒนา แก้ไข และปรับเปลี่ยนกระบวนการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้เทมเพลตอัตโนมัติ แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติมีโปรแกรมแก้ไขภาพในเอกสารที่ให้คุณลากและวางแม่แบบกระบวนการทางธุรกิจ แทนที่จะส่งอีเมลสำเนาต่างๆ ของเทมเพลตกระบวนการทางธุรกิจเดียวกันให้กับสมาชิกในทีม ให้ใช้เทมเพลตอัตโนมัติ
บทสรุป
ตัวสร้างแบ็กเอนด์ของ AppMaster มีชุดเครื่องมือลากและวางที่สามารถใช้ในการออกแบบกราฟิกเวิร์กโฟลว์มือถือและออนไลน์ที่อาจซับซ้อนเท่าที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อให้ขั้นตอนทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ จะช่วยในการออกแบบเอกสารของคุณผ่านเครื่องมือต่างๆ ทำให้เอกสารธุรกิจของคุณดูน่าสนใจ
