เอกสารกระบวนการทางธุรกิจพร้อมตัวอย่างคืออะไร?

คำแนะนำในเชิงลึกซึ่งแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ที่แยกส่วนซึ่งระบุวิธีการดำเนินการตามกระบวนการได้อย่างแม่นยำ เรียกว่าเอกสารประกอบกระบวนการ เป็นเอกสารทางเทคนิคประเภทหนึ่งที่อ้างถึงการรวบรวมและบันทึกข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ รวมถึงการดำเนินการที่แม่นยำ เครื่องมือ และกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลตามที่ต้องการของกระบวนการ ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานเป็นอีกชื่อหนึ่งสำหรับวัสดุประเภทนี้เป็นครั้งคราว

ขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

กระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีช่วยให้องค์กรสามารถสร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการที่ซับซ้อนในการทำงานทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่การสร้างกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานที่คล่องตัวยิ่งขึ้น ไปจนถึงการป้องกันการสูญเสียความรู้เมื่อพนักงานลาออก การถ่ายโอนความรู้ระหว่างพนักงานและแผนกของบริษัท และอื่นๆ ในระยะยาว คุณจะใช้เวลาและทรัพยากรมนุษย์น้อยลงในการสอนผู้คน ในขณะเดียวกันก็ให้อำนาจพวกเขาในการทำงานให้ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเพิ่มเติมของกระบวนการทางธุรกิจที่มักได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร:

• การประเมินผลการปฏิบัติงาน
• กระบวนการแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า
• เทคนิคการตรวจสอบและบำรุงรักษาอุปกรณ์
• การให้บริการ
• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินและการเรียกเก็บเงิน
• ปฐมนิเทศพนักงานใหม่

กระบวนการทางธุรกิจต้องมีการวางแผน จัดระเบียบ และบันทึกอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพ คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการโดยการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจให้มากที่สุด

เอกสารกระบวนการทางธุรกิจมีประโยชน์อย่างมากในการประกันความสำเร็จของกระบวนการทางธุรกิจ แม้ว่าคุณอาจคิดว่ามันเป็นเพียงส่วนบริหารและไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการ

ขั้นตอนสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่กำลังสร้าง ไม่ว่าจะใช้ฟลิปชาร์ตหรือไวท์บอร์ด วิธีการนี้จะทำงานในระดับที่เหมาะสมที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมในห้องที่รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนแรก: ระบุขั้นตอน

ในแผนภูมิพลิก อันดับแรก ให้จดชื่อขั้นตอนและอธิบายสั้นๆ ว่าเกี่ยวข้องกับอะไร

ขั้นตอนที่สอง: ขอบเขตเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

กำหนดว่ากระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นที่ใดและสิ้นสุดที่ใด อะไรทำให้กระบวนการนี้เริ่มต้นขึ้นได้? เมื่อไหร่จะรู้ว่าครบ

ขั้นตอนที่สาม: ผลลัพธ์ของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

กำหนดว่าเอกสารกระบวนการทางธุรกิจจบลงด้วยการผลิตอะไร

ขั้นตอนที่สี่: การป้อนข้อมูลของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

กำหนดสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการตามขั้นตอนและแหล่งที่มาของรายการที่จำเป็น กระดาษ, Excel และอินเทอร์เน็ตล้วนเป็นแหล่งที่มีศักยภาพ

ขั้นตอนที่ห้า: กิจกรรมของกระบวนการทางธุรกิจ

พิจารณางานทั้งหมด (อะไร) ที่ต้องทำเพื่อนำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจไปสู่ข้อสรุปที่ประสบความสำเร็จ ให้คำอธิบายสำหรับแต่ละรายการโดยใช้โครงสร้างกริยา-อ็อบเจกต์ ณ จุดนี้ คุณไม่ควรคิดว่าจะจัดลำดับกิจกรรมอย่างไร คุณควรระดมความคิดอย่างอิสระแทน โน้ตมีศักยภาพที่จะค่อนข้างมีประโยชน์สำหรับช่วงนี้ เพียงเขียนหนึ่งการกระทำในแต่ละโน้ต

ขั้นตอนที่หก: จัดระเบียบเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

วางหัวข้อทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงการระดมความคิดตามลำดับที่เหมาะสมกับกระบวนการทางธุรกิจมากที่สุด ในขณะที่คุณพัฒนาภาพกระบวนการของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าคุณระบุจุดการตัดสินใจที่สำคัญ

ขั้นตอนที่เจ็ด: ทบทวนเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เพื่อเป็นการตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์เบื้องต้น ให้ตรวจสอบลำดับ ขีดจำกัดที่คุณกำหนดไว้ในขั้นตอนที่ 2 ให้ความรู้สึกว่าเสร็จสมบูรณ์หรือไม่

ขั้นตอนที่แปด: การกำหนดบทบาทกระบวนการทางธุรกิจ

กำหนดบทบาท (คน) ที่จะรับผิดชอบในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ ให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกิจกรรม

ขั้นตอนที่เก้า: การถอดความเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

ควรป้อนขั้นตอนลงในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ผังงานในลักษณะที่เรียกว่าช่องทางว่ายน้ำ

ขั้นตอนที่สิบ: ทบทวนเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์

รวบรวมผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจ และทบทวนขั้นตอนต่างๆ ได้รับความยินยอมจากสมาชิกทุกคนในทีม การรวบรวมเอกสารทั้งหมดสำหรับกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดของเอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจเข้ากันได้อย่างไรในขณะที่ดำเนินการในองค์กร

ตัวอย่างเช่น เอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจสำหรับกระบวนการจ่ายเงินเดือนอาจมีลักษณะดังนี้:

• เงินเดือนเป็นชื่อของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
• ขีดจำกัดของกระบวนการ: พนักงานจะได้รับการชดเชยค่าแรงรายเดือนผ่านการโอนเงินผ่านธนาคารทางอิเล็กทรอนิกส์
• เช็คเงินเดือนและรายงานเงินเดือนเป็นผลลัพธ์ของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
• บัตรลงเวลาของพนักงาน ข้อมูลการลา และข้อมูลบัญชีธนาคารเป็นตัวอย่างของการป้อนข้อมูลเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
• การดำเนินการประมวลผลรวมถึงการตรวจสอบบัตรลงเวลาของพนักงาน การค้นหาคำขอลา การเพิ่มข้อมูลไปยังบัญชีธนาคาร การย้ายเงินเดือนรายเดือนไปยังบัญชีที่เหมาะสม และการสร้างรายงานการจ่ายเงินเดือน
• พนักงาน หัวหน้า และฝ่ายทรัพยากรบุคคลล้วนมีบทบาทในกระบวนการทางธุรกิจ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ

รักษาความชัดเจนและความสั้นของเอกสาร นอกเหนือจากความเชี่ยวชาญทางเทคนิคแล้ว ควรทำความเข้าใจอย่างตรงไปตรงมา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่ชัดเจนในการอัปเดตเอกสารหากขั้นตอนมีการเปลี่ยนแปลง อย่างน้อยที่สุด ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบทุกปี คุณยังอาจกำหนดเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจที่รับผิดชอบการประเมินบ่อยครั้งและแจ้งให้ผู้อื่นทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณลดความเข้าใจผิดใด ๆ ให้น้อยที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเอกสารกระบวนการทางธุรกิจแยกต่างหากสำหรับแต่ละกระบวนการที่แตกต่างกัน

เมื่อเริ่มต้นกระบวนการบันทึก คุณควรพยายามหลีกเลี่ยงการครอบคลุมทั้งองค์กรในคราวเดียว เริ่มต้นด้วยเอกสารกระบวนการทางธุรกิจเดียวภายในแผนกหรือเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่มีอยู่แล้วทั่วทั้งองค์กร เก็บเอกสารไว้ในจุดที่ใครก็ตามที่กำลังมองหาเอกสารสามารถเข้าถึงได้ง่ายในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น และสามารถส่งเวอร์ชันที่อัปเดตไปยังทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

ใช้เทคโนโลยีที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับกระบวนการจัดทำเอกสารเพื่อรักษาพื้นที่จัดเก็บเอกสารออนไลน์ในตำแหน่งที่รวมศูนย์ สิ่งนี้จะช่วยในทันทีด้วยแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมสองข้อที่เพิ่งอธิบายไป เมื่อเป็นที่ยอมรับ ให้ใช้ตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง ภาพจริง แพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน รหัสสี ภาพหน้าจอ ฯลฯ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเอกสาร เอกสารกระบวนการทางธุรกิจสอดคล้องกับมาตรฐานที่มีอยู่ในปัจจุบันภายในบริษัทของคุณ หากคุณกำลังจะอธิบายโฟลว์ของเอกสารประกอบกระบวนการทางธุรกิจด้วยวาจา คุณควรแนบเอกสารนั้นพร้อมกับรูปภาพในรูปแบบของแผนผังลำดับงานเสมอ

สร้างคู่มือสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ใครๆ ก็สามารถใช้เป็นรูปแบบเอกสารมาตรฐานในการจัดทำเอกสารกระบวนการ จากนั้นจึงเผยแพร่คู่มือ ในการรวบรวมข้อมูลสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ ให้ใช้เอกสารสัมภาษณ์ สื่อ บันทึก กรณีศึกษา ไดอารี่ภาคสนามของบุคลากรโครงการ และความรู้ทั่วไปของพนักงาน

ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารขั้นตอนและกระบวนการ

ช่วยเหลือในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยนำเสนอมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ ในกรณีที่มีเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ชัดเจน ก็สามารถเปลี่ยนกระบวนการในเอกสารใดๆ ได้ ช่วยในการกำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความร่วมมือและประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยในการตรวจจับปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการ (แม้ในวิธีการที่ "ได้รับการขัดเกลาอย่างดี") ที่ไม่เคยพบเห็นในกรณีอื่นใด ขั้นตอนที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีจะช่วยประหยัดเวลาและลดโอกาสในการทำผิดพลาดโดยการขจัดพื้นที่สำหรับความกำกวมและให้แนวทางที่ชัดเจน

ลดราคาและใช้จ่ายกับทรัพยากรที่ไม่จำเป็น มีส่วนช่วยในการปรับปรุงโดยรวมทั้งในด้านคุณภาพของขั้นตอนและผลลัพธ์ มีส่วนช่วยเพิ่มระดับความสุขและประสิทธิผลของพนักงาน งานอาจถูก outsourced ได้ง่ายขึ้นเนื่องจากมีการจัดทำเอกสารขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้เข้าใจได้ง่าย เมื่อจำเป็น กระบวนการจัดทำเอกสารยังช่วยให้กิจกรรมบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น

เทมเพลตธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เท็มเพลตกระบวนการเอกสารประกอบด้วยแผนผังกระบวนการ กริด และแบบจำลอง เท็มเพลตกระบวนการกำหนดแนวนอน โฟลว์ โซลูชัน หรือสถานะของกระบวนการ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งประดิษฐ์ในสถาปัตยกรรมธุรกิจ เทมเพลตกระบวนการเอกสารถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการภายในธุรกิจ ด้วยเทมเพลตกระบวนการเอกสารที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถกรอกแบบฟอร์มและเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเริ่มเอกสารหรือขั้นตอนใดๆ ตั้งแต่เริ่มต้น

เทมเพลตกระบวนการเอกสารที่เหมาะสมควรสามารถ: ระบุภาระหน้าที่และหน้าที่ของผู้เข้าร่วมแต่ละคน

• แม่แบบอธิบายข้อมูลหลายประเภทที่จำเป็น
• แม่แบบยังระบุผลลัพธ์ของวิธีการที่ผลิต

การรักษาแม่แบบสำหรับขั้นตอนต่าง ๆ ขององค์กรอาจปรับปรุงและให้ความสม่ำเสมอทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ การลดภาระความรับผิดชอบด้วยตนเองและความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ยังช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย

ตัวอย่างของเทมเพลตกระบวนการเอกสารคือ:

• ผังงาน
• แบบฟอร์ม
• รูปภาพ
• บทช่วยสอน
• ไดอะแกรมกระบวนการ
• เอกสารแนบ

เนื่องจากทุกคนในบริษัทคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ หลายองค์กรจึงสร้างเทมเพลตกระบวนการเอกสารในสเปรดชีตหรือเอกสาร การใช้เทมเพลตอาจทำให้กระบวนการทางธุรกิจช้าลง สเปรดชีตและเอกสารมีปัญหาในการจัดรูปแบบ การจัดรูปแบบเอกสารอาจใช้เวลานานกว่าการพัฒนาแม่แบบ การเปลี่ยนหนึ่งฟิลด์อาจทำให้รูปแบบของเทมเพลตหรือเอกสารเสียหาย ซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก เท็มเพลตกระบวนการทางธุรกิจใดๆ จะต้องถูกอัพเดตด้วยตนเองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารกระบวนการ ไม่สามารถอัปเดตเทมเพลตทั้งหมดแบบเรียลไทม์

การระบุและใช้เทมเพลตบางอย่างอาจเป็นเรื่องยาก หากเอกสารไม่ได้จัดเรียงอย่างเหมาะสมด้วยชื่อที่ถูกต้องในเอกสาร สเปรดชีตและเอกสารสามารถสร้างรายงานได้โดยการเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องด้วยตนเองเท่านั้น

การใช้เทมเพลตธุรกิจอัตโนมัติ

การใช้เอกสารในยุคเทคโนโลยีคลาวด์และโซลูชันอัตโนมัติจะจำกัดศักยภาพของทีม ทีมสามารถพัฒนา แก้ไข และปรับเปลี่ยนกระบวนการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้เทมเพลตอัตโนมัติ แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติมีโปรแกรมแก้ไขภาพในเอกสารที่ให้คุณลากและวางแม่แบบกระบวนการทางธุรกิจ แทนที่จะส่งอีเมลสำเนาต่างๆ ของเทมเพลตกระบวนการทางธุรกิจเดียวกันให้กับสมาชิกในทีม ให้ใช้เทมเพลตอัตโนมัติ

บทสรุป

ตัวสร้างแบ็กเอนด์ของ AppMaster มีชุดเครื่องมือลากและวางที่สามารถใช้ในการออกแบบกราฟิกเวิร์กโฟลว์มือถือและออนไลน์ที่อาจซับซ้อนเท่าที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อให้ขั้นตอนทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ จะช่วยในการออกแบบเอกสารของคุณผ่านเครื่องมือต่างๆ ทำให้เอกสารธุรกิจของคุณดูน่าสนใจ