あるプロセスを実行する方法を正確に説明するために、個別のステップに分解して詳細に説明したものをプロセス文書と呼ぶ。技術文書の一種で、プロセスの意図する結果を達成するために必要な正確な行動、ツール、プロセスなど、特定のビジネスプロセスに関するすべての情報を収集し、記録することを指す。標準作業手順書も、この種の文書の一種である。
ビジネスプロセスの文書化を成功させるための簡単なステップ
ビジネスプロセスが適切に文書化されていれば、組織はビジネスプロセス文書を作成することができ、さまざまなビジネス機能にわたって複雑なプロセスを簡素化することができる。これは、より合理的な従業員の入社プロセスの作成から、従業員の退職時の知識の喪失の防止、従業員と会社の部署間での知識の伝達など、多岐にわたります。長い目で見れば、人に教えるための時間と人的資源を少し減らすと同時に、最高の仕事をするための権限を与えることができるようになるのです。
以下は、文書化されることが多いビジネスプロセスの例です。
- 業績評価
- 顧客からのクレームを解決するためのプロセス
- 機器の点検・保守技術
- サービスの提供
- 請求と回収のプロセス
- 新入社員のオリエンテーション
ビジネスプロセスは、徹底的に計画され、整理され、記録されなければ、役に立ちませんし、効果的です。ビジネスプロセスの文書化について、できるだけ多くの情報を記録することで、望ましい結果を得ることができるかもしれません。
ビジネスプロセス・ドキュメンテーションの手順
フリップチャート、ホワイトボードなどを使って、参加者全員が何を作っているかを見ることができれば、この方法は最適なレベルで機能する。ビジネスプロセスを完成させるために、何をしなければならないかを知っている適切な人物が、その場にいることを確認する。
最初のステップ手順を特定する
まず、フリップチャートに手順名を書き、その内容を簡単に説明する。
第二のステップビジネスプロセスの文書化境界線
ビジネスプロセスがどこで始まり、どこで終わるかを決定する。何がプロセスを開始させるのか？そのプロセスが完了したことをいつ知ることができるのか？
第三のステップビジネスプロセス・ドキュメントのアウトプット
ビジネスプロセス文書が最終的に何を生み出すかを決定する。
第四のステップビジネスプロセス文書のインプット
手順を実行するために必要なもの、必要なものの入手先を決定する。紙、エクセル、インターネットなどが考えられる。
第五のステップビジネスプロセスの活動
ビジネスプロセスドキュメントを成功に導くために、達成しなければならないすべてのタスク（What）を考えます。それぞれについて、動詞と目的語の構造を使って説明をします。この時点では、アクティビティの順序を考えず、自由にブレーンストーミングしてください。この段階では、付箋紙が非常に有効です。それぞれのメモに1つの行動を書き込むだけです。
第六のステップビジネスプロセスのドキュメントを整理する
ブレーンストーミングで出てきたトピックを、ビジネスプロセスとして最も理にかなっている順番に並べます。プロセスのビジュアルを作成する際に、重要な判断ポイントを明確にする必要があります。
第七のステップビジネスプロセスドキュメントのレビュー
第八のステップビジネスプロセスの役割分担を決める
プロセスに関連するアクションの実行を担当する役割（人）を決定する。アクティビティの各ステップを担当する人を配置する。
第九のステップビジネスプロセス文書の転記
フローチャートソフトにスイムレーンと呼ばれる要領でステップを入力する。
第10ステップ完成したビジネスプロセスドキュメントのレビュー
ビジネスプロセスの参加者全員を集め、ステップの流れを確認する。メンバー全員から同意を得る。ビジネスプロセスのドキュメントをまとめることで、ビジネスプロセスのドキュメントが組織で実行される際に、すべての可動部がどのように組み合わされているかをより理解することができる。
例えば、「給与計算」プロセスのビジネスプロセス文書は、以下のようになる。
- 給与計算は、ビジネスプロセス文書の名称である。
- プロセスの限界： スタッフは、毎月の労働に対して、電子銀行振込で報酬を得る。
- 給与明細と月次給与報告書は、ビジネスプロセス文書の成果物である。
- 従業員のタイムカード、休暇データ、銀行口座情報は、ビジネスプロセス文書の入力の例です。
- 処理作業は、従業員のタイムカードの確認、休暇申請の検索、銀行口座へのデータの追加、毎月の給与を適切な口座に移動、給与報告書の作成などである。
- 従業員、上司、人事部のすべてが、ビジネスプロセスにおいて役割を担っています。
プロセスの文書化のためのベストプラクティス
ドキュメントの明確さと短さを維持する。技術的な熟練度に加え、理解しやすいものであるべきです。手順が変更された場合に、書類を更新する計画をしっかり立てておくこと。少なくとも、1年ごとに見直すことを優先してください。また、ビジネスプロセス・オーナーを任命し、頻繁に評価を行い、変更があった場合は周囲に知らせるようにします。誤解が生じないように、ビジネスプロセスの文書化は、各プロセスごとに別々に行うようにします。
プロセスの記録を開始する際には、組織全体を一度にカバーすることは避けるべきです。部門内の1つのビジネスプロセス文書、または企業全体で既に実施されている重要なビジネスプロセス文書から始める。将来、その書類を求める人が簡単にアクセスできるような場所に保管する。必要であればすぐに変更でき、更新版を関係者全員に簡単に送れるようにしておく。
プロセスの文書化のために特別に設計された技術を使用して、集中化された場所にオンライン文書ストレージを維持します。これは、先ほど説明した2つの優れた実践方法の助けとなるものです。許容範囲内であれば、関連する例、ビジュアル、異なるプラットフォーム、色分け、スクリーンショットなどを使用する。文書では、ビジネスプロセスの文書が、現在あなたの会社で行われている標準に適合していることを確認すること。ビジネスプロセス文書の流れを口頭で説明する場合は、必ずフローチャートの形で画像を添付してください。
プロセスを文書化するための標準的な文書フォーマットとして、誰でも使えるビジネスプロセス文書の手引書を作成し、公開する。ビジネスプロセス文書化のための情報収集は、既存の文書化されたインタビュー、資料、記録、ケーススタディ、プロジェクト担当者の現場日記、従業員の一般常識などを活用する。
手順やプロセスを文書化するメリット
ビジネスプロセスの文書化により、プロセスに関わる統一的な視点を提示することで、全員の意思統一を支援する。明確なビジネスプロセス文書があるところでは、どの文書でもプロセスを変更することが可能である。生産的な協力とパフォーマンスのための最適な状況を決定することを支援します。他の状況では観察されなかったであろう、プロセスのボトルネックや非効率性を（それらの「よく練られた」方法においてさえ）発見することを支援する。十分に文書化された手順は、曖昧さを排除し、明確な指示を与えることによって、時間を節約し、間違いを犯す可能性を減らすことができます。
ビジネスプロセスの文書化に最適なビジネステンプレート
ドキュメンテーションのプロセステンプレートには、プロセスマップ、グリッド、モデルなどがある。プロセステンプレートは、プロセスのランドスケープ、フロー、ソリューション、またはステートを定義する。これらは、ビジネスアーキテクチャにおける成果物である。文書化プロセスのテンプレートは、ビジネス内部のプロセスを簡素化するためのベストプラクティスを念頭に置いて作成されます。明確に定義された文書化プロセスのテンプレートがあれば、最初から文書や手順を開始することなく、簡単にフォームを埋めて始めることができます。
理想的な文書作成プロセスのテンプレートは、次のようなものです。各参加者の義務や責務が明記されていること。
- テンプレートは、必要とされる多くの種類のデータを記述しています。
- テンプレートはまた、作成された方法の結果を特定します。
会社の様々な手続きのためのテンプレートを維持することは、会社全体の合理化と統一性を提供する可能性があります。さらに、マニュアルや管理業務からスタッフを解放することで、時間の節約にもなります。
文書化プロセスのテンプレートの一例です。
- フローチャート
- 書式
- 写真
- チュートリアル
- プロセスダイアグラム
- 添付文書
会社の誰もがソフトウェアに精通しているため、多くの組織がスプレッドシートや文書で文書化プロセスのテンプレートを生成しています。テンプレートを使用すると、ビジネスプロセスが遅くなる可能性があります。スプレッドシートや文書には、書式の問題がある。ドキュメントの書式設定には、テンプレートの開発よりも時間がかかる場合がある。1つのフィールドを変更するだけで、テンプレートやドキュメントの書式が崩れ、多くの時間を浪費する可能性がある。ビジネスプロセスのテンプレートは、プロセス文書が変更されるたびに手動で更新する必要があります。すべてのテンプレートがリアルタイムに更新されるわけではない
ドキュメントが適切に配置され、ドキュメントに正しい名前が記載されていないと、特定のテンプレートを識別して利用することが困難な場合がある。表計算ソフトや文書では、手動で該当するオプションを選択しないとレポートが作成できない。
自動化されたビジネステンプレートの活用
クラウド技術や自動化されたソリューションの時代にドキュメントを使用することは、チームの可能性を制限することになります。自動化されたテンプレートを使用することで、チームは迅速にプロセスを開発、修正、適応させることができます。自動化プラットフォームは、文書内にビジュアルエディタを備えており、ビジネスプロセスのテンプレートをドラッグ＆ドロップすることができます。チームメンバーに同じビジネスプロセスのテンプレートを何通も送るよりも、自動化されたテンプレートを使用したほうがよいでしょう。
まとめ
AppMaster Backend Builderは、ドラッグ＆ドロップで操作できるツールを提供し、モバイルおよびオンラインのワークフローをグラフィカルに設計することができます。さまざまなツールを使って、ドキュメントの設計を支援します。ビジネス文書に魅力的な外観を与えることができます。
