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¿Qué es la documentación de procesos empresariales con ejemplos?

¿Qué es la documentación de procesos empresariales con ejemplos?

Las instrucciones detalladas, desglosadas en pasos discretos que describen con precisión cómo llevar a cabo un proceso, se conocen como documentación de procesos. Es un tipo de documentación técnica que se refiere a la recopilación y registro de toda la información sobre un proceso empresarial concreto, incluidas las acciones, herramientas y procesos precisos necesarios para lograr el resultado previsto de un proceso. Los procedimientos operativos estándar son otro nombre para este tipo de material ocasionalmente.

Pasos sencillos para documentar con éxito los procesos empresariales

Los procesos empresariales que están bien documentados proporcionan a las organizaciones la capacidad de crear una documentación de procesos empresariales que simplifica los procesos complejos en sus diversas funciones empresariales. Esto puede abarcar desde la creación de un proceso de incorporación de empleados más ágil hasta la prevención de la pérdida de conocimientos cuando los empleados se marchan, la transferencia de conocimientos entre los empleados y los departamentos de la empresa, etc. A largo plazo, gastará menos tiempo y recursos humanos en enseñar a la gente y, al mismo tiempo, les dará la autoridad para hacer su mejor trabajo.

A continuación se presentan más ejemplos de procesos empresariales que suelen estar documentados:

  • Evaluaciones de rendimiento
  • Proceso para resolver las quejas de los clientes
  • Técnicas de comprobación y mantenimiento de equipos
  • Prestación de servicios
  • Proceso de facturación y cobro
  • Orientación a los nuevos empleados

Los procesos empresariales deben estar minuciosamente planificados, organizados y registrados para que sean útiles y eficaces. Puede obtener los resultados deseados registrando toda la información posible sobre la documentación de los procesos empresariales.

process documentationLa documentación de los procesos empresariales es tremendamente útil para asegurar el éxito de un proceso empresarial, aunque se pueda considerar como una parte meramente administrativa e ineficaz del proceso.

Pasos para la documentación de los procesos empresariales

Cuando todos los participantes pueden ver lo que se está haciendo, ya sea utilizando un rotafolio o una pizarra, este enfoque funciona a su nivel óptimo. Asegúrese de que cuenta con las personas adecuadas en la sala que saben lo que hay que hacer para completar el proceso empresarial.

Primer paso: Identificar el procedimiento

En primer lugar, anote en el rotafolio el nombre del procedimiento y explique brevemente en qué consiste.

Segundo paso: Límites de la documentación del proceso empresarial

Determine dónde comienza el proceso empresarial y dónde concluye. ¿Qué es lo que pone en marcha el proceso para que pueda comenzar? ¿Cuándo sabrá que está completo?

Tercer paso: Resultado de la documentación del proceso de negocio

Determine qué es lo que acaba produciendo la documentación del proceso de negocio.

Cuarto paso: Entrada de la documentación del proceso de negocio

Determine lo que se necesita para llevar a cabo el procedimiento y la fuente de los elementos necesarios. El papel, Excel e Internet son fuentes potenciales.

Quinto paso: Actividades del proceso empresarial

Considere todas las tareas (el qué) que deben llevarse a cabo para que la documentación del proceso empresarial llegue a buen puerto. Explique cada una de ellas utilizando la estructura verbo-objeto. En este punto, no debe pensar en cómo se secuenciarán las actividades; en su lugar, debe limitarse a hacer una lluvia de ideas libremente. Las notas adhesivas pueden ser muy útiles en esta fase. Basta con escribir una acción en cada nota.

Sexto paso: Organizar la documentación del proceso empresarial

Coloque todos los temas que surgieron en la sesión de lluvia de ideas en el orden que tenga más sentido para el proceso empresarial. A medida que desarrolle la visualización de su proceso, debe asegurarse de identificar los puntos de decisión críticos.

Séptimo paso: Revisión de la documentación del proceso de negocio

Business Process DocumentationComo inspección preliminar de la calidad del producto, examine la secuencia. ¿Los límites que estableció en el Paso 2 dan la impresión de que está completa?

Octavo paso: Asignación de los roles del proceso de negocio

Determine los roles (personas) que serán responsables de llevar a cabo las acciones asociadas al proceso. Ponga a alguien a cargo de cada uno de los pasos de la actividad.

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Noveno paso: Transcripción de la documentación del proceso empresarial

Los pasos deben introducirse en una aplicación de software de diagrama de flujo de la forma conocida como "swim lane".

Décimo paso: Revisión de la documentación del proceso empresarial completada

Reúna a todos los participantes en el proceso empresarial y repase el flujo de los pasos. Obtenga el consentimiento de todos los miembros del equipo. Reunir toda la documentación de un proceso de negocio permite comprender mejor cómo encajan todas las partes móviles de la documentación del proceso de negocio mientras se lleva a cabo en una organización.

Por ejemplo, la documentación del proceso de negocio para la nómina podría ser la siguiente:

  • Nómina es el nombre de la documentación del proceso empresarial.
  • Límites del proceso: los miembros del personal son compensados por su trabajo mensual a través de una transferencia bancaria electrónica.
  • Los cheques de pago y los informes mensuales de la nómina son los resultados de la documentación del proceso empresarial.
  • Las tarjetas de tiempo de los empleados, los datos de las vacaciones y la información de las cuentas bancarias son ejemplos de entradas de la documentación del proceso empresarial.
  • Las operaciones de procesamiento incluyen la verificación de las tarjetas de tiempo de los empleados, la búsqueda de solicitudes de permisos, la adición de datos a las cuentas bancarias, el traslado de los salarios mensuales a las cuentas correspondientes y la creación de informes de nóminas.
  • Los empleados, el jefe y el departamento de Recursos Humanos tienen un papel en el proceso empresarial

Mejores prácticas para la documentación de los procesos

Mantenga la claridad y la brevedad del documento. Además de ser técnicamente competente, debe ser sencillo de entender. Asegúrese de tener un plan sólido para actualizar los documentos si el procedimiento se modifica. Como mínimo, dé prioridad a su examen cada año. También puede designar a un responsable del proceso empresarial que se encargue de las evaluaciones frecuentes y de informar a los demás de cualquier modificación. Para minimizar cualquier malentendido, asegúrese de tener una documentación de procesos empresariales separada para cada uno de los distintos procesos.

Cuando empiece a registrar los procesos, debe intentar evitar abarcar toda la organización de una vez. Comience con la documentación de un proceso de negocio dentro de un departamento o con la documentación de un proceso de negocio importante ya existente en toda la empresa. Guarde los documentos en un lugar al que pueda acceder fácilmente quien los busque en el futuro. Asegúrese de que puede modificarse rápidamente si es necesario y de que la versión actualizada puede enviarse fácilmente a todos los implicados.

Utilice una tecnología diseñada específicamente para documentar los procesos para mantener el almacenamiento de documentos en línea en una ubicación centralizada. Esto ayudará inmediatamente a las dos excelentes prácticas que se acaban de describir. Cuando sea aceptable, utilice los ejemplos pertinentes, los elementos visuales, las diferentes plataformas, la codificación por colores, las capturas de pantalla, etc. Asegúrese de que en el documento, la documentación del proceso de negocio se ajusta a las normas vigentes en su empresa. Si va a describir el flujo de la documentación de los procesos de negocio verbalmente, siempre debe acompañar ese documento con imágenes en forma de diagrama de flujo.

Elabore una guía para la documentación de los procesos empresariales que cualquiera pueda utilizar como formato de documento estándar para documentar un proceso, y luego publique la guía. Para recopilar información para la documentación de los procesos empresariales, utilice las entrevistas documentadas existentes, el material, los registros, los estudios de casos, los diarios de campo del personal del proyecto y los conocimientos generales de los empleados.

Ventajas de documentar los procedimientos y procesos

Ayuda a que todo el mundo esté en la misma página al presentar una perspectiva unificada de los procesos implicados en la documentación de los procesos empresariales. Cuando existe una documentación clara de los procesos empresariales, es posible modificar los procesos en cualquier documento. Ayuda a determinar las circunstancias óptimas para la cooperación y el rendimiento productivos. Ayuda a detectar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos (incluso en aquellos métodos "bien refinados") que no se habrían observado en ninguna otra circunstancia. Un procedimiento bien documentado ahorrará tiempo y reducirá la probabilidad de cometer errores al eliminar cualquier margen de ambigüedad y proporcionar instrucciones explícitas.

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 save time no-codeReduce los precios y el gasto en recursos que no son esenciales. Contribuye a una mejora general tanto de la calidad de los procedimientos como del resultado. Contribuye a aumentar los niveles de felicidad y productividad de los empleados. Se puede subcontratar el trabajo con mayor facilidad, ya que los procedimientos que deben seguirse están documentados para que sean fácilmente comprensibles. Cuando es necesario, la documentación de los procedimientos también facilita la automatización de ciertas actividades.

Las mejores plantillas empresariales para la documentación de procesos empresariales

Las plantillas de procesos de documentación incluyen mapas de procesos, cuadrículas y modelos. Las plantillas de procesos definen el panorama, el flujo, la solución o el estado de un proceso. Son artefactos de la arquitectura empresarial. Una plantilla de procesos de documentación se crea teniendo en cuenta las mejores prácticas para simplificar los procesos dentro de una empresa. Con una plantilla de proceso de documentación claramente definida, puede rellenar fácilmente los formularios y empezar sin tener que iniciar ningún documento o procedimiento desde el principio.

La plantilla de proceso de documentación ideal debe ser capaz de: Especificar las obligaciones y deberes de cada participante;

  • La plantilla describe los distintos tipos de datos que se necesitan.
  • La plantilla también identifica el resultado del método producido.

Mantener plantillas para diversos procedimientos corporativos puede agilizar y proporcionar uniformidad en toda la empresa. Además, liberar al personal de responsabilidades manuales y administrativas también ahorra tiempo.

Un ejemplo de plantilla de proceso de documentación es:

  • Diagramas de flujo
  • Formularios
  • Imágenes
  • Tutoriales
  • Diagramas de procesos
  • Documento adjunto

Dado que todo el mundo en la empresa está familiarizado con el software, muchas organizaciones generan plantillas de procesos de documentación en hojas de cálculo o documentos. El uso de plantillas puede ralentizar los procesos empresariales. Las hojas de cálculo y los documentos tienen problemas de formato. Formatear el documento puede llevar más tiempo que desarrollar la plantilla. El cambio de un campo puede estropear el formato de la plantilla o del documento, con lo que se pierde mucho tiempo. Cualquier plantilla de proceso de negocio debe ser actualizada manualmente cada vez que un documento de proceso cambia. Todas las plantillas no pueden actualizarse en tiempo real.

Puede ser difícil identificar y utilizar una determinada plantilla si los documentos no están ordenados adecuadamente con el nombre correcto en el documento. Las hojas de cálculo y los documentos sólo pueden generar informes eligiendo manualmente la opción correspondiente.

Uso de plantillas empresariales automatizadas

El uso de documentos en la era de la tecnología en la nube y de las soluciones automatizadas limitará el potencial de su equipo. Los equipos pueden desarrollar, modificar y adaptar rápidamente los procesos utilizando plantillas automatizadas. Las plataformas de automatización cuentan con editores visuales en el documento que permiten arrastrar y soltar plantillas de procesos empresariales. En lugar de enviar por correo electrónico a los miembros del equipo varias copias de la misma plantilla de proceso empresarial, utilice una plantilla automatizada.

Conclusión

El AppMaster Backend Builder proporciona un conjunto de herramientas de arrastrar y soltar que se pueden utilizar para diseñar gráficamente flujos de trabajo móviles y en línea que pueden ser tan complicados como el usuario desee con el fin de automatizar los procedimientos empresariales. Le ayudará en el diseño de su documento a través de diferentes herramientas. Le da a su documento empresarial un aspecto atractivo.

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