Instruksi mendalam, dipecah menjadi langkah-langkah diskrit yang secara tepat menguraikan bagaimana melakukan suatu proses, dikenal sebagai dokumentasi proses. Ini adalah semacam dokumentasi teknis yang mengacu pada pengumpulan dan pencatatan semua informasi tentang proses bisnis tertentu, termasuk tindakan yang tepat, alat, dan proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan proses. Prosedur operasi standar adalah nama lain untuk jenis bahan ini kadang-kadang.
Langkah mudah untuk Dokumentasi Proses Bisnis yang Sukses
Proses bisnis yang didokumentasikan dengan baik memberi organisasi kemampuan untuk membuat dokumentasi proses bisnis yang menyederhanakan proses kompleks di berbagai fungsi bisnis mereka. Hal ini dapat berkisar dari menciptakan proses orientasi karyawan yang lebih efisien hingga mencegah hilangnya pengetahuan saat karyawan pergi, mentransfer pengetahuan antara karyawan dan departemen perusahaan, dan banyak lagi. Dalam jangka panjang, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu dan sumber daya manusia untuk mengajar orang-orang sekaligus memberi mereka wewenang untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Berikut ini adalah lebih banyak contoh proses bisnis yang sering didokumentasikan:
- Penilaian kinerja
- Proses untuk menyelesaikan keluhan pelanggan
- Teknik untuk memeriksa dan memelihara peralatan
- Pengiriman layanan
- Proses penagihan dan penagihan
- Orientasi perekrutan baru
Proses bisnis harus direncanakan, diatur, dan dicatat secara menyeluruh agar bermanfaat dan efektif. Anda dapat memperoleh hasil yang diinginkan dengan mencatat sebanyak mungkin informasi tentang dokumentasi proses bisnis.
Langkah-langkah Dokumentasi Proses Bisnis
Ketika semua peserta dapat melihat apa yang sedang dibuat, baik dengan menggunakan flip chart atau papan tulis, pendekatan ini berfungsi secara optimal. Pastikan bahwa Anda memiliki orang yang tepat di ruangan yang tahu apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proses bisnis.
Langkah Pertama: Mengidentifikasi Prosedur
Pada flip chart, pertama, catat nama prosedur dan jelaskan secara singkat apa yang diperlukan.
Langkah Kedua: Batasan Dokumentasi Proses Bisnis
Tentukan di mana proses bisnis dimulai dan di mana berakhir. Apa yang memicu proses sehingga dapat dimulai? Kapan Anda akan tahu bahwa itu selesai?
Langkah Ketiga: Keluaran Dokumentasi Proses Bisnis
Tentukan apa yang akhirnya dihasilkan oleh dokumentasi proses bisnis.
Langkah Keempat: Masukan Dokumentasi Proses Bisnis
Tentukan apa yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur dan sumber barang yang dibutuhkan. Kertas, Excel, dan Internet adalah semua sumber potensial.
Langkah Kelima: Aktivitas Proses Bisnis
Pertimbangkan semua tugas (apa) yang harus diselesaikan untuk membawa dokumentasi proses bisnis ke kesimpulan yang sukses. Berikan penjelasan untuk masing-masing menggunakan struktur kata kerja-objek. Pada titik ini, Anda tidak perlu memikirkan bagaimana aktivitas akan diurutkan; sebagai gantinya, Anda harus bebas melakukan brainstorming. Catatan tempel berpotensi cukup berguna untuk fase ini. Cukup tulis satu tindakan pada setiap catatan.
Langkah Keenam: Atur dokumentasi proses bisnis
Letakkan semua topik yang muncul dalam sesi brainstorming dalam urutan yang paling masuk akal untuk proses bisnis. Saat Anda mengembangkan visual proses Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengidentifikasi poin keputusan penting.
Langkah Ketujuh: Tinjauan Dokumentasi Proses Bisnis
Langkah Kedelapan: Menetapkan Peran Proses Bisnis
Tentukan peran (orang) yang akan bertanggung jawab untuk melakukan tindakan yang terkait dengan proses. Tempatkan seseorang yang bertanggung jawab atas setiap langkah kegiatan.
Langkah Kesembilan: Transkripsi Dokumentasi Proses Bisnis
Langkah-langkah tersebut harus dimasukkan ke dalam aplikasi perangkat lunak diagram alur dengan cara yang dikenal sebagai jalur renang.
Langkah Kesepuluh: Tinjauan Dokumentasi Proses Bisnis yang Selesai
Kumpulkan semua peserta dalam proses bisnis, dan pelajari alur langkah-langkahnya. Dapatkan persetujuan dari setiap anggota tim. Menyatukan semua dokumentasi untuk proses bisnis memungkinkan seseorang untuk memahami lebih baik bagaimana semua bagian yang bergerak dari dokumentasi proses bisnis cocok bersama saat sedang dilakukan dalam suatu organisasi.
Misalnya, berikut ini adalah bagaimana dokumentasi proses bisnis untuk proses penggajian mungkin terlihat:
- Payroll adalah nama dokumentasi proses bisnis.
- Batas proses: anggota staf diberi kompensasi atas kerja bulanan mereka melalui transfer bank elektronik.
- Cek gaji dan laporan penggajian bulanan adalah hasil dari dokumentasi proses bisnis.
- Kartu waktu pegawai, data cuti, dan informasi rekening bank merupakan contoh input dokumentasi proses bisnis.
- Operasi pemrosesan termasuk memverifikasi kartu waktu karyawan, mencari permintaan cuti, menambahkan data ke rekening bank, memindahkan gaji bulanan ke akun yang sesuai, dan membuat laporan penggajian.
- Karyawan, bos, dan departemen Sumber Daya Manusia semuanya memiliki peran dalam proses bisnis
Praktik Terbaik untuk Dokumentasi Proses
Pertahankan kejelasan dan kependekan dokumen. Selain mahir secara teknis, itu harus mudah dipahami. Pastikan Anda memiliki rencana yang solid untuk memperbarui makalah jika prosedurnya diubah. Paling tidak, jadikan prioritas untuk memeriksanya setiap tahun. Anda juga dapat menunjuk pemilik proses bisnis yang bertanggung jawab atas evaluasi yang sering dilakukan dan memberi tahu orang lain tentang modifikasi apa pun. Anda meminimalkan kesalahpahaman, pastikan untuk memiliki dokumentasi proses bisnis yang terpisah untuk setiap proses yang berbeda.
Saat mulai merekam proses, Anda harus mencoba untuk tidak mencakup seluruh organisasi sekaligus. Mulailah dengan dokumentasi proses bisnis tunggal di dalam departemen atau dokumentasi proses bisnis signifikan yang sudah ada di seluruh perusahaan. Simpan kertas di tempat yang mudah diakses oleh siapa pun yang mencarinya di masa mendatang. Pastikan bahwa itu dapat dengan cepat diubah jika diperlukan dan bahwa versi yang diperbarui dapat dengan mudah dikirim ke semua orang yang terlibat.
Gunakan teknologi yang dirancang khusus untuk proses pendokumentasian guna mempertahankan penyimpanan dokumen online di lokasi terpusat. Ini akan segera membantu dengan dua praktik luar biasa yang baru saja dijelaskan. Jika dapat diterima, gunakan contoh yang relevan, visual, platform berbeda, kode warna, tangkapan layar, dll. Pastikan bahwa dalam dokumen, dokumentasi proses bisnis sesuai dengan standar yang saat ini berlaku di perusahaan Anda. Jika Anda akan menggambarkan alur dokumentasi proses bisnis secara lisan, Anda harus selalu menyertai dokumen itu dengan gambar dalam bentuk diagram alur.
Buat panduan untuk dokumentasi proses bisnis yang dapat digunakan siapa saja sebagai format dokumen standar untuk mendokumentasikan proses, lalu publikasikan panduan tersebut. Untuk mengumpulkan informasi untuk dokumentasi proses bisnis, gunakan wawancara terdokumentasi yang ada, materi, catatan, studi kasus, buku harian personel proyek, dan pengetahuan umum karyawan.
Manfaat Mendokumentasikan Prosedur dan Proses
Bantu agar semua orang berada di halaman yang sama dengan menghadirkan perspektif terpadu dari proses yang terlibat dalam dokumentasi proses bisnis. Di mana ada dokumentasi proses bisnis yang jelas, dimungkinkan untuk mengubah proses dalam dokumen apa pun. Membantu dalam menentukan keadaan optimal untuk kerja sama dan kinerja yang produktif. Membantu dalam mendeteksi kemacetan dan ketidakefisienan dalam proses (bahkan dalam metode "yang disempurnakan") yang tidak akan diamati dalam keadaan lain apa pun. Prosedur yang terdokumentasi dengan baik akan menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan dengan menghilangkan ruang untuk ambiguitas dan memberikan arahan yang eksplisit.
Template Bisnis Terbaik untuk Dokumentasi Proses Bisnis
Templat proses dokumentasi mencakup peta proses, kisi, dan model. Templat proses menentukan lanskap, aliran, solusi, atau status proses. Ini adalah artefak dalam arsitektur bisnis. Template proses dokumentasi dibuat dengan mempertimbangkan praktik terbaik untuk menyederhanakan proses di dalam bisnis. Dengan templat proses dokumentasi yang jelas, Anda dapat dengan mudah mengisi formulir dan memulai tanpa harus memulai dokumen atau prosedur apa pun dari awal.
Template proses dokumentasi yang ideal harus dapat: Menentukan kewajiban dan tugas setiap peserta;
- Template menjelaskan berbagai macam data yang dibutuhkan.
- Template juga Mengidentifikasi hasil dari metode yang dihasilkan.
Mempertahankan template untuk berbagai prosedur perusahaan dapat merampingkan dan memberikan keseragaman di seluruh perusahaan. Selain itu, membebaskan staf Anda dari tanggung jawab manual dan administratif juga menghemat waktu.
Contoh template proses dokumentasi adalah:
- diagram alur
- Formulir
- Foto-foto
- tutorial
- Diagram proses
- dokumen terlampir
Karena semua orang di perusahaan sudah familiar dengan perangkat lunak, banyak organisasi membuat template proses dokumentasi dalam spreadsheet atau dokumen. Menggunakan template dapat memperlambat proses bisnis. Spreadsheet dan dokumen memiliki masalah pemformatan. Memformat dokumen mungkin memakan waktu lebih lama daripada mengembangkan template. Mengubah satu bidang mungkin mengacaukan format templat atau dokumen, membuang banyak waktu. Setiap templat proses bisnis harus diperbarui secara manual setiap kali dokumen proses berubah. Semua template tidak dapat diperbarui secara real-time.
Mungkin sulit untuk mengidentifikasi dan menggunakan template tertentu jika dokumen tidak diatur dengan benar dengan nama yang benar pada dokumen. Spreadsheet dan dokumen hanya dapat menghasilkan laporan dengan memilih opsi yang relevan secara manual.
Penggunaan Template Bisnis Otomatis
Menggunakan dokumen di era teknologi cloud dan solusi otomatis akan membatasi potensi tim Anda. Tim dapat dengan cepat mengembangkan, mengubah, dan mengadaptasi proses menggunakan templat otomatis. Platform otomatisasi menampilkan editor visual dalam dokumen yang memungkinkan Anda menarik dan melepas templat proses bisnis. Daripada mengirim email kepada anggota tim berbagai salinan template proses bisnis yang sama, gunakan template otomatis.
Kesimpulan
AppMaster Backend Builder menyediakan seperangkat alat seret dan lepas yang dapat digunakan untuk merancang alur kerja seluler dan online secara grafis yang mungkin serumit keinginan pengguna untuk mengotomatiskan prosedur bisnis. Ini akan membantu dalam merancang dokumen Anda melalui alat yang berbeda. Ini memberikan dokumen bisnis Anda tampilan yang menarik.
