프로세스를 수행하는 방법을 정확하게 설명하는 개별 단계로 세분화된 심층 지침을 프로세스 문서화라고 합니다. 프로세스의 의도된 결과를 달성하는 데 필요한 정확한 작업, 도구 및 프로세스를 포함하여 특정 비즈니스 프로세스에 대한 모든 정보를 수집하고 기록하는 것과 관련된 일종의 기술 문서입니다. 표준 운영 절차는 때때로 이러한 종류의 자료에 대한 또 다른 이름입니다.
성공적인 비즈니스 프로세스 문서화를 위한 쉬운 단계
잘 문서화된 비즈니스 프로세스는 조직에 다양한 비즈니스 기능 전반에 걸쳐 복잡한 프로세스를 단순화하는 비즈니스 프로세스 문서를 작성할 수 있는 기능을 제공합니다. 여기에는 보다 간소화된 직원 온보딩 프로세스를 만드는 것부터 직원이 퇴사할 때 지식 손실을 방지하는 것, 직원과 회사 부서 간에 지식을 이전하는 것 등이 있습니다. 장기적으로 사람들을 가르치는 데 시간과 인적 자원을 조금 덜 사용하는 동시에 최선을 다할 수 있는 권한을 부여할 것입니다.
다음은 종종 문서화되는 비즈니스 프로세스의 추가 예입니다.
- 성과 평가
- 고객불만 해결 프로세스
- 장비 점검 및 유지보수 기술
- 서비스 제공
- 청구 및 수집 절차
- 신입사원 오리엔테이션
비즈니스 프로세스는 유용하고 효과적이도록 철저하게 계획, 구성 및 기록되어야 합니다. 비즈니스 프로세스 문서에 대해 가능한 한 많은 정보를 기록하여 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 문서화 단계
모든 참가자가 플립 차트나 화이트보드를 사용하여 무엇이 만들어지고 있는지 볼 수 있을 때 이 접근 방식은 최적의 수준에서 작동합니다. 비즈니스 프로세스를 완료하기 위해 수행해야 하는 작업을 알고 있는 적절한 사람이 회의실에 있는지 확인합니다.
첫 번째 단계: 절차 식별
플립 차트에서 먼저 절차의 이름을 기록하고 수반되는 내용을 간략하게 설명합니다.
두 번째 단계: 비즈니스 프로세스 문서화 경계
비즈니스 프로세스가 시작되는 위치와 종료 위치를 결정합니다. 시작될 수 있도록 프로세스를 시작하는 것은 무엇입니까? 언제 완료되었다는 것을 알 수 있습니까?
세 번째 단계: 비즈니스 프로세스 문서 출력
비즈니스 프로세스 문서가 결국 생성하는 것이 무엇인지 결정하십시오.
4단계: 비즈니스 프로세스 문서 입력
절차를 수행하는 데 필요한 항목과 필요한 항목의 출처를 결정합니다. 종이, 엑셀, 인터넷은 모두 잠재적인 소스입니다.
다섯 번째 단계: 비즈니스 프로세스 활동
비즈니스 프로세스 문서를 성공적으로 마무리하기 위해 수행해야 하는 모든 작업(무엇)을 고려하십시오. 동사-목적어 구조를 사용하여 각각에 대한 설명을 제공하십시오. 이 시점에서 활동의 순서를 지정하는 방법에 대해 생각해서는 안 됩니다. 대신 자유롭게 브레인스토밍해야 합니다. 스티커 메모는 이 단계에서 매우 유용할 가능성이 있습니다. 각 메모에 하나의 작업을 작성하십시오.
여섯 번째 단계: 비즈니스 프로세스 문서 구성
브레인스토밍 세션에서 나온 모든 주제를 비즈니스 프로세스에 가장 적합한 순서로 배치하십시오. 프로세스의 시각적 개체를 개발할 때 중요한 결정 지점을 식별해야 합니다.
일곱 번째 단계: 비즈니스 프로세스 문서 검토
8단계: 비즈니스 프로세스 역할 할당
프로세스와 관련된 작업을 수행할 책임이 있는 역할(사람)을 결정합니다. 각 활동 단계를 담당하는 사람을 지정하십시오.
9단계: 비즈니스 프로세스 문서 전사
단계는 스윔 레인으로 알려진 방식으로 순서도 소프트웨어 응용 프로그램에 입력해야 합니다.
10단계: 완료된 비즈니스 프로세스 문서 검토
비즈니스 프로세스의 모든 참가자를 모으고 단계의 흐름을 살펴보십시오. 팀의 모든 구성원의 동의를 얻습니다. 비즈니스 프로세스에 대한 모든 문서를 종합하면 조직에서 수행되는 동안 비즈니스 프로세스 문서의 모든 움직이는 부분이 어떻게 함께 잘 맞는지 더 잘 이해할 수 있습니다.
예를 들어, 다음은 급여 프로세스에 대한 비즈니스 프로세스 문서의 모습입니다.
- 급여는 비즈니스 프로세스 문서의 이름입니다.
- 프로세스 제한: 직원은 전자 은행 송금을 통해 월간 노동에 대해 보상을 받습니다.
- 급여 및 월별 급여 보고서는 비즈니스 프로세스 문서화의 결과입니다.
- 직원 근무 시간 카드, 휴가 데이터 및 은행 계좌 정보는 비즈니스 프로세스 문서 입력의 예입니다.
- 처리 작업에는 직원 타임 카드 확인, 휴가 요청 찾기, 은행 계좌에 데이터 추가, 월 급여를 적절한 계좌로 이동, 급여 보고서 작성이 포함됩니다.
- 직원, 상사 및 인사 부서는 모두 비즈니스 프로세스에서 역할이 있습니다.
프로세스 문서화를 위한 모범 사례
문서의 명확성과 간결함을 유지하십시오. 기술적으로 능숙할 뿐만 아니라 이해하기 쉬워야 합니다. 절차가 변경될 경우 문서를 업데이트할 확실한 계획이 있는지 확인하십시오. 최소한 매년 검사를 우선순위로 두십시오. 또한 자주 평가하고 수정 사항을 다른 사람에게 알리는 업무 프로세스 소유자를 지정할 수도 있습니다. 오해를 최소화하고 각각의 고유한 프로세스에 대해 별도의 비즈니스 프로세스 문서를 작성해야 합니다.
프로세스를 기록하기 시작할 때 전체 조직을 한 번에 다루지 않도록 해야 합니다. 부서 내의 단일 비즈니스 프로세스 문서 또는 기업 전체에 이미 있는 중요한 비즈니스 프로세스 문서로 시작하십시오. 문서를 나중에 찾는 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 장소에 보관하십시오. 필요한 경우 신속하게 변경할 수 있고 업데이트된 버전을 관련된 모든 사람에게 쉽게 보낼 수 있는지 확인합니다.
문서화 프로세스를 위해 특별히 설계된 기술을 사용하여 중앙 위치에서 온라인 문서 저장소를 유지 관리합니다. 이것은 방금 설명한 두 가지 우수 사례에 즉시 도움이 될 것입니다. 허용되는 경우 관련 예, 시각 자료, 다양한 플랫폼, 색상 코딩, 스크린샷 등을 사용하십시오. 문서에서 비즈니스 프로세스 문서가 회사 내에서 현재 시행 중인 표준을 준수하는지 확인하십시오. 비즈니스 프로세스 문서의 흐름을 구두로 설명하려는 경우 항상 해당 문서에 순서도 형식의 이미지와 함께 제공해야 합니다.
프로세스를 문서화하기 위한 표준 문서 형식으로 누구나 사용할 수 있는 비즈니스 프로세스 문서에 대한 가이드를 만들고 가이드를 게시하십시오. 비즈니스 프로세스 문서화에 대한 정보를 수집하려면 기존 문서화된 인터뷰, 자료, 기록, 사례 연구, 프로젝트 담당자의 현장 일지 및 직원의 일반 지식을 사용하십시오.
문서화 절차 및 프로세스의 이점
비즈니스 프로세스 문서화와 관련된 프로세스에 대한 통합된 관점을 제시함으로써 모든 사람이 한 페이지에 모이도록 돕습니다. 명확한 비즈니스 프로세스 문서가 있는 경우 모든 문서의 프로세스를 변경할 수 있습니다. 생산적인 협력과 성과를 위한 최적의 환경을 결정하는 데 도움을 줍니다. 다른 상황에서는 관찰되지 않았을 프로세스의 병목 현상과 비효율성을 감지하는 데 도움이 됩니다. 잘 문서화된 절차는 시간을 절약하고 모호성의 여지를 제거하고 명확한 지침을 제공하여 실수의 가능성을 줄입니다.
비즈니스 프로세스 문서화를 위한 최고의 비즈니스 템플릿
문서화 프로세스 템플릿에는 프로세스 맵, 그리드 및 모델이 포함됩니다. 프로세스 템플릿은 프로세스의 환경, 흐름, 솔루션 또는 상태를 정의합니다. 이들은 비즈니스 아키텍처의 아티팩트입니다. 문서 프로세스 템플릿은 비즈니스 내부의 프로세스를 단순화하기 위한 모범 사례를 염두에 두고 만들어졌습니다. 명확하게 정의된 문서 프로세스 템플릿을 사용하면 처음부터 문서나 절차를 시작할 필요 없이 쉽게 양식을 채우고 시작할 수 있습니다.
이상적인 문서화 프로세스 템플릿은 다음을 수행할 수 있어야 합니다. 각 참가자의 의무와 의무를 지정합니다.
- 템플릿은 필요한 여러 종류의 데이터를 설명합니다.
- 템플릿은 또한 생성된 방법의 결과를 식별합니다.
다양한 기업 절차에 대한 템플릿을 유지 관리하면 기업 전체에 능률을 높이고 균일성을 제공할 수 있습니다. 또한 직원의 수동 및 관리 책임을 덜어 시간을 절약할 수 있습니다.
문서화 프로세스 템플릿의 예는 다음과 같습니다.
- 순서도
- 양식
- 영화
- 튜토리얼
- 프로세스 다이어그램
- 첨부 된 문서
회사의 모든 사람이 소프트웨어에 익숙하기 때문에 많은 조직에서 스프레드시트나 문서로 문서 프로세스 템플릿을 생성합니다. 템플릿을 사용하면 비즈니스 프로세스가 느려질 수 있습니다. 스프레드시트 및 문서에 형식 문제가 있습니다. 문서 서식을 지정하는 것은 템플릿을 개발하는 것보다 더 오래 걸릴 수 있습니다. 한 필드를 변경하면 템플릿이나 문서의 형식이 엉망이 되어 많은 시간을 낭비할 수 있습니다. 프로세스 문서가 변경될 때마다 모든 비즈니스 프로세스 템플릿을 수동으로 업데이트해야 합니다. 모든 템플릿은 실시간으로 업데이트할 수 없습니다.
문서가 문서에 올바른 이름으로 적절하게 정렬되지 않은 경우 특정 템플릿을 식별하고 활용하기 어려울 수 있습니다. 스프레드시트와 문서는 관련 옵션을 수동으로 선택해야만 보고서를 생성할 수 있습니다.
자동화된 비즈니스 템플릿 사용
클라우드 기술과 자동화 솔루션 시대의 문서를 사용하면 팀의 잠재력이 제한됩니다. 팀은 자동화된 템플릿을 사용하여 프로세스를 신속하게 개발, 수정 및 조정할 수 있습니다. 자동화 플랫폼에는 비즈니스 프로세스 템플릿을 끌어다 놓을 수 있는 문서의 시각적 편집기가 있습니다. 팀 구성원에게 동일한 비즈니스 프로세스 템플릿의 다양한 사본을 이메일로 보내는 대신 자동화된 템플릿을 사용하십시오.
결론
AppMaster Backend Builder 는 비즈니스 절차를 자동화하기 위해 사용자가 원하는 만큼 복잡할 수 있는 모바일 및 온라인 워크플로를 그래픽으로 디자인하는 데 사용할 수 있는 일련의 끌어서 놓기 도구를 제공합니다. 다른 도구를 통해 문서를 디자인하는 데 도움이 됩니다. 그것은 당신의 비즈니스 문서에 매력적인 모습을 제공합니다.
