Skuteczne zarządzanie projektami w dzisiejszej przestrzeni korporacyjnej ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Cykl zwinnego przepływu pracy jest skuteczną metodyką zarządzania projektami stosowaną przez firmy w celu optymalizacji sposobu prowadzenia i zakończenia projektów. Poniżej przedstawiamy kompletny przewodnik po zwinnym obiegu pracy i sposobach jego wdrożenia w przedsiębiorstwie.
Czym jest zwinny obieg dokumentów?
Agile to metodyka zarządzania projektami wykorzystywana do zarządzania projektami w ruchliwych środowiskach biznesowych. Agile workflow opiera się na zasadzie dostarczenia klientowi najwyższej wartości w jak najkrótszym czasie. W związku z tym, w modelu agile workflow, projekt jest dzielony i realizowany w małych, łatwych do zarządzania częściach zwanych sprintami. Każdy członek zespołu rozumie swoje zadanie i to, jak jest ono skorelowane z większym przepływem procesu agile. Zazwyczaj każdy sprint trwa dwa tygodnie, po czym następuje ocena, która pozwala zastanowić się, co zostało osiągnięte i co należy zrobić w kolejnym sprincie. W ten sposób wszyscy interesariusze mogą dostrzec problemy i wymyślić rozwiązania w sposób terminowy, ciągły i efektywny.
Kroki efektywnego cyklu przepływu pracy Agile
Wdrożenie zwinnego zarządzania projektem można podzielić na szereg kroków, które spójnie współpracują ze sobą w celu uzyskania optymalnych wyników projektu. Kroki te obejmują takie działania, jak stworzenie zespołu wielofunkcyjnego oraz ustanowienie niezawodnych mechanizmów komunikacji i współpracy. Postępując zgodnie z tymi krokami, firma może z powodzeniem wdrożyć metodykę agile w swoich działaniach związanych z zarządzaniem projektami.
Etap koncepcji
Rozumiany jako początkowy etap cyklu agile, ten krok jest najważniejszy, ponieważ wyznacza grunt dla reszty procesu. Zespół wypracowuje wspólne zrozumienie problemu, który ma być rozwiązany oraz proponowanego rozwiązania. To wspólne zrozumienie jest ujmowane w formie historii użytkownika, aby jak najlepiej zdefiniować zakres projektu. Po burzy mózgów i zebraniu wszystkich na tej samej stronie, zespół rozpoczyna tworzenie backlogu i przechodzi do definiowania różnych sprintów, które zakończą się ostatecznym zakończeniem projektu.
Etap początkowy
Po przedyskutowaniu kluczowych założeń projektu i wyobrażeniu sobie całego procesu zwinnego zarządzania projektem, drugi etap polega na stworzeniu zespołu, który będzie odpowiedzialny za realizację sprintów. Po tym następuje przydzielenie zespołom ich pracy. Aby było to możliwe, liderzy określają wymagania projektowe, mapę drogową oraz wszystkie funkcjonalności, które będą budować produkt końcowy. Na tym etapie ustalane jest również środowisko pracy całego przebiegu procesu agile.
Etap iteracji
Mając wszystko ustalone i zrozumiane przez wszystkich interesariuszy, zespół rozpoczyna pracę nad każdym sprintem. Jest to bardzo dynamiczne zaangażowanie, które polega na konsumowaniu elementów rozważanych w backlogu. Zespół musi wykonać każde zadanie mając na uwadze większy proces rozwoju agile.
Faza wydania
Na koniec każdego sprintu, opracowane funkcje są udostępniane klientom w celu uzyskania ich opinii. Zespół bierze te opinie i włącza je do rozwoju produktu w ramach danego sprintu, zanim przejdzie do następnego sprintu. Zespół testuje również tak wiele razy, jak to możliwe, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, jak na opinie klientów. Trwa to do momentu, gdy wszystkie sprinty zostaną zakończone i powstanie produkt końcowy w ramach zwinnego procesu rozwoju.
Etap produkcji
Na tym etapie produkt jest już zazwyczaj dopracowany do poziomu satysfakcji klienta, a cała dokumentacja dotycząca produktu jest gotowa. Zespół może wtedy przystąpić do uruchomienia produktu i wydania ewentualnego wsparcia dla klienta, aby zapewnić mu łatwy okres adaptacji. Produkcja jest nadzorowana przez wiele działów w firmie, ale główny zespół agile jest zwykle w stanie wysokiej gotowości przez cały czas, aby zapewnić wsparcie i odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą się pojawić.
Etap wycofania
Etap wycofania następuje po udanym uruchomieniu projektu. Dopiero wtedy mówi się, że proces zwinnego rozwoju jest zakończony. W tym momencie zespół może przejść do następnego projektu.
Czym jest przepływ pracy w Scrumie?
Aby zespół mógł z sukcesem zapoznać się z procesem rozwoju zwinnego i wykonać go, musi odbyć serię spotkań. Ponadto, muszą wykonać wiele czynności przy użyciu różnych narzędzi. Obejmuje to tworzenie skumulowanych wykresów przepływu w miarę postępu projektu. Połączenie wszystkich tych elementów znane jest jako scrum workflow. W scrumowym workflow wszyscy interesariusze zaangażowani w rozwój rozumieją swoje role i jak to się odnosi do szerszego cyklu rozwoju oprogramowania agile. Gdy jest zrobiony dobrze, scrum workflow zapewnia ciągły przyrost wartości od właściciela produktu do rzeczywistego zespołu programistów.
Jak wdrożyć Agile w przemyśle?
Współczesna przestrzeń biznesowa zmusza firmy do poszukiwania metod usprawnienia procesu produkcyjnego w celu odsunięcia konkurencji na bok. W tym kontekście wiele branż przeszło z tradycyjnych metod zarządzania projektami na zwinny tok prac rozwojowych. Do takich branż należą między innymi przemysł inżynieryjny i farmaceutyczny. Na przykład, przemysł farmaceutyczny musi zrównoważyć wiele procesów, takich jak zatwierdzenia, dokumentacja i szereg zasad standaryzacji. Firmy używają zwinnego przepływu procesów, aby usprawnić te działania, jak również pobrać informacje zwrotne od swojej bazy klientów i włączyć je do produkcji. Poniżej przedstawiamy, jak każda firma powinna postrzegać i wdrażać zwinną metodologię rozwoju.
Zmniejszanie rozmiaru projektu
Niezależnie od tego, jak duży może być projekt, najbardziej pożądane rezultaty osiąga się, gdy projekt jest podzielony na mniejsze, bardziej osiągalne segmenty. Zazwyczaj zespół musi zapoznać się z całym procesem rozwoju agile, zanim podzieli pracę na maksymalnie 6 sprintów. Rozsądnie jest przyjąć ten model, nawet jeśli napotkasz błędy, ponieważ w ten sposób zachęcasz do nauki, współpracy i innowacji.
Stawiaj na mocne, zdrowe i priorytetowe wymagania
Przy tradycyjnej metodzie zarządzania projektem, niektórzy pracownicy mogą spędzić zbyt wiele czasu pracując nad daną sekcją, taką jak dokumentacja. Takie niekontrolowane zachowanie może opóźnić dostarczenie produktu i spowodować niezadowolenie klienta.
Z drugiej strony, zwinny przepływ pracy wymaga od firmy wymyślenia bardziej szczegółowych, priorytetowych wymagań, które dotykają wielu działów. Te wymagania i stałe, skumulowane diagramy przepływu koncentrują się na rozbiciu złożonej pracy poprzez nadanie priorytetów dostawom w ramach zakresu. Każdy z nich jest wykonywany jako całość, wraz z dokumentacją, co pozwala zaoszczędzić czas.
Usprawnienie narzędzi komunikacyjnych
Komunikacja jest jednym z kluczowych elementów udanego zakończenia projektu. Liderzy powinni starać się wdrażać narzędzia komunikacyjne, które sprzyjają współpracy, przejrzystości i integracji z innymi narzędziami wykorzystywanymi w zwinnym procesie produkcji. Dobre narzędzia komunikacyjne zapewniają również funkcjonalności audytu zarówno dla dostawy, jak i planowania mapy drogowej, aby zapewnić wzrost i ewolucję.
Ciągła integracja i zapewnienie jakości
Integracje i skumulowane diagramy przepływu pomagają pracownikom pracującym nad różnymi sprintami wyraźniej widzieć zwinny proces rozwoju. Dzięki temu mogą oni z łatwością ukończyć sprinty i połączyć swoje zadania z większym obrazem. Ponieważ przestrzeń biznesowa wciąż się rozwija, tak samo powinny rozwijać się integracje dźwigni pracowników. Podobnie, zapewnienie jakości pomaga w zapewnieniu kompletności i funkcjonalności produktów zgodnie z gustem bazy klientów.
Zwinne zarządzanie projektami to sprawdzona i wysoce skuteczna metoda zarządzania i kończenia projektów. Zwinne tworzenie oprogramowania jest prawdopodobnie największym przypadkiem użycia zwinnego przepływu pracy, ale inne branże również z niego korzystają. Przygotowanie zwinnego przepływu pracy pomaga skupić się na dodawaniu wartości, terminowości i uwzględnianiu informacji zwrotnych od klientów w całym procesie.
