Una guía completa sobre un flujo de trabajo ágil y cómo implementarlo

La gestión eficaz de proyectos en el espacio corporativo actual es fundamental para el éxito empresarial. El ciclo de flujo de trabajo ágil es una metodología eficaz de gestión de proyectos que utilizan las empresas para optimizar la forma en que se ejecutan y completan los proyectos. A continuación se presenta una guía completa sobre el flujo de trabajo ágil y cómo implementarlo en una empresa.

¿Qué es el flujo de trabajo ágil?

Agile es una metodología de gestión de proyectos utilizada para gestionar proyectos en entornos empresariales de gran actividad. El flujo de trabajo ágil se basa en el principio de entregar el mayor valor al cliente en el menor tiempo posible. Como tal, en un modelo de flujo de trabajo ágil, un proyecto se subdivide y se completa en trozos pequeños y manejables conocidos como sprints. Cada miembro del equipo entiende su tarea y cómo se correlaciona con el flujo del proceso ágil más amplio. Normalmente, cada sprint dura dos semanas, tras las cuales se evalúa para deliberar sobre lo que se ha logrado y lo que hay que hacer en el siguiente sprint. De este modo, todas las partes interesadas pueden detectar los problemas y proponer soluciones de forma oportuna, continua y eficiente.

Pasos de un ciclo de flujo de trabajo ágil eficiente

La implementación del flujo de trabajo de gestión de proyectos ágiles puede subdividirse en una serie de pasos que funcionan de forma coherente para impulsar un resultado óptimo del proyecto. Los pasos recogen actividades como la creación de un equipo interfuncional y el establecimiento de mecanismos fiables de comunicación y colaboración. Siguiendo estos pasos, una empresa puede implementar con éxito la metodología ágil en sus esfuerzos de gestión de proyectos.

La etapa de concepción

Entendida como la etapa inicial del ciclo ágil, este paso es el más importante, ya que sienta las bases para el resto del proceso. El equipo desarrolla una comprensión compartida del problema que debe abordarse y de la solución propuesta. Este entendimiento compartido se plasma en forma de historias de usuario para definir el alcance del proyecto de la mejor manera posible. Después de la lluvia de ideas y de poner a todos en la misma página, el equipo se embarca en el desarrollo de un backlog y pasa a definir los diferentes sprints que culminarán en la finalización del proyecto.

La etapa de inicio

Después de discutir los puntos clave del proyecto y de visualizar todo el proceso de gestión de proyectos ágiles, esta segunda etapa implica la creación del equipo de sprint que se encargará de completar los sprints. A continuación, se asigna a los equipos su trabajo respectivo. Para que esto sea posible, los líderes definen los requisitos del proyecto, la hoja de ruta y todas las características que construirán el producto final. El entorno de trabajo de todo el flujo del proceso ágil también se establece en esta etapa.

La etapa de iteración

Con todo establecido y entendido por todos los interesados, el equipo comienza a trabajar en cada sprint. Se trata de una participación muy dinámica que implica consumir los elementos deliberados en el backlog. El equipo tiene que completar cada tarea teniendo en cuenta el proceso de desarrollo ágil más amplio.

La fase de lanzamiento

Al final de cada sprint, las características desarrolladas se liberan a los clientes con el fin de obtener sus comentarios. El equipo toma esta retroalimentación y la incorpora en el desarrollo del producto dentro del sprint antes de proceder al siguiente sprint. El equipo también realiza pruebas tantas veces como sea posible para asegurarse de que todo está en orden según los comentarios de los clientes. Esto continúa hasta que se completan todos los sprints para obtener un producto final del flujo de trabajo de desarrollo ágil.

Etapa de producción

En esta etapa, el producto suele estar ajustado a la satisfacción del cliente, y toda la documentación relativa al producto está hecha. A continuación, el equipo puede proceder a lanzar el producto y prestar cualquier tipo de apoyo al cliente para facilitarle el periodo de adaptación. La producción es supervisada por múltiples departamentos dentro de la empresa, pero el equipo ágil principal suele estar en alerta máxima durante todo el proceso para dar soporte y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.

La etapa de retirada

La etapa de retirada llega después de un lanzamiento exitoso del proyecto. Sólo entonces se dice que el proceso de flujo de trabajo de desarrollo ágil ha finalizado. En esta coyuntura, el equipo puede pasar al siguiente proyecto.

¿Qué es el flujo de trabajo en Scrum?

Para que un equipo vea con éxito el proceso de desarrollo ágil y lo elabore, tienen que celebrar una serie de reuniones. Además, tienen que completar múltiples actividades utilizando varias herramientas. Esto incluye la creación de diagramas de flujo acumulativos a medida que avanza el proyecto. La combinación de todos estos elementos se conoce como flujo de trabajo scrum. En un flujo de trabajo de scrum, todas las partes implicadas en el desarrollo entienden sus funciones y cómo se relacionan con el ciclo de desarrollo de software ágil más amplio. Cuando se hace bien, el flujo de trabajo de scrum garantiza un incremento continuo del valor desde el propietario del producto hasta el equipo de desarrollo real.

¿Cómo se implementa la agilidad en la industria?

El espacio empresarial moderno obliga a las empresas a buscar métodos para agilizar su proceso de producción con el fin de dejar de lado a los competidores. En este contexto, muchas industrias han cambiado los métodos tradicionales de gestión de proyectos por un flujo de trabajo de desarrollo ágil. Entre estos sectores se encuentran el de la ingeniería y el farmacéutico. Por ejemplo, la industria farmacéutica necesita equilibrar muchos procesos como las aprobaciones, la documentación y una serie de normas de estandarización. Las empresas utilizan el flujo de procesos ágiles para agilizar estas actividades, así como para recoger los comentarios de su base de clientes e incorporarlos a la producción. A continuación se explica cómo debe ver e implementar cada empresa la metodología de desarrollo ágil.

Reducir el tamaño del proyecto

Por muy grande que sea un proyecto, los resultados más deseables se consiguen cuando el proyecto se subdivide en segmentos más pequeños y alcanzables. Normalmente, el equipo necesita ver el proceso de desarrollo ágil en su totalidad antes de subdividir el trabajo en un máximo de 6 sprints. Es prudente adoptar este modelo incluso si se encuentra con errores como un esfuerzo para fomentar un entorno de aprendizaje, así como la colaboración y la innovación.

Disponga de requisitos sólidos, sanos y priorizados

Con el método tradicional de gestión de proyectos, ciertos empleados pueden acabar pasando demasiado tiempo trabajando en una sección, como la documentación. Este comportamiento incontrolado puede retrasar la entrega del producto y provocar la insatisfacción del cliente.

Por otro lado, el flujo de trabajo ágil requiere que la empresa plantee requisitos más específicos y priorizados que afecten a múltiples departamentos. Estos requisitos y los diagramas de flujo constantes y acumulativos se concentran en desglosar el trabajo complejo priorizando los entregables dentro del alcance. Cada entregable deliberado se ejecuta como un todo, con su documentación, para ahorrar tiempo.

Mejorar las herramientas de comunicación

La comunicación es uno de los elementos clave para la finalización con éxito de los proyectos. Los líderes deben esforzarse por implementar herramientas de comunicación que fomenten la colaboración, la transparencia y la integración con otras herramientas utilizadas en el proceso de producción ágil. Las buenas herramientas de comunicación también proporcionan funcionalidades de auditoría tanto para la entrega como para la planificación de la hoja de ruta para garantizar el crecimiento y la evolución.

Integración continua y garantía de calidad

Las integraciones y los diagramas de flujo acumulativos ayudan a los empleados que trabajan en varios sprints a ver el proceso de desarrollo ágil con mayor claridad. Esto les permite completar los sprints con facilidad y fusionar sus tareas con el panorama general. A medida que el espacio empresarial sigue evolucionando, también deberían hacerlo las integraciones del apalancamiento de los empleados. Del mismo modo, el aseguramiento de la calidad ayuda a garantizar la integridad y la funcionalidad de los productos de acuerdo con el gusto de la base de clientes.

La gestión ágil de proyectos es un método probado y altamente eficiente para gestionar y completar proyectos. El desarrollo ágil de software es probablemente el mayor caso de uso del flujo de trabajo ágil, pero otros sectores también lo utilizan. La preparación de un flujo de trabajo ágil ayuda a centrarse en la adición de valor, la puntualidad y la incorporación de los comentarios del cliente en todo el proceso.