Quản lý dự án hiệu quả trong không gian công ty ngày nay là rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Chu trình quy trình làm việc Agile là một phương pháp quản lý dự án hiệu quả được các công ty sử dụng để tối ưu hóa cách các dự án được vận hành và hoàn thành. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ về quy trình làm việc nhanh và cách triển khai quy trình đó trong doanh nghiệp.
Quy trình làm việc Agile là gì?
Agile là một phương pháp quản lý dự án được sử dụng để quản lý các dự án trong môi trường kinh doanh bận rộn. Quy trình làm việc Agile dựa trên nguyên tắc mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể. Như vậy, trong một mô hình quy trình làm việc nhanh nhẹn, một dự án được chia nhỏ và hoàn thành thành các phần nhỏ, có thể quản lý được gọi là sprint. Mọi thành viên trong nhóm đều hiểu nhiệm vụ của họ và nó tương quan như thế nào với luồng quy trình linh hoạt lớn hơn. Thông thường, mỗi sprint kéo dài trong hai tuần, sau đó nó được đánh giá để cân nhắc xem những gì đã hoàn thành và những gì cần phải làm trong sprint tiếp theo. Bằng cách này, tất cả các bên liên quan có thể phát hiện ra các vấn đề và đưa ra các giải pháp kịp thời, liên tục và hiệu quả.
Các bước của một chu trình quy trình làm việc nhanh nhẹn hiệu quả
Việc triển khai quy trình công việc quản lý dự án nhanh có thể được chia thành một loạt các bước phối hợp chặt chẽ với nhau để thúc đẩy sản lượng dự án tối ưu. Các bước nắm bắt các hoạt động như thành lập một nhóm chức năng chéo và thiết lập các cơ chế giao tiếp và cộng tác đáng tin cậy. Bằng cách làm theo các bước này, một công ty có thể triển khai thành công phương pháp luận nhanh trong các nỗ lực quản lý dự án của mình.
Giai đoạn thụ thai
Được hiểu là giai đoạn đầu của chu trình nhanh, bước này là quan trọng nhất vì nó tạo nền tảng cho phần còn lại của quá trình. Nhóm phát triển sự hiểu biết chung về vấn đề cần giải quyết và giải pháp được đề xuất. Sự hiểu biết được chia sẻ này được ghi lại dưới dạng câu chuyện của người dùng để xác định phạm vi của dự án theo cách tốt nhất có thể. Sau khi động não và đưa mọi người vào cùng một trang, nhóm bắt tay vào việc phát triển một công việc tồn đọng và tiếp tục xác định các bước chạy nước rút khác nhau sẽ dẫn đến việc hoàn thành cuối cùng của dự án.
Giai đoạn khởi đầu
Sau khi thảo luận về những điểm chính của dự án và hình dung ra toàn bộ quy trình quản lý dự án nhanh nhẹn, giai đoạn thứ hai này liên quan đến việc tạo ra nhóm chạy nước rút sẽ phụ trách hoàn thành các bước chạy nước rút. Tiếp theo là phân công các nhóm công việc tương ứng của họ. Để làm được điều này, các nhà lãnh đạo xác định các yêu cầu của dự án, lộ trình và tất cả các tính năng sẽ xây dựng sản phẩm cuối cùng. Môi trường làm việc của toàn bộ quy trình nhanh cũng được thiết lập trong giai đoạn này.
Giai đoạn lặp lại
Với mọi thứ đã được thiết lập và hiểu bởi tất cả các bên liên quan, nhóm bắt đầu làm việc trên mỗi sprint. Đây là một sự tham gia rất năng động liên quan đến việc tiêu thụ các mặt hàng được cân nhắc trong công việc tồn đọng. Nhóm phải hoàn thành mọi nhiệm vụ với mục tiêu hướng đến quá trình phát triển nhanh hơn.
Giai đoạn phát hành
Vào cuối mỗi sprint, các tính năng đã phát triển được phát hành cho khách hàng để nhận được phản hồi của họ. Nhóm lấy phản hồi này và kết hợp nó vào việc phát triển sản phẩm trong sprint trước khi tiếp tục sprint tiếp theo. Nhóm cũng kiểm tra nhiều lần nhất có thể để đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng theo phản hồi của khách hàng. Điều này tiếp tục cho đến khi hoàn thành tất cả các lần chạy nước rút để đưa ra sản phẩm cuối cùng của quy trình phát triển nhanh.
Giai đoạn sản xuất
Ở giai đoạn này, sản phẩm thường được tinh chỉnh để đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và tất cả các tài liệu liên quan đến sản phẩm đã được hoàn thành. Sau đó, nhóm có thể tiến hành khởi chạy sản phẩm và đưa ra bất kỳ hỗ trợ nào cho khách hàng để tạo cho họ một khoảng thời gian thích ứng dễ dàng. Việc sản xuất được giám sát bởi nhiều bộ phận trong công ty, nhưng nhóm nhanh nhẹn chính thường ở trạng thái cảnh giác cao trong suốt để hỗ trợ và trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.
Giai đoạn nghỉ hưu
Giai đoạn nghỉ hưu diễn ra sau khi khởi động thành công dự án. Chỉ khi đó, quy trình quy trình phát triển nhanh mới được hoàn thiện. Tại thời điểm này, nhóm hiện có thể chuyển sang dự án tiếp theo.
Quy trình làm việc trong Scrum là gì?
Để một nhóm có thể xem thành công quy trình phát triển nhanh và xây dựng nó, họ phải tổ chức một loạt các cuộc họp. Ngoài ra, họ phải hoàn thành nhiều hoạt động bằng nhiều công cụ khác nhau. Điều này bao gồm việc tạo các biểu đồ luồng tích lũy khi dự án tiến triển. Sự kết hợp của tất cả các yếu tố này được gọi là quy trình làm việc scrum. Trong quy trình làm việc scrum, tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình phát triển đều hiểu vai trò của họ và nó liên quan như thế nào đến chu trình phát triển phần mềm nhanh rộng hơn. Khi được thực hiện đúng, quy trình làm việc của scrum đảm bảo gia tăng giá trị liên tục từ chủ sở hữu sản phẩm đến nhóm phát triển thực tế.
Làm thế nào để bạn triển khai Agile trong ngành?
Không gian kinh doanh hiện đại buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm các phương pháp hợp lý hóa quy trình sản xuất của mình để vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Trong bối cảnh này, nhiều ngành công nghiệp đã chuyển từ phương pháp quản lý dự án truyền thống sang quy trình làm việc phát triển nhanh. Những ngành này bao gồm các ngành kỹ thuật và dược phẩm. Ví dụ, ngành công nghiệp dược phẩm cần phải cân bằng nhiều quy trình như phê duyệt, tài liệu và một loạt các quy tắc tiêu chuẩn hóa. Các công ty sử dụng quy trình quy trình linh hoạt để hợp lý hóa các hoạt động này cũng như thu thập phản hồi từ cơ sở khách hàng của họ và kết hợp nó vào quá trình sản xuất. Dưới đây là cách mọi công ty cần xem và thực hiện phương pháp luận phát triển nhanh.
Thu nhỏ quy mô của dự án
Dù một dự án có quy mô lớn đến đâu, thì kết quả mong muốn nhất sẽ đạt được khi dự án được chia thành các phân khúc nhỏ hơn, có thể đạt được hơn. Thông thường, nhóm cần xem toàn bộ quá trình phát triển nhanh trước khi chia nhỏ công việc thành tối đa 6 lần chạy nước rút. Cần thận trọng khi áp dụng mô hình này ngay cả khi bạn gặp phải sai lầm như một nỗ lực khuyến khích môi trường học tập cũng như sự hợp tác và đổi mới.
Dựa trên các yêu cầu mạnh mẽ, khỏe mạnh và được ưu tiên
Với phương pháp quản lý dự án truyền thống, một số nhân viên nhất định có thể dành quá nhiều thời gian để làm việc trên một phần, chẳng hạn như tài liệu. Hành vi thiếu kiểm soát như vậy có thể làm chậm trễ việc cung cấp sản phẩm và gây ra sự không hài lòng của khách hàng.
Mặt khác, quy trình làm việc nhanh nhẹn đòi hỏi công ty phải đưa ra các yêu cầu cụ thể hơn, ưu tiên hơn liên quan đến nhiều phòng ban. Những yêu cầu này và lưu đồ tích lũy, liên tục tập trung vào việc chia nhỏ công việc phức tạp bằng cách ưu tiên các sản phẩm được phân phối trong phạm vi. Mỗi tệp có thể phân phối có chủ ý được thực thi tổng thể, với tài liệu của nó, để tiết kiệm thời gian.
Cải thiện các công cụ giao tiếp
Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng để hoàn thành thành công các dự án. Các nhà lãnh đạo nên làm việc chăm chỉ để triển khai các công cụ truyền thông thúc đẩy sự hợp tác, minh bạch và tích hợp với các công cụ khác được sử dụng trong quy trình sản xuất nhanh. Các công cụ truyền thông tốt cũng cung cấp các chức năng kiểm toán cho cả quá trình phân phối và lập kế hoạch lộ trình để đảm bảo sự phát triển và phát triển.
Tích hợp liên tục và đảm bảo chất lượng
Tích hợp và lưu đồ tích lũy giúp các nhân viên làm việc trên các chặng nước rút khác nhau để xem quá trình phát triển nhanh rõ ràng hơn. Điều này cho phép họ hoàn thành nước rút một cách dễ dàng và hợp nhất các nhiệm vụ của họ với bức tranh lớn hơn. Khi không gian kinh doanh tiếp tục phát triển, thì việc tích hợp đòn bẩy của nhân viên cũng vậy. Tương tự, đảm bảo chất lượng giúp đảm bảo tính hoàn chỉnh và chức năng của sản phẩm theo thị hiếu của cơ sở khách hàng.
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý và hoàn thành dự án đã được chứng minh và hiệu quả cao. Phát triển phần mềm Agile có lẽ là trường hợp sử dụng lớn nhất của quy trình làm việc nhanh nhẹn, nhưng các ngành công nghiệp khác cũng sử dụng nó. Chuẩn bị một quy trình làm việc linh hoạt giúp tập trung vào việc bổ sung giá trị, kịp thời và kết hợp phản hồi của khách hàng trong toàn bộ quy trình.
