A więc właśnie zakończyłeś męczące zadanie? Zapewne wiele wysiłku kosztowało cię powołanie go do życia. Nawet przy takim wysiłku, czasami wydaje się, że Twoja praca nie ma sensu, zanim jeszcze zaczniesz nad nią pracować. Dzieje się tak często, ponieważ ludzie z różnych środowisk mają tendencję do wnoszenia szerokiej gamy pomysłów.
Ważne jest, aby przed rozpoczęciem pracy wszyscy znaleźli się na tej samej stronie. Jest to kluczowe podejście, jeśli chcesz, aby Twój projekt był prowadzony w bardziej płynnym tempie. Najlepszym rozwiązaniem dla interesariuszy, którzy chcą poradzić sobie z takimi przeszkodami jest spotkanie rozpoczynające projekt. Spotkania są skutecznym narzędziem, które pozwala wszystkim wejść na wspólny tor. W przypadku spotkań kickoff, ogólny termin składa się z ostatecznego celu projektu, prawdopodobieństwa wystąpienia przeszkód oraz kroków, które musimy podjąć, aby osiągnąć efektywne wyniki.
Czym jest spotkanie kickoff projektu?
Celem spotkania kickoff projektu jest opracowanie stołu lub platformy, na której wszyscy interesariusze pracujący nad tym samym projektem mają szansę się poznać. Jest to punkt, w którym można wyrównać każdy szczegół pracy i wydobyć na światło dzienne krytyczne szczegóły, które wymagają dodatkowej uwagi.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, sugeruje się, abyś gościł swój produkt z planem pochodnym. Pierwszą rzeczą, której potrzebujesz, jest zarys projektu. Co planujesz osiągnąć za jego pośrednictwem i jak go podejmiesz od zera. Jeśli ktoś zadaje pytanie związane z projektem, jesteś odpowiedzialny za wyjaśnienie wszelkich niejasności. Każdy projekt spotkania kickoff ma na celu doprowadzenie wszystkich do siebie i rozwinięcie szczegółowego zrozumienia. Każdy człowiek biznesu potrzebuje fachowego organizatora spotkań. Ale to nie jest dobry wybór. Teraz mogą zorganizować je na własną rękę. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, jak możesz zorganizować spotkanie biznesowe jak profesjonalista.
Jaka jest potrzeba i zapotrzebowanie na spotkanie inauguracyjne?
Wiele największych organizacji, takich jak Amazon, preferuje zorganizowanie spotkania inauguracyjnego przed realizacją jakiejkolwiek misji. Ostatecznym powodem każdego spotkania jest przekazanie kluczowych aspektów celu projektu. Ludzie czasami mylą się podczas pracy w zespołach. Jest to powszechne! Czym są te pomyłki? Odpowiadając na ich pytania na żywo podczas spotkania, będą zadowoleni. Nie tylko to, ale kiedy mają szansę wypowiedzieć się i opowiedzieć o swoich pomysłach, czują się bardziej zmotywowani, a szanse na błędną komunikację nasze zmniejszone. Często można zaobserwować, że spotkania rozpoczynające projekt prowadzą do nieprawidłowego dopasowania członków zespołu projektowego i interesariuszy.
W większości przypadków projekty mają tendencję do obawy, jeśli występuje duże natężenie nieporozumień. Nie oznacza to jednak, że każda mała praca wymaga spotkania rozpoczynającego projekt. Jeśli pracujesz nad pracą skierowaną do klienta lub złożoną inicjatywą, możesz zdecydować się na sformalizowane spotkania początkowe. Takie spotkania odbywają się przy pomocy elevator pitch, pitch deck lub demo. Inne projekty, takie jak te z mniejszą liczbą interesariuszy lub te, które są prostsze, mogą mieć mniej formalne spotkanie inauguracyjne bez pokładu lub prezentacji.
Organizowanie produktywne spotkanie Kickoff - Punkty do rozważenia:
Dodaj Projekt Spotkanie Kickoff jest podobne do wieczoru otwarcia dla nowej produkcji. Załóżmy, że odpowiednia scena została ustawiona, w której jesteś obsadą dla swojego projektu. To jest twój czas, aby rozwinąć plan dla publiczności, co oznacza, że twoim ostatecznym celem jest to, że twoja wiadomość powinna być głośna i jasna dla publiczności.
Nie chcesz, aby byli zdezorientowani w czymkolwiek; wszystko musi być zarządzane i zorganizowane. Kluczowe informacje na spotkaniu rozpoczynającym projekt muszą być skierowane do publiczności. Nie potrzebujesz, aby członkowie Twojego zespołu byli zdemotywowani lub o niskiej wydajności.
Zebraliśmy kilka kroków, które należy podjąć przed sugerowaniem spotkania rozpoczynającego projekt:
1. Rozważ swoje ustawienie
Jeśli twój projekt spotkania kickoff służy również jako punkt dla osób, które są nowe w projekcie. Upewnij się, że prowadzisz dyskusję o projekcie w dogodnym i przestronnym miejscu. Jesteś niesamowity! Wystarczy, że zaprezentujesz swoje spotkanie w dobrej oprawie. Wystarczy, że profesjonalnie potraktujesz oprawę spotkania. Jego celem jest sprawienie, aby ludzie czuli się komfortowo w otoczeniu. Proszę dać im miejsce na przedstawienie się i pogawędkę przed rozpoczęciem rozmowy. Nie będzie to łatwe, jeśli masz zagranicznego członka zespołu, więc musisz wyrównać strefy czasowe.
2) Trzymaj się wysokiego poziomu
Podczas rozmowy o projekcie na spotkaniu, ważne jest skupienie się na dużym obrazie. Unikaj czajenia się na drobne szczegóły. Jeśli ludzie mają jasność co do swoich celów, mogą określić zadania i odpowiednio je podzielić. Główny plan Twojego spotkania kickoff projektu to:
- Dokonać prezentacji interesariuszy i członków zespołu na temat zespołu projektowego.
- Wzbudzenie pasji i zrozumienia dla pracy oraz wizji/celów.
- Zwiększyć wskaźnik wiarygodności zespołu.
- Zachęcić do zadawania pytań.
- Mieć zaprojektowane oczekiwania.
- Rozpocznij swoją podróż!
3. stwórz swoją agendę
Agenda spotkania, którą zaprojektowałeś dla siebie, jest jasną ścieżką do celu. Dlatego sugeruje się, abyś zajął się nią w sposób kluczowy i stworzył ją przed rozpoczęciem spotkania. Upewnij się, że plan jest rozprowadzany wśród członków zespołu, zanim zaczniecie go omawiać. Ludzie często korzystają z aplikacji dobrych do tworzenia planu spotkania, takich jak AppMaster. Wszystkie twoje transakcje mogą być wykonane od podstaw w ograniczonym czasie. Upewnij się, że wprowadziłeś wszystkie podstawy projektu i wszystko, co ważne do omówienia w agendzie spotkania.
4. pozdrowienia i wprowadzenie
Rzeczy, które muszą być zawarte we wprowadzeniu twojego spotkania kickoff projektu są:
- Cel projektu.
- Zakres projektu
- Ograniczenia narzucone przez czas i pieniądze
- Ryzyko, które jest obecnie znane
- Przygotuj listę kluczowych wyników dla planu projektu.
- Pytania i otwarte rozmowy są mile widziane.
Zaproś właściwych ludzi
To normalne, że kiedy ludzie chcą przedyskutować cel projektu, chcą mieć wszystkich na pokładzie. Jednak zaproszenie zbyt wielu osób może sprawić, że znajdziesz się w kuszącej sytuacji. Sugeruję, abyś unikał zapraszania wszystkich na spotkanie. Powinieneś wybrać osoby ważne dla spotkania i takie, które mogą dostarczyć ci właściwej opinii. Zbyt wiele osób może spowodować, że stracicie orientację, zejdziecie z planu i będziecie dyskutować o nieistotnych rzeczach.
6. uczyń spotkanie interaktywnym
Uczynienie dyskusji interaktywną jest najlepszym sposobem na poradzenie sobie z projektem. Daje to wszystkim otwartą platformę do wyrażania swoich pomysłów. Czasami zwykły członek zespołu wpada na świetne pomysły, o których nie pomyślałby nawet menedżer. Ale jak sprawić, by udział w projekcie był możliwy dla interesariuszy? Możesz zastosować się do kilku wskazówek, aby osiągnąć dobre interaktywne środowisko w projekcie spotkania kickoff.
Grupowa burza mózgów:
Jeśli masz grupę osób z różnych działów, najlepiej jest zgrupować osoby o tym samym obszarze wiedzy, aby wygenerować pomysły na burzę mózgów. W ten sposób można wygenerować lepsze i wygodniejsze pomysły z odpowiednimi rozwiązaniami do planu projektu.
Przewodniczenie spotkaniu na zmianę:
Chociaż w idealnym scenariuszu sugeruje się, że kierownik projektu powinien być gospodarzem spotkania. Jednak obserwuje się, że branie na zmianę, aby osiągnąć wszystko daje każdemu pokój, aby mieć głos dla swoich pomysłów. Czują się bardziej pewni swoich myśli i mogą zapewnić lepsze prezentacje.
Pytaj o informacje zwrotne:
Za każdym razem, gdy coś nowego jest prezentowane na spotkaniu, sugeruje się, aby wziąć informacje zwrotne od ludzi. Dzięki temu czują się oni włączeni w projekt. Co więcej, dostajesz salę, aby być narażonym na więcej możliwości i odkryć myśli i obawy w umysłach innych ludzi.
7) Wyjaśnij role i obowiązki
Kiedy już skończysz z identyfikacją problemów i mapą drogową do ich rozwiązania, nadszedł czas, aby omówić, kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie. Na tym etapie, możesz wykorzystać swoje umiejętności jako okazję do powtórzenia proszę swoje omówione elementy. Zawsze możesz skorzystać z pomocy AppMastera, aby stworzyć listę kontrolną dla wszystkiego, co zostało omówione. To również śledzi, kto jest odpowiedzialny za co.
Pierwszą rzeczą, którą musisz dodać do swojej listy kontrolnej są działania, które muszą być wykonane w określonym terminie. Pomaga to w uporządkowaniu działań na zasadzie klucza. Pomaga to śledzić terminy, które są dotrzymywane i te, które muszą być rozciągnięte dla członków Twojego zespołu.
8) Dodaj podsumowanie spotkania do wewnętrznej Wiki
Wszystko, co jest omawiane na spotkaniu jest ważne do zanotowania. Po zakończeniu spotkania sugeruje się, aby podsumować ważne punkty omawiane na spotkaniu. Udostępnia je za pomocą bazy danych. AppMaster jest najlepszy do tworzenia otwartych dokumentów. W ten sposób każdy może uzyskać dostęp do nich na spotkaniu i odnieść się do nich w dowolnym momencie.
9) Empower
Ostatecznym celem każdego spotkania kickoff projektu jest danie szansy interesariuszom na dogadanie się ze sobą za pomocą planu projektu. Dzięki temu otrzymują oni wizję i klucz do sukcesu, a także mogą lepiej decydować o sobie. Dyskusja jest narzędziem dla Ciebie, aby wzmocnić zespół swoich członków zespołu i uzyskać je do pracy na tej samej stronie, jak wszyscy inni jako gospodarz.
10. zadania po spotkaniu
Więc teraz skończyłeś ze spotkaniem kickoff! Po spotkaniu wszystko jest zrobione, można spojrzeć na szczegóły, które omówiłem w spotkaniu. Jeśli to spotkanie odbywa się wirtualnie, sugeruje się, aby zachować zapis lub szybki skrypt spotkania online. Możesz polegać na AppMaster do tego.
Werdykt końcowy:
Różnica, którą zobaczysz w pracy projektu z lub bez spotkania kickoff projektu jest kluczowa. Jeśli nadal chcesz zachować wyrównany projekt i być jasnym. Zawsze możesz skorzystać z pomocy AppMastera. Mówi się, że jest to najlepszy klucz do zarządzania. Większość organizacji używa go jako centralnego źródła współpracy. Możesz udostępniać wszystkie swoje prace, status, wiadomości, teksty, dane itp.
FAQ:
Z czego powinno składać się spotkanie kickoff?
Następujące elementy wchodzą w skład spotkania kickoff:
- Introductions. Niech ta impreza się zacznie.
- Śledzenie postępów i dyskusje z zespołem projektowym.
- Metody i narzędzia.
- Zarządzanie problemami i ryzykiem.
Jaki jest najbardziej efektywny sposób rozpoczęcia prezentacji kickoff?
Prowadząc własną prezentację kickoff, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
1) Zaproszenie interesariuszy to pierwszy krok.
Zaplanuj swoją prezentację. 3.
Zapewnij sprawne przeprowadzenie prezentacji. 4.
Rozpowszechnij swoją pracę wśród zespołu projektowego. 5.
Zacznij od wprowadzenia. 6.
Przedstaw kontekst projektu. 7.
7. zakres i ograniczenia projektu
8. harmonogramy i produkty
Co mogę zrobić, aby moje kickoff było lepsze?
5 sposobów na ulepszenie spotkań rozpoczynających projekt
Po pierwsze i najważniejsze, odrób pracę domową i zaproś odpowiednie osoby. 2.
2. Rozdaj z wyprzedzeniem porządek obrad. 3.
3. Przedstaw się i pokaż swoją twarz. 4.
4. Zdefiniuj sukces projektu z wszystkimi, którzy znaleźli się na linii w kroku #4. 5.
5. zakończ spotkanie na wysokiej nucie dla ułatwienia.
Jak zorganizować spotkanie inauguracyjne?
Poniżej przedstawiamy dziesięć etapów dobrego spotkania inauguracyjnego.
1. przygotuj się do spotkania. 2.
Zacznij od przedstawienia się. 3.
3. jasno określ cel swojego projektu. 4.
4. rozpowszechnij plan projektu.
5. Opisz zakres projektu. 6.
6. opisz, jak będziesz śledzić dane dotyczące projektu i aktualizacje w czasie rzeczywistym. 7.
7. pozostawić dużo czasu na pytania.
W jaki sposób spotkanie inauguracyjne może przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy?
Głównym celem spotkania inaugurującego projekt jest doprowadzenie do tego, aby wszyscy członkowie zespołu i interesariusze byli zgodni i dobrze rozpoczęli projekt. Jest to okazja do poznania zespołu i uzyskania lepszej orientacji w projekcie, dzięki czemu prace mogą rozpocząć się natychmiast.
