Vous venez de terminer une tâche fatigante ? Il a dû vous falloir beaucoup d'efforts pour la faire naître. Même avec un tel effort, vous avez parfois l'impression que votre travail est hors piste avant même de commencer à travailler dessus. Cela se produit souvent parce que des personnes d'origines diverses ont tendance à apporter un large éventail d'idées sur la table.

Il est important de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde avant de commencer à travailler. C'est l'approche clé si vous voulez que votre projet se déroule à un rythme plus fluide. La meilleure solution pour les parties prenantes qui veulent faire face à de tels obstacles est une réunion de lancement de projet. Les réunions sont un outil efficace pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Pour les réunions de lancement, un délai général consiste en l'objectif ultime d'un projet, la probabilité d'obstacles et les mesures à prendre pour obtenir des résultats efficaces.

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

L'objectif de la réunion de lancement d'un projet est de mettre en place une table ou une plate-forme où toutes les parties prenantes travaillant sur le même projet ont la possibilité de se rencontrer. C'est à ce moment-là que vous pouvez aligner tous les détails du travail et mettre en lumière les détails critiques qui nécessitent une attention particulière.

Si vous êtes chef de projet, il est suggéré d'accueillir votre produit avec un plan dérivé. La première chose dont vous avez besoin est un aperçu du projet. Que comptez-vous réaliser grâce à lui, et comment allez-vous le mener à bien à partir du point zéro. Si quelqu'un pose une question relative au projet, il vous incombe de clarifier toute confusion. Tout projet de réunion de lancement a pour but de rallier tout le monde et de développer une compréhension détaillée. Tout homme d'affaires a besoin d'un organisateur de réunion expert. Mais ce n'est pas un bon choix. Ils peuvent désormais l'organiser par eux-mêmes. Explorez notre guide pour savoir comment organiser votre réunion d'affaires de lancement comme un pro.

Quelle est la nécessité et la demande d'une réunion de lancement ?

De nombreuses grandes entreprises comme Amazon préfèrent organiser une réunion de lancement avant toute mission. L'objectif ultime de toute réunion est de communiquer les aspects clés de l'objectif de votre projet. Les gens sont parfois confus lorsqu'ils travaillent en équipe. C'est courant ! Quelles sont ces confusions ? En répondant en direct à leurs questions lors d'une réunion, ils seront satisfaits. De plus, lorsqu'ils ont l'occasion de s'exprimer et de parler de leurs idées, ils se sentent plus motivés et les risques de mauvaise communication sont réduits. Il a souvent été observé que les réunions de lancement de projet conduisent à un désalignement des membres de l'équipe de projet et des parties prenantes.

Dans la plupart des cas, les projets ont tendance à craindre s'il y a une forte intensité de mauvaise communication. Cependant, cela ne signifie pas que chaque petit travail nécessite une réunion de lancement de projet. Si vous travaillez sur un projet en contact avec le client ou sur une initiative complexe, vous pouvez opter pour des réunions de lancement formelles. Ces démarrages se font à l'aide d'un "elevator pitch", d'un "pitch deck" ou d'une démo. D'autres projets, comme ceux qui comptent moins de parties prenantes ou ceux qui sont plus simples, peuvent faire l'objet d'une réunion de lancement moins formelle, sans deck ni présentation.

kickoff meeting

Organiser une réunion de lancement productive - Points à considérer. 1 :

La réunion de lancement d'un projet est similaire à la soirée d'ouverture d'une nouvelle production. Supposons qu'une scène appropriée a été mise en place et que vous êtes les acteurs de votre projet. C'est le moment de dérouler le plan pour le public, ce qui signifie que votre objectif ultime est que votre message soit fort et clair pour le public.

Vous ne voulez pas qu'ils soient confus à propos de quoi que ce soit ; tout doit être géré et organisé. Les informations clés de la réunion de lancement du projet doivent être dirigées vers le public. Il ne faut pas que les membres de votre équipe soient démotivés ou peu productifs.

Nous avons compilé quelques étapes que vous devez suivre avant d'organiser une réunion de lancement de projet :

Tenez compte de votre environnement

Si votre réunion de lancement du projet sert également de point de rencontre pour les personnes qui sont nouvelles dans le projet. Assurez-vous de mener la discussion sur le projet dans un endroit pratique et spacieux. Vous êtes génial ! Il vous suffit de présenter votre réunion dans un bon cadre. Il vous suffit de considérer le cadre de la réunion de manière professionnelle. Son objectif est de mettre les gens à l'aise dans cet environnement. Laissez-leur de la place pour se présenter et bavarder avant que la conversation ne commence. Ce ne sera pas facile si vous avez un membre de l'équipe à l'étranger, vous devez donc aligner les fuseaux horaires.

2. restez à un niveau élevé

Lorsque vous parlez du projet lors d'une réunion, il est important de se concentrer sur la vue d'ensemble. Évitez de vous attarder sur les petits détails. Si les gens sont clairs sur leurs objectifs, ils peuvent préciser les tâches et les répartir en conséquence. Le plan principal de la réunion de lancement de votre projet est le suivant :

  • Faire une présentation de l'équipe de projet aux parties prenantes et aux membres de l'équipe.
  • Inspirer la passion et la compréhension du travail et de la vision/des objectifs.
  • Augmenter le taux de crédibilité de l'équipe.
  • Encourager les questions.
  • Avoir conçu des attentes
  • Commencez votre voyage !

3. créez votre ordre du jour

L'ordre du jour de la réunion que vous avez conçu pour vous-même est un chemin clair vers l'objectif. Il est donc suggéré de le traiter de manière cruciale et d'en créer un avant de commencer votre réunion. Veillez à ce que le plan soit distribué aux membres de l'équipe avant de commencer à en discuter. Les gens utilisent souvent des applications qui permettent de développer un plan de réunion, comme AppMaster. Toutes vos transactions peuvent être faites à partir de zéro en un temps limité. Assurez-vous d'avoir inscrit tous les éléments fondamentaux du projet et tout ce qui est important à discuter dans l'ordre du jour de la réunion.

4. salutations et introduction

Les éléments qui doivent être inclus dans l'introduction de votre réunion de lancement de projet sont les suivants :

  • L'objectif du projet
  • La portée du projet
  • Les contraintes imposées par le temps et l'argent
  • Les risques actuellement connus
  • Disposez d'une liste de résultats clés pour le plan du projet.
  • Les questions et les conversations ouvertes sont les bienvenues.

5. invitez les bonnes personnes

Il est normal que, lorsque les gens veulent discuter de l'objectif du projet, ils souhaitent obtenir l'adhésion de tous. Cependant, le fait de faire participer trop de personnes pourrait vous mettre dans une position tentante. Je vous suggère d'éviter d'inviter tout le monde à la réunion. Vous devez choisir les personnes qui sont importantes pour la réunion et qui peuvent vous donner le bon avis. Si vous invitez trop de personnes, vous risquez de perdre le fil, de vous écarter du plan et de discuter de choses non pertinentes.

Right People

6. rendre la réunion interactive

Rendre votre discussion interactive est la meilleure façon de traiter un projet. Cela donne à chacun une plateforme ouverte pour exprimer ses idées. Parfois, un membre régulier de l'équipe propose des idées géniales auxquelles même un manager ne pourrait pas penser. Mais comment rendre la participation possible pour les parties prenantes ? Vous pouvez suivre quelques conseils pour obtenir un bon environnement interactif lors de la réunion de lancement du projet.

Faites des remue-méninges en groupe :
Si vous avez un groupe de personnes de différents départements, il est préférable de regrouper les personnes ayant le même domaine d'expertise pour générer des idées de brainstorming. De cette façon, vous pouvez générer des idées meilleures et plus pratiques avec des solutions adéquates pour le plan du projet.

Présidez la réunion à tour de rôle :
Bien que dans un scénario idéal, il est suggéré que le chef de projet soit l'hôte de la réunion. Cependant, il est observé que le fait de se relayer pour tout réaliser donne à chacun la possibilité de faire entendre ses idées. Ils se sentent plus sûrs de leurs pensées et peuvent fournir de meilleures présentations.

Demandez un retour d'information :
Chaque fois que quelque chose de nouveau est présenté lors d'une réunion, il est suggéré de recueillir les réactions des gens. Cela leur donne le sentiment d'être inclus dans le projet. De plus, vous avez la possibilité d'être exposé à davantage d'opportunités et de découvrir les pensées et les préoccupations des autres.

7) Clarifiez les rôles et les responsabilités.

Une fois que vous avez fini d'identifier les problèmes et la feuille de route pour les résoudre, il est temps pour vous de discuter de qui est responsable de quelle tâche. Pour cette étape, vous pouvez utiliser vos compétences comme une occasion de réitérer s'il vous plaît vos points discutés. Vous pouvez toujours prendre l'aide d'AppMaster pour créer une liste de contrôle pour tout ce qui a été discuté. Cela permet également de garder une trace de qui est responsable de quelle chose.

La première chose que vous devez ajouter à votre liste de contrôle, ce sont les actions qui doivent être achevées dans un délai donné. Cela vous aide à organiser les activités sur une base clé. Cela vous permet de garder une trace des délais qui sont respectés et de ceux qui doivent être allongés pour les membres de votre équipe.

8) Ajoutez le résumé de la réunion à votre wiki interne.

Il est important de noter tout ce qui est discuté lors de la réunion. Une fois la réunion terminée, il est suggéré de résumer les points importants discutés lors de la réunion. Il les partage à travers une base de données. AppMaster est idéal pour créer des documents ouverts. De cette façon, tout le monde peut accéder à la réunion et s'y référer à tout moment.

9. responsabiliser

Le but ultime de toute réunion de lancement de projet est de donner aux parties prenantes une chance de s'entendre avec un plan de projet. Cela leur donne une vision et la clé du succès, et ils peuvent mieux décider par eux-mêmes. Une discussion est un outil qui vous permet de responsabiliser les membres de votre équipe et de les amener à travailler sur la même page que tout le monde en tant qu'hôte.

10. tâches à faire après la réunion

Vous en avez maintenant terminé avec la réunion de lancement ! Une fois la réunion terminée, vous pouvez consulter les détails dont j'ai parlé pendant la réunion. Si cette réunion se déroule virtuellement, il est suggéré de conserver un enregistrement ou un script rapide de la réunion en ligne. Vous pouvez compter sur AppMaster pour cela.

Verdict final :

La différence que vous verrez dans le fonctionnement du projet avec ou sans réunion de lancement de projet est essentielle. Si vous voulez toujours garder un projet d'alignement et être clair. Vous pouvez toujours prendre l'aide de l'AppMaster. Il est dit que c'est la meilleure clé de gestion. La plupart des organisations l'utilisent comme une source centrale de collaboration. Vous pouvez partager tous vos travaux, statuts, messages, textes, données, etc.

FAQs :

En quoi doit consister une réunion de lancement ?
Les éléments suivants sont inclus dans une réunion de lancement :

  • Présentations. Que la fête commence !
  • Suivre les progrès et discuter avec l'équipe de projet.
  • Méthodes et outils.
  • Gestion des problèmes et des risques.

Quelle est la manière la plus efficace de commencer une présentation de lancement ?
Lorsque vous donnez votre propre présentation de lancement, suivez ces étapes :

1) Inviter les parties prenantes est la première étape.

Planifiez votre présentation.

3. assurez-vous que votre présentation est efficace

4. diffusez votre travail au sein de l'équipe de projet. 5.

5) Commencez par une introduction.

6. partagez le contexte du projet

7. l'étendue du projet et ses contraintes

8. les délais et les produits livrables

Que puis-je faire pour améliorer mon lancement ?
5 façons d'améliorer les réunions de lancement de projet

1) Avant tout, faites vos devoirs et invitez les personnes appropriées.

Distribuez l'ordre du jour à l'avance. 3.

Présentez-vous et montrez votre visage. 4.

4. définissez la réussite du projet avec tous les participants de l'étape 4

5) Terminez la réunion sur une note positive pour votre confort.

Comment organiser une réunion de lancement ?
Voici les dix étapes d'une bonne réunion de lancement.

1) Préparez-vous pour la réunion.

Commencez par faire les présentations.

Identifiez clairement l'objectif de votre projet. 4.

4. diffusez le plan du projet.

5) Décrivez la portée du projet.

Décrivez comment vous allez suivre les données du projet et les mises à jour en temps réel. 7.

7. prévoyez suffisamment de temps pour les questions.

Comment une réunion de lancement peut-elle contribuer à accroître la productivité du travail ?
L'objectif principal d'une réunion de lancement de projet est de mettre tous les membres de l'équipe et les parties prenantes sur la même longueur d'onde et de prendre un bon départ. C'est l'occasion de rencontrer l'équipe et de mieux appréhender le projet afin que le travail puisse commencer immédiatement.