¿Así que acaba de terminar una tarea agotadora? Seguro que te ha costado un gran esfuerzo llevarla a cabo. Incluso con tal esfuerzo, a veces da la sensación de que su trabajo se ha desviado antes incluso de empezar a trabajar en él. Esto ocurre a menudo porque las personas de diversos orígenes tienden a aportar una amplia gama de ideas a la mesa.

Es importante poner a todos en la misma página antes de empezar a trabajar. Este es el enfoque clave si quiere llevar su proyecto a un ritmo más suave. La mejor solución para las partes interesadas que quieren hacer frente a estos obstáculos es una reunión de inicio del proyecto. Las reuniones son una herramienta eficaz para poner a todos en común. En las reuniones de lanzamiento, el plazo general consiste en el objetivo final de un proyecto, la probabilidad de que haya obstáculos y los pasos que hay que dar para conseguir resultados efectivos.

¿Qué es una reunión de lanzamiento del proyecto?

El objetivo de la reunión de lanzamiento del proyecto es crear una mesa o plataforma en la que todas las partes interesadas que trabajan en el mismo proyecto tengan la oportunidad de conocerse. Este es el momento en el que se pueden alinear todos los detalles del trabajo y sacar a la luz los detalles críticos que requieren una atención adicional.

Si eres un gestor de proyectos, se sugiere que acojas tu producto con un plan derivado. Lo primero que necesita es un esquema del proyecto. Qué piensas conseguir con él y cómo lo vas a llevar desde el principio. Si alguien hace una pregunta relacionada con el proyecto, tú eres el responsable de aclarar cualquier confusión. Cualquier proyecto de reunión de lanzamiento tiene como objetivo hacer que todo el mundo participe y desarrolle un entendimiento detallado. Todo empresario necesita un organizador de reuniones experto. Pero esa no es una buena opción. Ahora pueden organizarla por su cuenta. Explore nuestra guía para saber cómo puede organizar su reunión de inicio de negocios como un profesional.

¿Cuál es la necesidad y la demanda de una reunión inicial?

Muchas grandes organizaciones como Amazon prefieren hacer una reunión de lanzamiento antes de la realización de cualquier misión. La causa última de cualquier reunión es comunicar los aspectos clave del propósito de su proyecto. La gente a veces se confunde cuando trabaja en equipo. Es algo habitual. ¿Cuáles son esas confusiones? Respondiendo a sus preguntas en directo en una reunión, quedarán satisfechos. No sólo eso, sino que cuando se les da la oportunidad de hablar y exponer sus ideas, se sienten más motivados y se reducen las probabilidades de que haya una mala comunicación. A menudo se ha observado que las reuniones de inicio del proyecto conducen a la desalineación de los miembros del equipo del proyecto y de las partes interesadas.

En la mayoría de los casos, los proyectos tienden a temer si hay una alta intensidad de falta de comunicación. Sin embargo, esto no significa que cada pequeño trabajo necesite una reunión de inicio de proyecto. Si trabajas en un trabajo de cara al cliente o en una iniciativa compleja, puedes optar por kickoffs formalizados. Estos lanzamientos se hacen con la ayuda de un discurso de ascensor, una plataforma de presentación o una demostración. Otros proyectos, como los que tienen menos partes interesadas o los que son más sencillos, pueden tener una reunión de lanzamiento menos formal sin una cubierta o presentación.

kickoff meeting

Organización de una reunión de lanzamiento productiva - Puntos a tener en cuenta:

La reunión de lanzamiento del proyecto es similar a la noche de estreno de una nueva producción. Supongamos que se ha montado un escenario adecuado en el que usted es el reparto de su proyecto. Este es el momento de desplegar el plan para el público, lo que significa que tu objetivo final es que tu mensaje llegue alto y claro a la audiencia.

No quieres que se confundan con nada; todo tiene que estar gestionado y organizado. La información clave de la reunión de lanzamiento del proyecto debe dirigirse a la audiencia. No necesitas que los miembros de tu equipo estén desmotivados o con poca productividad.

Hemos recopilado algunos pasos que deberías seguir antes de implicar una reunión de lanzamiento de proyecto:

1. Considere el entorno

Si su reunión de lanzamiento del proyecto también sirve como punto de encuentro para las personas que son nuevas en el proyecto. Asegúrate de que llevas a cabo la discusión del proyecto en un lugar cómodo y espacioso. ¡Eres increíble! Sólo tienes que presentar tu reunión en un buen escenario. Todo lo que necesitas es considerar el escenario de la reunión de forma profesional. Su objetivo es que las personas se sientan cómodas en el entorno. Déles espacio para que se presenten y charlen antes de que comience la conversación. No será fácil si tienes un miembro del equipo en el extranjero, por lo que debes alinear las zonas horarias.

2. Manténgase en un nivel alto

Cuando se habla del proyecto en una reunión, es importante centrarse en el panorama general. Evite quedarse en los pequeños detalles. Si las personas tienen claros sus objetivos, pueden especificar las tareas y dividirlas en consecuencia. El plan principal de la reunión de inicio del proyecto es

  • Hacer una presentación a las partes interesadas y a los miembros del equipo sobre el equipo del proyecto.
  • Inspirar la pasión y la comprensión del trabajo y la visión/objetivos.
  • Aumentar el índice de credibilidad del equipo.
  • Fomentar las preguntas.
  • Tener expectativas diseñadas.
  • ¡Comience su viaje!

3. Crear el orden del día

La agenda de reuniones que ha diseñado es un camino claro hacia la meta. De ahí que se sugiera que la trates de forma crucial y crees una antes de empezar la reunión. Asegúrate de que el plan se distribuye entre los miembros del equipo antes de empezar a discutirlo. La gente suele utilizar aplicaciones buenas para desarrollar un plan de reunión, como AppMaster. Así podrás hacer todas tus gestiones desde cero en un tiempo limitado. Asegúrate de haber introducido en el orden del día de la reunión todos los aspectos fundamentales del proyecto y todo aquello que sea importante discutir.

4. Saludo y presentación

Las cosas que deben incluirse en la introducción de su reunión de inicio de proyecto son

  • El objetivo del proyecto
  • El alcance del proyecto
  • Las limitaciones impuestas por el tiempo y el dinero
  • Los riesgos que se conocen actualmente
  • Tenga una lista de resultados clave para el plan del proyecto.
  • Las preguntas y las conversaciones abiertas son bienvenidas.

5. Invite a las personas adecuadas

Es normal que cuando la gente quiera discutir el propósito del proyecto, quiera tener a todo el mundo a bordo. Sin embargo, reunir a demasiada gente puede ponerte en una situación tentadora. Te sugiero que evites invitar a todo el mundo a la reunión. Debes elegir a las personas importantes para la reunión y que puedan darte la opinión adecuada. Demasiada gente en la reunión puede hacer que pierdas el rumbo, te salgas del plan y discutas cosas irrelevantes.

Right People

6. Haga que la reunión sea interactiva

Hacer que la discusión sea interactiva es la mejor manera de abordar un proyecto. De este modo, todos tienen una plataforma abierta para expresar sus ideas. A veces, a un miembro habitual del equipo se le ocurren grandes ideas que ni siquiera a un directivo se le habrían ocurrido. Pero, ¿cómo hacer posible la participación de los interesados? Puedes seguir algunos consejos para conseguir un buen ambiente interactivo en la reunión de lanzamiento del proyecto.

Agrupe las tormentas de ideas:
Si tienes un grupo de personas de diferentes departamentos, lo mejor es agrupar a personas con la misma área de experiencia para generar ideas de brainstorming. De este modo, se pueden generar ideas más adecuadas y con soluciones adecuadas al plan del proyecto.

Haz turnos para presidir la reunión:
Aunque en un escenario ideal, se sugiere que el director del proyecto sea el anfitrión de la reunión. Sin embargo, se observa que el hecho de hacer turnos para todo da a todos el espacio para tener voz para sus ideas. Se sienten más seguros de sus ideas y pueden hacer mejores presentaciones.

Pedir opiniones:
Cada vez que se presenta algo nuevo en una reunión, se sugiere pedir la opinión de la gente. Esto hace que se sientan incluidos en el proyecto. Además, se consigue que la sala se exponga a más oportunidades y se descubran pensamientos y preocupaciones en la mente de otras personas.

7. Aclare las funciones y responsabilidades

Una vez que hayas terminado de identificar los problemas y la hoja de ruta para resolverlos, es el momento de discutir quién es responsable de cada tarea. Para este paso, puedes utilizar tus habilidades como una oportunidad para reiterar por favor los puntos discutidos. Siempre puedes recurrir a la ayuda de AppMaster para crear una lista de comprobación de todo lo discutido. Esto también permite llevar un control de quién es responsable de cada cosa.

Lo primero que tienes que añadir a tu lista de control son las acciones que deben completarse en un plazo determinado. Esto te ayuda a organizar las actividades en función de la clave. Esto ayuda a hacer un seguimiento de los plazos que se cumplen y de los que hay que estirar para los miembros de tu equipo.

8. Añade el resumen de la reunión a tu Wiki interno

Es importante anotar todo lo que se discute en la reunión. Una vez que hayas terminado la reunión, se sugiere que resumas los puntos importantes tratados en la misma. Lo comparte a través de una base de datos. AppMaster es lo mejor para crear documentos abiertos. De este modo, todos pueden acceder a ellos y consultarlos en cualquier momento que lo necesiten.

9. Empoderar

El objetivo final de cualquier reunión de inicio de proyecto es dar a las partes interesadas la oportunidad de entenderse con un plan de proyecto. Esto les proporciona una visión y la clave del éxito, y pueden decidir por sí mismos mejor. Una discusión es una herramienta para que los miembros de tu equipo se empoderen y trabajen en la misma página que todos los demás como anfitriones.

10. Tareas pendientes después de la reunión

Así que ya has terminado con la reunión inicial. Una vez terminada la reunión, puedes mirar los detalles que he discutido en la reunión. Si esta reunión se hace virtualmente, se sugiere que mantenga un registro o un guión rápido de la reunión en línea. Para ello, puede recurrir a AppMaster.

Veredicto final:

La diferencia que verá en el funcionamiento del proyecto con o sin una reunión de inicio de proyecto es clave. Si usted todavía quiere mantener un proyecto de alineación y ser claro. Siempre se puede tomar la ayuda de la AppMaster. Se dice que es la mejor clave de gestión. La mayoría de las organizaciones lo utilizan como fuente central de colaboración. Puedes compartir todo tu trabajo, estado, mensajes, textos, datos, etc.

Preguntas frecuentes:

¿En qué debe consistir una reunión inicial?
En una reunión inicial se incluyen los siguientes puntos:

  • Presentaciones. Que empiece la fiesta.
  • Seguir el progreso y discutir con el equipo del proyecto.
  • Métodos y herramientas.
  • Gestión de problemas y riesgos.

¿Cuál es la forma más eficaz de empezar una presentación inicial?
Cuando haga su propia presentación inicial, siga estos pasos:

1. Invitar a las partes interesadas es el primer paso.

2. Planificar la presentación.

3. Garantizar una entrega eficaz.

4. Difunda su trabajo entre el equipo del proyecto.

5. Comience con una introducción.

6. Comparta el contexto del proyecto.

7. El alcance y las limitaciones del proyecto.

8. Plazos y resultados

¿Qué puedo hacer para mejorar mi presentación inicial?
5 formas de mejorar las reuniones de lanzamiento de proyectos

1. Ante todo, haga los deberes e invite a las personas adecuadas.

2. Distribuya el orden del día con antelación.

3. Preséntese y dé la cara.

4. Defina el éxito del proyecto con todos los presentes en el paso 4.

5. Concluya la reunión con una nota alta para su tranquilidad.

¿Cómo se organiza una reunión de lanzamiento?
A continuación se describen las diez etapas de una buena reunión de lanzamiento.

1. Prepárate para la reunión.

2. Comience por hacer las presentaciones.

3. Identifique claramente el objetivo de su proyecto.

4. Divulgue el plan del proyecto.

5. Describa el alcance del proyecto.

6. Describa cómo va a hacer un seguimiento de los datos del proyecto y de las actualizaciones en tiempo real.

7. Deje tiempo suficiente para las preguntas.

¿Cómo puede una reunión de lanzamiento ayudar a aumentar la productividad del trabajo?
El objetivo principal de una reunión de lanzamiento de un proyecto es conseguir que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén de acuerdo y tengan un buen comienzo. Es una oportunidad para conocer al equipo y comprender mejor el proyecto para poder empezar a trabajar inmediatamente.