Sie haben soeben eine anstrengende Aufgabe abgeschlossen? Es hat Sie sicher viel Mühe gekostet, sie zu verwirklichen. Trotz dieser Anstrengung haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihre Arbeit schon vor dem Beginn der Bearbeitung aus dem Ruder gelaufen ist. Das liegt oft daran, dass Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund eine große Bandbreite an Ideen einbringen.
Es ist wichtig, alle Beteiligten vor Beginn der Arbeit auf den gleichen Stand zu bringen. Dies ist der wichtigste Ansatz, wenn Sie Ihr Projekt zügig vorantreiben wollen. Die beste Lösung für Beteiligte, die solche Hürden überwinden wollen, ist ein Projekt-Kickoff-Meeting. Besprechungen sind ein wirksames Instrument, um alle Beteiligten auf eine gemeinsame Linie zu bringen. Bei Kickoff-Meetings besteht ein allgemeiner Termin aus dem Endziel eines Projekts, der Wahrscheinlichkeit von Hindernissen und den Schritten, die wir unternehmen müssen, um effektive Ergebnisse zu erzielen.
Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Der Zweck des Kickoff-Meetings besteht darin, einen Tisch oder eine Plattform zu schaffen, auf der sich alle am Projekt Beteiligten kennen lernen können. Dies ist der Punkt, an dem Sie jedes Detail der Arbeit abstimmen und die kritischen Details, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, ans Licht bringen können.
Wenn Sie ein Projektmanager sind, sollten Sie Ihr Produkt mit einem abgeleiteten Plan ausstatten. Als Erstes brauchen Sie eine Skizze des Projekts. Was wollen Sie damit erreichen, und wie werden Sie es von Grund auf angehen. Wenn jemand eine Frage zum Projekt stellt, sind Sie dafür verantwortlich, alle Unklarheiten zu beseitigen. Jedes Kickoff-Meeting hat das Ziel, alle Beteiligten mitzunehmen und ein detailliertes Verständnis zu entwickeln. Jeder Geschäftsmann braucht einen kompetenten Organisator von Meetings. Aber das ist keine gute Wahl. Sie können es jetzt auch selbst organisieren. Lesen Sie unseren Leitfaden, um zu erfahren, wie Sie Ihr Kickoff-Meeting wie ein Profi organisieren können.
Was ist der Bedarf und die Nachfrage nach einem Kickoff-Meeting?
Viele große Unternehmen wie Amazon ziehen es vor, ein Kickoff-Meeting zu veranstalten, bevor sie einen Auftrag erfüllen. Der eigentliche Zweck eines jeden Meetings besteht darin, die wichtigsten Aspekte des Ziels Ihres Projekts zu vermitteln. Bei der Arbeit in Teams kommt man manchmal durcheinander. Das ist ganz normal! Was sind diese Verwirrungen? Durch die Beantwortung ihrer Fragen in einer Besprechung werden sie zufrieden sein. Und nicht nur das: Wenn sie die Möglichkeit haben, über ihre Ideen zu sprechen, fühlen sie sich motivierter, und die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Missverständnissen kommt, sinkt. Es ist häufig zu beobachten, dass Projekt-Kickoff-Meetings dazu führen, dass die Mitglieder des Projektteams und die Stakeholder nicht aufeinander abgestimmt sind.
In den meisten Fällen neigen Projekte dazu, zu scheitern, wenn eine hohe Intensität der Fehlkommunikation besteht. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede kleine Arbeit ein Projekt-Kickoff-Meeting erfordert. Wenn Sie an einer kundenorientierten Arbeit oder einer komplexen Initiative arbeiten, können Sie sich für formalisierte Kickoffs entscheiden. Diese Kickoffs werden mit Hilfe eines Elevator Pitch, eines Pitch Decks oder einer Demo durchgeführt. Bei anderen Projekten, z. B. solchen mit weniger Stakeholdern oder solchen, die einfacher sind, kann ein weniger formelles Kickoff-Meeting ohne Deck oder Präsentation stattfinden.
Organisation eines produktiven Kickoff-Meetings - zu beachtende Punkte:
Add Project Kickoff Meeting ist vergleichbar mit einer Premiere für eine neue Produktion. Gehen Sie davon aus, dass eine richtige Bühne geschaffen wurde, auf der Sie die Besetzung für Ihr Projekt sind. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie den Plan für das Publikum entfalten, was bedeutet, dass Ihr oberstes Ziel ist, dass Ihre Botschaft laut und deutlich beim Publikum ankommt.
Sie wollen nicht, dass sie verwirrt sind; alles muss geregelt und organisiert sein. Die wichtigsten Informationen in der Projektanlaufbesprechung müssen an die Zuhörer gerichtet sein. Sie wollen nicht, dass Ihre Teammitglieder demotiviert oder unproduktiv sind.
Wir haben einige Schritte zusammengestellt, die Sie unternehmen sollten, bevor Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting einberufen:
1. berücksichtigen Sie den Rahmen
Wenn Ihr Projekt-Kickoff-Meeting auch als Anlaufstelle für Personen dient, die neu im Projekt sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die Projektbesprechung an einem geeigneten und geräumigen Ort durchführen. Sie sind großartig! Sie müssen Ihr Treffen nur in einem guten Rahmen präsentieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Rahmen der Besprechung professionell zu gestalten. Ihr Ziel ist es, dass sich die Teilnehmer in der Umgebung wohl fühlen. Geben Sie ihnen Raum, um sich vorzustellen und zu plaudern, bevor das Gespräch beginnt. Es wird nicht einfach sein, wenn Sie ein Teammitglied aus dem Ausland haben, also müssen Sie die Zeitzonen angleichen.
2. bleiben Sie auf hohem Niveau
Wenn Sie in einer Besprechung über das Projekt sprechen, ist es wichtig, sich auf das große Ganze zu konzentrieren. Vermeiden Sie es, sich mit den kleinen Details aufzuhalten. Wenn sich die Teilnehmer über ihre Ziele im Klaren sind, können sie die Aufgaben festlegen und entsprechend aufteilen. Der Hauptplan für Ihr Projekt-Kickoff-Meeting ist:
- Den Beteiligten und Teammitgliedern das Projektteam vorzustellen.
- Leidenschaft und Verständnis für die Arbeit und die Vision/Ziele zu wecken.
- Die Glaubwürdigkeit des Teams zu erhöhen.
- Fragen zu ermutigen.
- Erwartungen formulieren
- Beginnen Sie Ihre Reise!
3. erstellen Sie Ihre Agenda
Die Agenda, die Sie für sich selbst entworfen haben, ist ein klarer Weg zum Ziel. Daher ist es ratsam, dass Sie sich mit ihr auseinandersetzen und sie vor Beginn der Sitzung erstellen. Vergewissern Sie sich, dass der Plan unter den Teammitgliedern verteilt wird, bevor Sie ihn besprechen. Häufig werden Apps verwendet, die sich gut für die Erstellung eines Besprechungsplans eignen, wie z. B. AppMaster. So können Sie in kürzester Zeit alles von Grund auf neu planen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen des Projekts und alles Wichtige, das besprochen werden soll, in die Besprechungsagenda eingetragen haben.
4. begrüßen und vorstellen
Zu den Dingen, die in die Einleitung Ihres Projekt-Kickoff-Meetings aufgenommen werden müssen, gehören:
- Das Ziel des Projekts
- Der Umfang des Projekts
- Zeitliche und finanzielle Beschränkungen
- Die derzeit bekannten Risiken
- Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Ergebnisse für den Projektplan.
- Fragen und offene Gespräche sind willkommen.
5. laden Sie die richtigen Leute ein
Es ist normal, dass man bei der Diskussion über den Zweck des Projekts alle Beteiligten mit ins Boot holen möchte. Wenn Sie jedoch zu viele Leute einladen, könnten Sie in eine verführerische Lage geraten. Ich schlage vor, dass Sie nicht jeden zu dem Treffen einladen. Sie sollten die Personen auswählen, die für das Treffen wichtig sind und die Ihnen die richtige Meinung liefern können. Zu viele Teilnehmer könnten dazu führen, dass Sie den Überblick verlieren, vom Plan abkommen und irrelevante Dinge diskutieren.
6. gestalten Sie das Treffen interaktiv
Eine interaktive Diskussion ist der beste Weg, ein Projekt zu bewältigen. So erhält jeder eine offene Plattform, um seine Ideen zu äußern. Manchmal kommt ein normales Teammitglied auf großartige Ideen, an die selbst ein Manager nicht denken würde. Aber wie können Sie den Beteiligten die Teilnahme ermöglichen? Sie können einige Tipps befolgen, um ein gutes interaktives Umfeld im Kickoff-Meeting-Projekt zu schaffen.
Gruppen-Brainstorms:
Wenn Sie eine Gruppe von Personen aus verschiedenen Abteilungen haben, ist es am besten, wenn Sie Personen mit demselben Fachgebiet zusammenbringen, um ein Brainstorming zu veranstalten. Auf diese Weise können Sie bessere und bequemere Ideen mit geeigneten Lösungen für den Projektplan entwickeln.
Wechseln Sie sich bei der Leitung der Sitzung ab:
Im Idealfall sollte der Projektleiter die Sitzung leiten. Es hat sich jedoch gezeigt, dass die abwechselnde Leitung allen Beteiligten die Möglichkeit gibt, ihre Ideen einzubringen. Sie fühlen sich mit ihren Gedanken sicherer und können bessere Präsentationen liefern.
Bitten Sie um Feedback:
Jedes Mal, wenn in einer Sitzung etwas Neues vorgestellt wird, sollten Sie die Teilnehmer um ihr Feedback bitten. Dadurch fühlen sie sich in das Projekt einbezogen. Darüber hinaus erhalten Sie den Raum, um mehr Möglichkeiten zu entdecken und die Gedanken und Bedenken der anderen zu erfahren.
7. klären Sie Rollen und Zuständigkeiten
Sobald Sie die Probleme und den Fahrplan zu deren Lösung festgelegt haben, ist es an der Zeit zu besprechen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. In diesem Schritt können Sie Ihre Fähigkeiten nutzen, um die besprochenen Punkte zu wiederholen. Sie können jederzeit die Hilfe von AppMaster in Anspruch nehmen, um eine Checkliste für alles Besprochene zu erstellen. So behalten Sie auch den Überblick, wer für was verantwortlich ist.
Das erste, was Sie in Ihre Checkliste eintragen müssen, sind die Maßnahmen, die innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden müssen. Dies hilft Ihnen, die Aktivitäten nach einem Schlüssel zu ordnen. So behalten Sie den Überblick darüber, welche Fristen eingehalten wurden und welche für Ihre Teammitglieder noch zu verlängern sind.
8. fügen Sie eine Zusammenfassung des Meetings in Ihr internes Wiki ein
Alles, was in der Besprechung besprochen wird, ist wichtig zu notieren. Nach der Besprechung empfiehlt es sich, die wichtigen Punkte, die in der Besprechung besprochen wurden, zusammenzufassen. Es teilt sie über eine Datenbank. AppMaster eignet sich am besten für die Erstellung von Dokumenten mit offenem Ende. Auf diese Weise kann jeder auf die Besprechung zugreifen und bei Bedarf jederzeit darauf zurückgreifen.
9. ermächtigen
Das ultimative Ziel eines jeden Projekt-Kickoff-Meetings ist es, den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich mit einem Projektplan zu verständigen. Auf diese Weise erhalten sie eine Vision und den Schlüssel zum Erfolg, und sie können besser selbst entscheiden. Eine Diskussion ist ein Instrument, mit dem Sie Ihre Teammitglieder stärken und sie dazu bringen können, als Gastgeber auf derselben Seite zu arbeiten wie alle anderen.
10. to-dos nach dem Meeting
So, das war's mit dem Kickoff-Meeting! Wenn die Besprechung beendet ist, können Sie sich die Details ansehen, die ich in der Besprechung besprochen habe. Wenn die Besprechung virtuell durchgeführt wird, empfiehlt es sich, eine Aufzeichnung oder ein Skript der Besprechung online zu speichern. Hierfür können Sie AppMaster verwenden.
Abschließendes Fazit:
Der Unterschied, den Sie bei der Projektarbeit mit oder ohne Projekt-Kickoff-Meeting feststellen werden, ist entscheidend. Wenn Sie dennoch ein Projekt ausrichten und klar sein wollen. Sie können jederzeit die Hilfe des AppMasters in Anspruch nehmen. Er gilt als der beste Managementschlüssel. Die meisten Unternehmen nutzen ihn als zentrale Quelle für die Zusammenarbeit. Sie können alle Ihre Arbeiten, Status, Nachrichten, Texte, Daten usw. gemeinsam nutzen.
FAQs:
Woraus sollte ein Kickoff-Meeting bestehen?
Die folgenden Punkte gehören zu einem Kickoff-Meeting:
- Einführungen. Lassen Sie uns die Party beginnen.
- Verfolgung des Fortschritts und Besprechung mit dem Projektteam.
- Methoden und Werkzeuge.
- Problem- und Risikomanagement.
Wie beginnt man eine Kickoff-Präsentation am effektivsten?
Wenn Sie Ihre eigene Kickoff-Präsentation halten, befolgen Sie diese Schritte:
1. der erste Schritt ist die Einladung der Beteiligten.
2) Planen Sie Ihre Präsentation.
3. für eine effiziente Durchführung sorgen.
4 Verbreiten Sie Ihre Arbeit innerhalb des Projektteams.
5 Beginnen Sie mit einer Einführung.
6. erläutern Sie den Kontext des Projekts.
7. den Umfang und die Beschränkungen des Projekts.
8. der Zeitplan und die zu erbringenden Leistungen
Was kann ich tun, um meine Auftaktveranstaltung besser zu gestalten?
5 Wege zur Verbesserung von Projekt-Auftaktbesprechungen
1. machen Sie zuallererst Ihre Hausaufgaben und laden Sie die richtigen Personen ein.
2) Verteilen Sie die Tagesordnung im Voraus.
3. stellen Sie sich vor und zeigen Sie Ihr Gesicht.
4. definieren Sie den Projekterfolg mit allen, die in Schritt 4 an der Reihe waren.
5. bringen Sie die Sitzung zu Ihrer Erleichterung mit einer guten Note zu Ende.
Wie stellen Sie ein Kick-off-Meeting zusammen?
Im Folgenden finden Sie zehn Schritte für eine gute Auftaktveranstaltung.
1 Bereiten Sie sich auf die Besprechung vor.
2. stellen Sie sich zunächst vor.
3. das Ziel Ihres Projekts klar benennen.
4. verbreiten Sie den Projektplan.
5) Beschreiben Sie den Umfang des Projekts.
6. beschreiben Sie, wie Sie die Projektdaten und Echtzeit-Updates im Auge behalten werden.
7. genügend Zeit für Fragen einplanen.
Wie kann ein Kick-off-Meeting die Arbeitsproduktivität steigern?
Das Hauptziel einer Projektstartbesprechung besteht darin, alle Teammitglieder und Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen und einen guten Start hinzulegen. Es ist eine Gelegenheit, das Team kennenzulernen und einen besseren Überblick über das Projekt zu bekommen, damit die Arbeit sofort beginnen kann.
