피곤한 일을 끝냈습니까? 당신이 그것을 존재하게 하기 위해서는 많은 노력이 필요했을 것입니다. 그런 노력에도 불구하고 작업을 시작하기도 전에 작업이 궤도에서 벗어났다는 느낌이 들 때가 있습니다. 이것은 다양한 배경을 가진 사람들이 광범위한 아이디어를 테이블에 가져오는 경향이 있기 때문에 자주 발생합니다.
작업을 시작하기 전에 모든 사람을 같은 페이지에 모으는 것이 중요합니다. 프로젝트를 보다 원활하게 진행하려는 경우 이것이 핵심 접근 방식입니다. 이러한 장애물을 처리하고자 하는 이해 관계자를 위한 최상의 솔루션은 프로젝트 시작 회의입니다. 회의는 모든 사람이 공통의 궤도에 오르도록 하는 효과적인 도구입니다. 시작 회의의 일반적인 마감일은 프로젝트의 궁극적인 목적, 장애 가능성 및 효과적인 결과를 달성하기 위해 취해야 하는 단계로 구성됩니다.
프로젝트 시작 회의란 무엇입니까?
프로젝트 시작 회의의 목적은 동일한 프로젝트에 참여하는 모든 이해 관계자가 서로 만날 수 있는 테이블 또는 플랫폼을 개발하는 것입니다. 이것은 작업의 모든 세부 사항을 정렬하고 추가 주의가 필요한 중요한 세부 사항을 밝힐 수 있는 지점입니다.
프로젝트 관리자인 경우 파생된 계획으로 제품을 호스팅하는 것이 좋습니다. 가장 먼저 필요한 것은 프로젝트 개요입니다. 이를 통해 무엇을 달성할 계획이며 어떻게 그라운드 제로에서 가져갈 것입니까? 누군가가 프로젝트와 관련하여 질문하는 경우 혼란을 명확히 할 책임이 있습니다. 모든 킥오프 미팅 프로젝트는 모든 사람을 참여시키고 자세한 이해를 개발하는 것을 목표로 합니다. 모든 비즈니스 사람에게는 전문 회의 주최자가 필요합니다. 그러나 그것은 좋은 선택이 아닙니다. 이제 스스로 정리할 수 있습니다. 가이드를 살펴보고 시작 비즈니스 회의를 전문가처럼 구성하는 방법을 알아보세요.
킥오프 미팅의 필요성과 수요는 무엇입니까?
Amazon과 같은 많은 대기업은 임무를 완수하기 전에 시작 회의를 하는 것을 선호합니다. 모든 회의의 궁극적인 원인은 프로젝트 목적의 주요 측면을 전달하는 것입니다. 사람들은 때때로 팀으로 일할 때 혼란스러워합니다. 그것은 일반적입니다! 이 혼란은 무엇입니까? 회의에서 실시간으로 질문에 답함으로써 그들은 만족할 것입니다. 뿐만 아니라 자신의 생각에 대해 말하고 말할 기회가 주어졌을 때 동기가 부여되고 잘못된 의사소통의 가능성이 줄어듭니다. 프로젝트 시작 회의가 프로젝트 팀 구성원과 이해 관계자를 잘못 정렬하게 만드는 것으로 종종 관찰되었습니다.
대부분의 경우 프로젝트는 잘못된 의사 소통의 강도가 높으면 두려워하는 경향이 있습니다. 그러나 모든 작은 작업에 프로젝트 시작 회의가 필요한 것은 아닙니다. 고객 대면 작업이나 복잡한 이니셔티브에서 작업하는 경우 공식화된 시작을 시작할 수 있습니다. 이러한 킥오프는 엘리베이터 피치, 피치 데크 또는 데모의 도움으로 수행됩니다. 이해 관계자가 더 적거나 더 간단한 프로젝트와 같은 다른 프로젝트는 데크나 프레젠테이션 없이 덜 공식적인 시작 회의를 가질 수 있습니다.
생산적인 시작 회의 조직 - 고려해야 할 사항:
프로젝트 추가 시작 회의는 새 프로덕션의 개막일과 비슷합니다. 당신이 프로젝트의 캐스트인 적절한 단계가 설정되었다고 가정합니다. 이것은 청중을 위해 계획을 펼쳐야 할 때입니다. 즉, 궁극적인 목표는 청중에게 메시지가 크고 명확해야 한다는 것을 의미합니다.
당신은 그들이 어떤 것에 대해서도 혼란스러워하는 것을 원하지 않습니다. 모든 것을 관리하고 조직해야 합니다. 프로젝트 시작 회의의 주요 정보는 청중을 대상으로 해야 합니다. 팀원들이 의욕을 잃거나 생산성이 떨어질 필요가 없습니다.
프로젝트 시작 회의를 암시하기 전에 취해야 할 몇 가지 단계를 정리했습니다.
1. 설정 고려
킥오프 미팅 프로젝트가 프로젝트를 처음 접하는 사람들에게 포인트 역할을 하는 경우. 편리하고 넓은 장소에서 프로젝트 토론을 진행하고 있는지 확인하십시오. 당신은 굉장하다! 좋은 환경에서 회의를 발표하기만 하면 됩니다. 회의 설정을 전문적으로 고려하기만 하면 됩니다. 그 목표는 사람들이 환경에서 편안함을 느낄 수 있도록 하는 것입니다. 대화가 시작되기 전에 그들에게 자신을 소개하고 수다를 떠는 시간을 주십시오. 해외 팀원이 있으면 쉽지 않으니 시간대를 맞춰야 한다.
2. 높은 수준 유지
회의에서 프로젝트에 대해 이야기할 때 큰 그림에 초점을 맞추는 것이 중요합니다. 작은 세부 사항에 숨어있는 것을 피하십시오. 사람들이 목표에 대해 명확하면 작업을 지정하고 그에 따라 나눌 수 있습니다. 프로젝트 시작 회의의 주요 계획은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 팀에 대해 이해 관계자와 팀 구성원에게 프레젠테이션을 합니다.
- 일과 비전/목표에 대한 열정과 이해를 고취시킵니다.
- 팀의 신뢰도를 높입니다.
- 질문을 격려하십시오.
- 기대치를 설계했습니다
- 여행을 시작하세요!
3. 의제 만들기
자신을 위해 설계한 회의 의제는 목표를 향한 명확한 경로입니다. 따라서 회의를 시작하기 전에 중요하게 처리하고 생성하는 것이 좋습니다. 토론을 시작하기 전에 계획이 팀원들에게 배포되었는지 확인하십시오. 사람들은 종종 AppMaster와 같은 회의 계획 수립에 좋은 앱을 사용합니다. 제한된 시간 안에 모든 거래를 처음부터 시작할 수 있습니다. 프로젝트의 모든 기본 사항과 회의 의제에서 논의할 중요한 사항을 모두 입력했는지 확인하십시오.
4. 인사말 및 소개
프로젝트 시작 회의 소개에 포함되어야 하는 사항은 다음과 같습니다.
- 프로젝트의 목적
- 프로젝트의 범위
- 시간과 돈이 부과하는 제약
- 현재 알려진 위험
- 프로젝트 계획에 대한 주요 결과 목록이 있습니다.
- 질문과 열린 대화를 환영합니다.
5. 적합한 사람을 초대하십시오
사람들이 프로젝트의 목적에 대해 논의하기를 원할 때 모든 사람을 참여시키고 싶어하는 것은 정상입니다. 그러나 너무 많은 사람들을 얻으면 유혹적인 위치에 놓일 수 있습니다. 회의에 모든 사람을 초대하지 않는 것이 좋습니다. 회의에 중요한 사람과 올바른 의견을 제공할 수 있는 사람을 선택해야 합니다. 선상에 너무 많은 사람들이 있으면 길을 잃고 계획에서 벗어나 관련 없는 것들을 논의할 수 있습니다.
6. 대화형 회의 만들기
토론을 대화형으로 만드는 것이 프로젝트를 처리하는 가장 좋은 방법입니다. 이는 모든 사람이 자신의 아이디어를 표명할 수 있는 열린 플랫폼을 제공합니다. 가끔은 일반 팀원이 관리자도 생각하지 못한 훌륭한 아이디어를 내놓는 경우가 있습니다. 그러나 어떻게 이해 관계자의 참여를 가능하게 할 수 있습니까? 시작 회의 프로젝트에서 좋은 대화형 환경을 얻기 위해 몇 가지 팁을 따를 수 있습니다.
그룹 브레인스토밍:
다른 부서의 사람들로 구성된 그룹이 있는 경우 동일한 전문 분야를 가진 사람들을 그룹화하여 브레인스토밍 아이디어를 생성하는 것이 가장 좋습니다. 이러한 방식으로 프로젝트 계획에 대한 적절한 솔루션으로 더 좋고 편리한 아이디어를 생성할 수 있습니다.
돌아가면서 회의를 주재합니다.
이상적인 시나리오이기는 하지만 프로젝트 관리자가 회의를 주최하는 것이 좋습니다. 그러나 모든 것을 달성하기 위해 교대로 돌아가면 모든 사람이 자신의 아이디어에 대해 목소리를 낼 수 있는 여지가 생깁니다. 그들은 자신의 생각에 대해 더 자신감을 느끼고 더 나은 프레젠테이션을 제공할 수 있습니다.
피드백 요청:
회의에서 새로운 것이 제시될 때마다 사람들로부터 피드백을 받는 것이 좋습니다. 이것은 그들이 프로젝트에 포함된 느낌을 갖도록 합니다. 게다가, 당신은 더 많은 기회에 노출되고 다른 사람들의 마음 속에 있는 생각과 관심사를 발견할 수 있는 공간을 얻습니다.
7. 역할과 책임을 명확히 하라
문제를 식별하고 이를 해결하기 위한 로드맵을 완료했으면 이제 누가 어떤 작업을 담당하는지 논의해야 합니다. 이 단계에서는 기술을 사용하여 논의한 항목을 다시 한 번 강조할 수 있습니다. 항상 AppMaster의 도움을 받아 논의된 모든 것에 대한 체크리스트를 생성할 수 있습니다. 이것은 또한 누가 어떤 일에 책임이 있는지 추적합니다.
체크리스트에 가장 먼저 추가해야 할 것은 주어진 마감일 내에 완료해야 하는 작업입니다. 이렇게 하면 주요 기준에 따라 활동을 정렬하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 충족된 기한과 팀원을 위해 연장해야 하는 기한을 추적하는 데 도움이 됩니다.
8. 내부 Wiki에 회의 요약 추가
회의에서 논의된 모든 내용은 기록해 두는 것이 중요합니다. 회의가 끝나면 회의에서 논의된 중요한 사항을 요약하는 것이 좋습니다. 데이터베이스를 통해 공유합니다. AppMaster는 개방형 문서를 만드는 데 가장 적합합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 회의에 액세스하고 필요할 때 언제든지 참조할 수 있습니다.
9. 권한 부여
모든 프로젝트 시작 회의의 궁극적인 목표는 이해 관계자가 프로젝트 계획을 통해 서로 화합할 수 있는 기회를 제공하는 것입니다. 이것은 그들에게 비전과 성공의 열쇠를 제공하며 스스로 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 토론은 팀 구성원에게 권한을 부여하고 호스트로서 다른 모든 사람과 동일한 페이지에서 작업하도록 하는 도구입니다.
10. 회의 후 할 일
이제 시작 회의가 끝났습니다! 회의가 모두 끝나면 내가 회의에서 논의한 세부 사항을 볼 수 있습니다. 이 회의가 가상으로 진행되는 경우 온라인으로 회의 기록이나 즉각적인 스크립트를 보관하는 것이 좋습니다. 이를 위해 AppMaster에 의존할 수 있습니다.
최종 평결:
프로젝트 시작 회의가 있든 없든 프로젝트 작업에서 볼 수 있는 차이점은 핵심입니다. 여전히 얼라인먼트 프로젝트를 유지하고 싶으시다면. 언제든지 AppMaster의 도움을 받을 수 있습니다. 최고의 관리 키라고 합니다. 대부분의 조직에서는 이를 중앙 협업 소스로 사용합니다. 모든 작업, 상태, 메시지, 문자, 데이터 등을 공유할 수 있습니다.
자주 묻는 질문:
시작 회의는 무엇으로 구성되어야 합니까?
시작 회의에는 다음 항목이 포함됩니다.
- 소개. 이 파티를 시작합시다.
- 진행 상황을 추적하고 프로젝트 팀과 논의합니다.
- 방법 및 도구.
- 문제 및 위험 관리.
시작 프레젠테이션을 시작하는 가장 효과적인 방법은 무엇입니까?
시작 프레젠테이션을 할 때 다음 단계를 따르십시오.
1. 이해관계자 초청이 첫 번째 단계입니다.
2. 프레젠테이션을 계획하십시오.
3. 효율적인 배송을 보장합니다.
4. 프로젝트 팀 간에 작업을 배포합니다.
5. 소개로 시작합니다.
6. 프로젝트의 맥락을 공유하십시오.
7. 프로젝트의 범위와 제약.
8. 일정 및 결과물
킥오프를 더 잘하려면 어떻게 해야 합니까?
프로젝트 시작 회의를 개선하는 5가지 방법
1. 무엇보다 먼저 숙제를 하고 적절한 사람을 초대하십시오.
2. 의제를 미리 배포하십시오.
3. 자신을 소개하고 얼굴을 보여주세요.
4. 4단계에서 라인에 있는 모든 사람과 함께 프로젝트 성공을 정의합니다.
5. 당신의 편의를 위해 높은 음으로 그것을 닫으십시오.
런칭 미팅은 어떻게 준비하나요?
다음은 좋은 출시 회의를 위한 10단계입니다.
1. 회의 준비를 합니다.
2. 소개를 시작합니다.
3. 프로젝트의 목표를 명확하게 식별하십시오.
4. 프로젝트 계획을 배포합니다.
5. 프로젝트의 범위를 설명하십시오.
6. 프로젝트 데이터 및 실시간 업데이트를 추적하는 방법을 설명합니다.
7. 질문에 충분한 시간을 허용하십시오.
출시 회의가 업무 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 될까요?
프로젝트 시작 회의의 주요 목표는 모든 팀 구성원과 이해 관계자가 같은 페이지에서 좋은 시작을 할 수 있도록 하는 것입니다. 팀을 만나고 프로젝트를 더 잘 이해하여 작업을 즉시 시작할 수 있는 기회입니다.
