Dus je hebt net een vermoeiende taak volbracht? Het moet u veel moeite hebben gekost om het tot stand te brengen. Zelfs met zo'n inspanning voelt het soms alsof uw werk al van de baan is voordat u eraan begint. Dit gebeurt vaak omdat mensen met verschillende achtergronden de neiging hebben een breed scala aan ideeën ter tafel te brengen.
Het is belangrijk om iedereen op één lijn te krijgen voordat het werk begint. Dit is de belangrijkste aanpak als u uw project vlotter wilt laten verlopen. De beste oplossing voor belanghebbenden die dergelijke hindernissen willen aanpakken is een project kickoff meeting. Vergaderingen zijn een effectief middel om iedereen op één lijn te krijgen. Voor kickoff meetings bestaat een algemene deadline uit het uiteindelijke doel van een project, de waarschijnlijkheid van hindernissen, en de stappen die we moeten nemen om effectieve resultaten te bereiken.
Wat is een project kickoff meeting?
Het doel van de project kickoff meeting is om een tafel of een platform te ontwikkelen waar alle belanghebbenden die aan hetzelfde project werken de kans krijgen om elkaar te ontmoeten. Dit is het punt waarop u elk detail van het werk op elkaar kunt afstemmen en de kritieke details die extra aandacht vereisen aan het licht kunt brengen.
Als u een projectmanager bent, is het raadzaam om een afgeleid plan te maken. Het eerste wat je nodig hebt is een schets van het project. Wat denkt u ermee te bereiken, en hoe gaat u het vanaf het begin aanpakken. Als iemand een vraag stelt in verband met het project, bent u verantwoordelijk voor het ophelderen van elke verwarring. Elk kick-off meeting project heeft als doel iedereen mee te krijgen en een gedetailleerd begrip te ontwikkelen. Elke zakenman heeft een deskundige meeting organisator nodig. Maar dat is geen goede keuze. Ze kunnen het nu zelf organiseren. Bekijk onze gids om te weten hoe u uw kickoff business meeting kunt organiseren als een pro.
Wat is de behoefte aan en de vraag naar een kickoff meeting?
Veel grote organisaties zoals Amazon geven de voorkeur aan een kickoff meeting voordat een missie wordt volbracht. Het uiteindelijke doel van elke vergadering is het communiceren van de belangrijkste aspecten van het doel van uw project. Mensen raken soms in de war bij het werken in teams. Dat komt vaak voor! Wat zijn deze verwarringen? Door hun vragen live in een vergadering te beantwoorden, zullen ze tevreden zijn. Niet alleen dit, maar wanneer ze een kans krijgen om te spreken en te praten over hun ideeën, voelen ze zich meer gemotiveerd, en de kans op miscommunicatie wordt kleiner. Er is vaak geconstateerd dat project kickoff meetings leiden tot verkeerd afgestemde projectteamleden en stakeholders.
In de meeste gevallen hebben de projecten de neiging om te vrezen als er een hoge intensiteit van miscommunicatie is. Het betekent echter niet dat elk klein werk een project kickoff meeting nodig heeft. Als u werkt aan een klantgericht werk of een complex initiatief, kunt u kiezen voor geformaliseerde kickoffs. Deze kickoffs worden gedaan met behulp van een elevator pitch, pitch deck, of een demo. Andere projecten, zoals die met minder belanghebbenden of die eenvoudiger zijn, kunnen een minder formele startbijeenkomst hebben zonder een deck of presentatie.
Een productieve startbijeenkomst organiseren - Aandachtspunten:
Project Kickoff meeting toevoegen is vergelijkbaar met een openingsavond voor een nieuwe productie. Ga ervan uit dat er een goed toneel is neergezet waarin u de cast van uw project bent. Dit is uw moment om het plan voor het publiek te ontvouwen, wat betekent dat uw uiteindelijke doel is dat uw boodschap luid en duidelijk overkomt bij het publiek.
Je wilt niet dat ze ergens over in verwarring raken; alles moet beheerst en georganiseerd zijn. De belangrijkste informatie in de project kickoff meeting moet gericht zijn op het publiek. U wilt niet dat uw teamleden gedemotiveerd of weinig productief zijn.
Wij hebben een aantal stappen verzameld die u moet nemen voordat u een project kickoff meeting organiseert:
1. Overweeg uw setting
Als je kickoff meeting project ook dient als een punt voor mensen die nieuw zijn in het project. Zorg ervoor dat je de projectbespreking op een handige en ruime plaats houdt. Je bent geweldig! Je hoeft je vergadering alleen maar in een goede setting te presenteren. Het enige wat je nodig hebt is om de meeting setting professioneel te beschouwen. Het doel is om mensen op hun gemak te stellen in de omgeving. Geef ze de ruimte om zich voor te stellen en te kletsen voordat het gesprek begint. Het zal niet gemakkelijk zijn als u een overzees teamlid hebt, dus u moet de tijdzones op elkaar afstemmen.
2. Blijf op hoog niveau
Wanneer u in een vergadering over het project praat, is het belangrijk dat u zich concentreert op het grote geheel. Vermijd het loeren naar de kleine details. Als mensen duidelijk zijn over hun doelen, kunnen ze de taken specificeren en dienovereenkomstig verdelen. Het belangrijkste plan van uw project kickoff vergadering is om:
- Een presentatie geven aan belanghebbenden en teamleden over het projectteam.
- Het inspireren van passie en begrip voor het werk en de visie/doelstellingen.
- De geloofwaardigheid van het team vergroten.
- Vragen aanmoedigen.
- Verwachtingen laten opstellen
- Begin uw reis!
3. Maak uw agenda
De vergaderagenda die je voor jezelf hebt ontworpen is een duidelijk pad naar het doel. Het is dan ook raadzaam om er cruciaal mee om te gaan en er een te maken voordat u uw vergadering begint. Zorg ervoor dat het plan verspreid wordt onder het teamlid voordat je het gaat bespreken. Mensen gebruiken vaak apps die goed zijn voor het ontwikkelen van een vergaderplan, zoals AppMaster. Al je handelingen kun je in een beperkte tijd vanaf nul doen. Zorg ervoor dat je alle grondbeginselen van het project en alles wat belangrijk is om te bespreken in de vergaderagenda hebt gezet.
4. Begroeting en inleiding
De dingen die moeten worden opgenomen in de inleiding van uw project kickoff vergadering zijn:
- De doelstelling van het project
- De reikwijdte van het project
- Beperkingen door tijd en geld
- Risico's die op dit moment bekend zijn
- Zorg voor een lijst met belangrijke resultaten voor het projectplan.
- Vragen en open gesprekken zijn welkom.
5. Nodig de juiste mensen uit
Het is normaal dat wanneer mensen het doel van het project willen bespreken, ze iedereen aan boord willen krijgen. Te veel mensen uitnodigen kan je echter in een verleidelijke positie brengen. Ik stel voor dat u niet iedereen uitnodigt voor de vergadering. U moet de mensen kiezen die belangrijk zijn voor de vergadering en die u de juiste mening kunnen geven. Te veel mensen aan boord kan ervoor zorgen dat u het spoor bijster raakt, van het plan afdwaalt en irrelevante zaken bespreekt.
6. Maak de vergadering interactief
Uw discussie interactief maken is de beste manier om een project aan te pakken. Dit geeft iedereen een open platform om zijn ideeën te uiten. Soms komt een vast teamlid met geweldige ideeën waar zelfs een manager niet aan zou kunnen denken. Maar hoe kunt u participatie mogelijk maken voor belanghebbenden? U kunt enkele tips volgen om een goede interactieve omgeving te bereiken in het kickoff meeting project.
Groep brainstorms:
Als je een groep mensen van verschillende afdelingen hebt, kun je het beste mensen met hetzelfde expertisegebied groeperen om brainstormideeën te genereren. Zo kunt u betere en handigere ideeën genereren met adequate oplossingen voor het projectplan.
Zit de vergadering om de beurt voor:
Hoewel in een ideaal scenario wordt voorgesteld dat de projectmanager de gastheer van de vergadering is. Men merkt echter dat het om de beurt voorzitten iedereen de ruimte geeft om een stem te hebben voor hun ideeën. Ze voelen zich zekerder over hun gedachten en kunnen betere presentaties geven.
Vraag om feedback:
Elke keer als er iets nieuws wordt gepresenteerd in een vergadering, wordt voorgesteld om feedback van mensen te vragen. Hierdoor voelen ze zich betrokken bij het project. Bovendien krijgt u de ruimte om aan meer mogelijkheden te worden blootgesteld en gedachten en zorgen bij anderen te ontdekken.
7. Verduidelijk rollen en verantwoordelijkheden
Zodra u klaar bent met het identificeren van problemen en het stappenplan om ze op te lossen, is het tijd om te bespreken wie verantwoordelijk is voor welke taak. Voor deze stap kunt u uw vaardigheden gebruiken als een kans om uw besproken items te herhalen. U kunt altijd de hulp van AppMaster inroepen om een checklist te maken voor alles wat besproken is. Dit houdt ook bij wie verantwoordelijk is voor welk ding.
Het eerste wat u aan uw checklist moet toevoegen, zijn de acties die binnen een bepaalde termijn moeten worden voltooid. Dit helpt u om de activiteiten op basis van een sleutel te ordenen. Dit helpt om bij te houden welke deadlines worden gehaald en welke deadlines moeten worden opgerekt voor uw teamleden.
8. Voeg de samenvatting van de vergadering toe aan uw interne wiki
Alles wat in de vergadering wordt besproken is belangrijk om te noteren. Zodra u klaar bent met de vergadering, is het aan te raden om de belangrijke punten die in de vergadering zijn besproken samen te vatten. Het deelt het via een database. AppMaster is het beste voor het maken van open documenten. Op deze manier kan iedereen toegang krijgen tot de vergadering en er op elk moment naar verwijzen.
9. Empowerment
Het uiteindelijke doel van elke project kickoff meeting is om de stakeholders een kans te geven met elkaar om te gaan met een projectplan. Zo krijgen ze een visie en de sleutel tot succes, en kunnen ze beter zelf beslissen. Een discussie is voor u een middel om uw teamleden mondiger te maken en hen als gastheer op één lijn te krijgen.
10. Post-meeting to-dos
Zo, nu ben je klaar met de kickoff meeting! Als de vergadering helemaal klaar is, kun je de details bekijken die ik in de vergadering heb besproken. Als deze vergadering virtueel wordt gehouden, is het raadzaam om een verslag of een prompt script van de vergadering online bij te houden. U kunt hiervoor een beroep doen op AppMaster.
Eindoordeel:
Het verschil dat je zult zien in de werking van het project met of zonder project kickoff meeting is essentieel. Als je toch een uitgelijnd project wilt houden en duidelijk wilt zijn. U kunt altijd de hulp inroepen van de AppMaster. Men zegt dat dit de beste managementsleutel is. De meeste organisaties gebruiken dit als een centrale bron van samenwerking. U kunt al uw werk, status, berichten, teksten, gegevens, enz. delen.
FAQ's:
Waaruit moet een kick-off meeting bestaan?
De volgende punten horen thuis in een kickoff meeting:
- Introducties. Laten we dit feest beginnen.
- Voortgang bijhouden en bespreken met het projectteam.
- Methoden en hulpmiddelen.
- Probleem- en risicobeheer.
Wat is de meest effectieve manier om een startpresentatie te beginnen?
Volg deze stappen bij het geven van je eigen aftrappresentatie:
1. Belanghebbenden uitnodigen is de eerste stap.
2. Plan uw presentatie.
3. Zorg voor een efficiënte oplevering.
4. Verspreid uw werk onder het projectteam.
5. Begin met een inleiding.
6. Deel de context van het project.
7. De reikwijdte en beperkingen van het project.
8. Tijdlijnen en te leveren prestaties
Wat kan ik doen om mijn kickoff beter te maken?
5 manieren om kick-off vergaderingen van projecten beter te maken
1. Doe eerst en vooral je huiswerk en nodig de juiste mensen uit.
2. Verspreid de agenda op voorhand.
3. Stel jezelf voor en laat je gezicht zien.
4. Bepaal het succes van het project met iedereen aan de lijn in stap #4.
5. Sluit het op uw gemak af met een hoge noot.
Hoe stel je een startbijeenkomst samen?
Hieronder volgen tien stappen voor een goede startbijeenkomst.
1. Maak je klaar voor de vergadering.
2. Begin met het maken van introducties.
3. Stel duidelijk het doel van uw project vast.
4. Verspreid het projectplan.
5. Beschrijf de omvang van het project.
6. Beschrijf hoe u projectgegevens en real-time updates zult bijhouden.
7. Geef voldoende tijd voor vragen.
Hoe kan een startbijeenkomst de arbeidsproductiviteit verhogen?
Het belangrijkste doel van een projectstartvergadering is om alle teamleden en belanghebbenden op één lijn te krijgen en een goede start te maken. Het is een gelegenheid om het team te ontmoeten en een beter inzicht te krijgen in het project, zodat het werk onmiddellijk kan beginnen.
