จะจัดการประชุมกำหนดการที่ชนะได้อย่างไร

คุณเพิ่งเสร็จสิ้นงานที่เหน็ดเหนื่อย? คุณต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการทำให้มันเกิดขึ้นจริง แม้จะพยายามขนาดนี้ แต่บางครั้งคุณก็รู้สึกว่างานของคุณนอกลู่นอกทางก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากผู้คนที่มีภูมิหลังหลากหลายมักจะนำแนวคิดที่หลากหลายมาที่โต๊ะ

การนำทุกคนเข้าสู่หน้าเดียวกันก่อนเริ่มงานเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นแนวทางหลักของคุณหากคุณต้องการดำเนินโครงการอย่างราบรื่น ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการจัดการกับอุปสรรคดังกล่าวคือการประชุมเปิดตัวโครงการ การประชุมเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้ทุกคนอยู่ในเส้นทางเดียวกัน สำหรับการประชุมเริ่มงาน กำหนดเส้นตายทั่วไปประกอบด้วยวัตถุประสงค์สูงสุดของโครงการ ความน่าจะเป็นของอุปสรรค และขั้นตอนที่เราต้องทำเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมเปิดตัวโครงการคืออะไร?

วัตถุประสงค์ของการประชุมเปิดตัวโครงการคือเพื่อพัฒนาโต๊ะหรือแพลตฟอร์มที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่ทำงานในโครงการเดียวกันมีโอกาสพบปะกัน นี่คือจุดที่คุณสามารถจัดทุกรายละเอียดของงานและนำเสนอรายละเอียดที่สำคัญที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ขอแนะนำให้โฮสต์ผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยแผนที่ได้รับ สิ่งแรกที่คุณต้องการคือโครงร่างของโครงการ คุณวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จ และคุณจะดึงมันจากศูนย์กราวด์ซีได้อย่างไร หากมีใครถามคำถามเกี่ยวกับโครงการ คุณมีหน้าที่ชี้แจงความสับสน โครงการการประชุมในกำหนดการใดๆ มีเป้าหมายเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมและพัฒนาความเข้าใจในรายละเอียด นักธุรกิจทุกคนต้องการผู้จัดการประชุมผู้เชี่ยวชาญ แต่นั่นไม่ใช่ทางเลือกที่ดี ตอนนี้พวกเขาสามารถจัดระเบียบได้ด้วยตัวเอง สำรวจคำแนะนำของเราเพื่อทราบว่าคุณสามารถจัดการประชุมทางธุรกิจเพื่อเริ่มต้นอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

ความต้องการและความต้องการสำหรับการประชุมแจ้งกำหนดการคืออะไร?

องค์กรที่ใหญ่ที่สุดหลายแห่ง เช่น Amazon ต้องการนัดประชุมก่อนทำภารกิจสำเร็จ สาเหตุสูงสุดของการประชุมคือการสื่อสารประเด็นสำคัญของวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ บางครั้งผู้คนสับสนขณะทำงานเป็นทีม เป็นเรื่องธรรมดา! ความสับสนเหล่านี้คืออะไร? ตอบคำถามแบบสดๆ ในที่ประชุม พวกเขาจะพอใจ ไม่เพียงแค่นี้ แต่เมื่อพวกเขาได้รับโอกาสในการพูดและพูดคุยเกี่ยวกับความคิดของพวกเขา พวกเขารู้สึกมีแรงจูงใจมากขึ้น และโอกาสที่เราจะสื่อสารผิดพลาดก็ลดลง มีการสังเกตบ่อยครั้งว่าการประชุมเปิดตัวโครงการนำไปสู่สมาชิกทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ตรงแนว

ในกรณีส่วนใหญ่ โครงการต่างๆ มักจะกลัวว่าจะมีการสื่อสารที่ผิดพลาดในระดับสูงหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่างานเล็กๆ น้อยๆ ทุกงานต้องมีการประชุมเปิดตัวโครงการ หากคุณทำงานที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าหรือโครงการริเริ่มที่ซับซ้อน คุณก็สามารถรับงานเปิดตัวอย่างเป็นทางการได้ กำหนดการเหล่านี้ทำได้โดยใช้ลิฟต์ ดาดฟ้า หรือการสาธิต โครงการอื่นๆ เช่น โครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียน้อยกว่าหรือโครงการที่ง่ายกว่า อาจมีการประชุมเปิดตัวที่เป็นทางการน้อยกว่าโดยไม่มีสำรับหรือการนำเสนอ

การจัดการประชุม Kickoff ที่มีประสิทธิผล - ประเด็นที่ต้องพิจารณา:

การประชุม Add Project Kickoff นั้นคล้ายกับคืนเปิดตัวสำหรับการผลิตใหม่ สมมติว่ามีการกำหนดขั้นตอนที่เหมาะสมโดยที่คุณเป็นนักแสดงสำหรับโครงการของคุณ นี่เป็นเวลาของคุณที่จะเปิดเผยแผนสำหรับผู้ชม ซึ่งหมายความว่าเป้าหมายสูงสุดของคุณคือข้อความของคุณควรดังและชัดเจนต่อผู้ชม

คุณไม่ต้องการให้พวกเขาสับสนในสิ่งใด ทุกอย่างต้องได้รับการจัดการและจัดระเบียบ ข้อมูลสำคัญในการประชุมเปิดตัวโครงการจะต้องส่งตรงไปยังผู้ชม คุณไม่จำเป็นต้องให้สมาชิกในทีมของคุณหมดกำลังใจหรือมีประสิทธิผลต่ำ

เราได้รวบรวมขั้นตอนบางอย่างที่คุณควรดำเนินการก่อนที่จะบอกเป็นนัยถึงการประชุมเพื่อเริ่มโครงการ:

1. พิจารณาการตั้งค่าของคุณ

หากโครงการประชุมกำหนดการของคุณยังทำหน้าที่เป็นจุดสำหรับคนที่ยังใหม่ต่อโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการอภิปรายโครงการในที่ที่สะดวกและกว้างขวาง คุณเจ๋งมาก! คุณเพียงแค่ต้องนำเสนอการประชุมของคุณในบรรยากาศที่ดีเท่านั้น สิ่งที่คุณต้องทำคือพิจารณาการจัดประชุมอย่างมืออาชีพ เป้าหมายคือการทำให้ผู้คนรู้สึกสบายใจในสภาพแวดล้อม โปรดให้พื้นที่พวกเขาแนะนำตัวเองและพูดคุยก่อนเริ่มบทสนทนา ไม่ใช่เรื่องง่ายถ้าคุณมีสมาชิกในทีมในต่างประเทศ ดังนั้นคุณต้องจัดเขตเวลา

2. อยู่ในระดับสูง

เมื่อพูดถึงโครงการในที่ประชุม การเน้นที่ภาพรวมเป็นสิ่งสำคัญ หลีกเลี่ยงการซุ่มดูรายละเอียดเล็กๆ หากผู้คนมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย พวกเขาสามารถระบุงานและแบ่งตามนั้นได้ แผนหลักของการประชุมกำหนดการเปิดโครงการของคุณคือ:

• ทำการนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเกี่ยวกับทีมโครงการ
• สร้างแรงบันดาลใจให้ความกระตือรือร้นและความเข้าใจในงานและวิสัยทัศน์/วัตถุประสงค์
• เพิ่มอัตราความน่าเชื่อถือของทีม
• กระตุ้นให้เกิดคำถาม
• ได้ออกแบบความคาดหวัง
• เริ่มการเดินทางของคุณ!

3. สร้างวาระของคุณ

วาระการประชุมที่คุณออกแบบสำหรับตัวคุณเองเป็นเส้นทางสู่เป้าหมายที่ชัดเจน ดังนั้นจึงแนะนำให้คุณจัดการกับมันอย่างสำคัญและสร้างมันขึ้นมาก่อนเริ่มการประชุมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแจกจ่ายแผนให้กับสมาชิกในทีมก่อนที่คุณจะเริ่มพูดคุย ผู้คนมักใช้แอพที่ดีสำหรับการพัฒนาแผนการประชุม เช่น AppMaster การติดต่อทั้งหมดของคุณสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้นในเวลาจำกัด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ป้อนพื้นฐานทั้งหมดของโครงการและสิ่งที่สำคัญที่จะกล่าวถึงในวาระการประชุม

4. การทักทายและการแนะนำตัว

สิ่งที่ต้องรวมในการแนะนำการประชุมเริ่มโครงการของคุณคือ:

• วัตถุประสงค์ของโครงการ
• ขอบเขตของโครงการ
• ข้อจำกัดที่กำหนดโดยเวลาและเงิน
• ความเสี่ยงที่ทราบในปัจจุบัน
• มีรายการผลลัพธ์ที่สำคัญสำหรับแผนโครงการ
• ยินดีต้อนรับคำถามและการสนทนาแบบเปิด

5. เชิญคนที่ใช่

เป็นเรื่องปกติที่เมื่อผู้คนต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ พวกเขาต้องการให้ทุกคนเข้าร่วม อย่างไรก็ตาม การมีคนจำนวนมากเกินไปอาจทำให้คุณอยู่ในตำแหน่งที่น่าดึงดูด ฉันแนะนำให้คุณหลีกเลี่ยงการเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุม คุณควรเลือกบุคคลที่สำคัญสำหรับการประชุมและผู้ที่สามารถให้ความเห็นที่ถูกต้องแก่คุณได้ ผู้คนจำนวนมากที่อยู่บนเรืออาจทำให้คุณหลงทาง ออกจากแผนงาน และพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง

6. ทำให้การประชุมโต้ตอบ

การทำให้การสนทนาเป็นแบบโต้ตอบเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับโครงการ สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมีเวทีเปิดกว้างในการแสดงความคิดเห็น บางครั้งสมาชิกในทีมประจำก็มีไอเดียดีๆ ที่แม้แต่ผู้จัดการก็คิดไม่ถึง แต่คุณจะทำให้การมีส่วนร่วมเป็นไปได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างไร คุณสามารถทำตามเคล็ดลับบางประการเพื่อให้ได้สภาพแวดล้อมแบบโต้ตอบที่ดีในโครงการการประชุมกำหนดการ

กลุ่มระดมความคิด:
หากคุณมีกลุ่มคนจากแผนกต่างๆ วิธีที่ดีที่สุดคือจัดกลุ่มคนที่มีความเชี่ยวชาญด้านเดียวกันเพื่อสร้างแนวคิดระดมความคิด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างแนวคิดที่ดีและสะดวกยิ่งขึ้นด้วยวิธีแก้ปัญหาที่เพียงพอสำหรับแผนโครงการ

ผลัดกันเป็นประธานการประชุม:
แม้ว่าในสถานการณ์ในอุดมคติ ขอแนะนำว่าผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพการประชุม อย่างไรก็ตาม สังเกตได้ว่าผลัดกันทำทุกสิ่งให้สำเร็จทำให้ทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็น พวกเขารู้สึกมั่นใจมากขึ้นเกี่ยวกับความคิดของพวกเขาและสามารถนำเสนอได้ดียิ่งขึ้น

ขอความคิดเห็น:
ทุกครั้งที่มีการนำเสนอสิ่งใหม่ๆ ในการประชุม ขอแนะนำให้คุณรับฟังความคิดเห็นจากผู้คน ทำให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ ยิ่งกว่านั้น คุณจะได้ห้องที่จะเปิดรับโอกาสมากขึ้นและค้นพบความคิดและข้อกังวลในใจของผู้อื่น

7. ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ

เมื่อคุณระบุปัญหาและแผนงานในการแก้ไขปัญหาเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณต้องหารือว่าใครรับผิดชอบงานใด สำหรับขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้ทักษะของคุณเป็นโอกาสในการย้ำประเด็นที่คุณพูดถึง คุณสามารถรับความช่วยเหลือจาก AppMaster เพื่อสร้างรายการตรวจสอบสำหรับทุกสิ่งที่กล่าวถึงได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังติดตามว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องใด

สิ่งแรกที่คุณต้องเพิ่มในรายการตรวจสอบคือการดำเนินการที่ต้องทำให้เสร็จภายในกำหนดเวลาที่กำหนด ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดกิจกรรมได้เป็นสำคัญ ซึ่งจะช่วยติดตามกำหนดเวลาที่ตรงและกำหนดเวลาที่จำเป็นสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ

8. เพิ่มสรุปการประชุมไปยัง Wiki ภายในของคุณ

ทุกสิ่งที่กล่าวถึงในการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทราบ เมื่อคุณเสร็จสิ้นการประชุม ขอแนะนำให้คุณสรุปประเด็นสำคัญที่กล่าวถึงในการประชุม มันแชร์ผ่านฐานข้อมูล AppMaster เหมาะที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารปลายเปิด ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะสามารถเข้าถึงการประชุมและอ้างอิงถึงพวกเขาได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

9. Empower

เป้าหมายสูงสุดของการประชุมเริ่มโครงการคือการให้โอกาสผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการทำงานร่วมกันกับแผนโครงการ สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีวิสัยทัศน์และกุญแจสู่ความสำเร็จ และพวกเขาสามารถตัดสินใจด้วยตนเองได้ดีขึ้น การสนทนาเป็นเครื่องมือสำหรับคุณในการเพิ่มพลังให้ทีมของคุณ และให้พวกเขาทำงานในเพจเดียวกันกับคนอื่นๆ ในฐานะโฮสต์

10. สิ่งที่ต้องทำหลังการประชุม

ตอนนี้คุณเสร็จสิ้นการประชุมกำหนดการแล้ว! เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น คุณสามารถดูรายละเอียดที่ฉันได้พูดคุยในที่ประชุม ถ้าการประชุมนี้ทำแบบเสมือนจริง ขอแนะนำให้คุณเก็บบันทึกหรือสคริปต์พร้อมท์ของการประชุมแบบออนไลน์ คุณสามารถไว้วางใจ AppMaster สำหรับสิ่งนี้

คำตัดสินขั้นสุดท้าย:

ความแตกต่างที่คุณจะเห็นในการทำงานของโครงการโดยมีหรือไม่มีการประชุมกำหนดการโครงการเป็นกุญแจสำคัญ หากคุณยังต้องการให้โครงการจัดตำแหน่งและมีความชัดเจน คุณสามารถรับความช่วยเหลือจาก AppMaster ได้ตลอดเวลา ว่ากันว่าเป็นคีย์การจัดการที่ดีที่สุด องค์กรส่วนใหญ่ใช้สิ่งนี้เป็นศูนย์กลางของความร่วมมือ คุณสามารถแบ่งปันงาน สถานะ ข้อความ ข้อความ ข้อมูล ฯลฯ ทั้งหมดของคุณได้

คำถามที่พบบ่อย:

การประชุมเริ่มงานควรประกอบด้วยอะไร?
รายการต่อไปนี้จะรวมอยู่ในการประชุมกำหนดการ:

• บทนำ. เริ่มปาร์ตี้กันเถอะ.
• ติดตามความคืบหน้าและพูดคุยกับทีมงานโครงการ
• วิธีการและเครื่องมือ
• ประเด็นและการบริหารความเสี่ยง

วิธีใดที่ได้ผลที่สุดในการเริ่มนำเสนอกำหนดการ
เมื่อนำเสนอกำหนดการของคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. การเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นขั้นตอนแรก

2. วางแผนการนำเสนอของคุณ

3. มั่นใจในการจัดส่งอย่างมีประสิทธิภาพ

4. เผยแพร่ผลงานของคุณให้กับทีมงานโครงการ

5. เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว

6. แบ่งปันบริบทของโครงการ

7. ขอบเขตและข้อจำกัดของโครงการ

8. ระยะเวลาและการส่งมอบ

ฉันจะทำอย่างไรเพื่อให้กำหนดการเริ่มดีขึ้น
5 วิธีในการทำให้การประชุมเริ่มโครงการดีขึ้น

1. ก่อนอื่น ทำการบ้านและเชิญคนที่เหมาะสม

2. แจกจ่ายวาระล่วงหน้า

3. แนะนำตัวเองและแสดงใบหน้าของคุณ

4. กำหนดความสำเร็จของโครงการกับทุกคนในสายในขั้นตอน #4

5. กรุณานำมาปิดในหมายเหตุสูงเพื่อความสะดวกของคุณ

คุณจะรวบรวมการประชุมเปิดตัวได้อย่างไร?
ต่อไปนี้เป็นสิบขั้นตอนในการประชุมการเปิดตัวที่ดี

1. เตรียมพร้อมสำหรับการประชุม

2. เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว

3. ระบุเป้าหมายของโครงการของคุณอย่างชัดเจน

4. เผยแพร่แผนโครงการ

5. อธิบายขอบเขตของโครงการ

6. อธิบายว่าคุณจะติดตามข้อมูลโครงการและการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้อย่างไร

7. ให้เวลากับคำถามมากมาย

การประชุมเปิดตัวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร
เป้าหมายหลักของการประชุมเปิดตัวโครงการคือการทำให้สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจตรงกันและเริ่มต้นได้ดี เป็นโอกาสที่จะได้พบกับทีมและเข้าใจโครงการดีขึ้นเพื่อให้งานสามารถเริ่มต้นได้ทันที